Supervisorenschulung: Unterschied zwischen den Versionen

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= ABLAUF =
Checkliste zur intensiven Schulung von Supervisoren ('''unabhängig von der Oberfläche''')


Folgender Ablauf ist geplant:
{| class="wikitable" style="" border="1" cellspacing="50" cellpadding="5"
* I. Supervisorenschulung
|- style="background-color:#FFD317; text-align:center"
* drei Übungstage
| colspan="2" |'''Ablauf'''
* II. Supervisorenschulung
|-
* drei Übungstage
|'''Inhalt'''
Anschließend folgt die [[Dienstplanschulung]] für die Dienstplanverantwortlichen.
|'''Dauer'''
|- style="vertical-align:top"
|Supervisorenschulung Basis
|7 Stunden
|-
|Supervisorenschulung Aufbau
|7 Stunden
|-
|[[Dienstplanschulung]]
|4 Stunden
|}


= VORBEREITUNG Kunde =
='''SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV BASIS'''=
Folgendes ist zur Supervisorenschulung mitzubringen:
* Betriebsorganisation: Namen der Planungseinheiten
* Berechtigungen: Benutzernamen
* Personaldaten
** Personalnummer
** Name
** Beschäftigungsausmaß
** Planungseinheit
** Eintritt
** Urlaubsanspruch (Resturlaub mit 31.01.2010)
* Dienste je Planungseinheit
* Dienstzeiten
* Dienstpläne von vereinbartem Zeitraum
* Vorletzte und letzte vollständige Abrechnungsperiode
* WICHTIG: Startwerte zu Beginn der vorletzten Abrechnungsperiode
* WICHTIG: Abrechnung jedes Mitarbeiters der letzten und vorletzten Abrechnungsperiode


= I. SUPERVISORENSCHULUNG =
==Begrüßung==


Einstieg: Benutzer 'Supervisor1' bis 'SupervisorX'
*Kurze Einleitung und Info über {{Alex}} (Seit 1993, ...)
*Ablauf
**1. Schulung: Aufbau, Stammdaten, Dienstplanung
**2. Schulung: Istzeiterfassung, Abrechnung, Reports
*Login erklären
**Benutzername + Passwort
*Regelmäßig Up-To-Date bleiben:
** Newsletter anmelden (jetzt)
** Webinare (Übersicht zeigen)
** Wiki mit Schulungsinhalten


== Benutzeroberfläche ==
==Benutzeroberfläche==


* Symbolleiste
*Systemmenü
** noch kein Hinweis auf das Speichersymbol, da sie es noch nicht sehen
**Passwort ändern
* Werkzeugleiste
**Rückgängig/Wiederherstellen/Speichern
** ist interaktiv und passt sich an den jeweiligen Programmpunkt an
*Werkzeugleiste
** Gruppe
**ist interaktiv und passt sich an den jeweiligen Programmpunkt an
** wegblenden und einblenden über Werkzeugleistensymbol
*Navigator
* Navigator mit Navigatorpunkten (Zuletzt verwendet / Ansichten)
**zuletzt verwendet (20 Punkte)
** wegblenden über x
**einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol bzw. X
** einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol
**Automatisches Ausblenden über Pinnadel (nur Windows)
** Automatisches Ausblenden über Pinnadel
**Navigatoransichten erklären
** Normalansicht / Stammdatenansicht / Anpassungsansicht
** die zuletzt eingestellt Ansicht wird beim Benutzer gespeichert
* Arbeitsblatt
* Passwort ändern! --> Achtung! Jeder muss sich Namen von Benutzer merken!!


== Planungseinheit ==
==Planungseinheit==
* Erklärung: Betriebsorganisation / Strukturierung in ALEX (Erklärung Grafik!)
* Anlage einer PE je Supervisor
** Startdatum
** Bereichzuordnung
* Vererbung kurz erklären -> auf Flipchart aufzeichnen


== Berufsgruppen ==
*Erklärung: Betriebsorganisation / Strukturierung in {{Alex}} ([[SupervisorenWindows#Strukturierung_der_Organisation |Erklärung Grafik!]])
* Anlage aller Berufsgruppen
**Vererbung erklären
* Vererbung
*Übersicht aller Planungseinheiten zeigen (Planungseinheiten-Suche)
* Achtung - NEUEINSTIEG in ALEX notwendig damit jeder alle Berufsgruppen sieht
*Stammdaten erklären
**Startdatum
**Bereichszuordnung
*ev. Über-Planungseinheit anlegen


== Monatsplan öffnen ==
==Berufsgruppen==
* Monatsplan über Navigator
* Karteiblatt mit Monat, Status, Planungseinheit erklären
* Bildschirmaufbau erklären
** Namensspalte
** Kalenderzeilen
** Summenspalten
** Legende: Planungscodes / Dienste / Sonderabrechnungen
* Reiter über x schließen
* Zuletzt verwendet


== Personalanlage ==
*Übersicht aller Berufsgruppen zeigen (Berufsgruppen-Suche)
* Anlage der Mitarbeiter der Planungseinheit
*Stammdaten erklären
* Erklärung: Stichtag (fixieren) -> IMMER 1.d.Monats
**Kurzzeichen + Farben für Ansicht im Dienstplan
* Berufsgruppe hinterlegen:
*Vererbung erklären
** Hinzufügen/Ausführen/Öffnen erklären
** Verweis (mittlere Maustaste)
* ACHTUNG erst am Schluss "Beschäftigt ab" definieren
* Soll-Parameter
* Ansprüche hinterlegen
* Unterschied OK / Ausführen / Speichern


==Ansprüche (Korrekturwert oder Startwert)==
==Dienstplan öffnen==
*Bei Korrekturwert: Wird im 1. Jahr die Zubuchung aliquotiert
*Bei Startwert: Wird im 1. Jahr nichts aliquotiert, da keine Zubuchung drinnen ist


Bei Änderung von Ein-/Austritt oder Beschäftigungsausmaß in einem Anspruchsjahr mit manueller Korrektur, können die Anspruchskonten falsche Werte enthalten
*über Dienstplansuche
*Reiter erklären
*Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
*Dienstplan öffnen & wieder schließen
*über zuletzt verwendet öffnen
*Bildschirmaufbau erklären
**Namensspalte
**Kalenderzeile
**Summenspalten
**Legende
***Zellen optimale Breite


Dies betrifft im Besonderen das erste Anspruchsjahr in ALEX
==Personalanlage==


== Bildschirmeinstellungen ==
*Kalenderzeile - "Neues Personal"
* Zellen Größer / Kleiner
*Erklärung: Stichtag - nicht verändern '''(IMMER 1. des Monats!)'''
* Zellen Schmaler/Breiter
*notwendige Stammdaten hinterlegen
* Zellen Höher / Niedriger
*Unterschied Hinzufügen/Ausführen/Öffnen erklären (z.B. bei Hinterlegung der Berufsgruppe)
* Balken verziehen
*Verweis (Klick mit Mausrad - Stammdaten Berufsgruppe öffnen)
* Plan Ein- / Mehrzeilig
*Anspruchszeilen anlegen
* Fadenkreuz
*Unterschied OK/Ausführen/Speichern
* Benachbarte Wochen
*Info an Kunde: Welche Stammdaten müssen bei den eingespielten Mitarbeitern noch erfasst werden? (Kartennummer, Mailadresse, spezielle Verträge,...)
* Farben einstellen
* Namensspalteneinstellungen
** Hinterlegung der Einstellungen auf System
* Mitarbeiter sortieren -> Wird dann in DP-Schulung gemacht


== Dienste ==
'''→ Kunde legt Testmitarbeiter an'''
* Anlage aller Dienste für diese Planungseinheit
* Kontrolle Dienste durch "Dienstdauer"
** Achtung bei autom. Zeiterfassung
* Dienste kopieren
* Dienste auf andere PE kopieren


==Bildschirmeinstellungen==


== [[Statustreppe]] ==
*Werkzeugleiste
* Erklärung: vollständige [[Statustreppe]] anhand von Flipchart
**Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
* Monatsplan: Statuswechsel nicht erzeugt --> Planung
*Balken verziehen
* Besprechen: nun werden Summen gerechnet
*Monitor
**Fadenkreuz (nur Windows)
**Benachbarte Wochen anzeigen
**Standard wiederherstellen
*Namensspalte
**Personal sortieren
**Namensspalteneinstellungen
***Hinterlegung Systemeinstellungen


== Dienstplanung ==
==Dienste==
* Eintrag Dienste / Planungscodes
* Löschen von Diensten / Planungscodes / Farbmarkierungen
* Planungscodes durchgehen
* Farbmarkierungen
* Wochenzeitmodelle
* Texterfassung
** ev. Textkategorien
* Für einige Mitarbeiter wird nun die gesamte Planung erfasst
* STAPELGESCHICHTE - speichern / rückgängig / Objekte neu laden
* Arbeitszeitgesetz
* Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen
* Poolzuteilungen


== Summen==
*Anlage eines Dienstes vorzeigen + erklären
* Besprechung der Summen
*Dienste kopieren
* Anlage div. Summenschemen
*Dienste auf andere PE kopieren
* Hinterlegung der Summenschemen auf System / Bereich (--> Vererbung)
*ev. Anlage spezielle Dienste (Rufbereitschaft, etc.)


== [[Statustreppe]] ==
'''→ Kunde legt mehrere Dienste an'''
* Erklärung: vollständige [[Statustreppe]] anhand von PPP
* Monatsplan: Statuswechsel Planung --> Ist


== Ausdrucke ==
==[[Statustreppe]]==
* Monatsplanausdruck
** Einstellungen besprechen -> für DP-Schulung wichtig
* Einzelplan
* Stundennachweis


== Jahresplan ==
*vollständig erklären anhand von Flipchart
* Jahresplan pro Mitarbeiter
*Wechsel in Planung
** Zeitbereich einstellen
*Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig
** nächsten öffnen
** Ausdruck
* Jahresplan pro Station
** nächsten/vorherigen öffnen
** Summen erklären (immer aktives Monat)
** Ausdruck + Einstellungen


== Benutzer / Berechtigungen ==
==Dienstplanung==
* bestehende Supervisoren umbenennen
* Benutzer für Dienstplanschulung anlegen
** Erklärung Standardrolle vs. Kundenrolle
** Berechtigungen zuweisen (Suche Benutzer / Suche Planungseinheit Berechtigung)
* [[SupervisorenWindows#Benutzer_f.C3.BCr_einen_Zeitbereich_sperren|Benutzer sperren]]


== Vormonatswerte setzen ==
*Dienste eintragen
* Korrekturwerte Ansprüche
**an einem Tag
** Kontrolle über Jahresplan
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
* Vormonatssalden
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
**3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
*Dienste löschen
**an einem Tag
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger
*Kombidienst
*WZM anlegen (wenn notwendig)
**[[Wochenzeitmodell_erstellen |Wochenzeitmodell-Editor]] oder [[Wochenzeitmodell_aus_Muster_übernehmen#Wochenzeitmodell_aus_eingetragenen_Diensten_.C3.BCbernehmen | Muster übernehmen]]
*Planungscodes ganzer Tag
**an einem Tag
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
**löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
**3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
*Planungscodes stundenweise
*ev. Planungscodes durchgehen (Berechnung, Leseberechtigung, etc.)
*Texterfassung
**ev. Textkategorien
*Poolzuteilungen
**einen oder mehrere Tage über Dienstplan bzw. über Namensspalte


= II. SUPERVISORENSCHULUNG =
'''→ Kunde erfasst für ein paar Mitarbeiter die Planung'''


== Fragerunde==
==Speicherlogik==
* welche Fragen haben sich ergeben?
* Sammlung auf Flipchart
* Themenkreise bilden


== Personal - spezial ==
*sperren / speichern / rückgängig / Objekte neu laden
* Personalsuche
** Beschäftigt JA/NEIN
* Austritt (über Monatsplan)
* Wiedereintritt  (über Monatsplan)
* Stationswechsel (über Monatsplan)
** was ist passiert -> Personalstamm VERLAUF herzeigen
* Stationswechsel / Austritt im Personalstamm erfassen
* Verlauf erklären
* Zuname ändern
** Personalsuche nach beiden Namen
* Mutterschutz
** Personal-Liste "Karenziert"


== Dienstplanung - IST ==
==Arbeitszeitgesetz-Prüfungen==
=== Istzeiterfassung ===
* Dienstwechsel
* Zusatzdienst am freien Tag
* Dienst löschen
* Abwesenheiten (Krankenstandstag)
* Abwesenheit über längeren Zeitraum (Krankenstandswoche)
* Plusstunden am Tag
* Minusstunden am Tag
* Stundenweise Abwesenheit Dienstende
* Stundenweise Abwesenheit während Dienst
* Unterschied Planungscode ganzer Tag / Kommt-/Geht
* Einsatz Rufbereitschaft
** vor / nach Mitternacht
* Summen besprechen


=== Spezielle Funktionen ===
*Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
* Texte erfassen
*Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen
* Kommt/Geht Eintragen
* nächsten/vorherigen öffnen


=== Automatische Zeiterfassung ===
==Summen==
*[[Standeskontrolle]]
** schwarzes Fragezeichen
** oranges Fragezeichen
** grünes +
* Zeitstempel übernehmen
* Zeitstempel ausbessern
** Normale Stempelungen
** Geht ohne Kommt
** Kommt ohne Geht
** Einstempeln vor Dienstbeginn
** Ausstempeln nach Dienstende
** Einstempeln nach Dienstbeginn
** Ausstempeln vor Dienstende
** Arztbesuch in Arbeitszeit
** Mehrere Kommt-Zeiten für einen Tag
** Mehrere Geht-Zeiten für einen Tag
** Eine Kommt und 2 Geht-Stempelungen
** Stempelung an freiem Tag (= oranges Fragezeichen)
** keine Stempelung, aber geplanter Dienst (=schwarzes Fragezeichen)


== Abrechnung + Umbuchungen ==
*Anlage div. Summenschemen
* Bestätigung Tages- und Wochenüberstunden
**Monatssummen (Planung/Abrechnung)
* Umbuchungen Ende [[Durchrechnungszeitraum]]
**Tagessummen
** Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
**Stundennachweis
** Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
*Konten erklären
** Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern
*Hinterlegung der Summenschemen auf System / Bereich (→ Vererbung)
* veränderte Summen / Werte lfd. besprechen


== Lohnarten / Umschlüsselung ==
==[[Statustreppe]]==
* Geschichte der [[Lohnüberleitung]]
* Anlage der benötigten Lohnarten
* Anlage der benötigten Umschlüsselungen
* Hinterlegung der Umschlüsselung beim bestehenden Mitarbeiter (Vererbung)
* Kontrolle der Lohnarten im Monatsplan
* Kontrolle der [[Lohnartenliste]]


== [[Statustreppe]] ==
*Statuswechsel Planung → Ist
* Erklärung: vollständige [[Statustreppe]] anhand von Flipchart
* Monatsplan: Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen


== Überleitung / Abnahme ==
==Ausdrucke==
* Erzeugen der Lohnartenliste / Schnittstelle
* ev. ABW - Schnittstelle erzeugen
* HAUSÜBUNG: Abnahme durch den Kunden aufgrund von Schnittstellenimport
** Kunde: Import Schnittstelle in LV - Testsystem
** Kunde: Zeitnahe Rückmeldung an Bit Factory ob LV - Schnittstelle funktioniert


== Vererbung ==
*Stundennachweis
* Vererbung im Detail
**für einen bzw. alle Mitarbeiter
** I.Beispiel: Parameter wird von System vererbt, soll bei einem Mitarbeiter verändert werden
*Dienstplan drucken
** II.Beispiel: Parameter wurde auf Mitarbeiterebene gesetzt, nun ist wieder Einstellung von System gewünscht
*Druckeinstellungen
* Verlauf -> Vererbung sichtbar
**Anzahl Mitarbeiter pro Seite
**Summenschema hinterlegen
*Wochenausdruck


== Suchabfagen / Ansichten ==
==Jahresplan==
* Personalsuche -> Ansichten umstellen
** Personal nach Name / Personalnummer suchen
** neue Ansicht anlegen -> Mitarbeiterkonrolle (Alle wichtigen Parameter)
** Suche neu aufmachen und angelegte Ansicht auswählen
** Hinweis: Funktionalität bei allen Suchabfragen gleich
* Filteroptionen Personal
** Personal nach Stammplanungseinheit
** Personal nach Berufsgruppe
** Karenziert
* Filteroptionen Dienste
** Dienst nach Planungseinheit
* Filter Monatsplan
** Monatsplan von/bis
* Filter Benutzer
** Benutzer für Berechtigung


== Protokollierung==
*Jahresplan pro Mitarbeiter
* Änderungen am Tag
**Zeitbereich einstellen
* Personal -> Protokoll für Objekt
**nächsten öffnen
** was ist bei diesem Personal geändert worden
**Ausdruck
* Planungseinheit -> Protokoll für Objekt
**Urlaubsplanung
** Statuswechsel
*Jahresplan pro Station
* Benutzer -> Protokoll für Benutzer
**nächsten/vorherigen öffnen
** was hat dieser Benutzer gemacht?
**Summen erklären (immer aktives Monat)
**Ausdruck + Einstellungen


== [[SupervisorenWindows#Report|Reports]] ==
==Benutzer / Berechtigungen==
* [[Reportschulung|Besetzungsreports]] (kurz herzeigen)
* [[Reportschulung|Von/bis-Report]]
* [[Reportschulung|Konto-Reports]]
* [[Reportschulung|Zeitkontostand Monat]]


*Benutzer für Dienstplanschulung anlegen
**Erklärung Standardrolle vs. Kundenrolle
**Berechtigungen zuweisen (Suche Benutzer / Suche Planungseinheit Berechtigung)
*[[SupervisorenWindows#Benutzer_f.C3.BCr_einen_Zeitbereich_sperren|Benutzer sperren]]


== Objekte löschen ==
==Vormonatswerte setzen==
* Mitarbeiter löschen
* Suche mit "gelöschten Objekten"


== Systemeinstellungen ==
*Korrekturwerte Ansprüche
* Tagesarten spezial
**Kontrolle über Jahresplan
*Vormonatssalden


== Hilfe ==
==Abschluss==
* Kompaktübersichten über Hilfe - Button
 
*Hilfe (Systemmenü)
*Zusammenfassung Aufgaben für Kunde
 
='''SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV AUFBAU'''=
 
==Begrüßung==
 
*Ablauf
**Istzeiterfassung
**Abrechnung
**Reports
 
==Offene Fragen==
 
*Fragen auf Flipchart sammeln
 
==Personal - Detailfunktionen==
 
*Personalsuche
**nach Name / Personalnummer
**Beschäftigt JA/NEIN
*Austritt
**Rechtklick am letzten Beschäftigungstag - "Austritt"
*Wiedereintritt
**Kalenderzeile - "Wiedereintritt"
*Wechsel Planungseinheit
**"Personal auf anderen Plan wechseln" am letzten Tag auf dieser Planungseinheit
**Kontrolle Verlauf von "Stamm-Planungseinheit" im Personalstamm
*Verlauf erklären
*Zuname ändern
**Personalsuche nach beiden Namen
*Mutterschutz / Inaktivzeiten
**Personal-Liste "Karenziert"
 
==Istzeiterfassung==
 
*Dienst ändern
*Zusatzdienst
*Dienst löschen
*Planungscode eintragen
**ganzer Tag / stundenweise
*K/G Änderungen
**Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
**Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
**Pause gearbeitet, Pause verlängern
*Summen besprechen
*Texterfassung
*optional: Sonderabrechnung erfassen (Inanspruchnahmen, etc.)
*nächsten / vorigen Monat öffnen
*Einsatz Rufbereitschaft (optional)
**vor / nach Mitternacht
 
==Automatische Zeiterfassung==
 
*Umrandungen erklären
*Dienst ändern
*Zusatzdienst
*Dienst löschen
*Planungscode eintragen
**ganzer Tag / stundenweise
*Standeskontrolle einschalten
**Schwarzes Fragezeichen
**Oranges Fragezeichen
**Grünes Plus
***ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
*Stempelfehler bearbeiten
**Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
**Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
*Zeitstempel übernehmen
*Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur
 
==Abrechnung==
 
*Abrechnung gemeinsam besprechen
*Besprechung Tages- und Wochenüberstunden
*Umbuchungen Ende [[Durchrechnungszeitraum]]
**Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
**Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
**Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern
 
*veränderte Summen besprechen
*Abschlussbuchungen besprechen/ausführen
*Umbuchung in Konten zeigen
**löschen der Umbuchung
*Manuelle Auszahlungen aus Saldo
 
==Lohnarten==
 
*[[Lohnüberleitung|Lohnüberleitung erklären]]
*Anlage der Lohnarten
*Anlage der Umschlüsselungen
*Hinterlegung der Umschlüsselung beim bestehenden Mitarbeiter (Vererbung)
*Kontrolle der Lohnarten im Dienstplan
*Kontrolle der [[Lohnartenliste]]
 
==[[Statustreppe]]==
 
*vollständig erklären anhand von Flipchart
*Statuswechsel Ist → Abgeschlossen
 
==Überleitung==
 
*Lohnartenexport
*Abwesenheitsexport
**Kurzzeichen bei Planungscodes hinterlegen
*Files müssen von Kunde kontrolliert werden
 
==Vererbung==
 
*Vererbung im Detail
**1.Beispiel: Parameter wird von System vererbt, soll bei einem Mitarbeiter verändert werden
**2.Beispiel: Parameter wurde auf Mitarbeiterebene gesetzt, nun ist wieder Einstellung von System gewünscht
*Verlauf → Vererbung sichtbar
 
==Suchabfragen / Ansichten==
 
*Ansichten Personal
**andere Ansicht auswählen
**neue Ansicht anlegen → z.B. Mitarbeiterkontrolle
**Standardansicht auswählen (Werkzeugleiste)
**Hinweis: Funktionalität bei allen Suchabfragen gleich
*Filter Personal
**Personal nach Stammplanungseinheit
**Personal nach Berufsgruppe
**Karenziert
*Filter Dienste
**Dienst nach Planungseinheit
*Filter Dienstplan
**Dienstplan von/bis
*Filter Benutzer
**Berechtigungen
 
==Protokollierung==
 
*Änderungen am Tag
*Personal → Protokoll für Objekt
**welche Stammdaten wurden bei diesem Personal verändert?
*Planungseinheit → Protokoll für Objekt
**wann wurde der Statuswechsel bei dieser Planungseinheit gemacht?
*Benutzer → Protokoll für Benutzer
**welche Änderungen hat dieser Benutzer durchgeführt?
 
==[[Reportschulung|Reports]]==
 
*[[Reportschulung#Kontoreport|Konto-Reports]]
**Anlage benötigter Reports
*[[Reportschulung#von.2Fbis_-_Report|Von/bis-Report]]
*[[Reportschulung#Besetzungsreport|Besetzungsreports]]
 
==Abschluss==
 
*Hilfe (Systemmenü)
*Zusammenfassung Aufgaben für Kunde
 
[[Kategorie: Schulungschecklisten]]

Aktuelle Version vom 6. Februar 2023, 13:33 Uhr

Checkliste zur intensiven Schulung von Supervisoren (unabhängig von der Oberfläche)

Ablauf
Inhalt Dauer
Supervisorenschulung Basis 7 Stunden
Supervisorenschulung Aufbau 7 Stunden
Dienstplanschulung 4 Stunden

SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV BASIS

Begrüßung

  • Kurze Einleitung und Info über Alex® (Seit 1993, ...)
  • Ablauf
    • 1. Schulung: Aufbau, Stammdaten, Dienstplanung
    • 2. Schulung: Istzeiterfassung, Abrechnung, Reports
  • Login erklären
    • Benutzername + Passwort
  • Regelmäßig Up-To-Date bleiben:
    • Newsletter anmelden (jetzt)
    • Webinare (Übersicht zeigen)
    • Wiki mit Schulungsinhalten

Benutzeroberfläche

  • Systemmenü
    • Passwort ändern
    • Rückgängig/Wiederherstellen/Speichern
  • Werkzeugleiste
    • ist interaktiv und passt sich an den jeweiligen Programmpunkt an
  • Navigator
    • zuletzt verwendet (20 Punkte)
    • einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol bzw. X
    • Automatisches Ausblenden über Pinnadel (nur Windows)
    • Navigatoransichten erklären

Planungseinheit

  • Erklärung: Betriebsorganisation / Strukturierung in Alex® (Erklärung Grafik!)
    • Vererbung erklären
  • Übersicht aller Planungseinheiten zeigen (Planungseinheiten-Suche)
  • Stammdaten erklären
    • Startdatum
    • Bereichszuordnung
  • ev. Über-Planungseinheit anlegen

Berufsgruppen

  • Übersicht aller Berufsgruppen zeigen (Berufsgruppen-Suche)
  • Stammdaten erklären
    • Kurzzeichen + Farben für Ansicht im Dienstplan
  • Vererbung erklären

Dienstplan öffnen

  • über Dienstplansuche
  • Reiter erklären
  • Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
  • Dienstplan öffnen & wieder schließen
  • über zuletzt verwendet öffnen
  • Bildschirmaufbau erklären
    • Namensspalte
    • Kalenderzeile
    • Summenspalten
    • Legende
      • Zellen optimale Breite

Personalanlage

  • Kalenderzeile - "Neues Personal"
  • Erklärung: Stichtag - nicht verändern (IMMER 1. des Monats!)
  • notwendige Stammdaten hinterlegen
  • Unterschied Hinzufügen/Ausführen/Öffnen erklären (z.B. bei Hinterlegung der Berufsgruppe)
  • Verweis (Klick mit Mausrad - Stammdaten Berufsgruppe öffnen)
  • Anspruchszeilen anlegen
  • Unterschied OK/Ausführen/Speichern
  • Info an Kunde: Welche Stammdaten müssen bei den eingespielten Mitarbeitern noch erfasst werden? (Kartennummer, Mailadresse, spezielle Verträge,...)

→ Kunde legt Testmitarbeiter an

Bildschirmeinstellungen

  • Werkzeugleiste
    • Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
  • Balken verziehen
  • Monitor
    • Fadenkreuz (nur Windows)
    • Benachbarte Wochen anzeigen
    • Standard wiederherstellen
  • Namensspalte
    • Personal sortieren
    • Namensspalteneinstellungen
      • Hinterlegung Systemeinstellungen

Dienste

  • Anlage eines Dienstes vorzeigen + erklären
  • Dienste kopieren
  • Dienste auf andere PE kopieren
  • ev. Anlage spezielle Dienste (Rufbereitschaft, etc.)

→ Kunde legt mehrere Dienste an

Statustreppe

  • vollständig erklären anhand von Flipchart
  • Wechsel in Planung
  • Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig

Dienstplanung

  • Dienste eintragen
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
    • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
  • Dienste löschen
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger
  • Kombidienst
  • WZM anlegen (wenn notwendig)
  • Planungscodes ganzer Tag
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
    • löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
    • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
  • Planungscodes stundenweise
  • ev. Planungscodes durchgehen (Berechnung, Leseberechtigung, etc.)
  • Texterfassung
    • ev. Textkategorien
  • Poolzuteilungen
    • einen oder mehrere Tage über Dienstplan bzw. über Namensspalte

→ Kunde erfasst für ein paar Mitarbeiter die Planung

Speicherlogik

  • sperren / speichern / rückgängig / Objekte neu laden

Arbeitszeitgesetz-Prüfungen

  • Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
  • Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen

Summen

  • Anlage div. Summenschemen
    • Monatssummen (Planung/Abrechnung)
    • Tagessummen
    • Stundennachweis
  • Konten erklären
  • Hinterlegung der Summenschemen auf System / Bereich (→ Vererbung)

Statustreppe

  • Statuswechsel Planung → Ist

Ausdrucke

  • Stundennachweis
    • für einen bzw. alle Mitarbeiter
  • Dienstplan drucken
  • Druckeinstellungen
    • Anzahl Mitarbeiter pro Seite
    • Summenschema hinterlegen
  • Wochenausdruck

Jahresplan

  • Jahresplan pro Mitarbeiter
    • Zeitbereich einstellen
    • nächsten öffnen
    • Ausdruck
    • Urlaubsplanung
  • Jahresplan pro Station
    • nächsten/vorherigen öffnen
    • Summen erklären (immer aktives Monat)
    • Ausdruck + Einstellungen

Benutzer / Berechtigungen

  • Benutzer für Dienstplanschulung anlegen
    • Erklärung Standardrolle vs. Kundenrolle
    • Berechtigungen zuweisen (Suche Benutzer / Suche Planungseinheit Berechtigung)
  • Benutzer sperren

Vormonatswerte setzen

  • Korrekturwerte Ansprüche
    • Kontrolle über Jahresplan
  • Vormonatssalden

Abschluss

  • Hilfe (Systemmenü)
  • Zusammenfassung Aufgaben für Kunde

SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV AUFBAU

Begrüßung

  • Ablauf
    • Istzeiterfassung
    • Abrechnung
    • Reports

Offene Fragen

  • Fragen auf Flipchart sammeln

Personal - Detailfunktionen

  • Personalsuche
    • nach Name / Personalnummer
    • Beschäftigt JA/NEIN
  • Austritt
    • Rechtklick am letzten Beschäftigungstag - "Austritt"
  • Wiedereintritt
    • Kalenderzeile - "Wiedereintritt"
  • Wechsel Planungseinheit
    • "Personal auf anderen Plan wechseln" am letzten Tag auf dieser Planungseinheit
    • Kontrolle Verlauf von "Stamm-Planungseinheit" im Personalstamm
  • Verlauf erklären
  • Zuname ändern
    • Personalsuche nach beiden Namen
  • Mutterschutz / Inaktivzeiten
    • Personal-Liste "Karenziert"

Istzeiterfassung

  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • K/G Änderungen
    • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
    • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
    • Pause gearbeitet, Pause verlängern
  • Summen besprechen
  • Texterfassung
  • optional: Sonderabrechnung erfassen (Inanspruchnahmen, etc.)
  • nächsten / vorigen Monat öffnen
  • Einsatz Rufbereitschaft (optional)
    • vor / nach Mitternacht

Automatische Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • Standeskontrolle einschalten
    • Schwarzes Fragezeichen
    • Oranges Fragezeichen
    • Grünes Plus
      • ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
  • Stempelfehler bearbeiten
    • Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
    • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
  • Zeitstempel übernehmen
  • Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur

Abrechnung

  • Abrechnung gemeinsam besprechen
  • Besprechung Tages- und Wochenüberstunden
  • Umbuchungen Ende Durchrechnungszeitraum
    • Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
    • Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
    • Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern
  • veränderte Summen besprechen
  • Abschlussbuchungen besprechen/ausführen
  • Umbuchung in Konten zeigen
    • löschen der Umbuchung
  • Manuelle Auszahlungen aus Saldo

Lohnarten

  • Lohnüberleitung erklären
  • Anlage der Lohnarten
  • Anlage der Umschlüsselungen
  • Hinterlegung der Umschlüsselung beim bestehenden Mitarbeiter (Vererbung)
  • Kontrolle der Lohnarten im Dienstplan
  • Kontrolle der Lohnartenliste

Statustreppe

  • vollständig erklären anhand von Flipchart
  • Statuswechsel Ist → Abgeschlossen

Überleitung

  • Lohnartenexport
  • Abwesenheitsexport
    • Kurzzeichen bei Planungscodes hinterlegen
  • Files müssen von Kunde kontrolliert werden

Vererbung

  • Vererbung im Detail
    • 1.Beispiel: Parameter wird von System vererbt, soll bei einem Mitarbeiter verändert werden
    • 2.Beispiel: Parameter wurde auf Mitarbeiterebene gesetzt, nun ist wieder Einstellung von System gewünscht
  • Verlauf → Vererbung sichtbar

Suchabfragen / Ansichten

  • Ansichten Personal
    • andere Ansicht auswählen
    • neue Ansicht anlegen → z.B. Mitarbeiterkontrolle
    • Standardansicht auswählen (Werkzeugleiste)
    • Hinweis: Funktionalität bei allen Suchabfragen gleich
  • Filter Personal
    • Personal nach Stammplanungseinheit
    • Personal nach Berufsgruppe
    • Karenziert
  • Filter Dienste
    • Dienst nach Planungseinheit
  • Filter Dienstplan
    • Dienstplan von/bis
  • Filter Benutzer
    • Berechtigungen

Protokollierung

  • Änderungen am Tag
  • Personal → Protokoll für Objekt
    • welche Stammdaten wurden bei diesem Personal verändert?
  • Planungseinheit → Protokoll für Objekt
    • wann wurde der Statuswechsel bei dieser Planungseinheit gemacht?
  • Benutzer → Protokoll für Benutzer
    • welche Änderungen hat dieser Benutzer durchgeführt?

Reports

Abschluss

  • Hilfe (Systemmenü)
  • Zusammenfassung Aufgaben für Kunde
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