Besetzungs-Report/Parametrierung

Kapazitätsabgleich

Unter dem Abgleich von Personalkapazitäten verstehen wir die Beantwortung der zentralen Frage:

Sind entsprechend der Personalbedarfsermittlung ausreichend Personalressourcen verfügbar?

Antwort auf diese Fragen liefert Alex^® mit dem Spezialwerkzeug "Besetzungsreport".

Der Besetzungsreport ist ein komplexes Werkzeug zur Planung und Budgetierung und als Controllinginstrument. Eine Vielzahl an Anwendungsbeispielen sehen Sie in der Produktübersicht

Allgemeines & Besetzungsansicht

Ein bestehender Besetzungsreport kann entweder über den Navigator aufgerufen werden:

Besetzungsreport aufrufen

oder im Dienstplan unter dem Planungsfenster angezeigt werden.

• Standardmäßig werden hier alle Dienste und Aufgaben angezeigt, diese Anzeige kann auch individuell gestaltet werden.
• Standardmäßig wird täglich die Anzahl der jeweiligen Dienstkürzel angezeigt. Ist ein Bedarf definiert, wird die Differenz zu diesem Bedarf angezeigt
• diese Standardansicht kann jederzeit durch die Auswahl "Standard-Besetzungsansicht" im Kontextmenü wieder eingestellt werden.

Standard-Besetzungsansicht im Dienstplan

Besetzungs-Report (in diesem Fall mit Konten aus Kombi-Projekten)
Besetzungs-Report im Dienstplan eingeblendet	der gleiche Besetzungs-Report direkt ausgeführt

Auswahl eines bestehenden Besetzungsreports im Monatsplan

Ein bestehender Besetzungsreport kann im Monatsplan im Kontextmenü (Rechte-Maus-Klick auf irgendeine Zeilenbeschriftung des momentan ausgewählten Besetzungsreports) mittels "Auswählen" eingeblendet werden.

Auswahlmöglichkeiten im Kontextmenü

Anlage eines Besetzungsreports

Anlage im Monatsplan

1. Einen neuen Besetzungsreport erstellen durch Auswahl von "Anlegen" im Kontextmenü (Rechte-Maus-Klick auf irgendeine Zeilenbeschriftung des momentan ausgewählten Besetzungsreports).

2. Diesem neuen Besetzungsreport einen Namen geben mittels "Umbenennen" im Kontextmenü.

Anlage im Navigator

1. Einen neuen Besetzungsreport erstellen durch Klick auf das grüne Plus in der Auswahl "Besetzungs-Report" im Navigator.

2. Diesem neuen Besetzungsreport einen Namen geben mittels "Umbenennen" in der Werkzeugleiste.

Auswahl der Konten und Projekte

Eine neue Zeile im Besetzungs-Report kann entweder als Projekt oder als Konto eingefügt werden.

Beispiel: "Projekt oder Konto einfügen"

Ein Großteil der Optionen findet sich in beiden Menüpunkten.

Unterschied zwischen Konto einfügen und Projekt einfügen
Konto	Projekt
je 1 Konto für Anzahl und für Dauer wird eingefügt Namen der Mitarbeiter können nicht angezeigt werden Gesamtsumme je Monat bzw. je Woche es kann kein Bedarf hinterlegt werden zusätzliche Optionen: Konto aus Abrechnung Konto aus Abrechnung mit Budget Konto-Berufsgruppenfilter Konto-Berufsgruppenfilter mit Budget	es wird nur die Anzahl berechnet Namen der Mitarbeiter können angezeigt werden keine Gesamtsumme je Monat oder je Woche Bedarf kann hinterlegt werden dadurch Auswahlmöglichkeit zwischen Anzeige Bedarf, tatsächlicher Besetzung und Differenz

Bei der Anlage von Projekten oder Konten für die Besetzungsansicht stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Konto aus Abrechnung
• Konto aus Abrechnung mit Budget
• Konto-Berufsgruppenfilter (optional)
• Konto-Berufsgruppenfilter mit Budget (optional)
• Projekt/Konto für Besetzungsanforderung
• Projekt/Konto für Planungscode
• Projekt/Konto für Aufgabe
• Projekt/Konto für Kombi-Projekt
• Projekt/Konto für Dienst
• Projekt/Konto für Dienstgruppe
• Projekt/Konto für Planungscode aus Genehmigungsverfahren

Eine detaillierte Beschreibung all dieser Möglichkeiten gibt es unter Konten einstellen.

Definition des Bedarfs

Bei Diensten / Planungscodes / Dienstgruppen / Kombi-Projekten oder Aufgaben kann eine Anzahl pro Tag als Bedarf oder Grenze definiert. Wie dies zu hinterlegen ist, wird nachfolgend beschrieben.

Bei Besetzungsanforderungen wird der Bedarf stundenweise definiert, dies wird hier genauer erläutert.

Bei Aufgaben kann alternativ zum Bedarf, welcher tageweise geprüft wird, auch ein periodischer Bedarf zur stundenweise Betrachtung definiert werden. Mehr Infos dazu hier.

Voraussetzung

Wenn der Dienstplaner den Bedarf ändern soll, aber keine Stammdatenrechte auf die Planungseinheit hat, dann benötigt er die Berechtigung Plan Detail ändern. Sonst kann er für Planungscodes keinen Bedarf definieren.

Methode 1

Bei Projekten (nicht bei Konten) kann je Wochentag ein Bedarf hinterlegt werden.

Beispiel:

Bedarf von Montag - Freitag: 2 Mitarbeiter im Nachtdienst
Bedarf für Samstag, Sonn- und Feiertag: 1 Mitarbeiter im Nachtdienst

Der Bedarf muss für Montag bis Sonntag sowie Feiertag einmal eingestellt werden.

• Rechtsklick auf den jeweiligen Tag in der Kalenderzeile
• sooft "Bedarf um 1 erhöhen" bzw. "Bedarf um 1 vermindern" wählen, bis der gewünschte Bedarf erreicht ist.
  • bei Planungscodes mit der Planungscodeart "Abwesend" muss hier "Grenze um 1 erhöhen" bzw. "Grenze um 1 vermindern" gewählt werden

Tipp: Man kann auch mehrere Tage (zB Mo - Fr) markieren und dann einen Rechts-Klick in die Markierung machen, dann wird der Bedarf für alle 5 Tage gleichzeitig eingestellt.

Bedarf einstellen direkt in der Besetzungsanzeige

Stellt man zB Bedarf = 2 für Montag den 04.04. ein, so gilt dieser für alle Montage ab diesem Zeitpunkt.

In der Anzeige sieht man nun die Differenz zwischen Bedarf und tatsächlicher Besetzung.

Im Tooltip wird der Bedarf, die Besetzung und die Namen jener Mitarbeiter, welche diese Besetzung abdecken, angezeigt.

Anzeige von Bedarf und tatsächlicher Besetzung

Methode 2

Alternativ zu obiger Methode kann der Bedarf auch über die jeweiligen Stammdaten der Dienste/Aufgaben/Planungscodes etc. definiert werden:

Bei Diensten und Aufgaben gibt es in den Stammdaten einen Ordner "Bedarf". Um zu diesen Stammdaten bei Planungscodes zu gelangen, entweder einen Rechte-Maus-Klick auf den Planungscode in der Legende im jeweiligen Monatsplan und "Planeinstellungen bearbeiten" oder einen Rechte-Maus-Klick auf die jeweilige Zeile im Besetzungsreport und "Projekt bearbeiten".

Interessant bei

• hohem Bedarf
• mehrwöchigem Bedarfszyklus
• Bedarf an Aufnahmetagen
• Bedarf für spezielle Tagesarten

Beispiel 1:
Mehrwöchiger Bedarfszyklus: in der ersten Woche Bedarf von 1 für Montag/Mittwoch/Freitag, in der zweiten Woche dafür Dienstag und Donnerstag.
Hierzu muss die Periodendauer festgelegt werden und für die entsprechenden Wochentage der 1. und der 2. Woche der Bedarf festgelegt werden.

Bedarf einstellen in den Stammdaten

Beispiel 2:
Grundbedarf von Montag - Freitag 5, Samstag/Sonntag 0 
Bedarf an dienstfreien Tagen (laut Spezifikation in Tagesarten Spezial zB 24.12; 31.12 ...): 2

Bedarf einstellen in den Stammdaten für bestimmte Tagesarten

Budgets

Für die Anzahl und Dauer-Konten sowie für die Konten aus der Abrechnung können sogenannte Budgets hinterlegt werden. Damit kann überprüft werden, ob das hinterlegte Budget eingehalten bzw. inwieweit über- oder unterschritten wurde. Mehr Informationen dazu:

• Budgets hinterlegen
• Produktübersicht mit Anwendungsbeispielen

Auswahl der Anzeigeoptionen

Das Kontextmenü (Aufruf durch Rechte-Maus-Klick auf die Zeilenbeschriftungen) beinhaltet viele Möglichkeiten zur individuellen Gestaltung der Anzeige der Besetzung:

Kontextmenü des Besetzungsreports

Namen anzeigen (nur für Projekte)

Bedarfsanzeige mit Namen

Es können im Kontextmenü verschiedene Optionen für die Anzeige der Namen ausgewählt werden:

• Namen anzeigen: Zeigt für das ausgewählte Projekt die Namen an
• Für alle Namen anzeigen: Zeigt für ALLE Projekte im Besetzungsreport die Namen an.
• Kurznamen anzeigen: Zeigt die Kurznamen der Mitarbeiter an.
• bei Namen nur Zunamen anzeigen: Zeigt die Zunamen der Mitarbeiter an.

Anmerkungen:

• ist weder "Kurznamen anzeigen" noch "bei Namen nur Zunamen anzeigen" ausgewählt, wird der Zuname und der Vorname angezeigt.
• wurde "Kurznamen anzeigen" gewählt, wird bei Mitarbeitern ohne Kurznamen folgendes angezeigt: Zuname + Vorname

Bei Konten (Anzahl und Dauer) können keine Namen angezeigt werden.
Bei "Namen anzeigen" können auch die erfassten Tagtexte angezeigt werden: Besetzungsreport: Tagtexte im Tooltip anzeigen

Werden Namen angezeigt, werden auch stundenweise Aufgaben im Tooltip der Besetzung angezeigt

Namen mit Zeit anzeigen (für Besetzungsanforderungen)

Die Option "Namen mit Zeit anzeigen" wirkt sich nur auf Besetzungsanforderungen aus.

Dabei werden die Zeiten der Mitarbeiter in der Besetzungsansicht als Balken dargestellt. Der Balken wird mit dem Namen des Mitarbeiters beschriftet.

Darstellung im Besetzungsreport
Anzahl anzeigen	Namen mit Zeit anzeigen

Eine genauere Beschreibung dieser Option ist hier zu finden.

Als Termin darstellen

Kann nur ausgewählt werden für Aufgaben, welche

• in den Stammdaten der Aufgabe den Parameter "Im 'Besetzungsreport' als Termin darstellen?" auf JA gesetzt haben
• im Besetzungs-Report "Namen anzeigen" ausgewählt haben

Als Termin darstellen
nicht ausgewählt	ausgewählt

Bit Factory interne Info: siehe Issue 3297

Nur fehlbesetzte Termine anzeigen

Wenn obige Option "als Termin darstellen" ausgewählt wurde, können mit dieser Option alle besetzten Termine für eine Aufgabe ausgeblendet werden.

Nur fehlbesetzte Termine anzeigen
nicht ausgewählt	ausgewählt

Anmerkung: wenn es keine unbesetzten Termine für diese Aufgabe gibt, dann wird zumindest eine leere Zeile für diese Aufgabe angezeigt. Ist diese auch nicht gewünscht, müsste zusätzlich noch die Option "nur Zeilen mit Fehlbesetzung anzeigen" ausgewählt werden.

Bit Factory interne Info: siehe Issue 4201

Zeitleiste anzeigen

Bit Factory interne Info: siehe Issue 3798

Zählart

Hier kann gewählt werden zwischen

• Differenz
• Ist
• Bedarf

Standardmäßig ist "Differenz" gewählt. Bei Auswahl einer anderen Zählart wird die Zeilenbeschriftung automatisch ergänzt:

• Bedarf: die Zeilenbeschriftung wird ergänzt um:
  • "Bedarf" bei Anwesenheiten
  • "Grenze" bei Abwesenheiten (= Planungscodes mit der Planungscodeart "Abwesend")
• Ist: die Zeilenbeschriftung wird ergänzt um:
  • "Besetzung" bei Anwesenheiten
  • "Verbraucht" bei Abwesenheiten (= Planungscodes mit der Planungscodeart "Abwesend")

In diesem Beispiel wurde das gleiche Kombi-Projekt dreimal eingefügt und jeweils mit Zählart "Bedarf", "Ist" und "Differenz" angezeigt:

Zählart "Bedarf", "Ist" und "Differenz"

Bezeichnung kompakt anzeigen

Bei der Auswertung von Diensten auf unterschiedlichen Planungseinheiten wird insbesondere bei langen Stationsnamen die Anzeige der Bezeichnung abgeschnitten, dies kann mit der Option "Bezeichnung kompakt anzeigen" verbessert werden. Eine genauere Beschreibung dazu finden Sie hier.

Farben von Ressource verwenden

Es ist möglich, die Mitarbeiter in der Farbe der jeweiligen Berufsgruppe oder Planungseinheit anzuzeigen. Siehe Besetzungsreport: Farben von Ressource verwenden

Nur Termine für diesen Plan anzeigen

Achtung, wählt man diese Option, dann werden alle Aufgaben, welche auf anderen Plänen geleistet werden, ausgeblendet (z. B. wenn bei der Aufgabe ein Standard-Kunde für diesen Termin hinterlegt wurde ...)

Nur Zeilen mit Fehlbesetzungen anzeigen

Es werden nur noch Zeilen mit einer Unterbesetzung angezeigt.

Bit Factory interne Zusatzinfo: siehe Issue 3337

Kurzzeichen in Besetzungsreport anzeigen

Standardmäßig wird im Besetzungsreport nur die Langbezeichnung (zb. Dienstbezeichnung) angezeigt:

Bedarfsanzeige mit Langbezeichnung

Soll auch das Kurzzeichen (zb. das Dienstsymbol) angezeigt werden, dann muss der Parameter "Aufgaben: Bezeichnung 'lang' mit Code" in den Systemeinstellungen unter "UI Einstellungen" auf JA gesetzt werden:

Danach sieht der Besetzungsreport so aus:

Bedarfsanzeige mit Kurzzeichen und Langbezeichnung

Dies betrifft Dienste, Planungscodes, Aufgaben, etc.

Kopieren

Es ist ab der Version 2019.10 auch möglich, das Ergebnis des Besetzungs-Reports zu kopieren und anschließend zum Beispiel im Excel einzufügen.

• im Navigator bei Besetzungs-Report auf das Fernglas klicken
• im Suchfenster den entsprechenden Besetzungsreport öffnen und ausführen
• in der Werkzeugleiste auf klicken
• anschließend im Excel einfügen

Invertiert kopieren vertauscht die Spalten und Zeilen

Das Ergebnis im Excel nach dem Einfügen würde zum Beispiel so aussehen:

Ergebnis des Besetzungs-Reports im Excel

Druckoptionen

Alle Tage auf einer Seite drucken

Bei Ausdruck des Besetzungsreports wird normalerweise jede Kalenderwoche auf einer eigenen Seite ausgedruckt. Wählt man die Option "alle Tage auf einer Seite drucken", so wird der gesamte ausgewählte Zeitraum auf einer Seite angedruckt.

Alles auf einer Seite drucken

Bei Auswahl dieser Option werden alle Zeilen des Besetzungsreports auf einer Seite angedruckt.

Berechtigungen

Auch auf Besetzungsreports können Berechtigungen vergeben werden:

Berechtigung zum Lesen:

• Standardmäßig ist jeder Besetzungsreport "ungeschützt", das heißt, dass jeder Benutzer den Besetzungsreport sehen kann
• Ist hier eine Berechtigung gesetzt, so ist der Besetzungsreport nur für jene Benutzer sichtbar, welche auch die Leseberechtigung besitzen (analog zu Planungscodes)

Ab der Version 2018.20 gibt es auch die Möglichkeit eine eigene Berechtigung zum Öffnen zu definieren:

Berechtigung zum Öffnen:

• Standardmäßig kann jeder Benutzer den Besetzungsreport öffnen, wenn er die Berechtigung "Ändern" hat
• Ist hier eine Berechtigung gesetzt, so kann der Besetzungsreport nur von jenen Benutzer geöffnet werden, welche auch die jeweilige Berechtigung besitzen
• Diese Berechtigung ist auch dann notwendig, wenn bei dem Benutzer der Parameter "Bearbeitungsmaske bei lesender Zugriffserlaubnis sperren" gesetzt ist
  • durch den Parameter ist nämlich das öffnen des Besetzungsreports gesperrt (Benutzer hat die Berechtigung "Ändern" nicht)

Die Berechtigungsvergabe funktioniert über den jeweiligen Besetzungsreport -> auf den Schlüssel gehen "Berechtigung setzen":

Hier kann dann eine bestehende oder selbst definierte Berechtigung ausgewählt werden, um den Besetzungsreport zu lesen oder zu öffnen

Reportgruppen

Besetzungsreports können in Reportgruppen zugeteilt werden.

Bessere Übersicht mit Reportgruppen

Dies dient in erster Linie zu einer besseren Übersicht bei der Auswahl, es können mit der Reportgruppe aber auch die Rechte gesteuert werden, dies funktioniert analog der Reportgruppen bei Konto-Reports.

Reportgruppen können beim Besetzungs-Report wie folgt hinterlegt werden:

• Wenn man den Besetzungsreport in einem eigenen Fenster geöffnet hat: durch Auswahl von in der Werkzeugleiste
• oder im Teilfenster "Besetzungsreport" des Dienstplans: durch Rechte-Maus-Klick auf eine Zeilenbeschriftung und Auswahl von

Weitere Informationen bezüglich der Rechteverwaltung von Report-Gruppen finden Sie hier: Privilegienverwaltung - Reportgruppen

Bereitstellung mittels Web-Service

Es gibt auch die Möglichkeit Besetzungsreports mittels Web-Service bereitzustellen: Besetzungsreport-WebService

Erfassung von Texten

Ab der Version 2019.02 ist es möglich, direkt im Besetzungsreport Tagestexte für einen Mitarbeiter zu erfassen: Besetzungsreport: Tagtexte über Kontextmenü erfassen

Besetzungsreports für Dienstplan voreinstellen

Ab der Version 2020.12 ist es möglich, für die Tages-, Wochen- und Monatsansicht einen Besetzungsreport voreinzustellen. Informationen finden Sie hier.