Die Lohnüberleitung ermittelt die variablen Bezüge eines Mitarbeiters in einem Monat und stellt diese optional einer externen Lohnverrechnung zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.
Die variablen Bezüge sind Teile des monatlichen Bruttogehalts eines Mitarbeiters, die durch spezielle Arbeitsleistungen entstehen.
Beispiele hierfür sind:
Sonntagszulagen Nachtdienstzulagen Überstundenzuschläge
Alex kann eine Vielzahl derartiger variabler Bezüge ermitteln.
Betriebswirtschaftliche Zielsetzung
Die durch die Dienstplanung und der hier integrierten Ist-Zeit-Erfassung gesammelten Werte sollen automatisch in die Lohnverrechnung überführt werden.
Umsetzung in Alex
Einstellungen
Folgende Einstellungen sind zu treffen, um eine Überleitung in die externe Lohnverrechnung zu ermöglichen:
Lohnarten
Alle für die externe Lohnverrechnung relevanten Lohnarten werden in Alex angelegt. Existieren für ein Zeitkonto mehrere Lohnarten, so sind alle zu definieren.
Die Lohnarten werden in weiterer Folge in der Lohnüberleitung mit den Zeitkonten verknüpft.
Lohnartenumschlüsselung
Nachdem die Lohnarten festgelegt sind, die Alex in die externe Lohnverrechnung übernehmen soll, wird die Verbindung zu den Zeitkonten mithilfe der Lohnartenumschlüsselung hergestellt.
Für jede Mitarbeitergruppe, die die abzurechnenden Bezüge mit einer anderen Lohnart bereitgestellt bekommt, ist eine eigene Lohnartenumschlüsselung anzulegen.
Personal
Im Personalstamm sind folgende Eingaben nötig:
- die Personalnummer: zur eindeutigen Identifikation des Mitarbeiters in ALEX und der externen Lohnverrechnung
- die Lohnartenumschlüsselung: als Information dafür, welches Zeitkonto mit welcher Lohnart übergeleitet werden soll
Lohnverrechnungsschnittstelle
Um eine automatische Überleitung der variablen Bezüge zu ermöglichen, wird ein individuell angepasstes Modul in Alex eingespielt.
Mit diesem Modul werden die im Vorfeld definierten Anforderungen an die Lohnverrechnungsschnittstelle umgesetzt.
Operative Maßnahmen
Lohnartenliste / Lohnartenexport
Nachdem alle oben angeführten Einstellungen getroffen wurden, kann nun eine Lohnverrechnungsschnittstelle erzeugt werden.
Besteht die Möglichkeit einer automatischen Überleitung der variablen Bezüge nicht, so steht nun eine Lohnartenliste zur Verfügung.
Übernahme in Lohnverrechnungssystem
Die erzeugte Lohnverrechnungsschnittstelle kann in weiterer Folge in das verwendete Lohnverrechnungssystem eingespielt werden.
Kontrollmöglichkeiten
Monatsplan
Die bei den einzelnen Mitarbeitern entstandenen variablen Bezüge und die damit verbundenen Lohnarten können direkt im Monatsplan mittels Kontextmenü 'Info Lohnarten' überprüft werden.
Zur Kontrolle der Lohnarten der gesamten Planungseinheit steht ebenfalls eine Lohnarteninformation zur Verfügung. Die Auswahl erfolgt über "Druckvorschau".
Lohnverrechnungsschnittstelle
Im Schnittstellenfile werden alle Informationen der ausgewählten Ressourcen angeführt.
Schwierigkeiten
Handhabung
- Bei einem untermonatigen Stationswechsel werden die Lohnarten jener Planungseinheit zugeordnet, auf die der Mitarbeiter mit Monatsersten zugeteilt war. Welche Lohnarten übergeleitet werden, kann mit Hilfe der Lohnarteninformation kontrolliert werden.
- Eine Lohnverrechnungsschnittstelle sowie eine Lohnartenliste können nur im Status 'Abgeschlossen' erzeugt werden. Die Lohnarteninformation im Monatsplan steht jedoch auch in 'Planung' und 'Ist' zur Verfügung. Achtung: Bei Wochenplanung muss die ganze letzte, hinaushängende Woche abgeschlossen werden, damit die Lohnarten exportiert werden können.
- ALEX führt sowohl Gesamtüberleitungen als auch Rollungen durch. Wird das Schnittstellenfile für ein Monat ein zweites Mal erzeugt, so beinhaltet das File entweder alle abzurechnenden Bezüge des ausgewählten Bereichs oder nur die Differenz zur ersten Schnittstelle. Nähere Informationen in Bezug auf die Differenzlogik finden Sie unter Lohnverrechnungsschnittstelle oder Lohnartenliste.
Fehlermöglichkeiten
- Wird das Schnittstellenfile für ein Monat ein zweites Mal erzeugt und in das Lohnverrechnungssystem eingespielt, so werden entweder alle abzurechnenden Bezüge des ausgewählten Bereichs angeführt oder nur die Differenz. Es ist darauf zu achten, dass bei Erstellung der Lohnverrechnungsschnittstelle die korrekte Auswahl getroffen wird. Weiters ist zu berücksichtigen, dass die Externe_Lohnverrechnung die Daten korrekt verarbeiten kann.
- Bei Erstellung des Schnittstellenfiles ist auf den korrekten Dateinamen zu achten. Nur so kann gewährleistet werden, dass das korrekte File in die externe Lohnverrechnung übernommen wird.
- Wechselt ein Mitarbeiter untermonatig die Station - und beide Stationen haben unterschiedliche Bereiche - so kann es beim Erstellen der Lohnartenliste zu einem Fehler kommen: Werden die Bereiche einzeln übergeleitet, so werden die variablen Bezüge des Mitarbeiters auf beiden Listen angeführt. Er erhält also seine Zulagen doppelt. Werden alle Bereiche gesammelt übergeleitet, kommt es zu keinen Problemen.
Wechselwirkungen
- Die Erstellung einer Lohnverrechnungsschnittstelle ist nur im Status 'Abgeschlossen' möglich. Um einen Plan in diesen Status zu setzen, muss die Statustreppe eingehalten werden.
- Analog zu den Lohnarten können auch alle Abwesenheiten mittels Abwesenheitsschnittstelle in das verwendete Personalsystem übernommen werden.
Privilegienverwaltung
Um eine Lohnverrechnungsschnittstelle erzeugen zu können, sind bestimmte Privilegien nötig. Alle Benutzer mit den Rechten "Supervisor" oder der standardisierten Rolle "Lohnverrechner" können eine Schnittstelle erzeugen. Nähere Informationen sind unter Privilegienverwaltung zu finden.
Vollständigkeit und geplanter Ausbau
Der Prozess ist im Sinne der Zielsetzung noch nicht vollständig automatisiert. Bei gegebener technischer Voraussetzung auf Seite der Lohnverrechnungssoftware kann zukünftig die Kommunikation ohne manuellen Eingriff erfolgen.
