Checkliste Web-Kunden

Die nachfolgende Abrechnungscheckliste bildet die Grundlage für die erste Schulung.

Arbeitszeit

  • Nach welchem Kollektivvertrag wird abgerechnet?
  • Wie viele Stunden müssen Ihre Mitarbeiter in der Woche / Monat arbeiten (Sollstundenberechnung)?
    • Vollzeit (Beispiel: 40h von Montag - Freitag je 8h)
    • Teilzeit (Beispiel: 20h von Montag - Freitag je 4h)
  • Gibt es geregelte Pausenzeiten?
    • bezahlte Pause
    • unbezahlte Pause
  • An welchen Tagen haben die Mitarbeiter frei?
    • 24./31. Dezember
    • Sonntage
    • Feiertage

Überstunden

  • Bekommt der Mitarbeiter Überstunden, wenn er:
    • am Tag mehr als XX Stunden arbeitet (Tagesüberstunden)
    • in der Woche mehr als XX Stunden arbeitet (Wochenüberstunden)
    • am Ende des Monats noch Plusstunden übrig hat
    • zu speziellen Tageszeiten (z.B. nach 18:30) arbeitet?
    • ist das bei Vollzeit und Teilzeit gleich?


  • Mit welcher Bewertung werden die Mehr-/Überstunden als Zeitguthaben mitgenommen bzw. ausbezahlt?
    • Vollzeit:
      • über Monatssoll: 50% Zuschag
    • Teilzeit:
      • bis zum Vollzeit-Soll: 1:1 oder 25% Zuschlag
      • ab dem Vollzeit-Soll: 50% Zuschlag
  • Wird monatlich abgerechnet oder gibt es einen mehrmonatigen Durchrechnungszeitraum z.B. 6 Monate?
    • bei einem mehrmonatigen Durchrechnungszeitraum -> in welchem Monat beginnt dieser?
  • Werden Überstunden sofort ausbezahlt oder werden Zeiten übertragen?

Zulagen

  • Erhält ein Mitarbeiter für spezielle Leistungen variable Zulagen?
 Beispiel: Sonntagszulage für Leistung am Sonntag (oder Feiertag)
 Beispiel: Nachtstundenzulage für Arbeit in der Nacht
 Beispiel: Vertretungszulage

Spezielle Dienste

  • Gibt Nachtdienste?
    • Erhalten Mitarbeiter Nachtschwerarbeitsstunden?
    • Wird die Sommer-/Winterzeitumstellung berücksichtigt?
    • Welche Zulagen gibt es dafür?
  • Gibt es Bereitschaften?
    • Welche Zulagen gibt es für Leistungs-/Nichtleistungszeit?

Abwesenheiten

  • Welche Abwesenheiten sollen erfasst werden?
    • Beispiel: Krankenstand, Pflegefreistellung, Fortbildungen, etc.
  • Wie sollen diese berechnet werden?
    • Beschäftigungsausmaß: Es werden die Stunden immer laut Soll berechnet
    • Ausfallsprinzip: Geplante Abwesenheit wird lt. Soll und ungeplante Abwesenheit lt. ausgefallenen Dienst gerechnet

Urlaub / Ansprüche

  • Urlaubsanspruch in Stunden oder Tagen?
  • Wird der neue Urlaub mit Kalenderjahr (01.Jänner) oder Arbeitsjahr zugebucht?
  • Was ist der Grundanspruch pro Jahr?
  • Wie erfolgt die Aliquotierung bei Ein- und Austritt eines Mitarbeiters?
    • wird der Urlaubsanspruch durch 365 oder 12 gerechnet?
  • Wie erfolgt die Aliquotierung des Anspruchs bei Wechsel des Beschäftigungsausmaßes?
  • Soll ALEX einen erhöhten Anspruch rechnen?
    • Welche Regelungen gibt es?
  • Gibt es noch andere Ansprüche, welche in Alex verwalten werden sollen?

Arbeitszeitgesetz

  • Welche Arbeitszeitgesetze soll Alex prüfen?
  • Grundsätzlich:
    • Maximale tägliche Arbeitszeit: 12 Stunden
    • Maximale wöchentliche Arbeitszeit: 60 Stunden (oder 48 Stunden ohne Durchschnittsberechnung?)
    • Wird die maximale wöchentliche Arbeitszeit auch im Durchschnitt geprüft?
      • Maximale Arbeitszeit pro Woche im Durchschnitt: 48 Stunden in 17 Wochen
    • Mindestruhe zwischen zwei Diensten: 11 Stunden
    • Wöchentliche Mindestruhe: 36 Stunden

Elektronische Zeiterfassung ("Stempeluhr")

Falls Sie eine elektronische Zeiterfassung wünschen, bedenken Sie bitte folgendes:

  • Gibt es geregelte Pausenzeiten?
    • bezahlte Pause
    • unbezahlte Pause
  • Wer kontrolliert und korrigiert etwaige falsche bzw. fehlende Stempelungen?

Interne Workflows

  • Wer soll in ALEX einsteigen und welche Aufgaben übernehmen?
  • Wie sollen Ihre Mitarbeiter in das System eingebunden werden?
    • Lesender/Schreibender Zugriff auf das System
    • Stundennachweis per E-Mail versenden
    • ALEX®-Cockpit App
      • nur als Informationsmedium (lesender Zugriff)
      • als interaktives Medium verwenden (schreibender Zugriff)
      • als Stempeluhr verwenden
  • Gibt es spezielle Abläufe, die abzubilden sind?
    • Überstundengenehmigungen
    • Urlaubsanträge
    • Weiters sind folgende Fragen zu besprechen:
      • Wer sind die Antragssteller?
        • Benötigen diese Einsicht in die Dienstpläne der Kollegen?
      • Wer genehmigt die Anträge?
        • Dürfen sich die Vorgesetzten selbst genehmigen?
      • Dürfen die Mitarbeiter selbst einen Stornoantrag machen?
      • Soll eine Benachrichtigung via E-Mail erfolgen?
        • Benachrichtigung für Mitarbeiter über Genehmigung/Stornierung
        • Benachrichtigung für Vorgesetzten über die Anträge
  • Arbeiten mit der ALEX®-Wunschdienstplanung

Aufgabenplanung

Sollen Aufgaben (Maschinen, Geräte, Klienten, Arbeitsplätze, etc.) in Alex verplant werden?

  • Welcher Bedarf muss bei den jeweiligen Aufgaben gedeckt sein?
  • Müssen gewisse Qualifikationen pro Aufgabe vorhanden sein, um diese zu besetzen?
  • Wie werden die Aufgaben verplant? Monatlich, bereits fix im Dienstrad?


Wenn mit Aufgaben gearbeitet werden soll, dann bitte die im Anhang befindliche Datei ausfüllen und dem Projektmanager zukommen lassen.

Schnittstellen

  • Welche Schnittstellen zu Fremdsystemen werden benötigt?
    • variable Bezüge (Überstunden, etc.)
    • Abwesenheiten

(Das umfangreiche Portfolio an Schnittstellen finden Sie hier.)

Anhänge

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