Alex® arbeitet mit folgenden Bearbeitungsstatus:
Versiegelt: Pläne vor dem Stichtag der Datenübernahme, falls Version 6.5 verwendet wurde.
Abgeschlossen : Abgeschlossene und an die Lohnverrechnung übergeleitete Pläne.
Ist: Istdienstplan (2. Zeile)
Planung: Solldienstplan (1. Zeile)
Nicht erzeugt: Pläne, welche noch nicht erzeugt wurden. Nicht alle Summen werden hier korrekt mitgerechnet, Konten von Ansprüchen (z. B. Urlaub) aber schon. Es ist somit möglich, die Urlaubsplanung im Status "Nicht erzeugt" durchzuführen.
Wechsel in die Planung
Sobald Sie mit der Planung eines Monats beginnen möchten, müssen Sie bei geöffnetem Monatsplan den Status von „nicht erzeugt“ auf „Planung“ mit dem Symbol für „Planstatus nach vor“ durchführen. Wenn Sie dies nicht machen, können Sie zwar Dienste und Abwesenheiten im Plan eintragen, es erfolgt aber keine korrekte Berechnung der Summen! Bsp.: Eintrag von zukünftigen Diensten, Fortbildungen, etc. um diese bei der Dienstplanung gleich berücksichtigen zu können!
Der Wechsel der Status wird IM Dienstplan mit folgenden Symbolen durchgeführt:
Wechsel ins Ist
Je nach Unternehmen ist die organisatorische Regelung, wann ein Dienstplan ins Ist gestellt werden muss, unterschiedlich. Häufig muss die Planung am 15. oder 20. des Vormonats abgeschlossen sein und den Mitarbeitern kommuniziert werden.
Zu diesem Zeitpunkt wird der Status ins "Ist" gewechselt, dazu klickt man wieder auf das Symbol „Planstatus nach vor“.
Ein Statuswechsel ist nur möglich, wenn es keine schweren Fehler (rotes x beim Mitarbeiternamen) gibt. Häufige Gründe für schwere Fehler in der Planung sind Arbeitszeitgesetzverletzungen.
Nach dem Statuswechsel ins 'Ist sind die Planungszeile (obere Zeile) und die Istzeile (untere Zeile) ident.
Jeder weitere Eintrag in den Dienstplan wird in die Istzeile eingetragen. Die Planungszeile jedoch bleibt davon unberührt und somit bleibt weiterhin ersichtlich, wie die ursprüngliche Planung aussah zum Zeitpunkt des Statuswechsels.
Hinweis: Alex macht das automatisch, man kann hier keinen Fehler machen, die Planungszeile ist nicht mehr bearbeitbar.
Wechsel in Abgeschlossen
Wenn alle Istzeiten erfasst wurden, Mehr- und Überstunden entsprechend behandelt wurden und die Daten bereits sind für die Lohnartenüberleitung, kann der Status auf "Abgeschlossen" geändert werden.
Es darf zu diesem Zeitpunkt keinen schweren Fehler geben und in den D-Konten (D100%, D125%, ...) darf es keine roten Felder geben!
Ab jetzt kann keine Änderung mehr im Plan erfasst werden.
Wenn Lohnartenschnittstellen oder Abwesenheitsschnittstellen in Betrieb sind, so kann nun der zuständige Mitarbeiter die Schnittstellen erstellen.
Nur ein berechtigter Benutzer kann den Plan wieder zurück setzen ins "Ist", um beispielsweise noch fehlende Zeiten einzutragen.
Automatische chronologische Ordnung
WICHTIG:
Alex® lässt es nicht zu, dass der Planstatus nicht chronologisch nach vor bzw. zurück versetzt wird. D.h. der Jänner kann niemals in Planung sein und der Feb. bereits im Status IST. Wird der Februar ins Ist gesetzt, wenn der Jänner noch im Status Planung ist, dann wird der Jänner automatisch ebenfalls ins Ist gesetzt.
Oder wenn Sie z.B. den Jänner und Februar abgeschlossen haben und im März aber für den Jännerplan noch etwas ändern möchten und dafür den Jänner zurück ins IST setzen, dann wird automatisch der Februar ebenfalls ins IST gesetzt. Dies ist zu bedenken, wenn Sie den Jänner wieder abschließen, denn dann müssen Sie auch den Februar wieder abschließen.
| Statustreppe - Planung/Ist/Abgeschlossen | |
| grafische Übersicht | Darstellung in Zeilen |
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Erkärung von Schulungscheckliste:
- Nicht erzeugt
- es werden keine Summen gerechnet (außer Urlaub)
- Dienste/Abwesenheiten können eingetragen werden --> Keine Summen
- Urlaubsplanung in Zukunft
- Planung
- wenn Dienstplan geplant wird
- Summen werden nun mitgerechnet
- gesetzeskonform planen
- IST
- nun sind 2 Zeilen vorhanden (Planung und IST)
- wie wird wirklich gearbeitet (Stempelungen, Diensttausch, Vertretungen)
- AZG Verletzungen sind nur mehr Warnungen (gelbes Dreieck)
- Abgeschlossen
