Genehmigungsverfahren und Berechtigungen

Die Berechtigungen für Genehmigungsverfahren sind eine Programmfunktion, die es ermöglicht zu entscheiden, welche Benutzer für welche Personen in welchen Genehmigungsverfahren Anträge genehmigen oder genehmigte Anträge stornieren dürfen.

Funktionsbeschreibung

Aufteilung des Personal

Ein Supervisor-Benutzer kann immer Anträge des gesamten Personals genehmigen oder genehmigte Anträge stornieren.

Um allen anderen Benutzern die Berechtigungen zuordnen zu können, muss feststehen wie das Personal, welches im Genehmigungsverfahren bearbeitet werden soll, aufgeteilt wird.

Es gibt folgende Möglichkeiten das Personal aufzuteilen:

Pläne/Poolpläne

Alle auf der Planungseinheit stammzugeteilten Mitarbeiter sollen vom Genehmiger bearbeitet werden können.

Der Genehmiger selbst ist auf einer anderen Planungseinheit stammzugeteilt.

Soll der Genehmiger selbst auch auf der Planungseinheit sichtbar sein, so wird dieser mittels Poolzuteilung auf die Planungseinheit zugeteilt.

Genehmigergruppen

Das Personal soll unabhängig zur Stamm-Planungseinheit nach Genehmiger frei gruppiert werden.

Einstellungen der Berechtigungen

Die Berechtigungen werden am Genehmigungsverfahren eingestellt.

Werden am Genehmigungsverfahren keine Einstellungen getroffen, dürfen nur Benutzer mit Supervisor-Berechtigung Anträge genehmigen oder genehmigte Anträge stornieren.

Keine Einstellungen

Pro Genehmigungsverfahren können folgende Berechtigungen vergeben werden:

Berechtigung	Beschreibung
Berechtigung Genehmigen	Berechtigung um Anträge dieses Genehmigungsverfahrens zu genehmigen
Berechtigung Stornieren	Berechtigung um genehmigte Anträge dieses Genehmigungsverfahrens zu stornieren

Einstellungen am Genehmigungsverfahren

Einstellung am Benutzer

Pläne/Poolpläne

Die Berechtigungen werden pro Planungseinheit hinterlegt. Die am Genehmigungsverfahren hinterlegten Berechtigungen werden in die Rolle "DIENSTPLAN BEARBEITEN" aufgenommen.

Berechtigungsvergabe
Rolle "Dienstplan Bearbeiten"	Hinterlegung Benutzer

Genehmigergruppen

Die Berechtigung wird pro Genehmigergruppe hinterlegt.

Dazu wird eine eigene Berechtigungsrolle definiert, welche auf der Genehmigergruppe hinterlegt wird.

Berechtigungsvergabe Genehmigergruppen
Rolle für Genehmigergruppe	Hinterlegung Benutzer

Spezialfall Selbstbedienungsbenutzer

Ein Selbstbedienungsbenutzer kann je nach zugewiesener Berechtigung Anträge genehmigen oder Genehmigungen stornieren.

Ein Selbstbedienungsbenutzer darf jedoch das mit dem Benutzer verknüpfte Personal nicht selbst genehmigen oder stornieren.

Ausnahmen

• Der Benutzer hat die SUPERVISOR Berechtigung
• Der Parameter "Benutzer darf sein Personal genehmigen" ist am Benutzer aktiviert

Einstellungen am Benutzer

Parametrierungsrichtlinien

Die Berechtigungen für das Genehmigungsverfahren sollten immer wie folgt angelegt werden:

Berechtigung	Beschreibung
Berechtigung Genehmigen:	Bezeichnung des Genehmigungsverfahren: Genehmigen
Berechtigung Stornieren:	Bezeichnung des Genehmigungsverfahren: Stornieren

Anschließend können diese beiden Berechtigungen bei Bedarf in eine Rolle "GENEHMIGEN + STORNIEREN" zusammengefasst werden.

Beispiele

Beispiel 1 - Berechtigungen mit Pläne/Poolpläne

Ausgangssituation

Die Planungseinheit "Plan A" wird von Fr. Weitblick geleitet. Sie hat hier die Berechtigung "DIENSTPLAN BEARBEITEN".

Frau Weitblick soll die Anträge aller am Plan A stammzugeteilten Mitarbeiter bearbeiten.

Frau Weitblick selbst soll von ihrem Vorgesetzten Hr. Meister genehmigt werden.

Parametrierung

Frau Weitblick darf nicht auf "Plan A" stammzugeteilt sein.

Sie wird auf den Plan "Leitungen" stammzugeteilt und nur mittels Poolzuteilung auf "Plan A" zugewiesen, damit Ihre An- und Abwesenheiten auch dort ersichtlich sind.

Monatsplan "Plan A"

Info: Bei Bedarf könnten die Dienste von Fr. Weitblick auch am Poolplan eingetragen werden, falls die Stunden des Personals auf die Kostenstelle von "Plan A" laufen müssen.

Folgende Benutzer müssen angelegt sein:

Benutzerrechte
Berechtigungen Frau Weitblick	Berechtigungen Herr Meister
Damit Frau Weitblick sich selbst keine direkte Genehmigung eintragen kann, muss ihr Benutzer ein Selbstbedienungsbenutzer sein. Dadurch kann sie für das verknüpfte Personal keine Genehmigungen durchführen.	Da Herr Meister selbst nicht als Personal im ALEX geführt wird, hat er keinen Selbstbedienungsbenutzer

Die Rolle "DIENSTPLAN BEARBEITEN" muss um die Berechtigungen für das Genehmigungsverfahren erweitert sein:

Rolle "DIENSTPLAN BEARBEITEN"

Ergebnis

Im Genehmigungsverfahren von Fr. Weitblick sind nur die beiden stammzugeteilten Mitarbeiter ersichtlich. Die Anträge von Fr. Weitblick selbst sind nicht enthalten:

Genehmigungsverfahren Fr. Weitblick

Würde Frau Weitblick bei sich selbst eine direkte Genehmigung eintragen, erscheint beim Abspeichern folgender Fehler:

Fehler Direktes Genehmigen

Im Genehmigungsverfahren von Hr. Meister sind nur die am Plan "Leitungen" stammzugeteilten Mitarbeiter ersichtlich. Die Anträge von Hr. Maier und Hr. Imglück sind nicht sichtbar:

Genehmigungsverfahren Hr. Meister

Datenbank

DokuDB_BerechtigungenGV_Plan

Beispiel 2 - Berechtigungen mit Genehmigergruppen

Ausgangssituation

Die Planungseinheit "Plan A" wird von Fr. Weitblick geleitet. Sie hat hier die Berechtigung "DIENSTPLAN BEARBEITEN".

Frau Weitblick soll die Anträge aller am Plan A stammzugeteilten Mitarbeiter bearbeiten.

Frau Weitblick selbst und Herr Dorninger sollen von ihrem Vorgesetzten Hr. Meister genehmigt werden.

Monatsplan "Plan A"

Parametrierung

Für jeden Genehmiger wird eine eigene Genehmigergruppe angelegt:

Genehmigergruppen

Beim "Plan A" kann die "Genehmigergruppe Weitblick" in den Plan-Stammdaten hinterlegt werden, da grundsätzlich alle stammzugeteilten Mitarbeiter zu dieser Genehmigergruppe gehören. So werden auch neue Mitarbeiter durch die Vererbung direkt dieser Gruppe zugeordnet

Plan-Stammdaten

Da Frau Weitblick und Herr Dorninger auch am Plan A stammzugeteilt sind, muss direkt am Personalstamm die Genehmigergruppe hinterlegt werden:

Personal-Stammdaten

Weiters müssen die Benutzer von Frau Weitblick und Herr Meister bearbeitet werden:

Benutzerrechte
Benutzer Fr. Weitblick	Benutzer Hr. Meister
Fr. Weitblick hat "DIENSTPLAN BEARBEITEN" am Plan A und zusätzlich für ihre Genehmigergruppe das Recht "GENEHMIGEN + STORNIEREN"	Hr. Meister hat nur das Recht "GENEHMIGEN + STORNIEREN" auf seiner Genehmigergruppe. Er kann keinen anderen Plan bearbeiten.

Die Rolle "GENEHMIGEN + STORNIEREN" muss spezielle Berechtigung beinhalten:

Rolle "GENEHMIGEN + STORNIEREN"

Zusätzlich zu den Rechten vom Genehmigungsverfahren sind auch noch folgende Rechte notwendig:

• "Dienstplan lesen" wird benötigt, damit der Genehmigergruppenplan geöffnet werden kann
• "Planungscodes im Status ändern" wird benötigt, damit die Planungscodes aus dem Genehmigungsverfahren im Dienstplan eingetragen werden können.

Diese Rechte sind auf der Genehmigergruppe notwendig, da der Genehmiger das DIENSTPLAN BEARBEITEN am Stammplan des Mitarbeiters nicht zwingenderweise haben muss (wie z.B. beim Benutzer Meister).

Ergebnis

Im Genehmigungsverfahren von Fr. Weitblick sind nur die beiden Mitarbeiter Hr. Imglück und Hr. Maier ersichtlich. Die Anträge von Fr. Weitblick und Hr. Dorninger sind nicht enthalten:

Genehmigungsverfahren Fr. Weitblick

Im Genehmigungsverfahren von Hr. Meister sind nur die Anträge von Frau Weitblick und Herrn Dorninger ersichtlich.

Genehmigungsverfahren Hr. Meister

Für die Genehmigergruppe kann nun der jeweilige Genehmigergruppenplan mit den zugeteilten Mitarbeitern geöffnet werden:

Genehmigergruppenpläne
Genehmigergruppenplan Weitblick	Genehmigergruppenplan Meister

Datenbank

DokuDB_BerechtigungenGV_Genehmigergruppen