Statustreppe

Statustreppe

Die Statustrepppe ist ein Konzept zur Beschreibung von Dienstplänen und der Istzeiterfassung im Zeitverlauf.

Die Funktionsweise von Alex^® bedingt (und garantiert), dass keine "späteren" Pläne einen "höheren Status" als "frühere" haben. So gibt die Statussituation im Diagram X = Zeit und Y = Status immer das Bild einer Treppe.

Der ideale zeitliche Ablauf der Statustreppe sieht vor, dass:

• zukünftige Dienstpläne sich im Status "Nicht erzeugt" oder "Planung" befinden. Die Planungssituation in diesen Status ist noch frei zu ändern und daher noch (mit Ausnahme von Urlauben) unverbindlich. Bevor der Plan in den Status "Ist" gesetzt wird, darf es keine ungeklärten Zustände geben. Diese betreffen in rechtlicher Hinsicht in "Planung" besonders das Arbeitszeitgesetz.
• vor Eintreten des ersten Tages des Dienstplans in den Status "Ist" gewechselt wird. Jetzt ist die Diensteinteilung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer fixiert. Zukünftige Änderungen bedingen gegenseitige Absprache. In diesem Status ändert sich die Dienstsituation durch die Zeiterfassung laufend. Unerwartete Ausfälle, besonders durch Krankenstand, sind eventuell nachzubesetzen. Nach Ablauf des letzten Tages des Plans, ist auf den Status "Abgeschlossen" zu wechseln. Dies ist wiederum nur möglich, wenn es keinen ungeklärten Zustand gibt. Im "Ist" betreffen sie typisch Überstunden.
• im Status "Abgeschlossen" ist keine nachträgliche Änderung der Planungssituation möglich. Die Informationen für die Lohnverrechnung sind fixiert und können "Lohnverrechnungsschnittstelle|Übergeleitet" werden.

In der Praxis ist dieser ideale Ablauf nicht immer einzuhalten, z. B. wenn Eingabefehler passiert sind. In diesen Fällen kann von berechtigtem Personal der Status zurückgesetzt werden. Die Konsistenz der Statustreppe wird dabei eingehalten, dadurch kann diese Funktion einen längeren Zeitraum betreffen. Als weitere Funktion steht zusätzlich "Im 'Status Planung' arbeiten" zur Verfügung.

Statuseigenschaften

Nicht erzeugt

• Status existiert aus Performancegründen
• Pläne werden nicht laufend durchgerechnet, Summen sind eventuell nicht korrekt
• Ansprüche (z.B. Urlaub) werden IMMER korrekt berechnet
  • Urlaubsplanung kann bereits in diesem Status gemacht werden
• auch Dienste können in diesem Status normal eingetragen werden

Planung

• im Dienstplan wird die 1. Zeile beim Mitarbeiter befüllt
• AZG-Einstellungen werden geprüft
  • bei Verletzung: schwerer Fehler

Beispiel für einen schweren Fehler in der Planung

Bei Mitarbeiter Auer wurde die Wochenruheregelung verletzt. Die Planung muss korrigiert werden, denn so kann der Status nicht auf "Ist" gestellt werden.

Ist

• Statuswechsel nur möglich, wenn keine schweren Fehler in der Planung vorhanden
• im Dienstplan wird die 2. Zeile beim Mitarbeiter befüllt
• Einträge der Planung (1. Zeile) werden automatisch übernommen
• Planzeile kann nicht mehr bearbeitet werden
• Erfassung kurzfristiger Änderungen zur Planung
• Erfassung tatsächlicher Arbeitszeiten / Abwesenheiten
• AZG-Einstellungen werden geprüft
  • bei Verletzung: Warnung

Abgeschlossen

• abgerechnete Pläne
  • Lohnüberleitung nur für abgeschlossene Pläne möglich
• keine Änderungen mehr möglich
• Statuswechsel zurück ins Ist nur durch berechtigten User möglich

Versiegelt

• Pläne vor dem Stichtag der Datenübernahme, falls Version 6.5 verwendet wurde

Statuswechsel

Der Statuswechsel wird mit folgenden Symbolen durchgeführt:

Beispiel

Alex^® lässt es nicht zu, dass der Planstatus nicht chronologisch nach vor bzw. zurück gesetzt wird.

So kann der Januar niemals in Planung sein und der Februar bereits im Status IST.

Wird der Februar ins IST gesetzt und der Januar ist noch im Status Planung, dann wird der Jänner automatisch ebenfalls ins IST gesetzt.

Oder wenn z.B. der Januar und Februar abgeschlossen sind und man im Januar-Plan noch etwas ändern möchte, so wird beim Zurücksetzen vom Januar der Februar automatisch ins IST gesetzt.

Wird der nur der Jänner selbst wieder abgeschlossen, muss der Februar extra abgeschlossen werden. Wird der Februar abgeschlossen, und der Januar ist noch im IST, wird zuerst versuchte den Janner abzuschließen. Ist dies wegen ungeklärter Zustände nicht möglich, bleiben beide Pläne im IST

Statustreppe - Planung/Ist/Abgeschlossen
grafische Übersicht	Darstellung in Zeilen

Statusautomatik

Ein automatischer Statuswechsel ist möglich von:

Planung → Ist

• Durch Aktivierung des Parameters "Automatisch in Status Ist bringen" wird am 1. des Monats der Dienstplan vom aktuellen Monat automatisch in den Status Ist gesetzt.

Ist → Abgeschlossen

• Durch Aktivierung des Parameters "Automatisch in Status Abgeschlossen bringen" wird am 1. des Monats der Dienstplan vom vorigen Monat automatisch in den Status Abgeschlossen gesetzt.

Achtung: Der automatische Statuswechsel ist nur möglich, wenn kein schwerer Fehler im Dienstplan vorhanden ist und offene Genehmigungsanträge bearbeitet wurden!

Parametrierung:

Statusautomatik

Links

Im "Status Planung" arbeiten

Wochenplanung