Stehen die Abwesenheitsstunden in jedem Dienstplanungsstatus im direkten Zusammenhang mit dem dahinterliegenden Dienst, spricht man von einer Abwesenheitsberechnung immer nach Ausfallprinzip.
Diese Berechnungsvariante ist im Normalfall nur im Status Ist durch die Abrechnungsart ABW gemischt im Einsatz. In Ausnahmefällen wird sie jedoch bereits ab Status Planung eingesetzt.
Um eine Harmonisierung mit der Sollstundenberechnung (gerade in der Planungsphase) herzustellen, ist dieser Berechnungsform die Variante ABW gemischt vorzuziehen. Sie denkt sowohl einen 5- als auch einen 7-Tagesbetrieb auf einfachste Weise ab.
Umsetzung in ALEX®
Parameterisierung
Beim "Planungscode" ist die Abrechnungsart ABW IMMER nach Ausfall auszuwählen.
Abbildung im Dienstplan
In allen Beispielen handelt es sich um eine Vollzeitkraft mit einer Wochenarbeitszeit von 40 Stunden.
Grundlagen
Bei der Abwesenheitsberechnung immer nach Ausfallsprinzip berechnen sich die Abwesenheitsstunden ausschließlich aus den dahinterliegenden ausgefallenen Dienststunden. Dies gilt auch bereits für den Status Planung (Beispiel 1). Ob ein Dienst durch die Abwesenheit ausgefallen ist, wird durch die spezielle Darstellung im Dienstplan erkenntlich. Zumeist führen die Dienste eine andere Hintergrundfarbe als die Planungscodes. Ist eine Hintergrundfarbe von einem Dienst unter dem Kürzel vom Planungscode sichtbar, wurde ein Dienst durch den Planungscode ersetzt (Beispiel 1, Beispiel 3, Beispiel 4). Liegt jedoch das Kürzel nur in der grauen Zelle, wurde entweder ein anderer Planungscode ersetzt (Beispiel 5) oder der Planungscode wurde an einem freien Tag eingetragen (Beispiel 2, Beispiel 6).
Harmonisierung mit der Sollstundenberechnung
Die Problematiken in Verbindung mit der Sollstundenberechnung lassen sich am besten hervorheben, wenn der Mitarbeiter den ganzen Monat abwesend ist. Unabhängig von der gewählten Sollstundenberechnung wird hier zur Abwesenheitsberechnung immer der vorhandene Dienst zur Stundenanrechnung herangezogen. Das bedeutet, falls in der Planungsphase nicht auf eine exakte Planung auf +/- 0 Stunden geachtet wurde, kommt es aufgrund dieser Abwesenheitsberechnung unweigerlich zu einer Mehr- oder Minderleistung für den Mitarbeiter. Dies hat Gültigkeit für die Tagessollberechnung (Beispiel 7, Beispiel 8), Rahmenplan (Beispiel 9) und fixes Monatssoll (Beispiel 10).
Nur in Verbindung mit einer Sollstundenberechnung mit Rahmenplan kann eine Harmonisierung mit der Sollstundenberechnung erzeugt werden, da sich hier ebenfalls die Sollstellung aus dem im Schichtplan zugrundeliegenden Diensten ermittelt (Beispiel 9).
Schwierigkeiten
Dienst vor Eintrag löschen
Bei dieser Abwesenheitsberechnung, ist darauf zu achten, dass der dahinterliegende Dienst erhalten bleibt, um eine Stundenberechnung zu erzeugen (Beispiel 11). Wenn dies nicht erfolgt und der Dienst wird gelöscht, ergeben sich für diesen Tag keine Abwesenheitsstunden (Beispiel 12). Es ist daher auf die korrekte Einstellung beim Planungscode mittels der Eigenschaften Dienst in Status 'Planung' löschen und Dienst in Status 'Ist' löschen zu achten. Diese Eigenschaften sorgen dafür, dass durch den Eintrag vom Planungscode der eventuell bereits existente Dienst nicht entfernt wird.
ausgefallene Dienststunden
Wie bereits erläutert, ermitteln sich die Abwesenheitsstunden aus dem dahinterliegenden Dienst. Ob ein Dienst ersetzt wurde, ist durch die spezielle Darstellung der Tageszelle ersichtlich. Die Hintergrundfarbe vom Dienst bleibt erhalten und der Kurzcode vom Planungscode ist lesbar. Gerade in der Istzeile ist jedoch darauf zu achten, welcher Dienst ausgefallen ist. Es gilt immer jener Dienst, der zuletzt beim Mitarbeiter eingetragen wurde. Gerade bei gleichen Hintergrundfarben der Dienste, kann dies manchmal zu Unklarheiten führen. Man darf sich nicht auf den im Status Planung angezeigten Dienst verlassen, dass dieser auch für die Abwesenheitsberechnung ausschlaggebend ist. Bei kurzfristigen Dienstplanungsänderungen, wie auch z.B. bei Diensttausch, kann es vorkommen, dass ein geplanter Dienst im Ist durch einen anderen Dienst ersetzt wurde und in weiterer Folge dieser Dienst durch eine Abwesenheit ausgefallen ist. Im Beispiel 13 wurde der geplante Beidienst (B) durch den Hauptdienst (H) ersetzt. Der Urlaub berechnet sich somit aus dem Hauptdienst. Kontrollieren Sie daher im Zweifelsfall die ausgefallenen Stunden über das Tagestooltip.
Abwesenheit ersetzt Abwesenheit
Wurde eine geplante Abwesenheit im Ist durch eine andere Abwesenheit ersetzt, ist darauf zu achten, welche Berechnungsgrundlage die Abwesenheit vom Status Planung aufweist. Handelt es sich dabei um eine ABW IMMER nach Besch-Ausmass ergeben sich im Ist für diese Berechnungsvariante keine Abwesenheitsstunden, da bei einer Abwesenheit immer nach Ausfallsprinzip nur die ausgefallenen Dienststunden zur Anrechnung kommen. In diesem Fall sind aber keine Dienststunden ausgefallen. Im Beispiel 5 ist dies gut aus der Summenansicht abzulesen. Der geplante Zeitausgleich in Höhe von 8 Stunden wurde im Ist durch Urlaub ersetzt, da z.B. zum Zeitpunkt der Istabrechnung nicht mehr genügend Zeitausgleichsguthaben zur Verfügung stand. Der Mitarbeiter musste daher für diesen zusätzlichen freien Tag Urlaub konsumieren. Wird nun der Urlaub im Ist eingetragen, führt dies zu keiner Urlaubsberechnung. Die Urlaubsstunden sind manuell mittels Kommt-/Gehterfassung über das Tagestooltip nachzutragen (Beispiel 14).
