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Ausdruck Dienstplan

Der Ausdruck des Monatsplans wird durch Klick auf den Button „Drucken“ der Gruppe „Ausdruck“ gestartet. Es öffnet sich eine PDF-Datei, welche ausgedruckt oder auch abgespeichert werden kann.

Druckmenü

Für den Ausdruck gibt es etliche Druckeinstellungen, welche hier genauer beschrieben sind.

Über das Untermenü des Buttons "Drucken" können weitere Ausdrucke erstellt werden:

Weiterte Ausdruckmöglichkeiten

Diese Ausdruckmöglichkeiten werden hier beschrieben.

Ausdruck Wochenplan

Es kann auch nur eine einzelne Kalenderwoche ausgedruckt werden:

• Rechtsklick in die Kalenderzeile der gewünschten Kalenderwoche
• "Woche drucken" auswählen

Einzelne Kalenderwoche drucken

Die Druckeinstellungen sind hier beschrieben.

Statustreppe

Eines der wichtigsten Konzepte in Alex^®ist die Statustreppe.

Es gibt folgende Bearbeitungsstatus:

• Nicht erzeugt:
  • Pläne, die noch nicht geplant wurden
  • Alle Einträge sind möglich
  • besonders für langfristige Planungen (z.b. Urlaub) gedacht
• Plan:
  • 1. Zeile des Dienstplans wird befüllt
  • Solldienstplan
• Ist:
  • 2. Zeile wird befüllt
  • Einträge aus Status "Planung" werden automatisch übernommen
  • Erfassung kurzfristiger Änderungen zur Planung
  • Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten/Abwesenheiten
• Abgeschlossen:
  • Abgerechnete Pläne
    • evtl. bereits an die Lohnverrechnung übergeleitet
  • Keine Änderungen mehr möglich

Sobald mit der Planung eines Monats begonnen wird, muss der Status von„nicht erzeugt“ auf „Planung“ geändert werden.

Bleibt der Plan in "nicht erzeugt", können zwar Dienste und Abwesenheiten eintragen werden, es erfolgt aber keine Berechnung!

Der Wechsel des Status wird direkt im Dienstplan mit den entsprechenden Pfeilen durchgeführt:

Statuswechsel durchführen
nach vor	zurück
nicht erzeugt -> Plan Plan -> Ist Ist -> Abgeschlossen	Abgeschlossen -> Ist Ist -> Plan Plan -> nicht erzeugt

WICHTIG:

Der Planstatus muss immer chronologisch nach vor bzw. zurück gesetzt werden!

D.h. der Jänner kann niemals in Planung sein und der Februar bereits im Status IST. Wird der Februar ins Ist gesetzt dann wird der Jänner automatisch ebenfalls ins Ist gesetzt.

Oder wenn z.B. der Jänner und Februar abgeschlossen sind und im Jänner-Plan noch etwas geändert werden muss - so wird beim Zurücksetzen vom Jänner automatisch der Februar ebenfalls ins IST gesetzt. Dies ist zu bedenken, wenn Sie den Jänner wieder abschließen, denn dann müssen Sie auch den Februar wieder abschließen!

Hier finden Sie noch mehr Informationen zur Statustreppe.

Dienstplan abschließen

Am Monatsende muss der Dienstplan abgeschlossen werden - dabei sind folgende Punkte zu beachten:

1. Alle Änderungen im Status Ist müssen eingetragen sein
2. Alle Stempelfehler müssen bearbeitet werden
3. Tages- und Wochenüberstunden müssen bearbeitet sein
4. Abschlussbuchungen müssen ausgeführt werden
5. Statuswechsel in Status "Abgeschlossen" durchführen
6. Optional: Übermittlung der Lohnartenliste (durch Supervisoren)

Stempelfehler bearbeiten

Werden die Istzeiten mittels automatischer Zeiterfassung gestempelt, so müssen fehlerhafte Stempelungen vor Abschluss des Dienstplans korrigiert oder nachbearbeitet werden.

Details zur Nachbearbeitung von Stempelungen unter Stempelnachbearbeitung.

Abschlussbuchungen ausführen

Am Monatsende bzw. am Ende des Durchrechnungszeitraums müssen etwaige Tages-/Wochen- oder DRZ-Überstunden, welche durch die definierte Abrechnungslogik entstehen, abgerechnet werden.

Mittels Abschlussbuchungen wird die Abrechnung automatisch nach den hinterlegten Abrechnungsdetails durchgeführt.

Dazu in einer Spaltenüberschrift ein Rechtsklick gemacht und "Abschlussbuchungen ausführen" ausgewählt werden.

Nach Durchführung der Abschlussbuchungen kann der Dienstplan abgeschlossen werden.

Abschlussbuchungen ausführen

Manuelle Bearbeitung von Tages- / Wochenüberstunden

Die notwendigen Abrechnungsschritte können auch manuell durchgeführt werden.

Besonders bei Tages- und Wochenüberstunden kann dies im laufenden Monat von Vorteil sein, da die angefallenen Überstunden dann sofort sichtbar sind und nicht erst am Monatsende nach "Abschlussbuchungen ausführen".

Weiters kann es auch dann notwendig sein, wenn einzelne Mitarbeiter von den allgemeinen Abrechnungsregeln abweichen bzw. wenn einmalig eine andere Abrechnung gelten soll.

Tagesüberstunden

Ist der definierte Überstundengrenzwert am Tag überschritten, wird das in Alex^® wie folgt dargestellt:

Darstellung Tagesüberstunden

• Rechtsklick auf den markierten Tag
• Auswahl von „Dienstbeginn mit Planungscode markieren“ oder „Dienstende mit Planungscode markieren“
  • Definition, welche Stunde die Überstunde ist
• Auswahl des entsprechenden Planungscodes

Auswahl Dienstbeginn/Dienstende mit Planungscode markieren	Planungscode auswählen	Ergebnis
	Auswahl mit Doppelklick bestätigen

Wochenüberstunden

Ist der definierte Überstundengrenzwert in der Kalenderwoche überschritten, wird das in Alex^® wie folgt dargestellt:

Darstellung Wochenüberstunden

• Rechtsklick am letzten Tag der betroffenen, markierten Woche
• „Wochenfehler-Stunden mit Planungscode markieren“
• Auswahl des entsprechenden Planungscodes
• Nach Auswahl des Planungscodes wird dieser automatisch bei den letzten Stunden der Woche eingetragen

Wochenfehler-Stunden mit Planungscode markieren	Planungscode auswählen	Ergebnis
	Auswahl mit Doppelklick bestätigen

Weitere Funktionen

Jahresplan

Der Jahresplan bietet einen guten Überblick über die verplanten Dienste und Abwesenheiten eines Mitarbeiters über das ganze Jahr.

Es können einerseits langfristig geplante Abwesenheiten eingetragen, aber auch laufende Änderungen im Dienstplan vorgenommen werden.

Der Jahresplan ist besonders zur Nachberechnung und Verfolgung der Anspruchsverwaltung (z.B. Urlaubsansprüche) hilfreich.

Der Jahresplan des Mitarbeiters kann jederzeit direkt über den Dienstplan geöffnet werden:

• Klick mit der rechten Maustaste auf den Namen in der Namensspalte
• "Jahresplan öffnen"

Jahresplan für Mitarbeiter

Weitere Informationen zum Jahresplan finden Sie hier.

Meldungsfenster

In der Namensspalte können unterschiedliche Meldungssymbole angezeigt werden.

Diese sind ersichtlich, sobald Texte erfasst werden oder leichte bzw. schwere Fehler bestehen.

Dabei wird unterschieden in:

Symbol	Meldung	Beschreibung
	Hinweis	Text oder einfacher Abrechnungshinweis
	Warnung	Leichter Fehler, Status darf verändert werden
	Schwerer Fehler	Schwerer Fehler, der Plan kann nicht in den nächsten Status gewechselt werden.

Positioniert man den Mauszeiger über das Meldungssymbol, so wird die Meldung im Tooltip detailliert beschrieben:

Beispiel Tooltip - Schwerer Fehler

Mithilfe der Funktion "Meldungsfenster umschalten" lassen sich alle Meldungen des Dienstplans für ein Monat anzeigen.

Video durch Anklicken vergrößern

Besetzungsfenster

Im Monatsplan befindet sich im unteren Bereich des Arbeitsblatts die Besetzungsansicht.

Standardmäßig werden hier alle vorhandenen Dienste aufgelistet. Pro Dienst wird angezeigt, wie oft dieser je Tag verplant wurde.

Besetzungsansicht

Dieser Besetzungsreport ist ein mächtiges Werkzeug - hier können viele unterschiedliche Informationen dargestellt werden - siehe Kapazitätsabgleich.

Dritte Kalenderzeile

In der Monatsansicht wird in der dritten Kalenderzeile immer die Anzahl der vorhandenen Einträge des aktiven Dienstes / Planungscodes angezeigt.

Die Anzahl erscheint, sobald man einen Dienst, einen Planungscode oder eine Aufgabe in der Legende zum Eintragen auswählt.

Darstellung 3. Kalenderzeile