Selbstbedienungsbenutzer

Selbstbedienungsbenutzer haben im ALEX die Möglichkeit ihre eigene "Zeile" im Dienstplan zu bearbeiten und sich aus den vordefinierten Summenansichten ihre gewünschten Summen ansehen. Für den Selbstbedienungsbenutzer ist nur der eigene Dienstplan ,in Form des Jahresplanes, ersichtlich.

Es gibt verschiedene Arten des SB-Benutzers:

• nur lesenden Zugriff auf die eigene Zeile
• Bearbeitung der Kommt-Geht-Zeit (Zeiten ändern im Kommt-Geht-Fenster)
• Bearbeitung der Kommt-Geht-Zeit mit zwingender Texteingabe
• Bearbeitung der Kommt-Geht-Zeit in Zukunft nur mit Planungscode
• Bearbeitung der kompletten Plan-Zeile und/oder
• Bearbeitung der kompletten Ist-Zeile
• Erlaubnis zum Stempeln im Personal Cockpit

Es ist natürlich auch eine Bearbeitung mit mit eingeschränkter Istzeiterfassung möglich. Informationen dazu finden Sie unter Steuerung "Istzeiterfassung"

Wird beim Mitarbeiter ein Austritt eingegeben, wird der Selbstbedienungsbenutzer automatisch ab dem Austrittsdatum gesperrt.

Automatische Anlage aller SB-Benutzer

Ab der Version 2018.20 können Selbstbedienungsbenutzer automatisch vom System angelegt werden.

Dazu muss in den Systemeinstellungen unter "Selbstbediener automatisch erstellen mit Berechtigung" die Rolle ausgewählt werden:

Es stehen folgende Standard-Rollen zur Verfügung:

• SELBSTBEDIENUNG
• SELBSTBEDIENUNG LESEND

Es kann aber auch eine Kundenspezifische Rolle angelegt und hier verwendet werden.

Beim erstmaligen Auswählen dieser Option wird nach "Ausführen" bzw. "Speichern" für das gesamte Personal, welches noch keinen Selbstbedienungsbenutzer hinterlegt hat, ein Selbstbedienungsbenutzer angelegt.

Bei zukünftiger Neuanlage eines Personals wird ebenfalls ab "Ausführen" bzw. "Speichern" sofort ein Selbstbedienungsbenutzer angelegt, sofern die Felder "Personalnummer" und "Zuname" bereits befüllt sind.

Als Benutzername wird die Personalnummer verwendet und als Kennwort der Zuname des Mitarbeiters.

Wurde bereits in der Vergangenheit eine Berechtigung für Selbstbediener ausgewählt und die Berechtigung wird geändert, so hat dies keine Auswirkung auf bestehende Selbstbedienungsbenutzer. Nur bei zukünftigem neuem Personal wird dann je nach gewählter Berechtigung ein Selbstbedienungsbenutzer mit der entsprechenden Rolle angelegt.

Alle automatisch erstellten Selbstbedienungsbenutzer sind der Benutzergruppe "Automatisch erstellte Selbstbedienungsbenutzer" zugeteilt.

Anlage eines SB-Benutzer (manuelle Variante)

SB mit lesenden Zugriff erstellen

In der Werkzeugleiste kann die "Selbstbedienung lesend" angelegt werden. Mit Klick auf das Symbol öffnet sich sofort die Maske zur Anlage des SB-Benutzers.

Als Benutzername wird die Personalnummer verwendet und als Kennwort der Zuname des Mitarbeiters. Benutzername und Kennwort können natürlich verändert werden.

Die Berechtigung ist sofort richtig hinterlegt.

SB mit Rechten zur Bearbeitung der Kommt-Geht-Zeit

In der Werkzeugleiste kann die "Selbstbedienung" angelegt werden. Mit Klick auf das Symbol "Selbstbedienung anlegen" öffnet sich sofort die Maske zur Anlage des SB-Benutzers.

Als Benutzername wird auch hier die Personalnummer verwendet und als Kennwort der Zuname des Mitarbeiters. Benutzername und Kennwort können natürlich verändert werden. Die Berechtigungen sind sofort richtig hinterlegt.

Bildschirmeinstellungen zuweisen

Die Selbstbedienungsbenutzer haben nur Zugriff auf den eigenen Jahresplan. Da die Bildschirmeinstellungen jedoch nur im Monatsplan bearbeitet werden können, kann der Supervisor ab der Version 2016.1.0.184 die Darstellung bearbeiten.

Dazu muss die ALEX-Benutzer-Suche geöffnet werden -> Auswahl der Selbstbedienungsbenutzer, bei denen die Einstellungen geändert werden sollen (Multiselect ist möglich!)

Rechtsklick auf den Selbstbedienungsbenutzer --> "Neue Darstellung zuweisen"

Anschließend öffnen sich die Bildschirmeinstellungen. Alle hier eingestellten Optionen werden für den/die ausgewählten Selbstbedienungsbenutzer übernommen:

Systemeinstellungen Selbstbedienungsbenutzer

Unter Systemeinstellungen gibt es einen eigenen Reiter "Selbstbedienungsbenutzer" in dem folgende Parameter sichtbar sind:

Parameter am System

• Darf 'Schweren Fehler' produzieren
  • Wenn durch eine Eingabe des Selbstbedienungsbenutzers ein schwerer Fehler entstehen würde und dieser Parameter ist auf nein, so kann diese Änderung vom Benutzer nicht durchgeführt werden.
  • Dh. das z.B. Eingaben, welche einen AZG-Fehler oder Tages/Wochenüberstunden auslösen würden, durch den SB-Benutzer nicht getätigt werden können, solang hier auf NEIN gestellt ist.

• Erlaubte 'Schwere Fehler'
  • Ist der Parameter "Darf 'Schweren Fehler' produzieren" auf "Nein", dann können Ausnahmen, für bestimmte Fehlergruppen wie z.B. "Zeitstempelverarbeitung", erstellt werden.
  • In diesem Beispielfall kann der SB-Benutzer keine schweren Fehler produzieren, ausser es handelt sich um Zeitstempelfehler (siehe: Standeskontrolle)

• Text bei KG-Änderung erzwingen
  • Wenn eine Änderung der Totalstunden erfolgt, kann ein Text (Begründung) erzwungen werden
  • der Mitarbeiter kann also die Änderung nur übernehmen, wenn er auch einen Text eingibt

• zukünftige KG-Änderungen nur mit Planungscode
  • Siehe Selbstbediener: zukünftige Änderungen im K/G nur mit Planungscode
    

• Freigabe der Zeiterfassung aktivieren
  • Siehe Zeiterfassung freigeben

• Umbuchungen für 'Selbstbedienungsbenutzer' sperren
  • Siehe Umbuchungen für poolzugeteilte 'Einzeilzeiterfassung' sperren

• Planstatus Planung verstecken
  • Siehe Planstatus ab IST anzeigen bei Selbstbedienungsbenutzer

Weitere Einstellungsmöglichkeiten für Selbstbedienungsbenutzer

Sofort speichern

Es ist möglich, dass die Eingaben der SB-Benutzer sofort gespeichert werden. Dieser Parameter kann in den Systemeinstellungen unter der Gruppe Allgemein gesetzt werden.

Bearbeitungsmaske bei lesender Zugriffserlaubnis sperren

Ist der Parameter auf JA, so ist es nicht mehr möglich in die Personalstammdaten zu gelangen. (Gilt für alle Berechtigungen außer der Berechtigung "Supervisor")

Parameter "Bearbeitungsmaske bei lesender Zugriffserlaubnis sperren" ist auf JA:

• Im Monatsplan im Kontextmenü gibt es kein Bearbeiten und kein Neues Personal

• Gilt für alle Bearbeitungsmasken-nicht nur fürs Personal. Auch Konto-Reports können dann nicht mehr mit Doppelklick geöffnet werden

• Benutzer kann mittels Doppelklick nicht in die Personalstammdaten

• Über die Personalsuche können die Mitarbeiter gesucht werden. Mit Doppelklick auf den Mitarbeiter erscheint folgende Meldung:

Zusatzfunktionen für den Selbstbedienungsbenutzer "lesend"

Antwortmöglichkeit auf erfasste Texte

Selbstbedienungsbenutzer (lesend) können für Sie erfasste Texte über die im Jahresplan sichtbare Schaltfläche "Erfasste Texte" lesen und auch darauf antworten. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Erfassungswerkzeug zum Informationsaustausch

Texterfassung

Um der bestehenden Standardrolle "SELBSTBEDIENUNG LESEND" das Recht zu geben, Texte zu erfassen, muss das Modul Selfservice_AllowText.BfxMODULES eingespielt werden.

Wunschurlaub erfassen

Mit einem speziellen Plugin, können Selbstbedienungsbenutzer, welche nur Leserechte haben einen Wunschurlaub erfassen. Informationen dazu finden Sie unter Wunschurlaub eintragen

Erweiterte Bearbeitung des Selbstbedieners

Wenn ein Mitarbeiter zusätzlich zu der Standardrolle "SB bearbeiten" ("Kommt-Geht-Zeit im Ist verändern) noch die komplette Planungszeile oder Istzeile bearbeiten darf, werden bestimmte Module benötigt. Die Vorgehensweise zur Anlage des SB-Benutzers ist jedoch ident. ( siehe weiter oben "Anlage eines SB-Benutzer")

Standardrecht für Selbstbedienungsbenutzer

Wird kein Zusatzmodul eingespielt, so haben alle Selbstbedienungsbenutzer mit Bearbeitungsrechten das Recht zur Bearbeitung der Kommt-Geht-Zeit.

Der Benutzer kann nur Eingaben im Kommt-Geht-Fenster machen:

• Zeiten ändern
• Zeilen löschen im Kommt-Geht-Fenster
• Planungscodes auswählen im Kommt-Geht-Fenster
• Texte erfassen

Der Benutzer kann keine Dienste löschen und keine Planungscodes aus der Legende heraus eintragen.

Es ist jedoch möglich durch Einspielen eines Zusatzmoduls, die Rechte für alle Selbstbedienungsbenutzer mit Schreibrechten wie folgend beschrieben zu erweitern:

Bearbeitung der kompletten Plan-Zeile

Wenn die Selbstbedienungsbenutzer die komplette Plan-Zeile verändern dürfen, wird hier folgendes Modul benötigt: "Selfservice_AllowChangePlaned". Mit diesem Modul kann der SB-Benutzer im Status PLANUNG nicht nur die Kommt-Geht-Zeit bearbeiten, sondern auch Dienste und Planungscodes eintragen. Im Status IST kann der SB-Benutzer dann nur die "Kommt-Geht"-Zeit ändern (es sei denn, das Modul "Selfservice_AllowChangeActual" ist ebenfalls aktiviert).

Bearbeitung der kompletten Ist-Zeile

Wenn die Selbstbedienungsbenutzer die komplette Ist-Zeile verändern dürfen, wird hier folgendes Modul benötigt: "Selfservice_AllowChangeActual". Mit diesem Modul kann der SB-Benutzer im Status IST nicht nur die Kommt-Geht-Zeit bearbeiten (Standard), sondern auch Dienste und Planungscodes eintragen.

Eingeschränkte Berechtigung zur Bearbeitung der Plan und Ist Zeile

Wenn die Selbstbedienungsbenutzer die Abwesenheiten in Planung und Ist eintragen dürfen, wird dazu folgendes Modul benötigt: "SelfService_AllowChangePlanSymbol". Mit diesem Modul kann der Selbstbedienungsbenutzer Stunden-u. tagesweise Abwesenheiten eintragen, sowie die Kommt/Geht Zeile bearbeiten. Jedoch kann er keine Dienständerungen vornehmen.

Erlaubnis zum Stempeln im Personal Cockpit

Mit den beiden Standardrollen

• SELBSTBEDIENUNG
• SELBSTBEDIENUNG LESEND

erhalten die Benutzer nicht automatisch das Recht zu stempeln in der ALEX^® Personal Cockpit-App.

Wenn die Benutzer im Personal Cockpit auch stempeln dürfen, müssen neue Rollen angelegt werden, welche das Recht Personal Cockpit - Zeitstempel erfassen enthalten:

Selbstbediener + Reports

Nähere Details finden Sie hier Selbstbediener + Reports