Das Krankenstands-Dashboard ist eine Programmfunktion zur Bearbeitung von Krankenstandsdaten. Es erweitert das Genehmigungsverfahren um zusätzliche Informationen und Visualisierungen.
Krankenstandsinformationen werden im Gegensatz zu anderen Abwesenheiten im laufenden Abrechnungsmonat in der Lohnverrechnung benötigt, da sie unmittelbar Auswirkung auf die vom Dienstgeber auszuzahlenden Lohn- bzw. Gehaltsbestandteile haben ("Entgeltfortzahlung"). Daher sind spezielle Prozesse notwendig, die mit eigenen Funktionen abgebildet werden können.
Im Wesentlichen geht es nach dem Eintrag der Krankenstände um
- die Verwaltung von Krankenstandsbestätigungen und
- die Kommunikation mit dem Mitarbeiter über ausstehende Unterlagen (E-Mail-Versand)
- den Abgleich mit den bestätigten Krankenständen seitens der Sozialversicherungsträger und den
- permanenten Austausch von Daten mit dem Lohnverrechnungssystem.
Dashboard starten
Das Dashboard kann entweder über das
- Systemmenü für alle Mitarbeiter oder über die
- Werkzeugleiste in der Dienstplanbearbeitung für die Mitarbeiter der eigenen Abteilung
aufgerufen werden.
| Auswählmöglichkeiten | |
| Auswahl im Systemmenü | Auswahl im Dienstplan |
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Im Krankenstands-Dashboard werden ausschließlich Krankenstände (bzw. jene Planungscodes, die als "Krankenstand" parametriert wurden) angezeigt.
Ähnlich des Genehmigungsprozesses werden die eingetragenen Krankenstände je nach Bearbeitungsverlauf in unterschiedlichen Segmenten angezeigt:
- "Eingetragen": Im oberen Bereich werden die eingetragenen Krankenstände angezeigt; diese wurden noch nicht weiter bearbeitet.
- "Geprüft": Sobald die eingetragenen Krankenstände vom zuständigen Bearbeiter geprüft wurden, wechseln diese in den mittleren Bereich.
- "Bestätigt": Ein Zusatzmerkmal des mittleren Bereichs ist die Markierung einer schriftlichen Bestätigung (hier: grün hinterlegt).
- "Storniert": Eingetragene Krankenstandstage wurden wieder gelöscht.
| Ansicht Krankenstandsverwaltung |
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| orange: Krankenstand dauert länger als 3 Tage
grün: Bestätigung wurde vom Mitarbeiter übermittelt |
Krankenstandsbestätigung
Eine schriftliche Krankenstandsbestätigung des Mitarbeiters kann mit einer eigenen Funktion erfasst werden. Bestätigte Krankenstände werden farblich markiert und nach unten gereiht - quasi formal als beendet markiert und aus dem Bearbeitungsfokus des Krankenstands-Bearbeiters genommen.
| Bestätigen-Button |
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Erinnerung auf ausständige Bestätigungen[1][2]
Mit einer eigenen Funktion unterstützt das Dashboard das Fehlen von schriftlichen Bestätigungen. Üblicherweise erfolgen diese Erinnerungen an den Mitarbeiter im persönlichen bzw. telefonischen Gespräch oder alternativ per E-Mail. Beim Versand per E-Mail kann ein Vorlagetext im HTML-Format hinterlegt werden. (unter Systemeinstellungen/Genehmigungsverfahre/Erinnerung via Mail: Vorlagetext)
Über ein eigenes Menü "Erinnerung" kann ein Freitext erfasst werden oder ein Erinnerungs-E-Mail direkt an den Mitarbeiter versendet werden.
| Kontextmenü: Erinnerung |
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Diese Erinnerungen werden auch protokolliert bzw. kann die letzte Erinnerung auch als eigene Spalte "zuletzt erinnert am" angezeigt werden:
| Erinnerungsprotokoll |
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Text erfassen[3]
Mit einer eigenen Funktion unterstützt das Dashboard das erfassen von Freitexten als Notizen.
Über ein eigenes Menü "Text erfassen" kann ein Freitext erfasst werden, welcher veränderbar bleibt und somit jederzeit wieder geändert oder gelöscht werden kann.
| Kontextmenü: Text erfassen |
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| Dialogfenster |
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Spezielle Merkmale
In diesem Anwendungsbeispiel wird darauf geachtet, welche Krankenstände zusammenhängend mehr als 3 Tage dauern.
| Hervorhebung von längeren Krankenständen |
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Der Diensteintrag des letzten Krankenstandstages kann im Dashboard angezeigt werden - dies könnte dann interessant sein, falls es sich um einen Nachtdienst handelt. Dieser Dienst wird in denselben Farben wie im Dienstplan dargestellt.
| Anzeige letzter Dienst im Zeitbereich |
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Werden bereits genehmigte Abwesenheiten (z. B. Urlaub) durch Krankenstände ersetzt, so kann dies im Dashboard ersichtlich gemacht werden, siehe auch hier.
Die beantragten Krankenstände liegen in einem Zeitbereich, wo zuvor schon einmal ein genehmigter Urlaub eingetragen war.
| Ansicht Genehmigungsfenster |
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Für Mitarbeiter, die - abgesehen vom Krankenstands-Dashboard - kein Genehmigungsverfahren verwenden, werden die Planungscodes aus dem Status Planung angezeigt, siehe auch hier.
Datenaustausch mit der Lohnverrechnung
Für die Lohnverrechnung ist es wichtig, zum frühestmöglichen Zeitpunkt über die aktuellen Krankenstände informiert zu sein. Alex® fungiert hier als führendes System und versorgt die Lohnverrechnung täglich mit den aktualisierten Daten. Somit kann zu jedem Zeitpunkt in der Lohnverrechnung festgestellt werden, ob noch Entgeltfortzahlungsanspruch für den Mitarbeiter seitens des Dienstgebers besteht.
- Beschreibung der Export-Schnittstelle
- Planungscode-Differenz Export
Hinweis:
Diese Option ist derzeit ausschließlich bei Alex®-Anwendern mit angeschlossenem SAP/HR-System im Einsatz.
Datenaustausch mit dem Sozialversicherungsträger
Die ELDA-Schnittstelle ist für den Abgleich mit den bestätigten Krankenständen seitens der Sozialversicherungsträger und den mit Alex® erfassten Krankenstandsdaten konzipiert.
- Beschreibung der ELDA Schnittstelle
Links
Videomitschnitt vom Webinar- Einstellen einer eigenen Genehmigungsverfahren-Gruppe zur Unterscheidung von klassischen Genehmigungsprozessen (Urlaub, ZA, etc.)
- Bestätigung von Einträgen
- Anlage eines Genehmigungsverfahrens
Fußnoten
- Issues:
