Supervisorenschulung WEB

Checkliste zur kompakten Schulung von Supervisoren (unabhängig von der Oberfläche) mit Beginn Dienstplanung

Ablauf
Inhalt	Dauer
1. Supervisorenschulung Telefontermin 2. Supervisorenschulung	4 Stunden 1 Stunde 4 Stunden

SUPERVISORENSCHULUNG KOMPAKT BASIS

Begrüßung

• Kurze Einleitung und Info über Alex (Seit 1993, ...)

• Ablauf
  • 1. Schulung: Dienstplanung
  • Telefontermin zur Istzeitbearbeitung
  • 2. Schulung: Abrechnung, Personal- und Dienstanlage

• Verwendung Google Chrome

• Login erklären
  • Kundenkennung + Benutzername + Passwort

Benutzeroberfläche

• Symbolleiste
  • Unterschied erklären: Aussteigen über die Tür bzw. über das X
  • Passwort ändern
  • Rückgängig/Wiederherstellen/Speichern

• Navigator
  • zuletzt verwendet (20 Punkte)
  • einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol
  • Navigatoransichten erklären

Dienstplan

Dienstplan öffnen

• über Dienstplansuche
• Reiter erklären
• Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
• Dienstplan öffnen & wieder schließen
• über zuletzt verwendet öffnen

Dienstplanoberfläche

• Werkzeugleiste
  • Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
  • ein- / mehrzeilig

• Monitor
  • Benachbarte Wochen anzeigen
  • Standard wiederherstellen

• Arbeitsblatt besprechen
  • Namensspalte
    • Personal sortieren
  • Kalenderzeile
  • Summenspalten
  • Legende
    • Zellen optimale Breite

→ Bildschirmeinstellungen speichern

Dienstplanung

Grundlagen

• Dienste eintragen
  • an einem Tag
  • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
  • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
  • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
• Dienste löschen
  • an einem Tag
  • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
  • zurücklegen bzw. blauer Zeiger
• Kombidienst
• WZM anlegen (wenn notwendig)
  • 1. volle Woche Dienste erfassen
  • Muster übernehmen
• Planungscodes ganzer Tag
  • an einem Tag
  • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
  • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
  • löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
  • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
• Planungscodes stundenweise

→ Alles rückgängig machen

Statustreppe

• vollständig erklären
• Wechsel in Planung

Arbeitszeitgesetz-Prüfungen

• Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen

Summenspalten

• Konten erklären

Statuswechsel ins IST

• spätestens am Monatsersten
  • kann automatisiert werden
• Stempelungen nur im IST sichtbar

Istzeiterfassung

Grundlagen

• Dienst ändern
• Zusatzdienst
• Dienst löschen
• Planungscode eintragen
  • ganzer Tag / stundenweise
• K/G Änderungen
  • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
  • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
  • Pause gearbeitet, Pause verlängern
• Summen besprechen
• Texte erfassen
• optional: Sonderabrechnung erfassen (Inanspruchnahmen, etc.)

• nächsten / vorigen Monat öffnen

Automatische Zeiterfassung

• Lesegerät anschließen
• Chips im Personalstamm hinterlegen
• Stempeluhr öffnen & erklären

Selbstbedienungsbenutzer

• Berechtigungen nochmals besprechen
• Regelung für Benutzer + Passwort besprechen

Ausdruck

• Stundennachweis
  • für einen bzw. alle Mitarbeiter
• Dienstplan drucken
• Druckeinstellungen
  • Anzahl Mitarbeiter pro Seite
  • Summenschema hinterlegen

• Wochenausdruck

Jahresplan

• Zeitbereich einstellen
• nächsten öffnen
• Urlaubsplanung

Abschluss

• Hilfe (Symbolleiste)
• Termine vereinbaren: Telefontermin & 2. Schulung
• Zusammenfassung Aufgaben für Kunde

TELEFONSCHULUNG

Automatische Zeiterfassung

• Umrandungen erklären
• Standeskontrolle einschalten
  • Stempelfehler bearbeiten
    • Oranges Fragezeichen: Stempelung an freiem Tag, Dienst fehlt
    • Schwarzes Fragezeichen: falsch gestempelt
  • ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
• Stempelzeitbearbeitung
  • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
• Abwesenheiten eingeben
• Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur

Manuelle Zeiterfassung

• Umrandungen erklären
• Istzeiterfassung wiederholen
  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • K/G Änderungen
    • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
    • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
    • Pause gearbeitet, Pause verlängern

Istzeiterfassung bestätigen

• Kalenderzeile

SUPERVISORENSCHULUNG KOMPAKT AUFBAU

Begrüßung

• Ablauf
  • Abrechnung
  • Personalanlage
  • Dienstanlage

Offene Fragen

• Fragen auf Whiteboard sammeln

Wiederholung

Automatische Zeiterfassung

• Umrandungen erklären
• Standeskontrolle einschalten
  • Stempelfehler bearbeiten
    • Oranges Fragezeichen: Stempelung an freiem Tag, Dienst fehlt
    • Schwarzes Fragezeichen: falsch gestempelt
  • ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
• Stempelzeitbearbeitung
  • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
• Abwesenheiten eingeben
• Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur

Manuelle Zeiterfassung

• Umrandungen erklären
• Istzeiterfassung wiederholen
  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • K/G Änderungen
    • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
    • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
    • Pause gearbeitet, Pause verlängern

→ Istzeiten müssen richtig erfasst sein, damit abgerechnet werden kann

Stundennachweis

• für einen bzw. alle Mitarbeiter
• * bei manueller K/G-Korrektur

Abrechnung

Summenspalten

• Wechsel Summenansicht (Abrechnung)
• Konten erklären

Abrechnung Ende Durchrechnungszeitraum

• Abrechnung gemeinsam besprechen
• Abschlussbuchungen ausführen (wenn vorhanden)
  • sonst: Umbuchungen bei den Mitarbeitern vornehmen (einzeln bzw. für alle mithilfe der D-Konten)
• veränderte Summen besprechen
• Umbuchung im D-Konto zeigen
  • löschen der Umbuchung

Statustreppe

• vollständig erklären
• Plan abschließen

Lohnarten

• Lohnartenliste
• Lohnartenexport (wenn vorhanden)

→ Alles rückgängig machen

Stunden korrigieren

• über „spezielle Moantswerte“
• Vormonat -> tatsächlicher Wert
• Urlaub Korrekturwert -> +/- Wert

Personal

Anlage Personal

• Kalenderzeile
• notwendige Stammdaten hinterlegen
• Anspruchszeilen anlegen

• Erklärung: Stichtag
• Allgemein: Soll, Berufsgruppe, ...
  • Stichtag: nicht verändern
  • Zubuchungstag = Eintrittsdatum (Arbeitsjahr) / 01.01.1900 (Kalenderjahr)
  • Zusatzanspruch
    • 0 bei Stunden
    • 25 bei Tagen (bei einer 5 Tage Woche)
    • bei 6 Urlaubswoche den Vollzeitwert z.B. 40 Stunden bzw. 30 Tage eingeben

Ansprüche (Korrekturwert oder Startwert)

• Bei Korrekturwert: Wird im 1. Jahr die Zubuchung aliquotiert
• Bei Startwert: Wird im 1. Jahr nichts aliquotiert, da keine Zubuchung drinnen ist

Bei Änderung von Ein-/Austritt oder Beschäftigungsausmaß in einem Anspruchsjahr mit manueller Korrektur, können die Anspruchskonten falsche Werte enthalten

Dies betrifft im Besonderen das erste Anspruchsjahr in ALEX

Wechsel Beschäftigungsausmaß

• über Verlauf im Personalstamm des Mitarbeiters anpassen

Austritt

• Rechtklick am letzten Tag - "Austritt"

Wiedereintritt

• Kalenderzeile

→ alles rückgängig machen!'

Dienste

Anlage Dienst

• Dienst kopieren
  • Kopierten Dienst abändern
  • Original Dienst auslaufen lassen, wenn nicht mehr benötigt

• Zeitbereiche erklären
  • Normalzeit; hier muss der MA hier sein
  • Kann-Zeit: hier kann der MA hier sein, Stempelzeit wird automatisch gerechnet
  • Nicht rechnen: Zeit wird nicht gerechnet

• bei Bedarf "Individualdienst" anlegen
  • Kannzeit von 00:00 Heute – 00:00 Morgen hinterlegen
  • rechnet keine Stunden ins Total, kann jederzeit stempeln

--> alles rückgängig machen

Kunden selbst einen Dienst anlegen lassen

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