Die Einsatzanfrage ist eine Programmfunktion, die es ermöglicht, offenen Bedarf mit Hilfe des Ersatzvorschlags zur Nachbesetzung an Personal auszuschreiben. Die Kommunikation zwischen dem Alex-Benutzer, der die Einsatzanfrage stellt, und dem Personal, welches sie erhält, kann dabei über
- Push-Nachrichten im Personal-Cockpit
abgewickelt werden.
Funktionsbeschreibung
Um die Programmfunktion nutzen zu können, muss
- entweder der E-Mailversand konfiguriert sein
- Bei Verwendung ohne Personal Cockpit: E-Mail Adressen bei beim Personal hinterlegt sein
- oder das Personal Cockpit mit Push-Nachrichten konfiguriert sein.
- die E-Mail Adressen bei den Benutzern konfiguriert sein
Werden beim Personal nur Push-Nachrichten gewünscht, kann die Benachrichtung per E-Mail über den Parameter "Benachrichtigungen per Email senden" (Gruppe "Einsatzanfragen") in den Systemeinstellungen deaktiviert werden. [1]
Einsatzanfragen versenden
Mit Hilfe des Ersatzvorschlages werden für den offenen Bedarf Personen angezeigt, welche ihn übernehmen können.
Der Benutzer kann danach das Personal selektieren und "Einsatzanfrage versenden" auswählen:
| Gewünschtes Personal auswählen und "Einsatzanfrage versenden" |
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Ablauf Personal
Das selektierte Personal erhält die Information über die Einsatzanfrage über das Personal Cockpit (als Push Nachricht) oder per E-Mail.
| Benachrichtung des Personals | |
| Personal Cockpit | |
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Per App oder im Mail können die Einsatzanfragen übernommen oder abgelehnt werden:
Übernahme
Das Personal, welches die Einsatzanfrage annimmt, erhält folgende Information:
| Information bei Übernahme | |
| Personal Cockpit | |
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Hat die Einsatzanfrage zuvor bereits ein anderer Kollege übernommen, wird folgende Information angezeigt:
| Information, wenn Anfrage bereits von einem Kollegen übernommen wurde | |
| Personal Cockpit | |
| Die Einsatzanfrage ist in der Personal Cockpit App nicht mehr sichtbar, sollte diese bereits von einem anderen Mitarbeiter übernommen worden sein. | 
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Ablehnung
Wird die Einsatzanfrage vom Personal abgelehnt, so erhält es folgende Information:
| Information bei Ablehnung | |
| Personal Cockpit | |
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Abgelehnte Einsatzanfragen werden im Dienstplan durch eine automatische Markierung mittels Sonderabrechnung angezeigt.
Damit diese sichtbar ist, muss der Parameter""Aufgaben/Extras als Farbstreifen" in den Bildschirmeinstellung aktiviert sein
| Anzeige von abgelehnten Einsatzanfragen im Dienstplan |
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Ablauf Benutzer, der Einsatzanfrage stellt
Der Benutzer, welcher die Einsatzanfrage versendet, erhält nach dem Versand folgende E-Mail als Übersicht:
| Mail zur Übersicht |
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Weiters erhält dieser Benutzer eine E-Mail bei einer Übernahme/Ablehnung durch ein Personal:
| Information bei Aktion des Personals | |
| Übernahme | Ablehnung |
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Manuelle Übernahme / Löschen
Der Benutzer kann mittels der Funktion "Einsatzanfragen" im Navigator eine Übersicht über alle von ihm versendeten Einsatzanfragen aufrufen:
| Aufruf der Einsatzanfragen über den Navigator |
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| in diesem Beispiel wurde die Anfrage von Herrn Steinbichler abgelehnt und ist noch offen |
In dieser Übersicht sind nur die Einsatzanfragen der Planungseinheiten sichtbar, für die der Benutzer die Berechtigung "Einsatzanfrage lesen" hat.[2]
Über das Kontextmenü einer Einsatzanfrage kann diese:
- übernommen
- erneut versendet
- gelöscht werden
Der Dienst / die Aufgabe darf manuell im Dienstplan nicht eingetragen werden, da das Personal die Einsatzanfrage weiterhin annehmen kann.
So wäre der Dienst/die Aufgabe eventuell überbesetzt.
Daher ist die Übernahme unbedingt über die Übersicht zu machen.
| Auswahlmöglichkeiten für eine Einsatzanfrage |
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Bei Auswahl von "Einsatzanfrage übernehmen" wird die Liste jener Mitarbeiter angezeigt, welche die Einsatzanfrage ursprünglich erhalten haben. Wählt man einen aus, wird der entsprechende Dienst bei diesem Mitarbeiter als angenommen eingetragen.
Wird die Maus über den kleinen Pfeil daneben gezogen, erscheint die Auswahlmöglichkeit "beliebiges Personal". Wählt man dies aus, so erscheint ein neues Fenster mit allen am Plan verfügbaren Mitarbeitern. Wählt man einen aus, wird der entsprechende Dienst bei diesem Mitarbeiter als angenommen eingetragen.
Bei Auswahl von "erneut versenden", wird die Einsatzanfrage nochmals an das Personal versendet, an welche diese Einsatzanfrage ursprünglich versendet wurde (auch an jenes welches bereits abgelehnt hat).
Bei Auswahl von "Löschen umschalten" wird die Einsatzanfrage in der App nicht mehr angezeigt. Im Falle einer Übernahme per E-Mail durch den Mitarbeiter bekommt dieser die Nachricht "Einsatzanfrage verfallen." [3]
Berechtigungen
Für das Versenden der Einsatzanfragen sind 3 Berechtigungen auf der Planungseinheit notwendig:
- Einsatzanfrage anlegen
- Einsatzanfrage ändern
- Einsatzanfrage lesen
Diese sind in der Standardrolle "DIENSTPLAN BEARBEITEN" enthalten und müssen bei Bedarf in Kundenrollen hinterlegt werden.
