Einsatzmanagement: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 18. September 2023, 16:19 Uhr

Die Einsatzanfrage ist eine Programmfunktion, die es ermöglicht, offenen Bedarf mit Hilfe des Ersatzvorschlags zur Nachbesetzung an Personal auszuschreiben. Die Kommunikation zwischen dem Alex-Benutzer, der die Einsatzanfrage stellt, und dem Personal, welches sie erhält, kann dabei über

E-Mail
Push-Nachrichten im Personal-Cockpit

abgewickelt werden.

Funktionsbeschreibung

Um die Programmfunktion nutzen zu können, muss

entweder der E-Mailversand konfiguriert sein
- Bei Verwendung ohne Personal Cockpit: E-Mail Adressen bei beim Personal hinterlegt sein
oder das Personal Cockpit mit Push-Nachrichten konfiguriert sein.
die E-Mail Adressen bei den Benutzern konfiguriert sein

Werden beim Personal nur Push-Nachrichten gewünscht, kann die Benachrichtung per E-Mail über den Parameter "Benachrichtigungen per Email senden" (Gruppe "Einsatzanfragen") in den Systemeinstellungen deaktiviert werden. ^[1]

Einsatzanfragen versenden

Mit Hilfe des Ersatzvorschlages werden für den offenen Bedarf Personen angezeigt, welche ihn übernehmen können.

Der Benutzer kann danach das Personal selektieren und "Einsatzanfrage versenden" auswählen:

Gewünschtes Personal auswählen und "Einsatzanfrage versenden"

Ablauf Personal

Das selektierte Personal erhält die Information über die Einsatzanfrage über das Personal Cockpit (als Push Nachricht) oder per E-Mail.

Benachrichtung des Personals
Personal Cockpit	E-Mail

Per App oder im Mail können die Einsatzanfragen übernommen oder abgelehnt werden:

Übernahme

Das Personal, welches die Einsatzanfrage annimmt, erhält folgende Information:

Information bei Übernahme
Personal Cockpit	E-Mail

Hat die Einsatzanfrage zuvor bereits ein anderer Kollege übernommen, wird folgende Information angezeigt:

Information, wenn Anfrage bereits von einem Kollegen übernommen wurde
Personal Cockpit	E-Mail
Die Einsatzanfrage ist in der Personal Cockpit App nicht mehr sichtbar, sollte diese bereits von einem anderen Mitarbeiter übernommen worden sein.

Ablehnung

Wird die Einsatzanfrage vom Personal abgelehnt, so erhält es folgende Information:

Information bei Ablehnung
Personal Cockpit	E-Mail

Abgelehnte Einsatzanfragen werden im Dienstplan durch eine automatische Markierung mittels Sonderabrechnung angezeigt.

Damit diese sichtbar ist, muss der Parameter""Aufgaben/Extras als Farbstreifen" in den Bildschirmeinstellung aktiviert sein

Anzeige von abgelehnten Einsatzanfragen im Dienstplan

Ablauf Benutzer, der Einsatzanfrage stellt

Der Benutzer, welcher die Einsatzanfrage versendet, erhält nach dem Versand folgende E-Mail als Übersicht:

Mail zur Übersicht

Weiters erhält dieser Benutzer eine E-Mail bei einer Übernahme/Ablehnung durch ein Personal:

Information bei Aktion des Personals
Übernahme	Ablehnung

Manuelle Übernahme / Ablehnung / Löschen

Der Benutzer kann mittels der Funktion "Einsatzanfragen" im Navigator eine Übersicht über alle von ihm versendeten Einsatzanfragen aufrufen:

Aufruf der Einsatzanfragen über den Navigator

in diesem Beispiel wurde die Anfrage von Herrn Steinbichler abgelehnt und ist noch offen

In dieser Übersicht sind nur die Einsatzanfragen der Planungseinheiten sichtbar, für die der Benutzer die Berechtigung "Einsatzanfrage lesen" hat.^[2]

Über das Kontextmenü einer Einsatzanfrage kann diese:

übernommen
erneut versendet
gelöscht werden

Der Dienst / die Aufgabe darf manuell im Dienstplan nicht eingetragen werden, da das Personal die Einsatzanfrage weiterhin annehmen kann.

So wäre der Dienst/die Aufgabe eventuell überbesetzt.

Daher ist die Übernahme unbedingt über die Übersicht zu machen.

Auswahlmöglichkeiten für eine Einsatzanfrage

Bei Auswahl von "erneut versenden", wird die Einsatzanfrage nochmals an das Personal versendet, an welche diese Einsatzanfrage ursprünglich versendet wurde (auch an jenes welches bereits abgelehnt hat).

Bei Auswahl von "Löschen umschalten" wird die Einsatzanfrage in der App gelöscht. Im Falle einer Übernahme per E-Mail durch den Mitarbeiter bekommt dieser die Nachricht "Einsatzanfrage verfallen."

Berechtigungen

Für das Versenden der Einsatzanfragen sind 3 Berechtigungen auf der Planungseinheit notwendig:

Einsatzanfrage anlegen
Einsatzanfrage ändern
Einsatzanfrage lesen

Diese sind in der Standardrolle "DIENSTPLAN BEARBEITEN" enthalten und müssen bei Bedarf in Kundenrollen hinterlegt werden.

Links

Bit Factory interne Zusatzinfos

Aktivierung

Fußnoten

↑ #8035
↑ #8375 Einsatzanfragen: Suche im Navigator

[issue792622-1] #8035

[issue8375-2] #8375 Einsatzanfragen: Suche im Navigator

[1]

[2]

@@ Zeile 28: / Zeile 28: @@
 {{AlexBild2|'''Benachrichtung des Personals'''|Personal Cockpit|E-Mail|[[Datei:CW - Spielwiese 1678875325976.png|250px]]|[[Datei:Einsatzmanagement 1667386235984.png|500px]]}}
 Per App oder im Mail können die Einsatzanfragen übernommen oder abgelehnt werden:
 ====Übernahme====
 <span style="box-sizing: border-box;">Das Personal, welches die Einsatzanfrage annimmt, erhält folgende Information:</span>{{AlexBild2|'''Information bei Übernahme'''|Personal Cockpit|E-Mail|[[Datei:Einsatzanfragen 1678875402170.png|250px]]|[[Datei:Einsatzanfragen_1678876369319.png|800px]]}}
 Hat die Einsatzanfrage zuvor bereits ein anderer Kollege übernommen, wird folgende Information angezeigt:
@@ Zeile 45: / Zeile 43: @@
-Abgelehnte Einsatzanfragen werden im Dienstplan durch eine automatische Markierung mittels Sonderabrechnung angezeigt.
+Abgelehnte Einsatzanfragen werden im Dienstplan durch eine automatische Markierung mittels Sonderabrechnung angezeigt.
 Damit diese sichtbar ist, muss der Parameter""Aufgaben/Extras als Farbstreifen" in den Bildschirmeinstellung aktiviert sein
@@ Zeile 53: / Zeile 52: @@
 Der Benutzer, welcher die Einsatzanfrage versendet, erhält nach dem Versand folgende E-Mail als Übersicht:
 {{AlexBild|Mail zur Übersicht|[[Datei:Einsatzmanagement 1667386717169.png|500px]]}}
 Weiters erhält dieser Benutzer eine E-Mail bei einer Übernahme/Ablehnung durch ein Personal:
@@ Zeile 59: / Zeile 57: @@
 {{AlexBild2|'''Information bei Aktion des Personals'''|Übernahme|Ablehnung|[[Datei:Intern:CW - Spielwiese 1678876750534.png|500px]]|[[Datei:Intern:CW - Spielwiese 1678876799044.png|500px]]}}
-====Manuelle Übernahme / Ablehnung====
+====Manuelle Übernahme / Ablehnung / Löschen====
 Der Benutzer kann mittels der Funktion "Einsatzanfragen" im Navigator eine Übersicht über alle von ihm versendeten Einsatzanfragen aufrufen:
@@ Zeile 65: / Zeile 63: @@
 In dieser Übersicht sind nur die Einsatzanfragen der Planungseinheiten sichtbar, für die der Benutzer die Berechtigung "Einsatzanfrage lesen" hat.<ref name="issue8375">[https://github.com/bitfactory-software/alex/issues/8375 #8375] Einsatzanfragen: Suche im Navigator</ref>
 Über das Kontextmenü einer Einsatzanfrage kann diese:
 *übernommen
-*abgelehnt
+*erneut versendet
-*nochmals versendet werden
+*gelöscht werden
@@ Zeile 81: / Zeile 78: @@
 Daher ist die Übernahme unbedingt über die Übersicht zu machen.
+{{AlexBild|Auswahlmöglichkeiten für eine Einsatzanfrage|[[Datei:Einsatzmanagement Uebersicht.png|300x300px]]|}}
+Bei Auswahl von "'''erneut''' '''versenden'''", wird die Einsatzanfrage nochmals an das Personal versendet, an welche diese Einsatzanfrage ursprünglich versendet wurde (auch an jenes welches bereits abgelehnt hat).
-Bei Auswahl von "'''versenden'''", wird die Einsatzanfrage nochmals an das Personal versendet, an welche diese Einsatzanfrage ursprünglich versendet wurde (auch an jenes welches bereits abgelehnt hat).
+Bei Auswahl von "'''Löschen umschalten'''" wird die Einsatzanfrage in der App gelöscht. Im Falle einer Übernahme per E-Mail durch den Mitarbeiter bekommt dieser die Nachricht "Einsatzanfrage verfallen."
 ===Berechtigungen===