Berechtigungen für Genehmigungsverfahren


Die Berechtigungen für Genehmigungsverfahren sind eine Programmfunktion, die es ermöglicht zu entscheiden, welche Benutzer für welche Personen in welchen Genehmigungsverfahren Anträge genehmigen oder genehmigte Anträge stornieren dürfen.

Es soll die Frage beantwortet werden:

Mit welchen Einstellungen darf welcher Benutzer für welches Personal Anträge aus welchen Genehmigungsverfahren genehmigen oder genehmigte Anträge stornieren?

Funktionsbeschreibung

Keine Einstellungen

Werden am Genehmigungsverfahren keine Einstellungen getroffen, dürfen nur Benutzer mit Supervisor-Berechtigung Anträge genehmigen oder stornieren.

Keine Einstellungen
Genehmigungsverfahren und Berechtigungen 1675930260714.png

Einstellungen am Genehmigungsverfahren

Pro Genehmigungsverfahren können 2 Berechtigungen vergeben werden:

  • Berechtigung Genehmigen
    • Die Benutzer brauchen mindestens diese Berechtigung um Anträge zu genehmigen
  • Berechtigung Stornieren
    • Die Benutzer brauchen mindestens diese Berechtigung um Anträge zu stornieren
Einstellungen am Genehmigungsverfahren
Genehmigungsverfahren und Berechtigungen 1675937881315.png

Spezialfall Selbstbedienungsbenutzer

Ein Selbstbedienungsbenutzer kann je nach zugewiesenen Berechtigungen Anträge genehmigen oder Genehmigungen stornieren.

Ein Selbstbedienungsbenutzer darf jedoch das mit dem Benutzer verknüpfte Personal nicht selbst genehmigen oder stornieren.

Ausnahmen

  • Der Benutzer hat die SUPERVISOR Berechtigung
  • Der Parameter "Benutzer darf sein Personal genehmigen" ist am Benutzer aktiviert [1]
Einstellungen am Benutzer
Parametrierung 1675421486908.png

Gliederungsmöglichkeiten des Personal

Es gibt 2 Möglichkeiten, damit ein definierter Benutzer nur die Anträge seines Personals sieht:

Pläne/Poolpläne

Die Berechtigung zum Genehmigen/Stornieren wird pro Planungseinheit hinterlegt.

Alle auf der Planungseinheit stammzugeteilten Mitarbeiter können genehmigt bzw. storniert werden.

Soll der Genehmiger selbst auch auf der Planungseinheit sichtbar sein, so wird dieser mittels Poolzuteilung auf die Planungseinheit zugeteilt.

Die am Genehmigungsverfahren hinterlegten Berechtigungen, werden in die Rolle "DIENSTPLAN BEARBEITEN" aufgenommen.

Berechtigungsvergabe
Rolle "Dienstplan Bearbeiten" Hinterlegung Benutzer
Genehmigungsverfahren und Berechtigungen 1675939026395.png Genehmigungsverfahren und Berechtigungen 1675940179886.png


Genehmigergruppen

Das Personal kann unabhängig zur Stamm-Planungseinheit nach Genehmiger frei gruppiert werden.

Die Berechtigung zum Genehmigen/Stornieren wird pro Genehmigergruppe hinterlegt.

Dazu wird eine eigene Berechtigungsrolle definiert, welche auf der Genehmigergruppe hinterlegt wird

Berechtigungsvergabe Genehmigergruppen
Rolle für Genehmigergruppe Hinterlegung Benutzer
Genehmigungsverfahren und Berechtigungen 1675939529302.png Genehmigungsverfahren und Berechtigungen 1675940390318.png


Parametrierungsrichtlinen

Die Berechtigungen für das Genehmigungsverfahren sollten immer wie folgt angelegt werden:

  • Berechtigung Genehmigen: Genehmigungsverfahren: Genehmigen
  • Berechtigung Stornieren: Genehmigungsverfahren: Stornieren


Anschließend können diese beiden Berechtigungen bei Bedarf in eine Rolle "GENEHMIGEN + STORNIEREN" zusammengefasst werden.

Beispiele

Beispiel 1 - Berechtigungen mit Plän/Poolpläne

Ausgangssituation

Die Planungseinheit "Plan A" wird von Frau Weitblick geleitet. Sie hat hier die Berechtigung "DIENSTPLAN BEARBEITEN".

Frau Weitblick soll die Anträge aller am Plan A stammzugeteilten Mitarbeiter bearbeiten.

Frau Weitblick selbst soll von ihrem Vorgesetzten Hr. Meister genehmigt werden.

Parametrierung

Frau Weitblick darf nicht auf den Plan A stammzugeteilt sein.

Sie muss ist auf den Plan "Leitungen" stammzugeteilt und wird mittels Poolzuteilung auch auf den Plan A zugewiesen, damit Ihre An- und Abwesenheiten auch dort ersichtlich sind.

Monatsplan "Plan A"
Genehmigungsverfahren und Berechtigungen 1675947286472.png

Info: Bei Bedarf könnten die Dienste von Fr. Weitblick auch am Poolplan eingetragen werden, falls die Stunden auf die Kostenstelle des Plan A laufen sollen.


Folgende Benutzer müssen angelegt sein:

Benutzerrechte
Berechtigungen Frau Weitblick Berechtigungen Herr Meister
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Damit Frau Weitblick sich selbst keine direkte Genehmigung eintragen kann, muss ihr Benutzer ein Selbstbedienungsbenutzer sein. Dadurch kann sie für das verknüpfte Personal keine Genehmigungen durchführen. Da Herr Meister selbst nicht als Personal im ALEX geführt wird, hat er keinen Selbstbedienungsbenutzer


Die Rolle "DIENSTPLAN BEARBEITEN" muss um die Berechtigungen für das Genehmigungsverfahren erweitert sein:

Rolle "DIENSTPLAN BEARBEITEN"
Genehmigungsverfahren und Berechtigungen 1675939026395.png

Ergebnis

Im Genehmigungsverfahren von Fr. Weitblick sind nur die beiden stammzugeteilten Mitarbeiter ersichtlich. Die Anträge von Fr. Weitblick selbst sind nicht enthalten:

Genehmigungsverfahren Fr. Weitblick
Genehmigungsverfahren und Berechtigungen 1675947852509.png


Würde Frau Weitblick bei sich selbst eine direkte Genehmigung eintragen, erscheint beim Abspeichern folgender Fehler:

Fehler Direktes Genehmigen
Genehmigungsverfahren und Berechtigungen 1675949213964.png



Im Genehmigungsverfahren von Hr. Meister sind nur die am Plan "Leitungen" stammzugeteilten Mitarbeiter ersichtlich. Die Anträge von Hr. Maier und Hr. Imglück sind nicht sichtbar:

Genehmigungsverfahren Hr. Meister
Genehmigungsverfahren und Berechtigungen 1675947972036.png

Datenbank

DokuDB_BerechtigungenGV_Plan

Beispiel 2 - Berechtigungen mit Genehmigergruppen

Ausgangssituation

Die Planungseinheit "Plan A" wird von Frau Weitblick geleitet. Sie hat hier die Berechtigung "DIENSTPLAN BEARBEITEN".

Frau Weitblick soll die Anträge aller am Plan A stammzugeteilten Mitarbeiter bearbeiten.

Frau Weitblick selbst und Herr Dorninger sollen von ihrem Vorgesetzten Hr. Meister genehmigt werden.

Monatsplan "Plan A"
Genehmigungsverfahren und Berechtigungen 1675951260918.png

Parametrierung

Für jeden Genehmiger wird eine eigene Genehmigergruppe angelegt:

Genehmigergruppen
Genehmigungsverfahren und Berechtigungen 1675950644551.png


Beim Plan A kann die "Genehmigergruppe Weitblick" in den Plan-Stammdaten hinterlegt werden, da grundsätzlich alle stammzugeteilten Mitarbeiter zu dieser Genehmigergruppe gehören. So werden auch neue Mitarbeiter direkt dieser Gruppe zugeordnet.

Plan-Stammdaten
Genehmigungsverfahren und Berechtigungen 1675950728964.png


Da Frau Weitblick und Herr Dorninger auch am Plan A stammzugeteilt sind, muss direkt am Personalstamm die Genehmigergruppe hinterlegt werden:

Personal-Stammdaten
Genehmigungsverfahren und Berechtigungen 1675950806847.png


Weiters müssen die Benutzer von Frau Weitblick und Herr Meister bearbeitet werden:

Benutzerrechte
Benutzer Fr. Weitblick Benutzer Hr. Meister
Genehmigungsverfahren und Berechtigungen 1675950905639.png Genehmigungsverfahren und Berechtigungen 1675950943735.png
Fr. Weitblick hat "DIENSTPLAN BEARBEITEN" am Plan A und zusätzlich für ihre Genehmigergruppe das Recht "GENEHMIGEN + STORNIEREN" Hr. Meister hat nur das Recht "GENEHMIGEN + STORNIEREN" auf seiner Genehmigergruppe. Er kann keinen anderen Plan bearbeiten.


Die Rolle "GENEHMIGEN + STORNIEREN" muss spezielle Berechtigung beinhalten:

Rolle "GENEHMIGEN + STORNIEREN"
Genehmigungsverfahren und Berechtigungen 1675939529302.png

Zusätzlich zu den Rechten vom Genehmigungsverfahren sind auch noch folgende Rechte notwendig:

  • "Dienstplan lesen" wird benötigt, damit der Genehmigergruppenplan geöffnet werden kann
  • "Planungscodes im Status ändern" wird benötigt, damit die Planungscodes aus dem Genehmigungsverfahren im Dienstplan eingetragen werden können.

Diese Rechte sind auf der Genehmigergruppe notwendig, da der Genehmiger das DIENSTPLAN BEARBEITEN am Stammplan des Mitarbeiters nicht zwingenderweise haben muss (wie z.B. beim Benutzer Meister).

Ergebnis

Im Genehmigungsverfahren von Fr. Weitblick sind nur die beiden Mitarbeiter Hr. Imglück und Hr. Maier ersichtlich. Die Anträge von Fr. Weitblick und Hr. Dorninger sind nicht enthalten:

Genehmigungsverfahren und Berechtigungen 1675953962950.png


Im Genehmigungsverfahren von Hr. Meister sind nur die Anträge von Frau Weitblick und Herrn Dorninger ersichtlich.

Genehmigungsverfahren und Berechtigungen 1675954009939.png

Für die Genehmigergruppe kann nun der jeweilige Genehmigergruppenplan mit den zugeteilten Mitarbeitern geöffnet werden:

Genehmigergruppenplan Weitblick

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Genehmigergruppenplan Meister

Genehmigungsverfahren und Berechtigungen 1675954061346.png

Datenbank

DokuDB_BerechtigungenGV_Genehmigergruppen

Fußnoten

  1. #8042 Einzelne Selbstbediener sollen sich selbst genehmigen können