Einsatzmanagement: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 15. März 2023, 14:59 Uhr

Die Einsatzanfrage ist eine Programmfunktion, die es ermöglicht offenen Bedarf mit Hilfe des Ersatzvorschlags zur Nachbesetzung an Personal auszuschreiben. Die Kommunikation zwischen dem Alex-Benutzer der die Einsatzanfrage stellt und dem Personal, welches sie erhält, kann dabei über

Email
Push-Nachrichten im Personal-Cockpit

abgewickelt werden.

Funktionsbeschreibung

Um die Programmfunktion nutzen zu können muss entweder

Emailversand und Email Adressen bei beteiligten Benutzern und Personal konfiguriert sein.
Personalcockpit + Pushnachrichten konfiguriert sein.

Werden beim Personal nur Pushnachrichten gewünscht kann die Benachrichtung per E-Mail über den Parameter "Benachrichtigungen per Email senden" (Gruppe "Einsatzanfragen") in den Systemeinstellungen deaktiviert werden. ^[1]

Einsatzanfragen versenden

Mit Hilfe des Ersatzvorschlages werden für den unterbesetzten Bedarf Personen angezeigt, welche ihn übernehmen können.

Der Benutzer kann danach Personal selektieren und "Einsatzanfrage versenden" auswählen:

Gewünschtes Personal auswählen und "Einsatzanfrage versenden"

Ablauf Personal

Das selektierte Personal erhält die Information über die Einsatzanfrage über das Personal Cockpit (als Push Nachricht) oder per E-Mail.

Benachrichtung des Mitarbeiters
Personal Cockpit	E-Mail

Per App oder im Mail können die Einsatzanfragen übernommen oder abgelehnt werden:

Übernahme

Der Mitarbeiter, welcher die Einsatzanfrage annimmt, erhält folgende Information:

Information bei Übernahme
Personal Cockpit	E-Mail
Datei:Intern:CW - Spielwiese 1678875402170.png

Hat die Einsatzanfrage zuvor bereits ein anderer Kollege übernommen, wird folgende Information angezeigt:

Information, wenn Anfrage bereits von einem Kollegen übernommen wurde
Personal Cockpit	E-Mail
Die Einsatzanfrage ist in der Personal Cockpit App nicht mehr sichtbar, sollte diese bereits von einem anderen Mitarbeiter übernommen worden sein.

Ablehnung

Wird die Einsatzanfrage vom Mitarbeiter abgelehnt, so erhält er folgende Information:

Information bei Ablehnung
Personal Cockpit	E-Mail

Abgelehnte Einsatzanfragen werden im Dienstplan durch eine automatische Markierung mittels Sonderabrechnung angezeigt.

Damit diese sichtbar ist, muss der Parameter""Aufgaben/Extras als Farbstreifen" in den Bildschirmeinstellung aktiviert sein

Anzeige von abgelehnten Einsatzanfragen im Dienstplan

Ablauf Benutzer, der Anfrage stellt

Der Benutzer, welcher die Einsatzanfrage versendet, erhält nach dem Versand folgende E-Mail als Übersicht:

Mail zur Übersicht

Weiters erhält dieser Benutzer eine E-Mail bei einer Übernahme/Ablehnung durch einen Mitarbeiter:

Information bei Aktion des Mitarbeiters
Übernahme	Ablehnung

Manuelle Übernahme / Ablehnung

Der Vorgesetzte kann mittels der Funktion "Einsatzanfragen" im Navigator eine Übersicht über alle von ihm versendete Einsatzanfragen aufrufen:

Aufruf der Einsatzanfragen über den Navigator

in diesem Beispiel wurde die Anfrage von Herrn Steinbichler abgelehnt und ist noch offen

Über das Kontextmenü einer Einsatzanfrage kann diese:

übernommen
abgelehnt
nochmals versendet werden

Der Dienst / die Aufgabe darf manuell im Dienstplan nicht eingetragen werden, da die Mitarbeiter die Einsatzanfrage weiterhin annehmen können.

So wäre der Dienst/die Aufgabe eventuell überbesetzt.

Daher ist die Übernahme unbedingt über die Übersicht zu machen.

Bei Auswahl von "versenden", wird die Einsatzanfrage nochmals an alle Mitarbeiter versendet, an welche diese Einsatzanfrage ursprünglich versendet wurde (auch an jene, welche bereits abgelehnt haben).

Berechtigungen

Für das Versenden der Einsatzanfragen sind 2 Berechtigungen auf der Planungseinheit notwendig:

Einsatzanfrage anlegen
Einsatzanfrage ändern

Diese sind in der Standardrolle "DIENSTPLAN BEARBEITEN" enthalten und müssen bei Bedarf in Kundenrollen hinterlegt werden.

Links

Bit Factory interne Zusatzinfos

Aktivierung

Fußnoten

↑ #8035

[issue7926-1] #8035

[1]

@@ Zeile 1: / Zeile 1: @@
 [[Kategorie:Neu ab Version 2022.06]]
-Das {{Alex}} Einsatzmanagement bietet die Möglichkeit, offene Dienste und Aufgaben durch eigenes Personal zu besetzen.  Dabei kommen verschiedene {{Alex}}-Tools zur Anwendung, um die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und dem dienstplanverantwortlichen Leitungspersonal zu steuern bzw. zu unterstützen.
+{{DISPLAYTITLE:Einsatzanfrage}}
-Ziel ist es, Dienstausfälle (z. B. aus Krankheitsgründen) abteilungsintern oder abteilungsübergreifend nachzubesetzen.
+Die  '''Einsatzanfrage''' ist eine [[Programmfunktion]], die es ermöglicht offenen Bedarf mit Hilfe des [[Ersatzvorschlag]]s zur Nachbesetzung an Personal auszuschreiben. Die Kommunikation zwischen dem Alex-Benutzer der die Einsatzanfrage stellt und dem Personal, welches sie erhält, kann dabei über
+* Email
+* Push-Nachrichten im [[Personal Cockpit|Personal-Cockpit]]
+abgewickelt werden.
-Folgende Standardwerkzeuge kommen '''<u>mit speziellen Erweiterungen</u>''' zum Einsatz:
+==Funktionsbeschreibung==
-*[[Kapazitätsabgleich|Besetzungs-Report]]
+Um die Programmfunktion nutzen zu können muss entweder
-*[[Ersatzvorschlag]]
+* Emailversand und Email Adressen bei beteiligten Benutzern und Personal konfiguriert sein.
-*[[Personal Cockpit|Personal-Cockpit]]
+* Personalcockpit + Pushnachrichten konfiguriert sein.
-<span><span /><br /></span>
+Werden beim Personal nur Pushnachrichten gewünscht kann die Benachrichtung per E-Mail über den Parameter '''"Benachrichtigungen per Email senden"''' (Gruppe "Einsatzanfragen") in den Systemeinstellungen deaktiviert werden. <ref name="issue7926">{{githubissue|8035}}</ref>
-'''Der Ablauf stellt sich wie folgt dar:'''
-#Mit der Funktion [[Ersatzvorschlag|"Ersatzvorschlag"]] existiert ein spezielles Auswahlverfahren zum Feststellen geeigneter Einspring-Mitarbeiter ([[Arbeitszeitgesetzprüfungen|AZG-Prüfung]], Überstundenvermeidung, etc.); die Abteilungsleitung ermittelt auf der eigenen Abteilung jenes Personal, das einen Dienst/Aufgabe übernehmen kann.
+===Einsatzanfragen versenden===
-#Es erfolgt eine Mitteilung an die relevanten Mitarbeiter via E-Mail oder über das [[Personal Cockpit|Personal-Cockpit]] auf dem Smartphone.
+Mit Hilfe des [[Ersatzvorschlag|Ersatzvorschlages]] werden für den unterbesetzten Bedarf Personen angezeigt, welche ihn übernehmen können.
-#Der Mitarbeiter erhält eine Nachricht und kann entscheiden, ob der Dienst bzw. die Aufgabe übernommen wird oder nicht: Die Möglichkeit der Zu- oder Absage kann direkt aus der E-Mail oder App erfolgen - es erfolgt die entsprechende Antwort an den Dienstplaner per E-Mail.
-# Wurde der Dienst von einem Mitarbeiter übernommen, erhalten die anderen Mitarbeiter, an welche die Anfrage verschickt wurde, eine Mitteilung per E-Mail, dass dieser Dienst bereits vergeben wurde. In der App wird diese Einsatzanfrage dann nicht mehr angezeigt.
+Der Benutzer kann danach Personal selektieren und "'''Einsatzanfrage versenden'''" auswählen:
-Voraussetzung ist ein [[Kapazitätsabgleich|Besetzungs-Report]], dabei können individuell gestaltete Besetzungs-Reports oder auch die Standard-Besetzungsansicht verwendet werden.
+{{AlexBild|Gewünschtes Personal auswählen und "Einsatzanfrage versenden"|[[Datei:Einsatzanfrage versenden.png|400px]]}}
-<span><span /><br /></span>
+===Ablauf Personal===
-'''Folgende Erweiterungen sind geplant:'''
+Das selektierte Personal erhält die Information über die Einsatzanfrage über das [[Personal Cockpit]] (als [[Personal Cockpit#Push-Nachrichten|Push Nachricht]]) oder per E-Mail.
-*Poolfunktion implementieren: Mitarbeiter von anderen Abteilungen sollen in das Auswahlverfahren eingebunden werden.<span />
+{{AlexBild2|Benachrichtung des Mitarbeiters|Personal Cockpit|E-Mail|[[Datei:Intern:CW - Spielwiese 1678875325976.png|250px]]|[[Datei:Einsatzmanagement 1667386235984.png|500px]]}}
-===Ersatzvorschlag===
-Mit der Option "[[Ersatzvorschlag|Verfügbares Personal anzeigen]]" ermittelt  {{Alex}} geeignete Vorschläge zur Deckung einer Unterbesetzung.
-Verfügbare Mitarbeiter mit der erforderlichen [[Qualifikationen verwalten|Qualifikation]] werden angezeigt. Es ist ersichtlich,
+Per App oder im Mail können die Einsatzanfragen übernommen oder abgelehnt werden:
-#wann der Mitarbeiter an diesem Tag Dienst hat
+==== Übernahme====
-#ob er eine Abwesenheit eingetragen hat<span /><span /><br />
+<span style="box-sizing: border-box;">Der Mitarbeiter, welcher die Einsatzanfrage annimmt, erhält folgende Information:</span>{{AlexBild2|Information bei Übernahme|Personal Cockpit|E-Mail|[[Datei:Intern:CW - Spielwiese 1678875402170.png|250px]]|[[Datei:Intern:CW_-_Spielwiese_1678876369319.png|800px]]}}
-{{AlexBild|Im Kontextmenü "Verfügbares Personal anzeigen" auswählen|[[Datei:Verfügbares Personal anzeigenEM.png]]|}}
-===Einsatzanfrage versenden===
+Hat die Einsatzanfrage zuvor bereits ein anderer Kollege übernommen, wird folgende Information angezeigt:
-*Auswahl der gewünschten Mitarbeiter im Auswahlfenster für "Verfügbares Personal"
+{{AlexBild2|Information, wenn Anfrage bereits von einem Kollegen übernommen wurde|Personal Cockpit| E-Mail| Die Einsatzanfrage ist in der Personal Cockpit App nicht mehr sichtbar, sollte diese bereits von einem anderen Mitarbeiter übernommen worden sein.|[[Datei:Einsatzmanagement 1667386352193.png|800px]]}}
-*"Einsatzanfrage versenden" auswählen
-*-> die gewählten Mitarbeiter sowie der ausführende Benutzer bekommen eine E-Mail
-{{AlexBild|Gewünschtes Personal auswählen und "Einsatzanfrage versenden"|[[Datei:Einsatzanfrage versenden.png]]|}}
+====Ablehnung====
+Wird die Einsatzanfrage vom Mitarbeiter abgelehnt, so erhält er folgende Information:
-<span /><span /><br />
+{{AlexBild2|Information bei Ablehnung|Personal Cockpit|E-Mail|[[Datei:Intern:CW - Spielwiese 1678875977272.png|250px]]|[[Datei:Intern:CW - Spielwiese 1678876093885.png|800px]]}}
-===E-Mail-Versand===
-Es werden folgende E-Mails versendet:
+Abgelehnte Einsatzanfragen werden im Dienstplan durch eine automatische Markierung mittels Sonderabrechnung angezeigt.
-*der Dienstplaner, welcher die Anfragen versendet hat, bekommt ein E-Mail zur Übersicht
+Damit diese sichtbar ist, muss der Parameter""Aufgaben/Extras als Farbstreifen" in den Bildschirmeinstellung aktiviert sein
-*die Mitarbeiter bekommen ein E-Mail mit der Anfrage
+{{AlexBild|Anzeige von abgelehnten Einsatzanfragen im Dienstplan|[[Datei:Einsatzmanagement abgelehnte Anfrage anzeigen.png]]}}
-**aus diesem E-Mail heraus können sie den angefragten Dienst oder die Aufgabe übernehmen oder auch ablehnen.
-{{AlexBild2|E-Mail-Versand für Einsatzanfrage|an den Dienstplaner, welcher die Anfragen versendet hat|an die Mitarbeiter|[[Datei:Einsatzmanagement 1667386717169.png|500px]]|[[Datei:Einsatzmanagement 1667386235984.png|500px]]|}}
-<span><span /><br /></span>
+===Ablauf Benutzer, der Anfrage stellt===
-Beim Mitarbeiter, welcher diese Einsatzanfrage annimmt, öffnet sich folgende Webseite zur Bestätigung:
+Der Benutzer, welcher die Einsatzanfrage versendet, erhält nach dem Versand folgende E-Mail als Übersicht:
-{{AlexBild|Webseite bei Übernahme|[[Datei:Einsatzanfrage Webseite Annahme.png|600px]]|}}
+{{AlexBild|Mail zur Übersicht|[[Datei:Einsatzmanagement 1667386717169.png|500px]]}}
-Sollten noch weitere Mitarbeiter diese Einsatzanfrage übernehmen, so öffnet sich folgende Webseite zur Information:
-{{AlexBild|Webseite, falls Dienst bereits von einem Kollegen übernommen wurde|[[Datei:Einsatzmanagement 1667386352193.png|600px]]|}}
-<span><span /><br /></span>
-Weiters werden bei Übernahme eines Dienstes auch der zuständige Dienstplaner sowie die Kollegen per E-Mail informiert.
-{{AlexBild2|E-Mail-Versand nach Übernahme|an den Dienstplaner, welcher die Anfragen versendet hat|an die Kollegen|
+Weiters erhält dieser Benutzer eine E-Mail bei einer Übernahme/Ablehnung durch einen Mitarbeiter:
-[[Datei:EM email Uebernahme.png|550px]]|[[Datei:EM email Uebernahme Kollegen.png|450px]]|}}
-====Abgelehnte Einsatzanfragen====
+{{AlexBild2|Information bei Aktion des Mitarbeiters|Übernahme|Ablehnung|[[Datei:Intern:CW - Spielwiese 1678876750534.png|500px]]|[[Datei:Intern:CW - Spielwiese 1678876799044.png|500px]]}}
-* Beim Mitarbeiter, welcher die Einsatzanfrage ablehnt, öffnet sich eine Webseite zur Bestätigung mit dem Text: "Sie haben >Dienstbezeichnung am Datum< abgelehnt."
+==== Manuelle Übernahme / Ablehnung ====
-*Der zuständige Dienstplaner bekommt eine E-Mail mit der Information, dass dieser Mitarbeiter die Anfrage abgelehnt hat.
+Der Vorgesetzte kann mittels der Funktion "Einsatzanfragen" im Navigator eine Übersicht über alle von ihm versendete Einsatzanfragen aufrufen:
-*Abgelehnte Einsatzanfragen werden im Dienstplan durch ein färbiges Stricherl beim Dienst  angezeigt
-**Voraussetzung: Bildschirmeinstellung "Aufgaben/Extras als Farbstreifen" = JA
-{{AlexBild|Anzeige von abgelehnten Einsatzanfragen im Dienstplan|[[Datei:Einsatzmanagement abgelehnte Anfrage anzeigen.png]]|}}
-===Personal Cockpit App===
+{{AlexBild|Aufruf der Einsatzanfragen über den Navigator|[[Datei:Einsatzmanagement 1662370932395.png]]|in diesem Beispiel wurde die Anfrage von Herrn Steinbichler abgelehnt und ist noch offen}}
-Im Personal Cockpit werden Einsatzanfragen wie folgt angezeigt:
-{{AlexBild|Personal Cockpit|[[Datei:Personal Cockpit Einsatzanfragen.png]]|}}
-In diesem Beispiel sind zwei Einsatzanfragen zu sehen:
+Über das Kontextmenü einer Einsatzanfrage kann diese:
-* ein Dienst 8S
+* übernommen
-* eine Aufgabe H1 von 8 - 12 Uhr
+* abgelehnt
+* nochmals versendet werden
-Einsatzanfragen können in der App abgelehnt oder angenommen werden. Der Benutzer, welcher die Einsatzanfrage verschickt hat, erhält auch in diesem Fall wieder ein E-Mail mit der Information.
-===Übersicht===
-Der Dienstplaner kann über den Navigator eine Übersicht aller Einsatzanfragen aufrufen:
-{{AlexBild|Aufruf der Einsatzanfragen über den Navigator|[[Datei:Einsatzanfragen Uebersicht.png|1000px]]|}}
+Der Dienst / die Aufgabe darf manuell im Dienstplan nicht eingetragen werden, da die Mitarbeiter die Einsatzanfrage weiterhin annehmen können.
-Abgelehnte Einsatzanfragen sieht man in dieser Übersicht wie folgt:
-{{AlexBild|Anzeige von abgelehnten Anträgen|[[Datei:Einsatzmanagement 1662370932395.png]]|in diesem Beispiel wurde die Anfrage von Herrn Steinbichler abgelehnt und ist noch offen}}
-Bei einem Rechte-Maus-Klick auf eine Einsatzanfrage hat man die Möglichkeit, die Einsatzanfrage zu
-*übernehmen
+So wäre der Dienst/die Aufgabe eventuell überbesetzt.
-*ablehnen
-*versenden
-<span><span /><br /></span>
+Daher ist die Übernahme unbedingt über die Übersicht zu machen.
-Bei Auswahl von "übernehmen" oder "ablehnen", kann ein Mitarbeiter ausgewählt werden, für den diese Einsatzanfrage manuell übernommen oder abgelehnt werden soll.
-Bei Auswahl von "versenden", wird die Einsatzanfrage nochmals an alle Mitarbeiter versendet, an welche diese Einsatzanfrage ursprünglich versendet wurde (auch an jene, welche bereits abgelehnt haben).
-=== Berechtigungen ===
+Bei Auswahl von "'''versenden'''", wird die Einsatzanfrage nochmals an alle Mitarbeiter versendet, an welche diese Einsatzanfrage ursprünglich versendet wurde (auch an jene, welche bereits abgelehnt haben).
-Für das Versenden der Einsatzanfragen sind 2 Berechtigungen am Dienstplan notwendig:
-* Einsatzanfrage anlegen
-* Einsatzanfrage ändern
+===Berechtigungen===
+Für das Versenden der Einsatzanfragen sind 2 Berechtigungen auf der Planungseinheit notwendig:
+*Einsatzanfrage anlegen
+*Einsatzanfrage ändern
 Diese sind in der Standardrolle "DIENSTPLAN BEARBEITEN" enthalten und müssen bei Bedarf in Kundenrollen hinterlegt werden.
-==Links ==
+==Links==
+*[[Einsatzmanagement stundenweise|Stundenweise Einsatzanfragen]]
-*[[Einsatzmanagement stundenweise|stundenweise Einsatzanfragen]]
 *[[Bild:YouTubeLogoMitText.png|50px|link=https://www.youtube.com/watch?v=gwmdYP46W4A]] [https://www.youtube.com/watch?v=gwmdYP46W4A Videomitschnitt vom Webinar]
 ==Bit Factory interne Zusatzinfos==
 *[[Intern:Einsatzmanagement Aktivierung|Aktivierung]]
+==Fußnoten==
 [[Category:Funktionsübersicht]]
 [[Category:Funktionsübersicht nach Thema]]
 [[Kategorie:Spezialwerkzeuge]]
 [[Category:Teamleader-Angebotsunterlagen]]