Statusmöglichkeiten
Nicht erzeugt
- Status existiert aus Performancegründen
- Pläne werden nicht durchgerechnet, Summen sind eventuell nicht korrekt
- Ansprüche (z.B. Urlaub) werden IMMER korrekt berechnet
- für Urlaubsplanung kann bereits in diesem Status gemacht werden
- auch Dienste können in diesem Status normal eingetragen werden
Planung
- im Dienstplan die 1. Zeile beim Mitarbeiter
- AZG-Einstellungen werden geprüft
- bei Verletzung: schwerer Fehler
Ist
- im Dienstplan die 2. Zeile beim Mitarbeiter
- tatsächliche Arbeitszeiten
- AZG-Einstellungen werden geprüft
- bei Verletzung: Warnung
Abgeschlossen
- abgerechnete Pläne
- keine Änderungen mehr möglich
Versiegelt
- Pläne vor dem Stichtag der Datenübernahme, falls Version 6.5 verwendet wurde
Statuswechsel
Der Statuswechsel wird mit folgenden Symbolen durchgeführt:
Wechsel in die Planung
Sobald Sie mit der Planung eines Monats beginnen möchten, müssen Sie bei geöffnetem Monatsplan den Status von „nicht erzeugt“ auf „Planung“ mit dem Symbol für „Planstatus nach vor“ durchführen. Wenn Sie dies nicht machen, können Sie zwar Dienste und Abwesenheiten im Plan eintragen, es erfolgt aber keine korrekte Berechnung der Summen! Bsp.: Eintrag von zukünftigen Diensten, Fortbildungen, etc. um diese bei der Dienstplanung gleich berücksichtigen zu können!
Wechsel ins Ist
Je nach Unternehmen ist die organisatorische Regelung, wann ein Dienstplan ins Ist gestellt werden muss, unterschiedlich. Häufig muss die Planung am 15. oder 20. des Vormonats abgeschlossen sein und den Mitarbeitern kommuniziert werden.
Ein Statuswechsel ist nur möglich, wenn es keine schweren Fehler (rotes x beim Mitarbeiternamen) gibt. Häufige Gründe für schwere Fehler in der Planung sind Arbeitszeitgesetzverletzungen.
Nach dem Statuswechsel ins 'Ist sind die Planungszeile (obere Zeile) und die Istzeile (untere Zeile) ident.
Jeder weitere Eintrag in den Dienstplan wird in die Istzeile eingetragen. Die Planungszeile jedoch bleibt davon unberührt und somit bleibt weiterhin ersichtlich, wie die ursprüngliche Planung aussah zum Zeitpunkt des Statuswechsels.
Hinweis: Alex macht das automatisch, man kann hier keinen Fehler machen, die Planungszeile ist nicht mehr bearbeitbar.
Wechsel in Abgeschlossen
Wenn alle Istzeiten erfasst wurden, Mehr- und Überstunden entsprechend behandelt wurden und die Daten bereits sind für die Lohnartenüberleitung, kann der Status auf "Abgeschlossen" geändert werden.
Es darf zu diesem Zeitpunkt keinen schweren Fehler geben und in den D-Konten (D100%, D125%, ...) darf es keine roten Felder geben!
Ab jetzt kann keine Änderung mehr im Plan erfasst werden.
Wenn Lohnartenschnittstellen oder Abwesenheitsschnittstellen in Betrieb sind, so kann nun der zuständige Mitarbeiter die Schnittstellen erstellen.
Nur ein berechtigter Benutzer kann den Plan wieder zurück setzen ins "Ist", um beispielsweise noch fehlende Zeiten einzutragen.
Automatische chronologische Ordnung
Alex® lässt es nicht zu, dass der Planstatus nicht chronologisch nach vor bzw. zurück gesetzt wird.
D.h. der Jänner kann niemals in Planung sein und der Feb. bereits im Status IST.
Wird der Februar ins Ist gesetzt, wenn der Jänner noch im Status Planung ist, dann wird der Jänner automatisch ebenfalls ins Ist gesetzt.
Oder wenn Sie z.B. den Jänner und Februar abgeschlossen haben und im März aber für den Jännerplan noch etwas ändern möchten und dafür den Jänner zurück ins IST setzen, dann wird automatisch der Februar ebenfalls ins IST gesetzt.
Dies ist zu bedenken, wenn Sie den Jänner wieder abschließen, denn dann müssen Sie auch den Februar wieder abschließen.
| Statustreppe - Planung/Ist/Abgeschlossen | |
| grafische Übersicht | Darstellung in Zeilen |
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Statusautomatik
Ein automatischer Wechsel ist möglich von:
- Planung auf Ist
- Am 1. des Monats wird der Dienstplan vom aktuellen Monat automatisch in den Status Ist gesetzt
- Ist auf Abgeschlossen
- Am 1. des Monats wird der Dienstplan vom vorigen Monat automatisch in den Status Abgeschlossen gesetzt
Achtung: Der automatische Statuswechsel ist nur möglich, wenn kein schwerer Fehler im Dienstplan vorhanden ist und offene Genehmigungsanträge bearbeitet wurden!
Parametrierung:
