Statustreppe

Statustreppe

Die Statustrepppe ist ein Konzept zur Beschreibung von Dienstplänen und der Istzeiterfassung im Zeitverlauf.

Die Funktionsweise von Alex^® bedingt (und garantiert), dass keine "späteren" Pläne einen "höheren Status" als "frühere" haben. So gibt die Statussituation im Diagram X = Zeit und Y = Status immer das Bild einer Treppe.

Der ideale zeitliche Ablauf der Statustreppe sieht vor, dass:

• zukünftige Dienstpläne sich im Status "Nicht erzeugt" oder "Planung" befinden. Die Planungssituation in diesen Status ist noch frei zu ändern und daher noch (mit Ausnahme von Urlauben) unverbindlich. Bevor der Plan in den Status "Ist" gesetzt wird, darf es keine ungeklärten Zustände geben. Diese betreffen in rechtlicher Hinsicht in "Planung" besonders das Arbeitszeitgesetz.
• vor Eintreten des ersten Tages des Dienstplans in den Status "Ist" gewechselt wird. Jetzt ist die Diensteinteilung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer fixiert. Zukünftige Änderungen bedingen gegenseitige Absprache. In diesem Status ändert sich die Dienstsituation durch die Zeiterfassung laufend. Unerwartete Ausfälle, besonders durch Krankenstand, sind eventuell nachzubesetzen. Nach Ablauf des letzten Tages des Plans, ist auf den Status "Abgeschlossen" zu wechseln. Dies ist wiederum nur möglich, wenn es keinen ungeklärten Zustand gibt. Im "Ist" betreffen sie typisch Überstunden.
• im Status "Abgeschlossen" ist keine nachträgliche Änderung der Planungssituation möglich. Die Informationen für die Lohnverrechnung sind fixiert und können "Lohnverrechnungsschnittstelle|Übergeleitet" werden.

In der Praxis ist dieser ideale Ablauf nicht immer einzuhalten, z. B. wenn Eingabefehler passiert sind. In diesen Fällen kann von berechtigtem Personal der Status zurückgesetzt werden. Die Konsistenz der Statustreppe wird dabei eingehalten, dadurch kann diese Funktion einen längeren Zeitraum betreffen. Als weitere Funktion steht zusätzlich "Im 'Status Planung' arbeiten" zur Verfügung.

Statusdefinitionen

Nicht erzeugt

• Status existiert aus Performancegründen
• Pläne werden nicht durchgerechnet, Summen sind eventuell nicht korrekt
• Ansprüche (z.B. Urlaub) werden IMMER korrekt berechnet
  • Urlaubsplanung kann bereits in diesem Status gemacht werden
• auch Dienste können in diesem Status normal eingetragen werden

Planung

• im Dienstplan wird die 1. Zeile beim Mitarbeiter befüllt
• AZG-Einstellungen werden geprüft
  • bei Verletzung: schwerer Fehler

schwerer Fehler in der Planung

Ist

• Statuswechsel nur möglich, wenn keine schweren Fehler in der Planung vorhanden
• im Dienstplan wird die 2. Zeile beim Mitarbeiter befüllt
• Einträge der Planung (1. Zeile) werden automatisch übernommen
• Planzeile kann nicht mehr bearbeitet werden
• Erfassung kurzfristiger Änderungen zur Planung
• Erfassung tatsächlicher Arbeitszeiten / Abwesenheiten
• AZG-Einstellungen werden geprüft
  • bei Verletzung: Warnung

Abgeschlossen

• abgerechnete Pläne
  • Lohnüberleitung nur für abgeschlossene Pläne möglich
• keine Änderungen mehr möglich
• Statuswechsel zurück ins Ist nur durch berechtigten User möglich

Versiegelt

• Pläne vor dem Stichtag der Datenübernahme, falls Version 6.5 verwendet wurde

Statuswechsel

Der Statuswechsel wird mit folgenden Symbolen durchgeführt:

Automatische chronologische Ordnung

Alex^® lässt es nicht zu, dass der Planstatus nicht chronologisch nach vor bzw. zurück gesetzt wird.

D.h. der Jänner kann niemals in Planung sein und der Februar bereits im Status IST.

Wird der Februar ins Ist gesetzt und der Jänner ist noch im Status Planung, dann wird der Jänner automatisch ebenfalls ins Ist gesetzt.

Oder wenn z.B. der Jänner und Februar abgeschlossen sind und man im Jänner-Plan noch etwas ändern möchte, so wird beim Zurücksetzen vom Jänner der Februar automatisch ins IST gesetzt.

Dies ist zu bedenken, wenn Sie den Jänner wieder abschließen, denn dann müssen Sie auch den Februar wieder abschließen.

Statustreppe - Planung/Ist/Abgeschlossen
grafische Übersicht	Darstellung in Zeilen

Statusautomatik

Ein automatischer Statuswechsel ist möglich von:

Planung → Ist

• Durch Aktivierung des Parameters "Automatisch in Status Ist bringen" wird am 1. des Monats der Dienstplan vom aktuellen Monat automatisch in den Status Ist gesetzt.

Ist → Abgeschlossen

• Durch Aktivierung des Parameters "Automatisch in Status Abgeschlossen bringen" wird am 1. des Monats der Dienstplan vom vorigen Monat automatisch in den Status Abgeschlossen gesetzt.

Achtung: Der automatische Statuswechsel ist nur möglich, wenn kein schwerer Fehler im Dienstplan vorhanden ist und offene Genehmigungsanträge bearbeitet wurden!

Parametrierung:

Statusautomatik

Weiterführende Links

Im "Status Planung" arbeiten

Wochenplanung