Einsatzmanagement

Die Einsatzanfrage ist eine Programmfunktion, die es ermöglicht offenen Bedarf mit Hilfe des Ersatzvorschlags zur Nachbesetzung an Personal auszuschreiben. Die Kommunikation zwischen dem Alex-Benutzer der die Einsatzanfrage stellt und dem Personal, welches sie erhält, kann dabei über

• Email
• Push-Nachrichten im Personal-Cockpit

abgewickelt werden.

Funktionsbeschreibung

Um die Programmfunktion nutzen zu können muss entweder

• Emailversand und Email Adressen bei beteiligten Benutzern und Personal konfiguriert sein.
• Personalcockpit + Pushnachrichten konfiguriert sein.

Werden beim Personal nur Pushnachrichten gewünscht kann die Benachrichtung per E-Mail über den Parameter "Benachrichtigungen per Email senden" (Gruppe "Einsatzanfragen") in den Systemeinstellungen deaktiviert werden.

Einsatzanfragen versenden

Mit Hilfe des Ersatzvorschlages werden für den unterbesetzten Bedarf Personen angezeigt, welche ihn übernehmen können.

Der Benutzer kann danach Personal selektieren und "Einsatzanfrage versenden" auswählen:

Gewünschtes Personal auswählen und "Einsatzanfrage versenden"

Ablauf Personal

Das selektierte Personal erhält die Information über die Einsatzanfrage über das Personal Cockpit (als Push Nachricht) oder per E-Mail.

Benachrichtung des Mitarbeiters
Personal Cockpit	E-Mail

Per App oder im Mail können die Einsatzanfragen übernommen oder abgelehnt werden:

Übernahme

Der Mitarbeiter, welcher die Einsatzanfrage annimmt, erhält folgende Information:

Information bei Übernahme
Personal Cockpit	E-Mail
	Datei:CW - Spielwiese 1678876369319.png

Hat die Einsatzanfrage zuvor bereits ein anderer Kollege übernommen, wird folgende Information angezeigt:

Information, wenn Anfrage bereits von einem Kollegen übernommen wurde
Personal Cockpit	E-Mail
Die Einsatzanfrage ist in der Personal Cockpit App nicht mehr sichtbar, sollte diese bereits von einem anderen Mitarbeiter übernommen worden sein.

Ablehnung

Wird die Einsatzanfrage vom Mitarbeiter abgelehnt, so erhält er folgende Information:

Information bei Ablehnung
Personal Cockpit	E-Mail

Abgelehnte Einsatzanfragen werden im Dienstplan durch eine automatische Markierung mittels Sonderabrechnung angezeigt.

Damit diese sichtbar ist, muss der Parameter""Aufgaben/Extras als Farbstreifen" in den Bildschirmeinstellung aktiviert sein

Anzeige von abgelehnten Einsatzanfragen im Dienstplan

Ablauf Benutzer, der Anfrage stellt

Der Benutzer, welcher die Einsatzanfrage versendet, erhält nach dem Versand folgende E-Mail als Übersicht:

Mail zur Übersicht

Weiters erhält dieser Benutzer eine E-Mail bei einer Übernahme/Ablehnung durch einen Mitarbeiter:

Information bei Aktion des Mitarbeiters
Übernahme	Ablehnung

Manuelle Übernahme / Ablehnung

Der Vorgesetzte kann mittels der Funktion "Einsatzanfragen" im Navigator eine Übersicht über alle von ihm versendete Einsatzanfragen aufrufen:

Aufruf der Einsatzanfragen über den Navigator

in diesem Beispiel wurde die Anfrage von Herrn Steinbichler abgelehnt und ist noch offen

Über das Kontextmenü einer Einsatzanfrage kann diese:

• übernommen
• abgelehnt
• nochmals versendet werden

Der Dienst / die Aufgabe darf manuell im Dienstplan nicht eingetragen werden, da die Mitarbeiter die Einsatzanfrage weiterhin annehmen können.

So wäre der Dienst/die Aufgabe eventuell überbesetzt.

Daher ist die Übernahme unbedingt über die Übersicht zu machen.

Bei Auswahl von "versenden", wird die Einsatzanfrage nochmals an alle Mitarbeiter versendet, an welche diese Einsatzanfrage ursprünglich versendet wurde (auch an jene, welche bereits abgelehnt haben).

Berechtigungen

Für das Versenden der Einsatzanfragen sind 2 Berechtigungen auf der Planungseinheit notwendig:

• Einsatzanfrage anlegen
• Einsatzanfrage ändern

Diese sind in der Standardrolle "DIENSTPLAN BEARBEITEN" enthalten und müssen bei Bedarf in Kundenrollen hinterlegt werden.

Links

• Stundenweise Einsatzanfragen
• Videomitschnitt vom Webinar

Bit Factory interne Zusatzinfos

• Aktivierung