ABLAUF - ÜBERBLICK

Variante 1: Migration der Stammdaten

Hier findet nur eine Migration der Stammdaten statt.

Die Dienste werden im Rahmen der Schulung neu angelegt. Die Dienstpläne werden nacherfasst.

I. Stammdatenschulung für Supervisoren
Dienstplanschulung für Supervisoren
II. Stammdatenschulung für Supervisoren

Dauer: 2 Tage

Anschließend folgt die Dienstplanschulung für die Dienstplanverantwortlichen.

Variante 2: vollständige Migration

Hier findet eine vollständige Migration statt.

Alle Stammdaten, Dienste sowie Dienstpläne werden übernommen.

I. Stammdatenschulung für Supervisoren
Dienstplanschulung für Supervisoren
II. Stammdatenschulung für Supervisoren

Dauer: 1,5 Tage

Anschließend folgt die Dienstplanschulung für die Dienstplanverantwortlichen.

I. STAMMDATENSCHULUNG

Bit Factory: Einstieg mittels Supervisor

Supervisoren: Einstieg mit eigenem User (ggf. müssen Berechtigungen noch vergeben werden)

Klärung der Ausgangssituation

Was bedeutet Migration?
Was wurde migriert?
- Personal
- Planungseinheiten
- Dienste
- Urlaub
Wie sieht die Statustreppe aus?
- Status versiegelt
- Status der migrierten Pläne
Was muss nachbearbeitet werden?
- Privilegien
- Planungscodes
- Dienste
  - Variante 1: Dienste neu anlegen
  - Variante 2: Kontrolle aller Dienste bzgl. Zeitüberschneidungen
- Sortierung Abteilungsleiter
- Reports
- Mutterschutz

Benutzeroberfläche

Systemmenü
Werkzeugleiste
- ist interaktiv und passt sich an den jeweiligen Programmpunkt an
- Gruppe
- wegblenden und einblenden über Werkzeugleistensymbol
Navigator mit Navigatorpunkten (Zuletzt verwendet / Ansichten)
- wegblenden über x
- einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol
- immer im Hintergrund
- bei Mausklick im Vordergrund
- Normalansicht / Stammdatenansicht / Anpassungsansicht
- die zuletzt eingestellt Ansicht wird beim Benutzer gespeichert
Arbeitsblatt
Passwort ändern

Personal

Personal anlegen im Navigator auswählen (Teilnehmer schauen noch zu!!)
- Neue Karteikarte angelegt
- Erklärung Stichtag
  - Stichtag fixieren
- Erklärung der verschiedenen Eingabemöglichkeiten (Eigenschaften)
  - Textfelder: Zuname, Vorname, …
  - Auswahlfelder: Geschlecht
  - Datumsfeld: Geburtstag (Kalenderfeld zeigen)
  - Verweis auf andere Stammdaten (am Bsp Berufsgruppe)
- Berufsgruppe auswählen
- Stamm-Planungseinheit auswählen
- Überstundenbewertung auswählen
- Lohn-Überleitung
  - sollte auf Bereich / Planungseinheit schon gesetzt sein und ist durch Auswahl der Berufsgruppe oder Planungseinheit bereits sichtbar
Unterschied OK / Ausführen / Speichern
alle Mitarbeiter anlegen lassen (falls noch nicht angelegt, sonst: pro Supervisor ein Testmitarbeiter --> am Ende der Schulung austreten lassen)
Besonderheiten bei Personal
- direkt aus Personalfenster heraus
  - Berufsgruppe neu anlegen oder bestehende bearbeiten
    - Auswahl mit Klick auf Auswahlsymbol
    - Auswahl mit Doppelklick auf Verweis
    - Bearbeiten des Verweises mit Mausrolle
  - Planungseinheiten neu anlegen (Statusübersicht nicht vergessen!)
  - (HINWEIS: immer wenn ein grünes Hackerl erscheint --> Bestätigen!!)
Beispiele für die Verwendung des Verlaufs:
- Wechsel Stammplanungseinheit ( eine Person mittels Verlauf, viele mit Drag & Drop)
- Austritt / Wiedereintritt
- Änderung Zuname bei Heirat
Suche Personal
- angelegten Mitarbeiter suchen
- Suche nach beiden Namen wenn sich Zuname verändert hat --> korrekter MA wird angezeigt

Karenzierung

Erfassung im Personalstamm
Suche Personal

Anspruchsberechnung

im Personalstamm hinterlegen
Kontrolle des Anspruchs im Jahresplan

Ansprüche (Korrekturwert oder Startwert)

Bei Korrekturwert: Wird im 1. Jahr die Zubuchung aliquotiert
Bei Startwert: Wird im 1. Jahr nichts aliquotiert, da keine Zubuchung drinnen ist

Bei Änderung von Ein-/Austritt oder Beschäftigungsausmaß in einem Anspruchsjahr mit manueller Korrektur, können die Anspruchskonten falsche Werte enthalten

Dies betrifft im Besonderen das erste Anspruchsjahr in ALEX

DIENSTPLANSCHULUNG

Suche Monatsplan für Statusübersicht
- ev. Monat wechseln und Hinweis auf Ausführen, da sonst die Ansicht nicht aktualisiert wird
Bildschirm erklären
- Namensspalte
- Kalender
- Arbeitsblatt
- Summenansichten
- Legende
- Bildschirmeinstellungen erklären
  - Zellen größer / kleiner
  - ein- / mehrzeilig
  - Benachbarte Wochen anzeigen
  - erweiterte Einstellungen (Farbeinstellung)
Hinweis auf Mitarbeiter sortieren, wobei es dann tatsächlich von den Planungsverantwortlichen gemacht werden soll
Namensspalteneinstellungen klären (wg. späterer Benutzeranlage)
- welche Einstellungen sind gewünscht (für ein- und zweizeilig)
Summenspalteneinstellungen
- !!! ACHTUNG: Ansichten für alle User sichtbar !!!
- benötigte Ansichten anlegen
Folgemonat öffnen
- in einem Fenster
- auf Anfrage: in zwei Fenster
Statustreppe
Sollstunden besprechen
VM - Werte erfassen
Dienste anlegen (Einrichtungen bis 150 Mitarbeiter: ALLE Dienste anlegen)
- Hinweis auf Stichtag => ev. bei Personalanlage fixiert?
- Dienste anlegen lassen
- Vervielfältigungsmöglichkeit über Kopierfunktion
  - Suche Planungseinheit für Suchbegriff
  - Suche Dienst für Suchbegriff
  - Bildschirm splitten
  - bereits angelegte Dienste auf andere Stationen kopieren
    - Dienstsuche -> rechte Maustaste "Dienst auf andere Planungseinheit kopieren"
    - Dienste ev. bearbeiten und ändern (kopieren / auslaufen lassen)
Planungscodes besprechen
- Abrechnung testen: Planungscodes eintragen
Wochenzeitmodelle anlegen
- Anlage nur im Status "nicht erzeugt" (Statustreppe)
Farbmarkierungen anlegen
Poolzuteilungen über den Dienstplan, über das Arbeitsblatt
- Hinweis: Sortierung nun möglich
todo: Plan erstellen (falls noch nicht fertiggestellt)
Meldungsfenster
- Tooltip
- unterer Bildschirmbereich
Drucken
Stundennachweis
Diensttausch
Jahresplan / Jahresurlaubsplan
Kommt/Geht - Eintrag kopieren

II. STAMMDATENSCHULUNG

Lohnarten / Umschlüsselung

Geschichte der Lohnüberleitung
Lohnarten anlegen
Lohnartenumschlüsselung anlegen und zuweisen

Kontrolle der Abrechnung

Einstellung der Summenspalten
Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen (Grafik: Statustreppe)
Erzeugen der Lohnartenliste / Schnittstelle
ev. ABW - Schnittstelle erzeugen

Benutzer

Vorbereitungsarbeit: Kopie der Rollen (falls benötigt)
Planungseinheit
- Suche Planungseinheit für Suchbegriff
- Planungseinheit anklicken
- Berechtigung in Werkzeugleiste
- Rolle mit Doppelklick auswählen
- Benutzer mit Doppelklick auswählen
  - ev. Benutzer mit Hinzufügen neu anlegen
    - Benutzername in Groß-/Kleinbuchstaben möglich
    - Summenansicht wechseln
    - Namensspalteneinstellungen ev. wechseln
    - OK
- alle Benutzer für die Planungsverantwortlichen anlegen lassen
  - Hinweis auf Multiselect bei Planungseinheiten
Bereich
- Bereichsmanager zuordnen
- Lesezugriff auf alle Planungseinheiten (zB Betriebsrat) zuordnen
Alex-Benutzer
- SUPERVISOR auf Anzahl benötigter Supervisoren kopieren und umbenennen
Alex schließen und Benutzer mit eigenem Benutzer einsteigen lassen

Protokollierung

Änderungen am Tag
Protokoll für Planungseinheit --> Statuswechsel
Protokoll für Benutzer

Objekte löschen

Mitarbeiter löschen
Suche mit "Gelöschte Objekte anzeigen"

Hilfe

AlexWiki Kompaktübersichten über HILFE-Button

optional: Reports

Kontoreport
Besetzungsreport
von - bis - Report
Zeitkontostand Monat

optional: Ansichten

Planungseinheit
- Suche Planungseinheit für Suchbegriff
- rechte Maustaste
  - Personal für Stamm-Planungseinheit
  - Benutzer für Berechtigung
  - Monatsplan für Plan von/bis
Personal
- Suche Personal für Beschäftigt von/bis
- Suche Personal für Stamm-Planungseinheit

optional: Kontrolle Personalstammdatenanlage

Personal
Suche Personal für Beschäftigt von/bis
- Ansicht von „Zuname, Vorname, Personalnummer, Beschäftigt“ wechseln auf „Personalnummer, Zuname, Vorname, Beschäftigt“
- „STAMM-PLANUNGSEINHEIT, BERUFSGRUPPE, Zuname, Vorname, Personalnummer, Beschäftigt“
Neue Ansicht (optional)
- Spalte entfernen
- neue Spalte auswählen

optional: Tagesarten spezial

Systemeinstellungen -> Anlage

Stammdatenschulung