Checkliste Web-Kunden

Die nachfolgende Abrechnungscheckliste bildet die Grundlage für die erste Schulung.

Arbeitszeit

• Nach welchem Kollektivvertrag wird abgerechnet?
• Wie viele Stunden müssen Ihre Mitarbeiter in der Woche / Monat arbeiten (Sollstundenberechnung / Normalarbeitszeit je Tag)?
  • Vollzeit (Beispiel: 40h von Montag - Freitag je 8h)
  • Teilzeit (Beispiel: 20h von Montag - Freitag je 4h)

• An welchen Tagen haben die Mitarbeiter frei?
  • 24./31. Dezember
  • Sonntage
  • Feiertage

Überstunden

• Bekommt der Mitarbeiter Überstunden, wenn er:
  • am Tag mehr als XX Stunden arbeitet (Tagesüberstunden)
  • in der Woche mehr als XX Stunden arbeitet (Wochenüberstunden)
  • am Ende des Monats noch Plusstunden übrig hat
  • zu speziellen Tageszeiten (z.B. nach 18:30) arbeitet?
  • ist das bei Vollzeit und Teilzeit gleich?

• Mit welcher Bewertung werden die Mehr-/Überstunden als Zeitguthaben mitgenommen bzw. ausbezahlt?
  • Vollzeit:
    • über Monatssoll: 50% Zuschlag
  • Teilzeit:
    • bis zum Vollzeit-Soll: 1:1 oder 25% Zuschlag
    • ab dem Vollzeit-Soll: 50% Zuschlag
      

• Wird monatlich abgerechnet oder gibt es einen mehrmonatigen Durchrechnungszeitraum z.B. 6 Monate?
  • bei einem mehrmonatigen Durchrechnungszeitraum -> in welchem Monat beginnt dieser?

• Werden Überstunden sofort ausbezahlt oder werden Zeiten übertragen?

Zulagen

• Erhält ein Mitarbeiter für spezielle Leistungen variable Zulagen?

 <Beispiel: Sonntagszulage für Leistung am Sonntag (oder Feiertag)
 Beispiel: Nachtstundenzulage für Arbeit in der Nacht
 Beispiel: Vertretungszulage

• Gebühren diese auch bei Abwesenheit?

Spezielle Dienste

• Gibt es Nachtdienste?
  • Erhalten Mitarbeiter Nachtschwerarbeitsstunden?
  • Wird die Sommer-/Winterzeitumstellung berücksichtigt?
  • Welche Zulagen gibt es dafür?
• Gibt es Bereitschaften?
  • Welche Zulagen gibt es für Leistungs-/Nichtleistungszeit?

Abwesenheiten

• Welche Abwesenheiten sollen erfasst werden?
  • Beispiel: Krankenstand, Pflegefreistellung, Fortbildungen, etc.
• Wie sollen diese berechnet werden?
  • Beschäftigungsausmaß: Es werden die Stunden immer laut Soll berechnet
  • Ausfallsprinzip: Geplante Abwesenheit wird lt. Soll und ungeplante Abwesenheit lt. ausgefallenen Dienst gerechnet

Urlaub / Ansprüche

• Urlaubsanspruch in Stunden oder Tagen?
• Wird der neue Urlaub mit Kalenderjahr (01.Jänner) oder Arbeitsjahr zugebucht?
• Was ist der Grundanspruch pro Jahr?
• Wie erfolgt die Aliquotierung bei Ein- und Austritt eines Mitarbeiters?
  • wird der Urlaubsanspruch durch 365 oder 12 gerechnet?
• Wie erfolgt die Aliquotierung des Anspruchs bei Wechsel des Beschäftigungsausmaßes?
  • Restaliquotierung
  • Jahresanspruchsaliquotierung
• Soll ALEX einen erhöhten Anspruch rechnen?
  • Welche Regelungen gibt es?
• Gibt es noch andere Ansprüche, welche in Alex verwalten werden sollen?

Arbeitszeitgesetz

• Welche Arbeitszeitgesetze soll Alex prüfen?
• Grundsätzlich:
  • Maximale tägliche Arbeitszeit: 12 Stunden
  • Maximale wöchentliche Arbeitszeit: 60 Stunden (oder 48 Stunden ohne Durchschnittsberechnung?)
  • Wird die maximale wöchentliche Arbeitszeit auch im Durchschnitt geprüft?
    • Maximale Arbeitszeit pro Woche im Durchschnitt: 48 Stunden in 17 Wochen
  • Mindestruhe zwischen zwei Diensten: 11 Stunden
  • Wöchentliche Mindestruhe: 36 Stunden

Elektronische Zeiterfassung ("Stempeluhr")

Falls Sie eine elektronische Zeiterfassung wünschen, bedenken Sie bitte folgendes:

• Soll die Zeit vor Dienstbeginn und nach Dienstende automatisch angerechnet werden?
• Wie sollen die Zeitstempel erfasst werden (https://www.bitfactory.at/zeiterfassungsoftware/):
  • Stempeluhr
  • Mitarbeiterportal (jeder PC oder Laptop)
  • Smartphone

• Gibt es geregelte Pausenzeiten?
  • bezahlte Pause
  • unbezahlte Pause

• Wer kontrolliert und korrigiert etwaige falsche bzw. fehlende Stempelungen?

Interne Workflows

• Wer soll in ALEX einsteigen und welche Aufgaben übernehmen?

• Wie sollen Ihre Mitarbeiter in das System eingebunden werden?
  • Lesender/Schreibender Zugriff auf das System
  • Stundennachweis per E-Mail versenden
  • ALEX^®-Cockpit App
    • nur als Informationsmedium (lesender Zugriff)
    • als interaktives Medium verwenden (schreibender Zugriff)
    • als Stempeluhr verwenden

• Gibt es spezielle Abläufe, die abzubilden sind?
  • Überstundengenehmigungen
  • Urlaubsanträge
  • Weiters sind folgende Fragen zu besprechen:
    • Wer sind die Antragssteller?
      • Benötigen diese Einsicht in die Dienstpläne der Kollegen?
    • Wer genehmigt die Anträge?
      • Dürfen sich die Vorgesetzten selbst genehmigen?
    • Dürfen die Mitarbeiter selbst einen Stornoantrag machen?
    • Soll eine Benachrichtigung via E-Mail erfolgen?
      • Benachrichtigung für Mitarbeiter über Genehmigung/Stornierung
      • Benachrichtigung für Vorgesetzten über die Anträge
• Arbeiten mit der ALEX^®-Wunschdienstplanung

Aufgabenplanung

Sollen Aufgaben (Maschinen, Geräte, Klienten, Arbeitsplätze, etc.) in Alex verplant werden?

• Welcher Bedarf muss bei den jeweiligen Aufgaben gedeckt sein?
• Müssen gewisse Qualifikationen pro Aufgabe vorhanden sein, um diese zu besetzen?
• Wie werden die Aufgaben verplant? Monatlich, bereits fix im Dienstrad?

Wenn mit Aufgaben gearbeitet werden soll, dann bitte die im Anhang befindliche Datei ausfüllen und dem Projektmanager zukommen lassen.

Schnittstellen

• Welche Schnittstellen zu Fremdsystemen werden benötigt?
  • variable Bezüge (Überstunden, etc.)
  • Abwesenheiten

(Das umfangreiche Portfolio an Schnittstellen finden Sie hier.)

Anhänge

• Schulungsunterlagen Supervisoren
• Schulungsunterlagen Dienstplaner
• Vorlage_Aufgaben_-_Bedarf_pro_Wochentag.xlsx -- Claudia Wurm, 13. Januar 2022, 14:01