Statustreppe: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 22. April 2024, 13:20 Uhr

Statustreppe

Die Statustrepppe ist ein Konzept zur Beschreibung von Dienstplänen und der Istzeiterfassung im Zeitverlauf.

Die Funktionsweise von Alex^® bedingt (und garantiert), dass keine "späteren" Pläne einen "höheren Status" als "frühere" haben. So gibt die Statussituation im Diagram X = Zeit und Y = Status immer das Bild einer Treppe.

Der ideale zeitliche Ablauf der Statustreppe sieht vor, dass:

zukünftige Dienstpläne sich im Status "Nicht erzeugt" oder "Planung" befinden. Die Planungssituation in diesen Status ist noch frei zu ändern und daher noch (mit Ausnahme von Urlauben) unverbindlich. Bevor der Plan in den Status "Ist" gesetzt wird, darf es keine ungeklärten Zustände geben. Diese betreffen in rechtlicher Hinsicht in "Planung" besonders das Arbeitszeitgesetz.
vor Eintreten des ersten Tages des Dienstplans in den Status "Ist" gewechselt wird. Jetzt ist die Diensteinteilung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer fixiert. Zukünftige Änderungen bedingen gegenseitige Absprache. In diesem Status ändert sich die Dienstsituation durch die Zeiterfassung laufend. Unerwartete Ausfälle, besonders durch Krankenstand, sind eventuell nachzubesetzen. Nach Ablauf des letzten Tages des Plans, ist auf den Status "Abgeschlossen" zu wechseln. Dies ist wiederum nur möglich, wenn es keinen ungeklärten Zustand gibt. Im "Ist" betreffen sie typisch Überstunden.
im Status "Abgeschlossen" ist keine nachträgliche Änderung der Planungssituation möglich. Die Informationen für die Lohnverrechnung sind fixiert und können "Lohnverrechnungsschnittstelle|Übergeleitet" werden.

In der Praxis ist dieser ideale Ablauf nicht immer einzuhalten, z. B. wenn Eingabefehler passiert sind. In diesen Fällen kann von berechtigtem Personal der Status zurückgesetzt werden. Die Konsistenz der Statustreppe wird dabei eingehalten, dadurch kann diese Funktion einen längeren Zeitraum betreffen. Als weitere Funktion steht zusätzlich "Im 'Status Planung' arbeiten" zur Verfügung.

Statuseigenschaften

Nicht erzeugt

Status existiert aus Performancegründen
Pläne werden nicht laufend durchgerechnet, Summen sind eventuell nicht korrekt
Ansprüche (z.B. Urlaub) werden IMMER korrekt berechnet
- Urlaubsplanung kann bereits in diesem Status gemacht werden
auch Dienste können in diesem Status normal eingetragen werden

Planung

im Dienstplan wird die 1. Zeile beim Mitarbeiter befüllt
AZG-Einstellungen werden geprüft
- bei Verletzung: schwerer Fehler

Beispiel für einen schweren Fehler in der Planung
Bei Mitarbeiter Auer wurde die Wochenruheregelung verletzt. Die Planung muss korrigiert werden, denn so kann der Status nicht auf "Ist" gestellt werden.

Ist

Statuswechsel nur möglich, wenn keine schweren Fehler in der Planung vorhanden
im Dienstplan wird die 2. Zeile beim Mitarbeiter befüllt
Einträge der Planung (1. Zeile) werden automatisch übernommen
Planzeile kann nicht mehr bearbeitet werden
Erfassung kurzfristiger Änderungen zur Planung
Erfassung tatsächlicher Arbeitszeiten / Abwesenheiten
AZG-Einstellungen werden geprüft
- bei Verletzung: Warnung

Abgeschlossen

abgerechnete Pläne
- Lohnüberleitung nur für abgeschlossene Pläne möglich
keine Änderungen mehr möglich
Statuswechsel zurück ins Ist nur durch berechtigten User möglich

Versiegelt

Pläne vor dem Stichtag der Datenübernahme, falls Version 6.5 verwendet wurde

Organisatorische Gewährleistung des richtigen Status zu jedem Zeitpunkt

Manuell

Die manuelle Verwaltung des Dienstplanstatus bedingt

freie Diensteinteilung
Verantwortlichen über die Einteilung der Dienste, Überstundenentgeltverrechnung und Einhaltung der arbeitszeitgesetzlichen Vorschriften
Verantwortlichen für die Vorbereitung des Planes für die Lohnverrechnung
Lohnarten werden von der Lohnverrechnung abgeholt

Ist dieses Ineinandergreifen von Verantwortungen gegeben, regelt sich der Status des Planes im Zeitverlauf selbst:

Beweggründe für den Wechsel in den Status "Planung"?

Weil der Plan später in Status Ist gesetzt werden muss, und dazu keine ungeklärten Zustände existieren dürfen. Im Status Planung werden ungeklärte Zustände angezeigt, was die Diensteinteilung erleichtert. Das führt dazu, dass der Plan im Status Planung geschrieben wird.

Beweggründe für den Wechsel in den Status "Ist"?

Die Mitarbeiter müssen rechtzeitig über die Diensteinteilung informiert werden. Dieses Fixieren der Planung erfolgt durch wechseln in den Status Ist. ("Zweite Zeile").

Beweggründe für den Wechsel in den Status "Abgeschlossen"?

Der Plan muss für die Lohnverrechnung fertig gemacht werden. Diese kann ihrer Daten aber nur abrufen, wenn der Status "Abgeschlossen" ist. Die Lohnverrechnung wird daher bei etwaig säumigen Verantwortlichen für die Vorbereitung des Planes für die Lohnverrechnung urgieren.

Automatisch

Bei regelmäßigen Diensten sind die oben beschriebenen Verantwortungen organisatorisch oft nicht gegeben.

Die Unterscheidung in erste und zweite Dienstplanzeile ist aus Anwendersicht nicht nötig.

Für die Anwendung in dieser Organisationform ist das automatische Wechseln in den Status Ist angebracht.

Technisch ist das auch das automatische Wechseln in den Status Abgeschlossen möglich. Da aber dieser Wechsel nur möglich ist, wenn der Plan keine ungeklärten Zustände hat.

Solange es in Alex^® keine Möglichkeit gibt, diese ungeklärten Zustände automatisch aufzulösen (ev. möglich: Abschlussbuchungen, automatische Stempel-Korrektur), ist diese Automatik nur in Sonderfällen praktikabel.

Solange muss es auf alle Fälle eine verantwortliche Person für die nötigen Vorbereitungsarbeiten für die Lohnverrechnung und den Abschluss des Plans geben.

Wenn die Übergabe in die Lohnverrechnung händisch erfolgt, wird eventuell auf den Abschluss vergessen obwohl die ungeklärten Zustände aufgelöst sind.

Hier kann der automatische Statuswechsel auf Abgeschlossen helfen, damit die Rechenzeit für die folgenden Pläne nicht wächst.

Links

Im "Status Planung" arbeiten

Wochenplanung

@@ Zeile 13: / Zeile 13: @@
 In der Praxis ist dieser ideale Ablauf nicht immer einzuhalten, z. B. wenn Eingabefehler passiert sind. In diesen Fällen kann von berechtigtem Personal der Status zurückgesetzt werden. Die Konsistenz der Statustreppe wird dabei eingehalten, dadurch kann diese Funktion einen längeren Zeitraum betreffen. Als weitere Funktion steht zusätzlich "[[Im "Status Planung" arbeiten|Im 'Status Planung' arbeiten]]" zur Verfügung.
-= Statuseigenschaften =
+== Statuseigenschaften ==
 ===Nicht erzeugt===
@@ Zeile 27: / Zeile 27: @@
 ** bei Verletzung: schwerer Fehler
-{{AlexBild|Beispiel für einen schweren Fehler in der Planung|[[Datei:Planung schwerer Fehler.png]]|Bei Mitarbeiter Auer wurde die Wochenruheregelung verletzt. <br> Die Planung muss korrigiert werden, denn so kann der Status nicht auf "Ist" gestellt werden.}}
+{{AlexBild|Beispiel für einen schweren Fehler in der Planung|[[Datei:Statustreppe schwerer Fehler.png|Statustreppe schwerer Fehler.png]] Bei Mitarbeiter Auer wurde die Wochenruheregelung verletzt. <br> Die Planung muss korrigiert werden, denn so kann der Status nicht auf "Ist" gestellt werden.}}
 ===Ist===
@@ Zeile 45: / Zeile 45: @@
 * Statuswechsel zurück ins Ist nur durch berechtigten User möglich
-<span><span /><span /><br /></span>
+<span><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>
 ===Versiegelt===
 * Pläne vor dem Stichtag der Datenübernahme, falls Version 6.5 verwendet wurde
-= Statuswechsel =
+== Organisatorische Gewährleistung des richtigen Status zu jedem Zeitpunkt ==
-Der Statuswechsel wird mit folgenden Symbolen durchgeführt:
+=== Manuell ===
-[[bild:Status_nachvor.png]] [[bild:Status_zurück.png]]
+Die manuelle Verwaltung des Dienstplanstatus bedingt
+* freie Diensteinteilung
+* Verantwortlichen über die Einteilung der Dienste, Überstundenentgeltverrechnung und Einhaltung der arbeitszeitgesetzlichen Vorschriften
+* Verantwortlichen für die Vorbereitung des Planes für die Lohnverrechnung
+* Lohnarten werden von der Lohnverrechnung abgeholt
-= Beispiel =
+Ist dieses Ineinandergreifen von Verantwortungen gegeben, regelt sich der Status des Planes im Zeitverlauf selbst:
-{{Alex}} lässt es nicht zu, dass der Planstatus nicht chronologisch nach vor bzw. zurück gesetzt wird.
+==== Beweggründe für den Wechsel in den Status "Planung"?====
-So kann der Januar niemals in Planung sein und der Februar bereits im Status IST.
+Weil der Plan später in Status Ist gesetzt werden muss, und dazu keine [[Ungeklärter Zustand|ungeklärten Zustände]] existieren dürfen. Im Status Planung werden ungeklärte Zustände angezeigt, was die Diensteinteilung erleichtert. Das führt dazu, dass der Plan im Status Planung geschrieben wird.
-Wird der Februar ins IST gesetzt und der Januar ist noch im Status Planung, dann wird der Jänner automatisch ebenfalls ins IST gesetzt.
+==== Beweggründe für den Wechsel in den Status "Ist"? ====
-Oder wenn z.B. der Januar und Februar abgeschlossen sind und man im Januar-Plan noch etwas ändern möchte, so wird beim Zurücksetzen vom Januar der Februar automatisch ins IST gesetzt.
+Die Mitarbeiter müssen rechtzeitig über die Diensteinteilung informiert werden.
+Dieses Fixieren der Planung erfolgt durch wechseln in den Status Ist. ("Zweite Zeile").
-Wird der nur der Jänner selbst wieder abgeschlossen, muss der Februar extra abgeschlossen werden.
+==== Beweggründe für den Wechsel in den Status "Abgeschlossen"? ====
-Wird der Februar abgeschlossen, und der Januar ist noch im IST, wird zuerst versuchte den Janner abzuschließen. Ist dies wegen [[ungeklärter Zustand|ungeklärter Zustände]] nicht möglich, bleiben beide Pläne im IST
-{{AlexBild2
+Der Plan muss für die Lohnverrechnung fertig gemacht werden. Diese kann ihrer Daten aber nur abrufen, wenn der Status "Abgeschlossen" ist.
-|'''Statustreppe - Planung/Ist/Abgeschlossen'''
+Die Lohnverrechnung wird daher bei etwaig säumigen Verantwortlichen für die Vorbereitung des Planes für die Lohnverrechnung urgieren.
-|grafische Übersicht
-|Darstellung in Zeilen
-|[[Datei:Statustreppe Statusübersicht.png|700px]]
-|[[Datei:Statustreppe Einzelzeilen.png|700px]]
-||}}
-=Statusautomatik=
+=== Automatisch ===
-Ein automatischer Statuswechsel ist möglich von:
+Bei regelmäßigen Diensten sind die oben beschriebenen Verantwortungen organisatorisch oft nicht gegeben.
-===Planung → Ist===
-* Durch Aktivierung des Parameters "Automatisch in Status Ist bringen" wird am 1. des Monats der Dienstplan vom aktuellen Monat automatisch in den Status Ist gesetzt.
-=== Ist → Abgeschlossen===
+Die Unterscheidung in erste und zweite Dienstplanzeile ist aus Anwendersicht nicht nötig.
-* Durch Aktivierung des Parameters "Automatisch in Status Abgeschlossen bringen" wird am 1. des Monats der Dienstplan vom vorigen Monat automatisch in den Status Abgeschlossen gesetzt.
-<span><span /><span /><br /></span>
+Für die Anwendung in dieser Organisationform ist  das [[Statuswechsel#Planung_.E2.86.92_Ist|automatische Wechseln in den Status Ist]] angebracht.
-'''Achtung''': Der automatische Statuswechsel ist nur möglich, wenn kein schwerer Fehler im Dienstplan vorhanden ist und offene Genehmigungsanträge bearbeitet wurden!
-<span><span /><span /><br /></span>
+Technisch ist das auch das  [[Statuswechsel#Ist_.E2.86.92_Abgeschlossen|automatische Wechseln in den Status Abgeschlossen möglich]]. Da aber dieser Wechsel nur möglich ist, wenn der Plan keine [[Ungeklärter_Zustand|ungeklärten Zustände]] hat.
-'''Parametrierung:'''
-{{AlexBild|Statusautomatik|[[Datei:Systemeinstellungen Statusautomatik.png]]|}}
+Solange es in {{Alex}} keine Möglichkeit gibt, diese ungeklärten Zustände automatisch aufzulösen (ev. möglich: Abschlussbuchungen, automatische Stempel-Korrektur), ist diese Automatik nur in Sonderfällen praktikabel.
-= Weiterführende Links =
+Solange muss es auf alle Fälle eine verantwortliche Person für die nötigen Vorbereitungsarbeiten für die Lohnverrechnung und den Abschluss des Plans geben.
+Wenn die Übergabe in die Lohnverrechnung händisch erfolgt, wird eventuell auf den Abschluss vergessen obwohl die ungeklärten Zustände aufgelöst sind.
+Hier kann der automatische Statuswechsel auf Abgeschlossen helfen, damit die Rechenzeit für die folgenden Pläne nicht wächst.
+== Links ==
 [[Im_"Status_Planung"_arbeiten | Im "Status Planung" arbeiten]]