Strategischer Überblick

Seit 1993 beschäftigen wir uns mit den Themen rund um die Personaleinsatzplanung - und der Erfolg gibt uns recht. Mehrere hundert Kunden, viele Branchen, zig-Tausend Dienstnehmer... und trotzdem - oder gerade deswegen - fragen wir uns: Wohin geht die Reise?

Die aktuelle Situation

Erfahrung seit 1993

Bevor wir uns der Zukunft widmen, werfen wir einen kurzen Blick zurück und auf die Gegenwart : was läuft denn so alles unter dem Titel Alex^®-Der Dienstplanassistent? Unsere Tools laufen aktuell unter folgenden Schwerpunkten:

Dienstplan ONLINE	Dienstplan Apps	Zeiterfassung	Leistungserfassung

Der umfangreiche und ausgereifte Leistungsumfang hinter diesen Schlagworten wird hier im Alex^®-Wiki ausführlich beschrieben. Wir sind sicher, auch wenn Sie Alex^® schon lange und ausgefeilt im Einsatz haben, werden Sie hier Anregungen finden, um Ihre aktuelle Personaleinsatzplanung zu optimieren:

Auszug aus dem Alex®-Funktionsumfang

Qualitätssicherung

Referenzfälle

Wir investieren seit jeher viel in die Qualität unserer Software - und vor allem auch unserer Mitarbeiter: und das kommt natürlich unseren Kunden zu Gute. Spezielle Abläufe garantieren eine fehlerfreie Auslieferung der Release-Versionen, permanente interne Fortbildungsmaßnahmen und eine umfangreiche Online-Dokumentation unterstützen alle Beteiligten in der Handhabe unserer Tools.

Folgende Maßnahmen begleiten uns in der täglichen QM-Arbeit:

• HR-Qualitätsmanagement für interne Fortbildungen, Kundenkommunikation und Sales-Unterstützung
• Abläufe zur Qualitätssicherung: Referenzfälle und Abrechnungsdokumentation
• Zyklus der Alex^®-Versionen

Die Vorteile unserer Softwarearchitektur

Alex^® ist self-contained: das bedeutet, es werden keine zusätzlichen Tools benötigt - da freut sich nicht nur der CTO, sondern vor allem auch der CFO.

Alex^® verwendet mit MongoDb eine hochleistungsfähige Datenbank zur Datenhaltung, die von uns mitgeliefert und serviciert wird; das Beste daran: es handelt sich um eine Open-Source-Datenbank und für Sie fallen keine zusätzlichen Lizenzkosten an. Alex^® kann im Browser betrieben werden - so wie das viele unserer SaaS-Kunden machen oder auch einige unserer OnPremise-Kunden: Sie benötigen keine lizenzpflichtigen Tools für den Remote-Zugriff auf Ihren eigenen Server (Citrix o.ä.).

Weitere Infos finden Sie auf der Seite Softwaretechnik.

Wohin geht die Reise?

Die weitesten Reisen unternimmt man ja bekanntlich mit dem Kopf. Warum wir uns heute an diesem Zwischenstopp befinden, hat mehrere Gründe, lassen Sie uns zwei erwähnen, die uns besonders wichtig sind:

1. Wir hören unseren Kunden zu
2. Wir sind technisch immer auf dem neuesten Stand

Damit sind wir bisher gut gefahren und um unsere nächsten Reiseziele zu erreichen, haben wir bereits viele Vorbereitungen getroffen - die Koffer sind also gepackt. Jetzt brauchen wir noch unsere Kunden, die ihre Expertise einbringen, dann geht's los.

Künstliche Intelligenz

Die Vergangenheit hat uns in viele Bereiche des modernen Human-Resource-Managements eintauchen lassen. Aus dem Bereich der Personaleinsatzplanung haben wir uns aus den vielen Handlungsfeldern jene herausgepickt, die sich am besten mit der Automatisierung intelligenten Verhaltens und dem maschinellen Lernen vereinfachen lassen: also mit der künstlichen Intelligenz.

Personalbedarfsermittlung	Kapazitätsabgleich	Einsatzplanung	Personalsteuerung
Qualifikationsbezogene Bedarfsermittlung, wahlweise aufgabenbezogen	Abgleich des verfügbaren Personals mit den vorhandenen Kapazitäten	Einsatzplanautomatik mit Alex®-Zeitgeist	Tagesaktuelle Ersatzvorschläge für kurzfristige Umplanungen

Ziel einer effizienten Personaleinsatzplanung ist ja bekanntlich,

• die verfügbaren Mitarbeiter genau
• zu jenem Zeitpunkt einzusetzen, wenn sie auch tatsächlich gebraucht werden, und das natürlich unter
• Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeit- und Ruhezeitregeln und durch Einsatzplanung unter
• Vermeidung von Mehr- oder Überstunden - geschweige denn von Leerlaufzeiten.

Die dafür erforderlichen digitalen Werkzeuge sind bereits vorhanden und erfreuen sich seit Herbst 2021 steigender Beliebtheit. Mit jeder Inbetriebnahme eines dieser Werkzeuge bei unseren Kunden entstehen neue Inputs und somit Verbesserungen, die allen zu Gute kommen.

Personalbedarfsermittlung

Zielsetzungen	In Alex® bereits umgesetzt durch:	Fertigstellungsgrad
Ermittlung von Kennzahlen: Wie viele Mitarbeiter? An welchen Tagen und zu welcher Uhrzeit? Auf welchen Arbeitsplätzen? Welche Aufgaben? Welche Qualifikation?	Interne Variante: Alex®-Wissenbasis (Daten aus den Dienstplänen der letzten 12 Monate) Externe Variante: Schnittstellenimport auf Basis von Leistungsdaten aus Pflegedokumentation Telefonanlagen (Anzahl von Anrufen) Umsatzkennzahlen

Kapazitätsabgleich

Zielsetzungen	In Alex® bereits umgesetzt durch:	Fertigstellungsgrad
Darstellung von Kapazitäten: Sind entsprechend der Bedarfsermittlung ausreichend Personalressourcen verfügbar?	Alex®-Kapazitätsabgleich

Einsatzplanung

Zielsetzungen	In Alex® bereits umgesetzt durch:	Fertigstellungsgrad
Abgleich des Personalbedarf mit den verfügbaren Kapazitäten und elektronische Erstellung eines Einsatzplans durch spezielle Optimierungsverfahren.	Alex®-Zeitgeist

Personalsteuerung

Zielsetzungen	In Alex® bereits umgesetzt durch:	Fertigstellungsgrad
Tagesaktuelle Bearbeitung spezieller Einsatzzeiten aufgrund kurzfristiger Ausfälle, um Unterbesetzungen abzufangen.	Alex®-Ersatzvorschlag

Mobile Anwendungen

Wir bieten bereits seit einigen Jahren die mobilen Anwendung Personal-Cockpit zur persönlichen Dienstplaneinsicht an. Mit dieser App kann jeder Mitarbeitende seine eigenen Daten (Dienste, Abwesenheiten, Stundensalden, Resturlaub, etc.) einsehen und je nach Rechtevergabe das Mobiltelefon auch zu Änderungszwecken verwenden (Urlaubsanträge, Zeitänderungen, Handy als "Stempeluhr", etc.)

"Einsatzmanagement" auf dem Handy

Zielsetzungen	In Alex® bereits umgesetzt durch:	Fertigstellungsgrad
Erweiterung der mobilen Anwendungen: Dienstplanverantwortliche können Dienste 'ausschreiben' und zur Übernahme freigeben Das Angebot gilt nur für Mitarbeiter, wenn die Arbeitszeitgesetze durch eine Dienstübernahme eingehalten werden Das Angebot gilt optional auch nur dann, wenn keine Mehr- oder Überstunden generiert werden (die Letztentscheidung liegt bei der DP-Verantwortung) Mitarbeitende können aktiv an diesem Prozess teilnehmen und bei Dienstübernahme wird der ausgeschriebene Dienst automatisch im Dienstplan eingetragen.	Einsatzmanagement

"Urlaubsanträge" auf dem Handy

Auf dem Handy sollen auch die Genehmigungsprozesse verfügbar sein, die bereits in der Desktop-Variante in Anwendung sind. Dabei müssen spezielle Rahmenbedingungen je nach Genehmigungsprozess (Urlaub, Zeitausgleich, Überstunden, etc.) geprüft werden.

Der mobile Dienstplan

Mit der aktuellen, betriebssystemunabhängigen QML-Oberfläche kann jeder Dienstplan auch auf dem Handy oder Tablet geöffnet werden.

Die aktuelle Version läuft zwar bereits auf mobilen Geräten, ist noch nicht auf die kleinen Bildschirme und auf das Handling mit Pen bzw. Touch optimiert - das wird uns die nächste Zeit intensiv beschäftigen.

Der Dienstplan auf dem Tablet

Neues User-Interface: Betriebssystemunabhängige Oberfläche

Unsere Benutzeroberfläche ist etwas 'in die Jahre' gekommen und mit dem 30. Geburtstag von Alex^® im Sommer 2023 ist auch seit Herbst 2023 ein gänzlich neues "Look & Feel" verfügbar. Durch zeitgemäße Eingabe- und Suchmechanismen wurden die Interaktionen noch intuitiver, die Planungsoberfläche wurde neuesten Design-Aspekten angepasst und ist somit noch eleganter und angenehmer zu bearbeiten.

Seit Mitte 2024 laufen die Umstellungen aller 700 ALEX-Kunden Step-By-Step. Ziel ist die Fertigstellung mit spätestens Herbst 2025.

Neues User-Interface ab Herbst 2023 - Stammdaten

Neues User-Interface ab Herbst 2023 - Monatsplan