Die Berechtigungen für Genehmigungsverfahren sind eine Programmfunktion, die es ermöglicht zu entscheiden, welche Benutzer für welche Personen in welchen Genehmigungsverfahren Anträge genehmigen oder genehmigte Anträge stornieren dürfen.
Funktionsbeschreibung
Aufteilung des Personal
Ein Supervisor-Benutzer kann immer Anträge des gesamten Personals genehmigen oder genehmigte Anträge stornieren.
Um allen anderen Benutzern die Berechtigungen zuordnen zu können, muss feststehen wie das Personal, welches im Genehmigungsverfahren bearbeitet werden soll, aufgeteilt wird.
Es gibt folgende Möglichkeiten das Personal aufzuteilen:
Pläne/Poolpläne
Alle auf der Planungseinheit stammzugeteilten Mitarbeiter sollen vom Genehmiger bearbeitet werden können.
Der Genehmiger selbst ist auf einer anderen Planungseinheit stammzugeteilt.
Soll der Genehmiger selbst auch auf der Planungseinheit sichtbar sein, so wird dieser mittels Poolzuteilung auf die Planungseinheit zugeteilt.
Genehmigergruppen
Das Personal soll unabhängig zur Stamm-Planungseinheit nach Genehmiger frei gruppiert werden.
Einstellungen der Berechtigungen
Die Berechtigungen werden am Genehmigungsverfahren eingestellt.
Werden am Genehmigungsverfahren keine Einstellungen getroffen, dürfen nur Benutzer mit Supervisor-Berechtigung Anträge genehmigen oder genehmigte Anträge stornieren.
| Keine Einstellungen |
|
Pro Genehmigungsverfahren können folgende Berechtigungen vergeben werden:
| Berechtigung | Beschreibung |
|---|---|
| Berechtigung Genehmigen | Berechtigung um Anträge dieses Genehmigungsverfahrens zu genehmigen |
| Berechtigung Stornieren | Berechtigung um genehmigte Anträge dieses Genehmigungsverfahrens zu stornieren |
| Einstellungen am Genehmigungsverfahren |
|
Einstellung am Benutzer
Pläne/Poolpläne
Die Berechtigungen werden pro Planungseinheit hinterlegt. Die am Genehmigungsverfahren hinterlegten Berechtigungen werden in die Rolle "DIENSTPLAN BEARBEITEN Kunde" aufgenommen.
| Berechtigungsvergabe | |
| Rolle "Dienstplan Bearbeiten" | Hinterlegung Benutzer |
|
|
Genehmigergruppen
Die Berechtigung wird pro Genehmigergruppe hinterlegt.
Dazu wird eine eigene Berechtigungsrolle definiert, welche auf der Genehmigergruppe hinterlegt wird.
| Berechtigungsvergabe Genehmigergruppen | |
| Rolle für Genehmigergruppe | Hinterlegung Benutzer |
|
|
Spezialfall Selbstbedienungsbenutzer
Ein Selbstbedienungsbenutzer kann je nach zugewiesener Berechtigung Anträge genehmigen oder Genehmigungen stornieren.
Ein Selbstbedienungsbenutzer darf jedoch das mit dem Benutzer verknüpfte Personal nicht selbst genehmigen oder stornieren.
Ausnahmen
- Der Benutzer hat die SUPERVISOR Berechtigung
- Der Parameter "Benutzer darf sein Personal genehmigen" ist am Benutzer aktiviert [1]
| Einstellungen am Benutzer |
|
Parametrierungsrichtlinien
Die Berechtigungen für das Genehmigungsverfahren sollten immer wie folgt angelegt werden:
| Berechtigung | Beschreibung |
|---|---|
Berechtigung Genehmigen: |
Bezeichnung des Genehmigungsverfahren: Genehmigen |
Berechtigung Stornieren: |
Bezeichnung des Genehmigungsverfahren: Stornieren |
Anschließend können diese beiden Berechtigungen bei Bedarf in eine Rolle "GENEHMIGEN + STORNIEREN" zusammengefasst werden.
Beispiele
Beispiel 1 - Berechtigungen mit Plänen/Poolplänen
Ausgangssituation
Die Planungseinheit "Plan A" wird von Fr. Weitblick geleitet. Sie hat hier die Berechtigung "DIENSTPLAN BEARBEITEN".
Frau Weitblick soll die Anträge aller am Plan A stammzugeteilten Mitarbeiter bearbeiten.
Frau Weitblick selbst soll von ihrem Vorgesetzten Hr. Meister genehmigt werden.
Parametrierung
Frau Weitblick darf nicht auf "Plan A" stammzugeteilt sein.
Sie wird auf den Plan "Leitungen" stammzugeteilt und nur mittels Poolzuteilung auf "Plan A" zugewiesen, damit Ihre An- und Abwesenheiten auch dort ersichtlich sind.
| Monatsplan "Plan A" |
|
Info: Bei Bedarf könnten die Dienste von Fr. Weitblick auch am Poolplan eingetragen werden, falls die Stunden des Personals auf die Kostenstelle von "Plan A" laufen müssen.
Folgende Benutzer müssen angelegt sein:
| Benutzerrechte | |
| Berechtigungen Frau Weitblick | Berechtigungen Herr Meister |
|
|
| Damit Frau Weitblick sich selbst keine direkte Genehmigung eintragen kann, muss ihr Benutzer ein Selbstbedienungsbenutzer sein. Dadurch kann sie für das verknüpfte Personal keine Genehmigungen durchführen. | Da Herr Meister selbst nicht als Personal im ALEX geführt wird, hat er keinen Selbstbedienungsbenutzer
|
Die Rolle "DIENSTPLAN BEARBEITEN" muss um die Berechtigungen für das Genehmigungsverfahren erweitert sein:
| Rolle "DIENSTPLAN BEARBEITEN" |
|
|
Ergebnis
Im Genehmigungsverfahren von Fr. Weitblick sind nur die beiden stammzugeteilten Mitarbeiter ersichtlich. Die Anträge von Fr. Weitblick selbst sind nicht enthalten:
| Genehmigungsverfahren Fr. Weitblick |
|
Würde Frau Weitblick bei sich selbst eine direkte Genehmigung eintragen, erscheint beim Abspeichern folgender Fehler:
| Fehler Direktes Genehmigen |
|
Im Genehmigungsverfahren von Hr. Meister sind nur die am Plan "Leitungen" stammzugeteilten Mitarbeiter ersichtlich. Die Anträge von Hr. Maier und Hr. Imglück sind nicht sichtbar:
| Genehmigungsverfahren Hr. Meister |
|
Datenbank
Beispiel 2 - Berechtigungen mit Genehmigergruppen
Ausgangssituation
Die Planungseinheit "Plan A" wird von Fr. Weitblick geleitet. Sie hat hier die Berechtigung "DIENSTPLAN BEARBEITEN".
Frau Weitblick soll die Anträge aller am Plan A stammzugeteilten Mitarbeiter bearbeiten.
Frau Weitblick selbst und Herr Dorninger sollen von ihrem Vorgesetzten Hr. Meister genehmigt werden.
| Monatsplan "Plan A" |
|
Parametrierung
Für jeden Genehmiger wird eine eigene Genehmigergruppe angelegt:
| Genehmigergruppen |
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Beim "Plan A" kann die "Genehmigergruppe Weitblick" in den Plan-Stammdaten hinterlegt werden, da grundsätzlich alle stammzugeteilten Mitarbeiter zu dieser Genehmigergruppe gehören. So werden auch neue Mitarbeiter durch die Vererbung direkt dieser Gruppe zugeordnet
| Plan-Stammdaten |
|
Da Frau Weitblick und Herr Dorninger auch am Plan A stammzugeteilt sind, muss direkt am Personalstamm die Genehmigergruppe hinterlegt werden:
| Personal-Stammdaten |
|
Weiters müssen die Benutzer von Frau Weitblick und Herr Meister bearbeitet werden:
| Benutzerrechte | |
| Benutzer Fr. Weitblick | Benutzer Hr. Meister |
|
|
| Fr. Weitblick hat "DIENSTPLAN BEARBEITEN" am Plan A und zusätzlich für ihre Genehmigergruppe das Recht "GENEHMIGEN + STORNIEREN" | Hr. Meister hat nur das Recht "GENEHMIGEN + STORNIEREN" auf seiner Genehmigergruppe. Er kann keinen anderen Plan bearbeiten. |
Die Rolle "GENEHMIGEN + STORNIEREN" muss spezielle Berechtigung beinhalten:
| Rolle "GENEHMIGEN + STORNIEREN" |
|
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Zusätzlich zu den Rechten vom Genehmigungsverfahren sind auch noch folgende Rechte notwendig:
- "Dienstplan lesen" wird benötigt, damit der Genehmigergruppenplan geöffnet werden kann
- "Planungscodes im Status ändern" wird benötigt, damit die Planungscodes aus dem Genehmigungsverfahren im Dienstplan eingetragen werden können.
Diese Rechte sind auf der Genehmigergruppe notwendig, da der Genehmiger das DIENSTPLAN BEARBEITEN am Stammplan des Mitarbeiters nicht zwingenderweise haben muss (wie z.B. beim Benutzer Meister).
Ergebnis
Im Genehmigungsverfahren von Fr. Weitblick sind nur die beiden Mitarbeiter Hr. Imglück und Hr. Maier ersichtlich. Die Anträge von Fr. Weitblick und Hr. Dorninger sind nicht enthalten:
| Genehmigungsverfahren Fr. Weitblick |
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Im Genehmigungsverfahren von Hr. Meister sind nur die Anträge von Frau Weitblick und Herrn Dorninger ersichtlich.
| Genehmigungsverfahren Hr. Meister |
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Für die Genehmigergruppe kann nun der jeweilige Genehmigergruppenplan mit den zugeteilten Mitarbeitern geöffnet werden:
| Genehmigergruppenpläne | |
| Genehmigergruppenplan Weitblick | Genehmigergruppenplan Meister |
|
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Datenbank
DokuDB_BerechtigungenGV_Genehmigergruppen
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