Kapazitätsabgleich

Unter dem Abgleich von Personalkapazitäten verstehen wir die Beantwortung der zentralen Frage:

Sind entsprechend der Personalbedarfsermittlung ausreichend Personalressourcen verfügbar?

Antwort auf diese Fragen liefert Alex^® mit dem Spezialwerkzeug "Besetzungsreport".

Der Besetzungsreport ist ein komplexes Werkzeug zur Planung und Budgetierung und als Controllinginstrument. Eine Vielzahl an Anwendungsbeispielen sehen Sie in der Produktübersicht

Allgemeines & Besetzungsansicht

Ein bestehender Besetzungsreport kann entweder über den Navigator aufgerufen werden:

Besetzungsreport aufrufen

oder im Dienstplan als Besetzungsansicht eingeblendet werden. Die Standard-Besetzungsansicht im Monatsplan zeigt alle Dienste und kann jederzeit durch die Auswahl "Standard-Besetzungsansicht" im Kontextmenü wieder eingestellt werden.

Besetzungs-Report (in diesem Fall mit Konten aus Kombi-Projekten)
Besetzungs-Report im Dienstplan eingeblendet	der gleiche Besetzungs-Report direkt ausgeführt

Auswahl eines bestehenden Besetzungsreports im Monatsplan

Ein bestehender Besetzungsreport kann im Monatsplan im Kontextmenü (Rechte-Maus-Klick auf irgendeine Zeilenbeschriftung des momentan ausgewählten Besetzungsreports) mittels "Auswählen" eingeblendet werden.

Auswahlmöglichkeiten im Kontextmenü

Anlage eines Besetzungsreports

Anlage im Monatsplan

1. Einen neuen Besetzungsreport erstellen durch Auswahl von "Anlegen" im Kontextmenü (Rechte-Maus-Klick auf irgendeine Zeilenbeschriftung des momentan ausgewählten Besetzungsreport).

2. Diesem neuen Besetzungsreport einen Namen geben mittels "Umbenennen" im Kontextmenü.

Anlage im Navigator

1. Einen neuen Besetzungsreport erstellen durch Klick auf das grüne Plus in der Auswahl "Besetzungs-Report" im Navigator.

2. Diesem neuen Besetzungsreport einen Namen geben mittels "Umbenennen" in der Werkzeugleiste.

Auswahl der Kontenbasis

Die Kontenbasis kann entweder als Projekt oder als Konto eingefügt werden.

Beispiel: "Projekt oder Konto einfügen"

Ein Großteil der Optionen findet sich in beiden Menüpunkten.

Unterschied zwischen Konto einfügen und Projekt einfügen
Konto	Projekt
je 1 Konto für Anzahl und für Dauer wird eingefügt es kann kein Bedarf hinterlegt werden Namen der Mitarbeiter können nicht angezeigt werden Gesamtsumme je Monat	es wird nur die Anzahl berechnet Bedarf kann hinterlegt werden Namen der Mitarbeiter können angezeigt werden keine Gesamtsumme je Monat

Bei der Anlage von Projekten oder Konten für die Besetzungsansicht stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Eine detaillierte Beschreibung all dieser Möglichkeiten gibt es unter Konten einstellen.

Definition des Bedarfs

Voraussetzung

Wenn der Dienstplaner den Bedarf ändern soll, aber keine Stammdatenrechte auf die Planungseinheit hat, dann benötigt er die Berechtigung Plan Detail ändern. Sonst kann er für Planungscodes keinen Bedarf definieren.

Methode 1

Bei Projekten (nicht bei Konten) kann je Wochentag ein Bedarf hinterlegt werden.

Beispiel:

Bedarf von Montag - Freitag: 2 Mitarbeiter im Nachtdienst
Bedarf für Samstag, Sonn- und Feiertag: 1 Mitarbeiter im Nachtdienst

Der Bedarf muss für Montag bis Sonntag sowie Feiertag einmal eingestellt werden.

Dazu Rechtsklick auf den jeweiligen Tag in der Kalenderzeile und sooft "Bedarf um 1 erhöhen" bzw. "Bedarf um 1 vermindern" wählen, bis der gewünschte Bedarf erreicht ist. Tipp: Man kann auch mehrere Tage (zB Mo - Fr) markieren und dann einen Rechts-Klick in die Markierung machen, dann wird der Bedarf für alle 5 Tage gleichzeitig eingestellt.

Bedarf einstellen direkt in der Besetzungsanzeige

Stellt man zB Bedarf = 2 für Montag den 04.04. ein, so gilt dieser für alle Montage ab diesem Zeitpunkt.

In der Anzeige sieht man nun die Differenz zwischen Bedarf und tatsächlicher Besetzung. Im Tooltip wird der Bedarf, die Besetzung und die Namen jener Mitarbeiter, welche diese Besetzung abdecken, angezeigt.

Anzeige von Bedarf und tatsächlicher Besetzung

Methode 2

Alternativ zu obiger Methode kann der Bedarf ab Version 2017.10 auch über die jeweiligen Stammdaten der Dienste/Farbmarkierungen/Planungscodes etc. definiert werden:

Bei Diensten und Farbmarkierungen gibt es in den Stammdaten einen neuen Ordner "Bedarf". Um zu diesen Stammdaten bei Planungscodes zu gelangen, entweder einen Rechte-Maus-Klick auf den Planungscode in der Legende im jeweiligen Monatsplan und "Planeinstellungen bearbeiten" oder einen Rechte-Maus-Klick auf die jeweilige Zeile im Besetzungsreport und "Projekt bearbeiten".

Interessant bei

hohem Bedarf
mehrwöchigem Bedarfszyklus
Bedarf an Aufnahmetagen
Bedarf für spezielle Tagesarten

Beispiel 1:
Mehrwöchiger Bedarfszyklus: in der ersten Woche Bedarf von 1 für Montag/Mittwoch/Freitag, in der zweiten Woche dafür Dienstag und Donnerstag.
Hierzu muss die Periodendauer festgelegt werden und für die entsprechenden Wochentage der 1. und der 2. Woche der Bedarf festgelegt werden.

Bedarf einstellen in den Stammdaten

Beispiel 2:
Grundbedarf von Montag - Freitag 5, Samstag/Sonntag 0 
Bedarf an dienstfreien Tagen (laut Spezifikation in Tagesarten Spezial zB 24.12; 31.12 ...): 2

Bedarf einstellen in den Stammdaten für bestimmte Tagesarten

Budgets

Für die Anzahl und Dauer-Konten sowie für die Konten aus der Abrechnung können sogenannte Budgets hinterlegt werden. Damit kann überprüft werden, ob das hinterlegte Budget eingehalten bzw. inwieweit über- oder unterschritten wurde. Mehr Informationen dazu:

Auswahl der Anzeigeoptionen

Namen anzeigen (nur für Projekte)

Bedarfsanzeige mit Namen

Es können im Kontextmenü verschiedene Optionen für die Anzeige der Namen ausgewählt werden:

Namen anzeigen: Zeigt für das ausgewählte Projekt die Namen an
Für alle Namen anzeigen: Zeigt für ALLE Projekte im Besetzungsreport die Namen an.
Kurznamen anzeigen: Zeigt die Kurznamen der Mitarbeiter an.
bei Namen nur Zunamen anzeigen: Zeigt die Zunamen der Mitarbeiter an.

Anmerkung: ist weder "Kurznamen anzeigen" noch "bei Namen nur Zunamen anzeigen" ausgewählt, wird der Zuname und der Vorname angezeigt. Bei Konten (Anzahl und Dauer) können keine Namen angezeigt werden.
Ab Version 2019.20 werden bei "Namen anzeigen" auch die erfassten Tagtexte angezeigt: Besetzungsreport: Tagtexte im Tooltip anzeigen

Bezeichnung kompakt anzeigen

Bei der Auswertung von Diensten auf unterschiedlichen Planunsgeinheiten wird insbesondere bei langen Stationsnamen die Anzeige der Bezeichnung abgeschnitten, dies kann mit der Option "Bezeichnung kompakt anzeigen" verbessert werden. Eine genauere Beschreibung dazu finden Sie hier.

Farben von Ressource verwenden

Es ist möglich, die Mitarbeiter in der Farbe der jeweiligen Berufsgruppe anzuzeigen. Siehe Besetzungsreport: Farben von Ressource verwenden

Kurzzeichen in Besetzungsreport anzeigen

Standardmäßig wird im Besetzungsreport nur die Langbezeichnung (zb. Dienstbezeichnung) angezeigt:

Bedarfsanzeige mit Langbezeichnung

Soll auch das Kurzzeichen (zb. das Dienstsymbol) angezeigt werden, dann muss der Parameter "Aufgaben: Bezeichnung 'lang' mit Code" in den Systemeinstellungen unter "UI Einstellungen" auf JA gesetzt werden:

Danach sieht der Besetzungsreport so aus:

Bedarfsanzeige mit Kurzzeichen und Langbezeichnung

Dies betrifft Dienste, Planungscodes, Farbmarkierungen, etc.

Kopieren

Es ist ab der Version 2019.10 auch möglich, das Ergebnis des Besetzungs-Reports zu kopieren und anschließend zum Beispiel im Excel einzufügen.

im Navigator bei Besetzungs-Report auf das Fernglas klicken
im Suchfenster den entsprechenden Besetzungsreport öffnen und ausführen
in der Werkzeugleiste auf klicken
anschließend im Excel einfügen

Invertiert kopieren vertauscht die Spalten und Zeilen

Das Ergebnis im Excel nach dem Einfügen würde zum Beispiel so aussehen:

Ergebnis des Besetzungs-Reports im Excel

Druckoptionen

Alle Tage auf einer Seite drucken

Bei Ausdruck des Besetzungsreports wird normalerweise jede Kalenderwoche auf einer eigenen Seite ausgedruckt. Wählt man die Option "alle Tage auf einer Seite drucken", so wird der gesamte ausgewählte Zeitraum auf einer Seite angedruckt.

Alles auf einer Seite drucken

Bei Auswahl dieser Option werden alle Zeilen des Besetzungsreports auf einer Seite angedruckt.

Berechtigungen

Auch auf Besetzungsreports können Berechtigungen vergeben werden:

Berechtigung zum Lesen:

Standardmäßig ist jeder Besetzungsreport "ungeschützt", das heißt, dass jeder Benutzer den Besetzungsreport sehen kann
Ist hier eine Berechtigung gesetzt, so ist der Besetzungsreport nur für jene Benutzer sichtbar, welche auch die Leseberechtigung besitzen (analog zu Planungscodes)

Ab der Version 2018.20 gibt es auch die Möglichkeit eine eigene Berechtigung zum Öffnen zu definieren:

Berechtigung zum Öffnen:

Standardmäßig kann jeder Benutzer den Besetzungsreport öffnen, wenn er die Berechtigung "Ändern" hat
Ist hier eine Berechtigung gesetzt, so kann der Besetzungsreport nur von jenen Benutzer geöffnet werden, welche auch die jeweilige Berechtigung besitzen
Diese Berechtigung ist auch dann notwendig, wenn bei dem Benutzer der Parameter "Bearbeitungsmaske bei lesender Zugriffserlaubnis sperren" gesetzt ist
- durch den Parameter ist nämlich das öffnen des Besetzungsreports gesperrt (Benutzer hat die Berechtigung "Ändern" nicht)

Die Berechtigungsvergabe funktioniert über den jeweiligen Besetzungsreport -> auf den Schlüssel gehen "Berechtigung setzen":

Hier kann dann eine bestehende oder selbst definierte Berechtigung ausgewählt werden, um den Besetzungsreport zu lesen oder zu öffnen

Reportgruppen

Ab der Version 2020.2 können Besetzungsreports auch in Reportgruppen unterteilt werden. Siehe Besetzungs-Report-Gruppe sowie die Dokumentation für die Zuteilung der Konto-Reports in Reportgruppen

Bereitstellung mittels Web-Service

Es gibt auch die Möglichkeit Besetzungsreports mittels Web-Service bereitzustellen: Besetzungsreport-WebService

Erfassung von Texten

Ab der Version 2019.02 ist es möglich, direkt im Besetzungsreport Tagestexte für einen Mitarbeiter zu erfassen: Besetzungsreport: Tagtexte über Kontextmenü erfassen

Besetzungsreports für Dienstplan voreinstellen

Ab der Version 2020.12 ist es möglich, für die Tages-, Wochen- und Monatsansicht einen Besetzungsreport voreinzustellen. Informationen finden Sie hier.

Besetzungs-Report/Parametrierung

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