Einsatzmanagement

Die Einsatzanfrage ist eine Programmfunktion, die es ermöglicht, offenen Bedarf mit Hilfe des Ersatzvorschlags zur Nachbesetzung an Personal auszuschreiben. Die Kommunikation zwischen dem Alex-Benutzer, der die Einsatzanfrage stellt, und dem Personal, welches sie erhält, kann dabei über

• E-Mail
• Push-Nachrichten im Personal-Cockpit

abgewickelt werden.

Funktionsbeschreibung

Um die Programmfunktion nutzen zu können, muss

• entweder der E-Mailversand konfiguriert sein
  • Bei Verwendung ohne Personal Cockpit: E-Mail Adressen bei beim Personal hinterlegt sein
• oder das Personal Cockpit mit Push-Nachrichten konfiguriert sein.
• die E-Mail Adressen bei den Benutzern konfiguriert sein

Werden beim Personal nur Push-Nachrichten gewünscht, kann die Benachrichtung per E-Mail über den Parameter "Benachrichtigungen per Email senden" (Gruppe "Einsatzanfragen") in den Systemeinstellungen deaktiviert werden.

Einsatzanfragen versenden

Mit Hilfe des Ersatzvorschlages werden für den offenen Bedarf Personen angezeigt, welche ihn übernehmen können.

Der Benutzer kann danach das Personal selektieren und "Einsatzanfrage versenden" auswählen:

Gewünschtes Personal auswählen und "Einsatzanfrage versenden"

Ablauf Personal

Das selektierte Personal erhält die Information über die Einsatzanfrage über das Personal Cockpit (als Push Nachricht) oder per E-Mail.

Benachrichtung des Personals
Personal Cockpit	E-Mail

Per App oder im Mail können die Einsatzanfragen übernommen oder abgelehnt werden:

Übernahme

Das Personal, welches die Einsatzanfrage annimmt, erhält folgende Information:

Information bei Übernahme
Personal Cockpit	E-Mail

Hat die Einsatzanfrage zuvor bereits ein anderer Kollege übernommen, wird folgende Information angezeigt:

Information, wenn Anfrage bereits von einem Kollegen übernommen wurde
Personal Cockpit	E-Mail
Die Einsatzanfrage ist in der Personal Cockpit App nicht mehr sichtbar, sollte diese bereits von einem anderen Mitarbeiter übernommen worden sein.

Ablehnung

Wird die Einsatzanfrage vom Personal abgelehnt, so erhält es folgende Information:

Information bei Ablehnung
Personal Cockpit	E-Mail

Abgelehnte Einsatzanfragen werden im Dienstplan durch eine automatische Markierung mittels Sonderabrechnung angezeigt.

Damit diese sichtbar ist, muss der Parameter""Aufgaben/Extras als Farbstreifen" in den Bildschirmeinstellung aktiviert sein

Anzeige von abgelehnten Einsatzanfragen im Dienstplan

Ablauf Benutzer, der Einsatzanfrage stellt

Der Benutzer, welcher die Einsatzanfrage versendet, erhält nach dem Versand folgende E-Mail als Übersicht:

Mail zur Übersicht

Weiters erhält dieser Benutzer eine E-Mail bei einer Übernahme/Ablehnung durch ein Personal:

Information bei Aktion des Personals
Übernahme	Ablehnung

Manuelle Übernahme / Ablehnung / Löschen

Der Benutzer kann mittels der Funktion "Einsatzanfragen" im Navigator eine Übersicht über alle von ihm versendeten Einsatzanfragen aufrufen:

Aufruf der Einsatzanfragen über den Navigator

in diesem Beispiel wurde die Anfrage von Herrn Steinbichler abgelehnt und ist noch offen

In dieser Übersicht sind nur die Einsatzanfragen der Planungseinheiten sichtbar, für die der Benutzer die Berechtigung "Einsatzanfrage lesen" hat.

Über das Kontextmenü einer Einsatzanfrage kann diese:

• übernommen
• erneut versendet
• gelöscht werden

Der Dienst / die Aufgabe darf manuell im Dienstplan nicht eingetragen werden, da das Personal die Einsatzanfrage weiterhin annehmen kann.

So wäre der Dienst/die Aufgabe eventuell überbesetzt.

Daher ist die Übernahme unbedingt über die Übersicht zu machen.

Auswahlmöglichkeiten für eine Einsatzanfrage

Bei Auswahl von "Einsatzanfrage übernehmen" wird die Liste jener Mitarbeiter angezeigt, welche die Einsatzanfrage ursprünglich erhalten haben. Wählt man einen aus, wird der entsprechende Dienst bei diesem Mitarbeiter als angenommen eingetragen.

Wird die Maus über den kleinen Pfeil daneben gezogen, erscheint die Auswahlmöglichkeit "beliebiges Personal". Wählt man dies aus, so erscheint ein neues Fenster mit allen am Plan verfügbaren Mitarbeitern. Wählt man einen aus, wird der entsprechende Dienst bei diesem Mitarbeiter als angenommen eingetragen.

Bei Auswahl von "erneut versenden", wird die Einsatzanfrage nochmals an das Personal versendet, an welche diese Einsatzanfrage ursprünglich versendet wurde (auch an jenes welches bereits abgelehnt hat).

Bei Auswahl von "Löschen umschalten" wird die Einsatzanfrage in der App nicht mehr angezeigt. Im Falle einer Übernahme per E-Mail durch den Mitarbeiter bekommt dieser die Nachricht

Berechtigungen

Für das Versenden der Einsatzanfragen sind 3 Berechtigungen auf der Planungseinheit notwendig:

• Einsatzanfrage anlegen
• Einsatzanfrage ändern
• Einsatzanfrage lesen

Diese sind in der Standardrolle "DIENSTPLAN BEARBEITEN" enthalten und müssen bei Bedarf in Kundenrollen hinterlegt werden.

Links

• Stundenweise Einsatzanfragen
• Videomitschnitt vom Webinar

Bit Factory interne Zusatzinfos

• Aktivierung