Abschlussbuchungen

Ausgangslage

Ungeklärter Zustand durch: Tagesüberstunden Wochenüberstunden Minus- /Plusstunden aus dem DRZ

Die Abschlussbuchungen sind eine Programmfunktion, die für alle Mitarbeiter eines Plans Bearbeitungsschritte zum Beheben ungeklärter Zustände ausführt. Diese Schritte können

• Markierungen von Tages- und Wochenüberstunden mit hinterlegten Planungscodes oder Fehlermarkierungen

sowie

• Umbuchungen für eingestellte Konten

sein.

Mitarbeiter, die vom Schema der Abschlussbuchungen abweichen, sind einzeln zu bearbeiten.

Folgen viele Mitarbeiter einer in "Abschlussbuchungen" darstellbaren Schematik, so ist die Bereitstellung solchen "Abschlussbuchungen" angebracht.

Sind alle ungeklärten Zustände aufgelöst, steht mit Abschluss des Status "IST" der Plan für die Lohnverrechnung bereit.

Warnhinweis

Nach jedem von den Abschlussbuchungen durchgeführten Arbeitsschritt, muss die Situation für den Mitarbeiter neu durchgerechnet werden. Dies kann, wenn viele Markierungen nötig sind, länger dauern. Im WebUI ist es in solchen Fällen zwingend nötig, die Abschlussbuchungen im Hintergrund auszuführen.

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Funktionsbeschreibung Abschlussbuchungen

Parametrierung

In den Stammdaten (Personalstamm, Planungseinheit, Bereich oder am System) kann unter Abschlussbuchungen definiert werden, in welcher Reihenfolge und wie die Abrechnung am Monats-/DRZ-Ende zu erfolgen hat.

Abschlussbuchungen und gewünschte Planungscodes für Überstunden im Personalstamm hinterlegen

• Abschlussbuchungen: hier kann ein Set von Umbuchungen hinterlegt werden, welche in der definierten Reihenfolge ausgeführt werden
• Planungscode für Tagesüberstunden: Planungscode, welcher bei der automatischen Markierung von Tagesüberstunden verwendet wird
• Planungscode für Wochenüberstunden: Planungscode, welcher bei der automatischen Markierung von Wochenüberstunden verwendet wird
• Planungscode für Monatsmarkierung: Planungscode, welcher bei der automatischen Markierung von Monatsfehler-Stunden verwendet wird

Beispiel für Abschlussbuchungen

• Tages/Wochenfehler immer für komplette Woche: Dieser Parameter wirkt sich auf monatsübergreifende Tages- und Wochenfehler aus und ist standardmäßig aktiviert. Ist dieser Parameter auf "JA" so werden folgende Behandlungen ausgelöst:
  • Fallen in der Rumpfwoche Tages- und Wochenüberstunden an, so werden durch setzen des Parameters alle Tagesüberstunden, auch die aus dem Folgemonat bearbeitet.
  • Weiters werden auch die Wochenüberstunden in der Rumpfwoche markiert, wobei auch hier die letzten Stunden der Woche, welche ja in das Folgemonat fallen, markiert.
  • Weiterführende Informationen dazu finden Sie hier.

• Reihenfolge: hier wird die Reihenfolge, in welcher die Buchungen durchgeführt werden sollen, eingegeben (Empfehlung: in 10er Schritten arbeiten, damit nachträgliche Änderungen leicht eingepflegt werden können)
• Buchungstypen:
  • Tagesmarkierung: Tagesfehler-Stunden werden mit dem hinterlegten Planungscode für Tagesmarkierung am DIENSTENDE eingetragen. Möchte man in Ausnahmefällen die Tages-Überstunden am Dienstbeginn eintragen, so sind diese manuell VOR dem Ausführen der Abschlussbuchungen einzutragen.
  • Wochenmarkierung: Wochenfehler-Stunden werden mit dem hinterlegten Planungscode für Wochenmarkierung eingetragen. Hierbei werden die letzten Stunden der Woche ab Sonntag 24:00 eingetragen. Möchte man in Ausnahmefällen die Wochen-Überstunden an einem anderen Tag eintragen, so sind diese manuell VOR dem Ausführen der Abschlussbuchungen einzutragen.
  • Umbuchung: Hier muss in der Spalte "Konto/Umbuchung" eine Umbuchung ausgewählt werden, welche automatisch ausgeführt werden soll.
  • Monatsmarkierung: Hier muss in der Spalte "Konto für Monatsmarkierung" das Konto angegeben werden, für welches Monatsfehler-Stunden markiert werden sollen.

Hierbei werden die letzten Stunden des DRZ mit dem hinterlegten Planungscode für Monatsmarkierung eingetragen. Diese Funktion ist nur auf den Konten "DRZ-Bilanz Überstunden Rest 125%" oder "DRZ-Bilanz Überstunden Rest 150%" verfügbar.

Buchungstyp Monatsmarkierung

• Konto für Monatsmarkierung: muss nur beim Buchungstyp "Monatsmarkierung" ausgewählt werden. Kann entweder "DRZ-Bilanz Überstunden Rest 125%" oder "DRZ-Bilanz Überstunden Rest 150%" sein, auf allen anderen Konten ist diese Funktion nicht verfügbar.
• Konto/Umbuchung: muss nur beim Buchungstyp "Umbuchung" ausgewählt werden.
• Minus umbuchen: Wenn hier JA ausgewählt wird, dann wird die Umbuchung bei Minuswerten durchgeführt. zB "DRZ-Bilanz Überstunden Rest 100% Verfallen lassen" oder "DRZ-Bilanz Überstunden Rest 100% Bestätigen" (ACHTUNG: das bedeutet, dass es beim Konto DRZ-Bilanz Überstunden Rest 100% immer ZWEI Umbuchungen geben muss: einmal mit Minus umbuchen JA (bucht nur negative Werte um) und einmal mit Minus umbuchen NEIN (bucht nur positive Werte um)
• nur Ende DRZ: Wenn hier JA ausgewählt wird, dann wird diese Umbuchung nur am DRZ-Ende durchgeführt. Notwendig, wenn man z. B. Zeitguthaben (Salden) anspricht in den Umbuchungen, sonst würden diese Umbuchungen jedes Monats ausgeführt werden.
• Umbuchungswert (optional): hier kann ein Umbuchungswert definiert werden, ab welchem die Umbuchung Auszahlen/Verfallen lassen/Bestätigen wirksam werden soll (Details dazu unten)
• Umbuchungsfaktor (optional):Faktor, welcher für den Wert der Umbuchung ab dem Umbuchungswert berücksichtig werden soll (z. B. bei Zeitguthaben 200%: 2,0)

Umbuchungswert

1. Beispiel: 
Ein Vollzeit-Mitarbeiter darf bis zu 40 h (bewertet) in den nächsten Durchrechnungszeitraum mitnehmen, 
alles darüber wird ausbezahlt. 
Bei Teilzeit-Mitarbeitern soll diese Grenze aliquot berechnet werden.

Umbuchungswert für aliquotes Wochensoll

• Bezeichnung: dient nur Anzeigezwecken
• Anfall: Konto, welches für den definierten Grenzwert relevant ist.
• Grenzwert: Grenzwert, welcher bei Überschreitung die Umbuchung auslöst
• Grenzwert auf Beschäftigungsgrad aliquotieren: wenn auf ja gesetzt, wird der Grenzwert für Teilzeit-Kräfte aliquotiert

Abschlussbuchungen mit Umbuchungswert

Details dazu wurden weiter oben bereits erläutert.

Der im obigen Beispiel angelegte Umbuchungswert wird dann in den Abschlussbuchungen wir folgt verwendet:

• Umbuchungswert (optional): hier kann der oben beschriebene Umbuchungswert hinterlegt werden, ab welchem die gewählte Umbuchung (Auszahlen/Verfallen lassen/Bestätigen) wirksam werden soll.
• Umbuchungsfaktor (optional):Faktor, welcher für den Wert der Umbuchung ab dem Umbuchungswert berücksichtig werden soll (z. B. bei Zeitguthaben 200%: 2,0).

Umbuchungswert und Faktor in den Abschlussbuchungen hinterlegen

Abschlussbuchungen für Kalendermonat

Ab Version 2020.14 gibt es die Möglichkeit, für spezielle Kalendermonate andere Abschlussbuchungen zu definieren.

Beispiel: Es soll immer bestätigt werden, Ende Dezember sollen aber alle Stunden ausbezahlt werden.

Hierzu gibt es bei den Abschlussbuchungen die Möglichkeit auf andere Abschlussbuchungen zu referenzieren:

Abschlussbuchungen nur für bestimmte Kalendermonate

im Dezember wird alles ausbezahlt

LINKS

• Funktionsbeschreibung Abschlussbuchungen
• Konkrete Anwendungsfälle + Lösungsmöglichkeiten: (mehrmaliges Ausführen trotz Rollieren bzw. Saldo-Konten; Rollieren von Wochensoll)

ende

Es gibt fünf Arten von Umbuchungsschritten:

• Umbuchungen auf einem Konto ausführen

• Tagesüberstunden markieren mit einem Planungscode
• Wochenüberstunden markieren mit einem Planungscode
• Monatsüberstunden markieren mit einem Planungscode
• DRZ-Überstunden markieren mit einem Planungscode

Umbuchungen auf einem Konto können von

• DRZ-Bilanz-Überstunden-Rest-Konten, Zeitguthaben-Konten oder anderen Salden
• eine der folgenden Aktionen auslösen:
  • auszahlen
  • Zuschlag auszahlen
  • bestätigen
  • rollieren
  • saldieren
  • verfallen lassen
  • ...

Tagesüberstunden fallen an, wenn ein Grenzwert am Tag überschritten wird (z. B.: mehr als 10 h am Tag). Tagesüberstunden werden durch einen roten Strich am Tag markiert und lösen einen schweren Fehler aus. Diese Tagesüberstunden müssen mit einem Planungscode markiert werden, damit die konkrete Lage dieser Überstunden festgelegt ist.

Wochenüberstunden fallen an, wenn ein Grenzwert in einer Kalenderwoche überschritten wird (z. B.: mehr als 50 h in der Woche). Wochenüberstunden werden durch einen roten Strich über der Kalenderwoche markiert und lösen einen schweren Fehler aus. Diese Wochenüberstunden müssen mit einem Planungscode markiert werden, damit die konkrete Lage dieser Überstunden festgelegt ist.

Fallen im Planungsintervall weitere Plusstunden an, so werden diese in den D-Konten angezeigt. Diese Stunden können entweder durch Umbuchungen (siehe oben) bearbeitet werden, in diesem Fall wird keine konkrete Lage dieser Stunden definiert.

Spielt allerdings die Lage dieser Stunden eine Rolle, so kann diese entweder durch eine Markierung der Monatsüberstunden mit einem ausgewählten Planungscode bei den letzten Stunden des Monats erfolgen oder durch eine Markierung der DRZ-Überstunden nur bei den letzten Stunden aus bestimmten Kandidaten für Überstunden.

Kandidaten für Überstunden werden standardmäßig durch einen Vergleich der Planung mit den Istzeiten berechnet. Alle ungeplanten Stunden werden zu Kandidaten. Die Berechnung der Kandidaten könnte auch aufgrund anderer Parameter erfolgen, mehr dazu hier.

Ausgangslage

Das folgende Beispiel zeigt einen Dienstplan am Ende eines Planungsintervalls.

Der Dienstplan ist in einem ungeklärten Zustand, da noch offen ist, wie mit den Plus- und Minusstunden, welche im Planungsintervall angefallen sind, umzugehen ist.

Diese Plus- und Minusstunden wurden aufgrund der eingestellten Bewertungsparameter in folgende Konten aufgeteilt:

• D 100%
• D 125% bei Teilzeitkräften
• D 150% bei Vollzeitkräften

Der Zustand ist noch ungeklärt, da offen ist, ob man diese Stunden

• auszahlen
• Zuschlag auszahlen
• bestätigen
• rollieren
• verfallen lassen

möchte.

Dienstplan am Monatsende VOR der Abrechnung

Ohne Anwendung der Abschlussbuchungen sind folgende manuellen Schritte für die Abrechnung notwendig:

In diesem Beispiel sollen alle Zeitguthaben mit der Bewertung ins nächste Monat übertragen werden.

Die folgenden manuellen Eingriffe sind dafür notwendig:

• Rechte-Maus-Klick auf das Konto D-100%: alle negativen Bestätigen
• Rechte-Maus-Klick auf das Konto D-100%: alle positiven Bestätigen
• Rechte-Maus-Klick auf das Konto D-125%: alle Bestätigen
• Rechte-Maus-Klick auf das Konto D-150%: alle Bestätigen

Durch den Rechte-Maus-Klick auf die jeweilige Spaltenüberschrift wird diese Auswahl für alle Mitarbeiter am Plan ausgeführt.

Dies führt zu folgendem gewünschten Ergebnis:

Dienstplan am Monatsende VOR der Abrechnung

Grenzen dieser manuellen Lösung

Sind auf einem Plan Mitarbeiter mit unterschiedlichen Abrechnungsregelungen, wie z. B.:

• bei einem Teil sollen alle Stunden ausbezahlt werden
• bei einem Teil sollen alle Stunden gutgeschrieben werden

so müssen die Buchungen bei jedem Mitarbeiter in jeder betroffenen Spalte einzeln ausgeführt werden.

Im folgenden Beispiel werden die Stunden im D 150% nur für den Mitarbeiter Auer ausbezahlt, die Umbuchung muss in der Zeile des Mitarbeiters ausgewählt werden:

Abrechnung manuell bei einem Mitarbeiter erfassen

Vorteile durch Abschlussbuchungen

Durch Abschlussbuchungen können die oben ausgeführten manuellen Schritte automatisiert werden.

Es werden die Reihenfolge und die Art der Umbuchungen einmalig definiert und können dann mit nur einem Mausklick ausgeführt werden.

Dabei ist es möglich, Mitarbeitern am gleichen Stammplan unterschiedliche Abschlussbuchungen zu hinterlegen.

Verwendung

Wenn man die automatischen Abschlussbuchungen ausführen möchte, sollten zuerst alle manuellen Einträge fertiggestellt sein:

• Zeiten vollständig erfassen
• Tagesüberstunden am Dienstbeginn eintragen (automatisch werden diese am Dienstende eingetragen)
• Wochenüberstunden, welche nicht die letzten Stunden der Woche sind, eintragen (automatisch werden diese bei den letzten Stunden der Woche eingetragen)
• Manuelle Einträge bei Ausnahmen (z. B. Minus ausnahmsweise verfallen lassen statt bestätigen bei einem Mitarbeiter)

Anschließend kann die Abrechnung automatisiert durchgeführt werden:

Rechter Maus-Klick in irgendeine Überschrift in den Summenspalten: Abschlussbuchungen ausführen

Rechte-Maus-Klick auf eine Summenspaltenbeschriftung + Auswahl

Abschlussbuchungen freigeben / im Hintergrund ausführen

Abschlussbuchungen können auch im Hintergrund (vom serverdaemon) ausgeführt werden.

Dies ist für jene Pläne sinnvoll, bei denen die Abschlussbuchungen einige Minuten dauern (aufgrund von vielen Mitarbeitern, Tages- und Wochenüberstunden, etc...)

Im Monatsplan wird dazu die Option "Für Abschlussbuchungen freigeben" ausgewählt:

Abschlussbuchungen freigeben

Danach muss GESPEICHERT werden!

Im Hintergrund werden jetzt die Abschlussbuchungen ausgeführt und eine E-Mail gesendet, sobald die Ausführung abgeschlossen ist (beim Benutzer muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein).

Aktiviert wird diese Funktion in den Systemeinstellungen - Abschlussbuchungen - "Geplante Abschlussbuchungen aktivieren", dann erst hat man die neue Auswahlmöglichkeit im Kontextmenü.

Systemeinstellung: geplante Abschlussbuchungen aktivieren

Damit die Option "Für Abschlussbuchungen freigeben" sichtbar ist

Links

• Parametrierung