Abschlussbuchungen

Ausgangslage

Ungeklärter Zustand durch: Tagesüberstunden Wochenüberstunden Minus- /Plusstunden aus dem DRZ

Die Abschlussbuchungen sind eine Programmfunktion, die Bearbeitungsschritte zum Beheben ungeklärter Zustände ausführt. Diese Schritte können

• Markierungen von Tages- und Wochenüberstunden mit hinterlegten Planungscodes oder Fehlermarkierungen

sowie

• Umbuchungen für eingestellte Konten

sein.

Mitarbeiter, deren ungeklärter Status anders als im hinterlegten Schema aufgelöst werden soll, sind vor anstoßen der Abschlussbuchungen zu bearbeiten.

Sind alle ungeklärten Zustände aufgelöst, steht mit Abschluss des Status "IST" der Plan für die Lohnverrechnung bereit.

ACHTUNG:

Nach jedem von den Abschlussbuchungen durchgeführten Arbeitsschritt, muss die Situation für den Mitarbeiter neu durchgerechnet werden. Dies kann, wenn viele Markierungen nötig sind, länger dauern. Im WebUI ist es in solchen Fällen zwingend nötig, die Abschlussbuchungen im Hintergrund auszuführen.

1.1 Aufruf der Funktion

Funktionsaufruf über die Summenspalten-Überschriften

Diese Funktion kann

• für alle Mitarbeiter aus der Summenüberschrift direkt aufgerufen werden
• für einen einzelnen Mitarbeiter in den Kontowerten angestoßen werden
• im Hintergrund ausgeführt werden
  • Freischalten diese Funktion in den Systemeinstellungen - Abschlussbuchungen - "Geplante Abschlussbuchungen aktivieren".
  • in der Summenüberschrift "Für Abschlussbuchungen freigeben" wählen
  • Nach Beendigung der Ausführung wird eine E-Mail an die beim Benutzer hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet

Abschlussbuchungen im Hintergrund ausführen ermöglichen

"Für Abschlussbuchungen freigeben" sichtbar

1.2 Funktionsbeschreibung

Steuerdaten Personalstamm

1.2.1 Abgreifen der Steuerdaten

Welche "Abschlussbuchungs-Steuerdaten" verwendet werden

• bestimmt zuerst der vererbt setzbare Parameter "Abschlussbuchungen", der am Personal abgegriffen wird.
• Ist in den dort gefundenen Steuerdaten in Abschlussbuchungen für Kalendermonat für das anzuwendende Monat auf andere "Abschlussbuchungs-Steuerdaten" verwiesen, werden diese verwendet.

1.2.2 Durchführung der Abschlussbuchungsschritte in festgelegter "Reihenfolge"

1.2.2.1 Funktionsweise Buchungs-Typ: Tagesmarkierung

Steuerdaten Personalstamm für Tagesmarkierung

Auf jedem Tag wird entweder

• die "Spezielle Fehlermarkierung" angewendet, wenn definiert. Sonst
• werden Tagesfehler-Stunden mit dem, am Personal abgegriffenen, vererbt setzbaren, "Planungscode für Tagesmarkierung", am DIENSTENDE markiert.

Tages-Überstunden am Dienstbeginn sind im Ausnahmefall VOR dem Ausführen der Abschlussbuchungen zu markieren.

Sollen generell alle Tagesüberstunden am Beginn markiert werden, ist dies über eine Tagesfehlermarkierung zu steuern. Durch "Tages/Wochenfehler immer für komplette Woche" ="JA" wird diese Funktion auch auf die Tage der Rumpfwoche des nächsten Monats angewendet.

1.2.2.2 Funktionsweise Buchungs-Typ: Wochenmarkierung

Steuerdaten Personalstamm für Wochenmarkierung

Für jede Woche wird entweder

• die "Spezielle Fehlermarkierung" angewendet, wenn definiert. Sonst
• werden Wochenfehler-Stunden mit dem, am Personal abgegriffenen, vererbt setzbaren, "Planungscode für Wochenüberstunden", ab Sonntag 24:00 eingetragen.

Ist "Tages/Wochenfehler für komplette Woche" ="NEIN" wird in der letzten Woche nur ab Ultimo 24:00 markiert.

Sind in Ausnahmefällen die Wochen-Überstunden an einem anderen Tag eintragen, so geschieht dies manuell VOR dem Ausführen der Abschlussbuchungen.

Andere Markierungsvariante sind über eine speziell programmierte Wochenfehlermarkierungen umzusetzen.

1.2.2.3 Funktionsweise Buchungs-Typ: Monatsmarkierung

Steuerdaten Personalstamm für Monatsmarkierung

Für den Wert "Konto für Monatsmarkierung" werden die Tage des Monats "von hinten" mit dem am Personal abgegriffen, vererbt setzbaren, "Planungscode für Monatsmarkierung" markiert.

Diese Funktion ist gedacht für eine Anwendung bei folgenden Konten:

• "D 100% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 100%)"
• "D 125% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 125%)"
• "D 150% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 150%)"

1.2.2.4 Funktionsweise Buchungs-Typ: DRZ Fehlermarkierung

Steuerdaten Personalstamm für DRZ-Fehlermarkierung

Für den Wert "Konto für Monatsmarkierung" werden die Kandidaten des Durchrechnungszeitraumes "von hinten" mit dem am Personal abgegriffen, vererbt setzbaren, "Planungscode für DRZ Fehlermarkierung" markiert.

Diese Funktion ist gedacht für eine Anwendung bei folgenden Konten:

• "D 100% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 100%)"
• "D 125% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 125%)"
• "D 150% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 150%)"

Bei dieser Überstundenbewertungsmethode werden die Überstundenkandidaten durch den Vergleich des Status Ist mit Status Planung ermittelt.

Alle Plusstunden zum im Status Planung eingetragenen Dienst, gelten als „Kandidaten“.

Im Gegensatz zur Methode "Monatsmarkierung" kann die Methode "DRZ Fehlermarkierung" den hinterlegten Planungscode nicht nur in diesem Monat eintragen, sondern in allen vergangenen Monaten des Durchrechnungszeitraumes.

PROBLEMATIK: Bei mehrmonatigen DRZ kann es vorkommen, dass Überstundenkandidaten in bereits abgeschlossenen Monaten mit dem Planungscode markiert werden müssen. Daher müssen alle Dienstpläne des DRZ vor Bewertung der Überstunden wieder in den Status IST zurückgesetzt werden. Eventuell kann es durch die Markierung mit dem Planungscode auch zu Änderungen in der Zulagenberechnung der vergangenen Monate kommen!

Mehr Details zur Bewertungsmethode sind hier zu finden: Bewertungsmethode "DRZ-Überstunden markieren"

1.2.2.5 Funktionsweise Buchungs-Typ: Umbuchung

Steuerdaten Personalstamm für Umbuchungen

Für das ausgewählte Konto wird die eingestellte Konto/Umbuchung immer durchgeführt, außer es ist nur Ende DRZ gewählt.

Der umgebuchte Wert berechnet sich

• im einfachen Fall aus dem Wert des Kontos selbst
  • nur wenn positiv
  • außer Minus umbuchen:, dann nur negative.

• oder es ist ein Umbuchungswert eingestellt. Dann kommt der umgebuchte Wert aus dem
  • Konto Anfall. Das ist ein anders Konto, welches für den Umbuchungswert relevant ist. Bis zu einem
  • Grenzwert auf Beschäftigungsgrad aliquotieren bewerteten
  • Grenzwert
  • Der so ermittelte Umbuchungswert wird dann mit Umbuchungsfaktor (optional) multipliziert.

Steuerdaten Umbuchungswert

Umbuchungswert hinterlegt

1.3 Beispiele

1.3.1 Beispiel 1 - Umbuchungen

1.3.1.1 Ausgangssituation

In der Abrechnungsperiode fallen diverse Mehr- und Minderstunden an. Diese sind in den D-Konten (D 100%, D 125%, D 150%) ersichtlich. Der Dienstplan befindet sich in einem ungeklärten Zustand, da noch entschieden werden muss, welche Umbuchungen aus den D-Konten zu erfolgen haben:

Dienstplan im ungeklärten Zustand - Umbuchungen auf den D-Konten stehen noch aus

In diesem Beispiel sollen alle Stunden bestätigt werden.

1.3.1.2 Parametrierung

In den Abschlussbuchungen werden folgende Umbuchungen hinterlegt:

• Minus am D 100% bestätigen
• Plus am D 100% bestätigen
• Plus am D 125% bestätigen
• Plus am D 150% bestätigen

Abschlussbuchungen "Alles bestätigen"

Diese Abschlussbuchungen werden hinterlegt:

Hinterlegung der Abschlussbuchungen

1.3.1.3 Aufruf der Funktion

Die Funktion "Abschlussbuchungen" wird aufgerufen durch einen Rechte-Maus-Klick im Bereich der Spaltenüberschriften (egal welche) der Summenspalten + Auswahl "Abschlussbuchungen ausführen".

1.3.1.4 Ergebnis

Nach dem Ausführen der Abschlussbuchungen befindet sich der Dienstplan im geklärten Zustand. Die D-Konten weisen in der Ist-Zeile keine Werte mehr auf. Die Werte aus den D-Konten wurden in die Saldo-Konten (*S100%, *S125%, *S150%) übertragen.

Dienstplan im geklärten Zustand

1.3.1.5 Datenbank für Beispiel 1

DokuDBAbschlussbuchungen Bsp 1

1.3.2 Beispiel 2 - Tagesmarkierung

1.3.2.1 Ausgangssituation

Der Durchrechnungszeitraum ist in diesem Beispiel erst im Juni zu Ende. Es fallen diverse Tagesüberstunden an. Diese sind ersichtlich durch

• die rote Markierung am Tag unten
• Anzeige von schweren Fehlern in der Namensspalte
• Texte im Meldungsfenster

Der Dienstplan befindet sich in einem ungeklärten Zustand, da noch entschieden werden muss, wo diese Überstunden genau liegen und mit welchem Planungscode diese zu markieren sind.

Dienstplan im ungeklärten Zustand - Tagesstundenfehler

In diesem Beispiel sollen die Tagesfehler mit dem Planungscode "Überstunden auszahlen nach Lage" markiert werden.

1.3.2.2 Parametrierung

In den Abschlussbuchungen wird folgendes hinterlegt:

• Tagesmarkierung

Abschlussbuchungen Tagesmarkierung

Diese Abschlussbuchungen werden hinterlegt:

Hinterlegung der Abschlussbuchungen und des notwendigen Planungscodes

Der Planungscode "Überstunden auszahlen nach Lage" wird wie folgt eingestellt:

Parametrierung Planungscode

1.3.2.3 Aufruf der Funktion

Die Funktion "Abschlussbuchungen" wird aufgerufen durch einen Rechte-Maus-Klick im Bereich der Spaltenüberschriften (egal welche) der Summenspalten + Auswahl "Abschlussbuchungen ausführen".

1.3.2.4 Ergebnis

Nach dem Ausführen der Abschlussbuchungen befindet sich der Dienstplan im geklärten Zustand. Alle Tagesfehler wurden mit dem hinterlegten Planungscode am Ende des Dienstes markiert. Es gibt keine schweren Fehler mehr.

Dienstplan im geklärten Zustand

1.3.2.5 Datenbank für Beispiel 2

DokuDBAbschlussbuchungen Bsp 2

1.3.3 Beispiel 3 - Wochenmarkierung

1.3.3.1 Ausgangssituation

Der Durchrechnungszeitraum ist in diesem Beispiel erst im Juni zu Ende. Es fallen Wochenüberstunden an. Diese sind ersichtlich durch

• die rote Markierung in der Woche oben
• Anzeige von schweren Fehlern in der Namensspalte
• Texte im Meldungsfenster

Der Dienstplan befindet sich in einem ungeklärten Zustand, da noch entschieden werden muss, wo diese Überstunden genau liegen und mit welchem Planungscode diese zu markieren sind.

Dienstplan im ungeklärten Zustand - Wochenüberstundenfehler

In diesem Beispiel sollen die Wochenfehler mit dem Planungscode "Überstunden 200%" markiert werden.

1.3.3.2 Parametrierung

In den Abschlussbuchungen wird folgendes hinterlegt:

• Wochenmarkierung

Abschlussbuchungen Wochenmarkierung

Diese Abschlussbuchungen werden hinterlegt:

Hinterlegung der Abschlussbuchungen und des notwendigen Planungscodes

Der Planungscode "Überstunden 200%" wird wie folgt eingestellt:

Parametrierung Planungscode

1.3.3.3 Aufruf der Funktion

Die Funktion "Abschlussbuchungen" wird aufgerufen durch einen Rechte-Maus-Klick im Bereich der Spaltenüberschriften (egal welche) der Summenspalten + Auswahl "Abschlussbuchungen ausführen".

1.3.3.4 Ergebnis

Nach dem Ausführen der Abschlussbuchungen befindet sich der Dienstplan im geklärten Zustand. Alle Wochenfehler wurden mit dem hinterlegten Planungscode markiert. Es gibt keine schweren Fehler mehr.

Dienstplan im geklärten Zustand

1.3.3.5 Datenbank für Beispiel 3

DokuDBAbschlussbuchungen Bsp 3

1.3.4 Beispiel 4 - Monatsmarkierung

1.3.4.1 Ausgangssituation

Der Plan ist am Ende der Abrechnungsperiode Das Ergebnis ist noch nicht vollständig bearbeitet Dies ist ersichtlich durch

• die rote Markierung beim Konto D 150%
• Anzeige von einem Hinweis in der Namensspalte
• Text im Meldungsfenster

Der Dienstplan befindet sich in einem ungeklärten Zustand, da noch entschieden werden muss, wo diese Überstunden genau liegen und mit welchem Planungscode diese zu markieren sind.

Dienstplan im ungeklärten Zustand - DRZ-Mehrstunden markieren noch offen

In diesem Beispiel sollen die Überstunden nach Lage der letzten Stunden des Monats ausbezahlt werden und müssen mit dem Planungscode "Überstunden auszahlen nach Lage" markiert werden.

1.3.4.2 Parametrierung

In den Abschlussbuchungen wird folgendes hinterlegt:

• Monatsmarkierung für das Konto D 150% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 150%)

Abschlussbuchungen Monatsmarkierung

Diese Abschlussbuchungen werden hinterlegt:

Hinterlegung der Abschlussbuchungen und des notwendigen Planungscodes

Der Planungscode "Überstunden auszahlen nach Lage" wird wie folgt eingestellt:

Parametrierung Planungscode

1.3.4.3 Aufruf der Funktion

Die Funktion "Abschlussbuchungen" wird aufgerufen durch einen Rechte-Maus-Klick im Bereich der Spaltenüberschriften (egal welche) der Summenspalten + Auswahl "Abschlussbuchungen ausführen".

1.3.4.4 Ergebnis

Nach dem Ausführen der Abschlussbuchungen befindet sich der Dienstplan im geklärten Zustand. Die letzten Stunden im Monat wurden mit dem Planungscode markiert und werden nach Lage mit 150% bzw. 200% ausbezahlt.

Dienstplan im geklärten Zustand

1.3.4.5 Datenbank für Beispiel 4

DokuDBAbschlussbuchungen Bsp 4

1.3.5 Beispiel 5 - DRZ Fehlermarkierung

1.3.5.1 Ausgangssituation

Der Plan ist am Ende der Abrechnungsperiode. Das Ergebnis ist noch nicht vollständig bearbeitet Dies ist ersichtlich durch

• die rote Markierung beim Konto D 150%
• Anzeige von einem Hinweis in der Namensspalte
• Text im Meldungsfenster

Der Dienstplan befindet sich in einem ungeklärten Zustand, da noch entschieden werden muss, wo diese Überstunden genau liegen und mit welchem Planungscode diese zu markieren sind.

Dienstplan im ungeklärten Zustand - DRZ-Mehrstunden markieren noch offen

In diesem Beispiel sollen die Überstunden nach Lage der letzten Kandidaten des Durchrechnungszeitraumes ausbezahlt werden und müssen mit dem Planungscode "Überstunden auszahlen nach Lage" markiert werden. Alle Plusstunden zum im Status Planung eingetragenen Dienst, gelten als „Kandidaten“. In diesem Beispiel betrifft dies den Dienst am 10.3., es waren 8 h geplant, im Ist sind 12 h eingetragen.

1.3.5.2 Parametrierung

In den Abschlussbuchungen wird folgendes hinterlegt:

• DRZ-Fehlermarkierung für das Konto D 150% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 150%)

Abschlussbuchungen DRZ-Fehlermarkierung

Diese Abschlussbuchungen werden hinterlegt:

Hinterlegung der Abschlussbuchungen und des notwendigen Planungscodes

Der Planungscode "Überstunden auszahlen nach Lage" wird wie folgt eingestellt:

Parametrierung Planungscode

1.3.5.3 Config-File

Diese Bewertungsmethode muss im Config-File explizit freigeschaltet werden:

, "modelPlugins" :
  { "0" : "Bfx.Alex.Computation.Austria.Model.dll"
  }

Folgender Teil im Config ist nur notwendig, wenn man die Option "DRZ-Fehler-Stunden mit Planungscode markieren" auch manuell aufrufen möchte, für eine reine Verwendung durch Abschlussbuchungen ist dieser Teil nicht notwendig:

, "architectureuiPlugins" :
  { "0" : "Bfx.Alex.Computation.Austria.UI.Architecture.dll"
  }

1.3.5.4 Aufruf der Funktion

Die Funktion "Abschlussbuchungen" wird aufgerufen durch einen Rechte-Maus-Klick im Bereich der Spaltenüberschriften (egal welche) der Summenspalten + Auswahl "Abschlussbuchungen ausführen".

1.3.5.5 Ergebnis

Nach dem Ausführen der Abschlussbuchungen befindet sich der Dienstplan im geklärten Zustand. Die ungeplanten Stunden am 10.3. wurden mit dem Planungscode markiert und werden nach Lage mit 150% bzw. 200% ausbezahlt.

Dienstplan im geklärten Zustand

1.3.5.6 Datenbank für Beispiel 5

DokuDBAbschlussbuchungen Bsp 5

1.3.6 Beispiel 6 - Umbuchung mit Grenzwert

1.3.6.1 Ausgangssituation

Die Mitarbeiter haben 50 h im Zeitguthaben 100 %.

Mitarbeiter haben 50 Stunden im Saldo 100%

In diesem Beispiel sollen die Mitarbeiter jeweils nur 40 Stunden - Teilzeit aliquot - im Saldo behalten, der Rest soll ausbezahlt werden.

1.3.6.2 Parametrierung

In den Abschlussbuchungen wird folgendes hinterlegt:

• Umbuchung "Zeitguthaben 100% auszahlen" mit Grenzwert 40 (Teilzeit aliquot)

Abschlussbuchungen Umbuchung mit Grenzwert

Der Grenzwert hat als Referenz das Konto Zeitguthaben 100%, der Grenzwert von 40 Stunden wird für Teilzeitkräfte aliquotiert:

Parametrierung Grenzwert

Diese Abschlussbuchungen werden hinterlegt:

Hinterlegung der Abschlussbuchungen

1.3.6.3 Aufruf der Funktion

Die Funktion "Abschlussbuchungen" wird aufgerufen durch einen Rechte-Maus-Klick im Bereich der Spaltenüberschriften (egal welche) der Summenspalten + Auswahl "Abschlussbuchungen ausführen".

1.3.6.4 Ergebnis

Nach dem Ausführen der Abschlussbuchungen haben die beiden Mitarbeiter noch 40 Stunden - Teilzeit aliquot - im Zeitguthaben 100%. Die restlichen Stunden wurden ausbezahlt.

Auszahlung der Stunden über dem Wochensoll

1.3.6.5 Datenbank für Beispiel 6

DokuDBAbschlussbuchungen Bsp 6

1.4 LINKS

• Konkrete Anwendungsfälle + Lösungsmöglichkeiten: (mehrmaliges Ausführen trotz Rollieren bzw. Saldo-Konten; Rollieren von Wochensoll)
• Parametrierung