Einsatzmanagement

Die Einsatzanfrage ist eine Programmfunktion, die es ermöglicht, offenen Bedarf mit Hilfe des Ersatzvorschlags zur Nachbesetzung an Personal auszuschreiben. Die Kommunikation zwischen dem Alex-Benutzer, der die Einsatzanfrage stellt, und dem Personal, welches sie erhält, kann dabei über

• E-Mail
• Push-Nachrichten im Personal-Cockpit

abgewickelt werden.

Funktionsbeschreibung

Um die Programmfunktion nutzen zu können, muss

• der E-Mailversand konfiguriert sein
• die E-Mail Adressen bei den Benutzern und beim Personal konfiguriert sein
• das Personal Cockpit mit Push-Nachrichten konfiguriert sein.

Einsatzanfragen versenden

Mit Hilfe des Ersatzvorschlages werden für den offenen Bedarf Personen angezeigt, welche ihn übernehmen können.

Der Benutzer kann danach das Personal selektieren und "Einsatzanfrage versenden" auswählen:

Gewünschtes Personal auswählen und "Einsatzanfrage versenden"

Ablauf Personal

Das selektierte Personal erhält die Information über die Einsatzanfrage über das Personal Cockpit (als Push Nachricht) oder per E-Mail.

Benachrichtung des Mitarbeiters
Personal Cockpit	E-Mail

Werden beim Personal nur Push-Nachrichten gewünscht, kann die Benachrichtung per E-Mail über den Parameter "Benachrichtigungen per Email senden" (Gruppe "Einsatzanfragen") in den Systemeinstellungen deaktiviert werden.

Per App oder im Mail können die Einsatzanfragen übernommen oder abgelehnt werden:

Übernahme

Das Personal, welches die Einsatzanfrage annimmt, erhält folgende Information:

Information bei Übernahme
Personal Cockpit	E-Mail

Hat die Einsatzanfrage zuvor bereits ein anderer Kollege übernommen, wird folgende Information angezeigt:

Information, wenn Anfrage bereits von einem Kollegen übernommen wurde
Personal Cockpit	E-Mail
Die Einsatzanfrage ist in der Personal Cockpit App nicht mehr sichtbar, sollte diese bereits von einem anderen Mitarbeiter übernommen worden sein.

Ablehnung

Wird die Einsatzanfrage vom Personal abgelehnt, so erhält es folgende Information:

Information bei Ablehnung
Personal Cockpit	E-Mail

Abgelehnte Einsatzanfragen werden im Dienstplan durch eine automatische Markierung mittels Sonderabrechnung angezeigt.

Damit diese sichtbar ist, muss der Parameter""Aufgaben/Extras als Farbstreifen" in den Bildschirmeinstellung aktiviert sein

Anzeige von abgelehnten Einsatzanfragen im Dienstplan

Ablauf Benutzer, der Einsatzanfrage stellt

Der Benutzer, welcher die Einsatzanfrage versendet, erhält nach dem Versand folgende E-Mail als Übersicht:

Mail zur Übersicht

Weiters erhält dieser Benutzer eine E-Mail bei einer Übernahme/Ablehnung durch ein Personal:

Information bei Aktion des Mitarbeiters
Übernahme	Ablehnung

Manuelle Übernahme / Ablehnung

Der Benutzer kann mittels der Funktion "Einsatzanfragen" im Navigator eine Übersicht über alle von ihm versendeten Einsatzanfragen aufrufen:

Aufruf der Einsatzanfragen über den Navigator

in diesem Beispiel wurde die Anfrage von Herrn Steinbichler abgelehnt und ist noch offen

Über das Kontextmenü einer Einsatzanfrage kann diese:

• übernommen
• abgelehnt
• nochmals versendet werden

Der Dienst / die Aufgabe darf manuell im Dienstplan nicht eingetragen werden, da das Personal die Einsatzanfrage weiterhin annehmen kann.

So wäre der Dienst/die Aufgabe eventuell überbesetzt.

Daher ist die Übernahme unbedingt über die Übersicht zu machen.

Bei Auswahl von "versenden", wird die Einsatzanfrage nochmals an das Personal versendet, an welche diese Einsatzanfrage ursprünglich versendet wurde (auch an jenes welches bereits abgelehnt hat).

Berechtigungen

Für das Versenden der Einsatzanfragen sind 2 Berechtigungen auf der Planungseinheit notwendig:

• Einsatzanfrage anlegen
• Einsatzanfrage ändern

Diese sind in der Standardrolle "DIENSTPLAN BEARBEITEN" enthalten und müssen bei Bedarf in Kundenrollen hinterlegt werden.

Links

• Stundenweise Einsatzanfragen
• Videomitschnitt vom Webinar

Bit Factory interne Zusatzinfos

• Aktivierung