Supervisorenschulung: Unterschied zwischen den Versionen

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Checkliste zur intensiven Schulung von Supervisoren ('''unabhängig von der Oberfläche''')
Checkliste zur intensiven Schulung von Supervisoren ('''unabhängig von der Oberfläche''')


{| class="wikitable" border=1 style="border-collapse:collapse; border-color:#E8E8E8; vertical-align:top" cellspacing="50" cellpadding="5"  
{| class="wikitable" style="" border="1" cellspacing="50" cellpadding="5"  
|- style="background-color:#FFD317; text-align:center"
|- style="background-color:#FFD317; text-align:center"
|colspan="2" |'''Ablauf'''
| colspan="2" |'''Ablauf'''
|-
|-
|'''Inhalt'''
|'''Inhalt'''
|'''Dauer'''
|'''Dauer'''
|-style="vertical-align:top"
|- style="vertical-align:top"
|1. Supervisorenschulung
|Supervisorenschulung Basis
|6 Stunden
|7 Stunden
|-
|-
|Übungstage
|Supervisorenschulung Aufbau
|3 Tage
|7 Stunden
|-
|2. Supervisorenschulung
|6 Stunden
|-
|Übungstage
|3 Tage
|-
|-
|[[Dienstplanschulung]]
|[[Dienstplanschulung]]
|2,5 Stunden
|4 Stunden
|}
|}


= Ablauf =
='''SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV BASIS'''=
 
==Begrüßung==
 
*Kurze Einleitung und Info über {{Alex}} (Seit 1993, ...)
*Ablauf  
**1. Schulung: Aufbau, Stammdaten, Dienstplanung
**2. Schulung: Istzeiterfassung, Abrechnung, Reports
*Login erklären
**Benutzername + Passwort
*Regelmäßig Up-To-Date bleiben:
** Newsletter anmelden (jetzt)
** Webinare (Übersicht zeigen)
** Wiki mit Schulungsinhalten
 
==Benutzeroberfläche==
 
*Systemmenü
**Passwort ändern
**Rückgängig/Wiederherstellen/Speichern
*Werkzeugleiste
**ist interaktiv und passt sich an den jeweiligen Programmpunkt an
*Navigator
**zuletzt verwendet (20 Punkte)
**einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol bzw. X
**Automatisches Ausblenden über Pinnadel (nur Windows)
**Navigatoransichten erklären
 
==Planungseinheit==
 
*Erklärung: Betriebsorganisation / Strukturierung in {{Alex}} ([[SupervisorenWindows#Strukturierung_der_Organisation |Erklärung Grafik!]])
**Vererbung erklären
*Übersicht aller Planungseinheiten zeigen (Planungseinheiten-Suche)
*Stammdaten erklären
**Startdatum
**Bereichszuordnung
*ev. Über-Planungseinheit anlegen
 
==Berufsgruppen==
 
*Übersicht aller Berufsgruppen zeigen (Berufsgruppen-Suche)
*Stammdaten erklären
**Kurzzeichen + Farben für Ansicht im Dienstplan
*Vererbung erklären
 
==Dienstplan öffnen==
 
*über Dienstplansuche
*Reiter erklären
*Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
*Dienstplan öffnen & wieder schließen
*über zuletzt verwendet öffnen
*Bildschirmaufbau erklären
**Namensspalte
**Kalenderzeile
**Summenspalten
**Legende
***Zellen optimale Breite
 
==Personalanlage==
 
*Kalenderzeile - "Neues Personal"
*Erklärung: Stichtag - nicht verändern '''(IMMER 1. des Monats!)'''
*notwendige Stammdaten hinterlegen
*Unterschied Hinzufügen/Ausführen/Öffnen erklären (z.B. bei Hinterlegung der Berufsgruppe)
*Verweis (Klick mit Mausrad - Stammdaten Berufsgruppe öffnen)
*Anspruchszeilen anlegen
*Unterschied OK/Ausführen/Speichern
*Info an Kunde: Welche Stammdaten müssen bei den eingespielten Mitarbeitern noch erfasst werden? (Kartennummer, Mailadresse, spezielle Verträge,...)
 
'''→ Kunde legt Testmitarbeiter an'''
 
==Bildschirmeinstellungen==
 
*Werkzeugleiste
**Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
*Balken verziehen
*Monitor
**Fadenkreuz (nur Windows)
**Benachbarte Wochen anzeigen
**Standard wiederherstellen
*Namensspalte
**Personal sortieren
**Namensspalteneinstellungen
***Hinterlegung Systemeinstellungen
 
==Dienste==
 
*Anlage eines Dienstes vorzeigen + erklären
*Dienste kopieren
*Dienste auf andere PE kopieren
*ev. Anlage spezielle Dienste (Rufbereitschaft, etc.)
 
'''→ Kunde legt mehrere Dienste an'''
 
==[[Statustreppe]]==
 
*vollständig erklären anhand von Flipchart
*Wechsel in Planung
*Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig
 
==Dienstplanung==
 
*Dienste eintragen
**an einem Tag
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
**3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
*Dienste löschen
**an einem Tag
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger
*Kombidienst
*WZM anlegen (wenn notwendig)
**[[Wochenzeitmodell_erstellen |Wochenzeitmodell-Editor]] oder [[Wochenzeitmodell_aus_Muster_übernehmen#Wochenzeitmodell_aus_eingetragenen_Diensten_.C3.BCbernehmen | Muster übernehmen]]
*Planungscodes ganzer Tag
**an einem Tag
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
**löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
**3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
*Planungscodes stundenweise
*ev. Planungscodes durchgehen (Berechnung, Leseberechtigung, etc.)
*Texterfassung
**ev. Textkategorien
*Poolzuteilungen
**einen oder mehrere Tage über Dienstplan bzw. über Namensspalte
 
'''→ Kunde erfasst für ein paar Mitarbeiter die Planung'''
 
==Speicherlogik==


Folgender Ablauf ist geplant:
*sperren / speichern / rückgängig / Objekte neu laden
* I. Supervisorenschulung
* drei Übungstage
* II. Supervisorenschulung
* drei Übungstage
Anschließend folgt die [[Dienstplanschulung]] für die Dienstplanverantwortlichen.


= Vorbereitung Kunde =
==Arbeitszeitgesetz-Prüfungen==
Folgendes ist zur Supervisorenschulung mitzubringen:
* Betriebsorganisation: Namen der Planungseinheiten
* Berechtigungen: Benutzernamen
* Personaldaten
** Personalnummer
** Name
** Beschäftigungsausmaß
** Planungseinheit
** Eintritt
** Urlaubsanspruch (Resturlaub mit 31.01.2010)
* Dienste je Planungseinheit
* Dienstzeiten
* Dienstpläne von vereinbartem Zeitraum
* Vorletzte und letzte vollständige Abrechnungsperiode
* WICHTIG: Startwerte zu Beginn der vorletzten Abrechnungsperiode
* WICHTIG: Abrechnung jedes Mitarbeiters der letzten und vorletzten Abrechnungsperiode


= '''SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV BASIS''' =
*Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
*Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen


==Begrüßung==
==Summen==
* Kurze Einleitung und Info über Alex (Seit 1993, ...)
 
* Ablauf
*Anlage div. Summenschemen
** 1. Schulung: Aufbau, Stammdaten, Dienstplanung
**Monatssummen (Planung/Abrechnung)
** 2. Schulung: Istzeiterfassung, Abrechnung, Reports
**Tagessummen
* Login erklären
**Stundennachweis
** Benutzername + Passwort
*Konten erklären
*Hinterlegung der Summenschemen auf System / Bereich (→ Vererbung)
 
==[[Statustreppe]]==
 
*Statuswechsel Planung → Ist
 
==Ausdrucke==
 
*Stundennachweis
**für einen bzw. alle Mitarbeiter
*Dienstplan drucken
*Druckeinstellungen
**Anzahl Mitarbeiter pro Seite
**Summenschema hinterlegen
*Wochenausdruck


== Benutzeroberfläche ==
==Jahresplan==


* Symbolleiste
*Jahresplan pro Mitarbeiter
** Passwort ändern
**Zeitbereich einstellen
** Rückgängig/Wiederherstellen/Speichern
**nächsten öffnen
* Werkzeugleiste
**Ausdruck
** ist interaktiv und passt sich an den jeweiligen Programmpunkt an
**Urlaubsplanung
** wegblenden und einblenden über Werkzeugleistensymbol
*Jahresplan pro Station
*Navigator
**nächsten/vorherigen öffnen
** zuletzt verwendet (20 Punkte)
**Summen erklären (immer aktives Monat)
** einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol bzw. X
**Ausdruck + Einstellungen
** Automatisches Ausblenden über Pinnadel
** Navigatoransichten erklären


== Planungseinheit ==
==Benutzer / Berechtigungen==
* Erklärung: Betriebsorganisation / Strukturierung in ALEX ([[SupervisorenWindows#Strukturierung_der_Organisation | Erklärung Grafik!]])
* Anlage einer PE je Supervisor
** Startdatum
** Bereichszuordnung
* Vererbung erklären → auf Flipchart aufzeichnen


== Berufsgruppen ==
*Benutzer für Dienstplanschulung anlegen
* Anlage aller Berufsgruppen
**Erklärung Standardrolle vs. Kundenrolle
* Vererbung erklären
**Berechtigungen zuweisen (Suche Benutzer / Suche Planungseinheit Berechtigung)
* Achtung - NEUEINSTIEG notwendig damit jeder alle Berufsgruppen sieht
*[[SupervisorenWindows#Benutzer_f.C3.BCr_einen_Zeitbereich_sperren|Benutzer sperren]]


== Dienstplan öffnen ==
==Vormonatswerte setzen==
* über Dienstplansuche
* Reiter erklären
* Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
* Dienstplan öffnen & wieder schließen
* über zuletzt verwendet öffnen
* Bildschirmaufbau erklären
** Namensspalte
** Kalenderzeile
** Summenspalten
** Legende
*** Zellen optimale Breite


== Personalanlage für 1 Planungseinheit ==
*Korrekturwerte Ansprüche
* Kalenderzeile - "Neues Personal"
**Kontrolle über Jahresplan
* Erklärung: Stichtag - nicht verändern
*Vormonatssalden
* notwendige Stammdaten hinterlegen
* Unterschied Hinzufügen/Ausführen/Öffnen erklären (z.B. bei Hinterlegung der Berufsgruppe)
* Verweis (Klick mit Mausrad - Stammdaten Berufsgruppe öffnen)
* Anspruchszeilen anlegen
* Unterschied OK/Ausführen/Speichern


==Ansprüche (Korrekturwert oder Startwert)==
==Abschluss==
*Bei Korrekturwert: Wird im 1. Jahr die Zubuchung aliquotiert
*Bei Startwert: Wird im 1. Jahr nichts aliquotiert, da keine Zubuchung drinnen ist


Bei Änderung von Ein-/Austritt oder Beschäftigungsausmaß in einem Anspruchsjahr mit manueller Korrektur, können die Anspruchskonten falsche Werte enthalten
*Hilfe (Systemmenü)
*Zusammenfassung Aufgaben für Kunde


Dies betrifft im Besonderen das erste Anspruchsjahr in ALEX
='''SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV AUFBAU'''=


== Bildschirmeinstellungen ==
==Begrüßung==
* Zellen Größer / Kleiner
* Zellen Schmaler/Breiter
* Zellen Höher / Niedriger
* Balken verziehen
* Plan Ein- / Mehrzeilig
* Fadenkreuz
* Benachbarte Wochen
* Farben einstellen
* Namensspalteneinstellungen
** Hinterlegung der Einstellungen auf System
* Mitarbeiter sortieren -> Wird dann in DP-Schulung gemacht


== Dienste ==
*Ablauf
* Anlage aller Dienste für diese Planungseinheit
**Istzeiterfassung
* Kontrolle Dienste durch "Dienstdauer"
**Abrechnung
** Achtung bei autom. Zeiterfassung
**Reports
* Dienste kopieren
* Dienste auf andere PE kopieren


==Offene Fragen==


== [[Statustreppe]] ==
*Fragen auf Flipchart sammeln
* Erklärung: vollständige [[Statustreppe]] anhand von Flipchart
* Monatsplan: Statuswechsel nicht erzeugt --> Planung
* Besprechen: nun werden Summen gerechnet


== Dienstplanung ==
==Personal - Detailfunktionen==
* Eintrag Dienste / Planungscodes
* Löschen von Diensten / Planungscodes / Farbmarkierungen
* Planungscodes durchgehen
* Farbmarkierungen
* Wochenzeitmodelle
* Texterfassung
** ev. Textkategorien
* Für einige Mitarbeiter wird nun die gesamte Planung erfasst
* STAPELGESCHICHTE - speichern / rückgängig / Objekte neu laden
* Arbeitszeitgesetz
* Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen
* Poolzuteilungen


== Summen==
*Personalsuche
* Besprechung der Summen
**nach Name / Personalnummer
* Anlage div. Summenschemen
**Beschäftigt JA/NEIN
* Hinterlegung der Summenschemen auf System / Bereich (--> Vererbung)
*Austritt
**Rechtklick am letzten Beschäftigungstag - "Austritt"
*Wiedereintritt
**Kalenderzeile - "Wiedereintritt"
*Wechsel Planungseinheit
**"Personal auf anderen Plan wechseln" am letzten Tag auf dieser Planungseinheit
**Kontrolle Verlauf von "Stamm-Planungseinheit" im Personalstamm
*Verlauf erklären
*Zuname ändern
**Personalsuche nach beiden Namen
*Mutterschutz / Inaktivzeiten
**Personal-Liste "Karenziert"


== [[Statustreppe]] ==
==Istzeiterfassung==
* Erklärung: vollständige [[Statustreppe]] anhand von PPP
* Monatsplan: Statuswechsel Planung --> Ist


== Ausdrucke ==
*Dienst ändern
* Monatsplanausdruck
*Zusatzdienst
** Einstellungen besprechen -> für DP-Schulung wichtig
*Dienst löschen
* Einzelplan
*Planungscode eintragen
* Stundennachweis
**ganzer Tag / stundenweise
*K/G Änderungen
**Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
**Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
**Pause gearbeitet, Pause verlängern
*Summen besprechen
*Texterfassung
*optional: Sonderabrechnung erfassen (Inanspruchnahmen, etc.)
*nächsten / vorigen Monat öffnen
*Einsatz Rufbereitschaft (optional)
**vor / nach Mitternacht


== Jahresplan ==
==Automatische Zeiterfassung==
* Jahresplan pro Mitarbeiter
** Zeitbereich einstellen
** nächsten öffnen
** Ausdruck
* Jahresplan pro Station
** nächsten/vorherigen öffnen
** Summen erklären (immer aktives Monat)
** Ausdruck + Einstellungen


== Benutzer / Berechtigungen ==
*Umrandungen erklären
* bestehende Supervisoren umbenennen
*Dienst ändern
* Benutzer für Dienstplanschulung anlegen
*Zusatzdienst
** Erklärung Standardrolle vs. Kundenrolle
*Dienst löschen
** Berechtigungen zuweisen (Suche Benutzer / Suche Planungseinheit Berechtigung)
*Planungscode eintragen
* [[SupervisorenWindows#Benutzer_f.C3.BCr_einen_Zeitbereich_sperren|Benutzer sperren]]
**ganzer Tag / stundenweise
*Standeskontrolle einschalten
**Schwarzes Fragezeichen
**Oranges Fragezeichen
**Grünes Plus
***ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
*Stempelfehler bearbeiten
**Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
**Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
*Zeitstempel übernehmen
*Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur


== Vormonatswerte setzen ==
==Abrechnung==
* Korrekturwerte Ansprüche
** Kontrolle über Jahresplan
* Vormonatssalden


= II. SUPERVISORENSCHULUNG =
*Abrechnung gemeinsam besprechen
*Besprechung Tages- und Wochenüberstunden
*Umbuchungen Ende [[Durchrechnungszeitraum]]
**Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
**Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
**Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern


== Fragerunde==
*veränderte Summen besprechen
* welche Fragen haben sich ergeben?
*Abschlussbuchungen besprechen/ausführen
* Sammlung auf Flipchart
*Umbuchung in Konten zeigen
* Themenkreise bilden
**löschen der Umbuchung
*Manuelle Auszahlungen aus Saldo


== Personal - spezial ==
==Lohnarten==
* Personalsuche
** Beschäftigt JA/NEIN
* Austritt (über Monatsplan)
* Wiedereintritt  (über Monatsplan)
* Stationswechsel (über Monatsplan)
** was ist passiert -> Personalstamm VERLAUF herzeigen
* Stationswechsel / Austritt im Personalstamm erfassen
* Verlauf erklären
* Zuname ändern
** Personalsuche nach beiden Namen
* Mutterschutz
** Personal-Liste "Karenziert"


== Dienstplanung - IST ==
*[[Lohnüberleitung|Lohnüberleitung erklären]]
=== Istzeiterfassung ===
*Anlage der Lohnarten
* Dienstwechsel
*Anlage der Umschlüsselungen
* Zusatzdienst am freien Tag
*Hinterlegung der Umschlüsselung beim bestehenden Mitarbeiter (Vererbung)
* Dienst löschen
*Kontrolle der Lohnarten im Dienstplan
* Abwesenheiten (Krankenstandstag)
*Kontrolle der [[Lohnartenliste]]
* Abwesenheit über längeren Zeitraum (Krankenstandswoche)
* Plusstunden am Tag
* Minusstunden am Tag
* Stundenweise Abwesenheit Dienstende
* Stundenweise Abwesenheit während Dienst
* Unterschied Planungscode ganzer Tag / Kommt-/Geht
* Einsatz Rufbereitschaft
** vor / nach Mitternacht
* Summen besprechen


=== Spezielle Funktionen ===
==[[Statustreppe]]==
* Texte erfassen
* Kommt/Geht Eintragen
* nächsten/vorherigen öffnen


=== Automatische Zeiterfassung ===
*vollständig erklären anhand von Flipchart
*[[Standeskontrolle]]
*Statuswechsel Ist → Abgeschlossen
** schwarzes Fragezeichen
** oranges Fragezeichen
** grünes +
* Zeitstempel übernehmen
* Zeitstempel ausbessern
** Normale Stempelungen
** Geht ohne Kommt
** Kommt ohne Geht
** Einstempeln vor Dienstbeginn
** Ausstempeln nach Dienstende
** Einstempeln nach Dienstbeginn
** Ausstempeln vor Dienstende
** Arztbesuch in Arbeitszeit
** Mehrere Kommt-Zeiten für einen Tag
** Mehrere Geht-Zeiten für einen Tag
** Eine Kommt und 2 Geht-Stempelungen
** Stempelung an freiem Tag (= oranges Fragezeichen)
** keine Stempelung, aber geplanter Dienst (=schwarzes Fragezeichen)


== Abrechnung + Umbuchungen ==
==Überleitung==
* Bestätigung Tages- und Wochenüberstunden
* Umbuchungen Ende [[Durchrechnungszeitraum]]
** Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
** Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
** Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern
* veränderte Summen / Werte lfd. besprechen


== Lohnarten / Umschlüsselung ==
*Lohnartenexport
* Geschichte der [[Lohnüberleitung]]
*Abwesenheitsexport
* Anlage der benötigten Lohnarten
**Kurzzeichen bei Planungscodes hinterlegen
* Anlage der benötigten Umschlüsselungen
*Files müssen von Kunde kontrolliert werden
* Hinterlegung der Umschlüsselung beim bestehenden Mitarbeiter (Vererbung)
* Kontrolle der Lohnarten im Monatsplan
* Kontrolle der [[Lohnartenliste]]


== [[Statustreppe]] ==
==Vererbung==
* Erklärung: vollständige [[Statustreppe]] anhand von Flipchart
* Monatsplan: Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen


== Überleitung / Abnahme ==
*Vererbung im Detail
* Erzeugen der Lohnartenliste / Schnittstelle
**1.Beispiel: Parameter wird von System vererbt, soll bei einem Mitarbeiter verändert werden
* ev. ABW - Schnittstelle erzeugen
**2.Beispiel: Parameter wurde auf Mitarbeiterebene gesetzt, nun ist wieder Einstellung von System gewünscht
* HAUSÜBUNG: Abnahme durch den Kunden aufgrund von Schnittstellenimport
*Verlauf → Vererbung sichtbar
** Kunde: Import Schnittstelle in LV - Testsystem
** Kunde: Zeitnahe Rückmeldung an Bit Factory ob LV - Schnittstelle funktioniert


== Vererbung ==
==Suchabfragen / Ansichten==
* Vererbung im Detail
** I.Beispiel: Parameter wird von System vererbt, soll bei einem Mitarbeiter verändert werden
** II.Beispiel: Parameter wurde auf Mitarbeiterebene gesetzt, nun ist wieder Einstellung von System gewünscht
* Verlauf -> Vererbung sichtbar


== Suchabfagen / Ansichten ==
*Ansichten Personal
* Personalsuche -> Ansichten umstellen
**andere Ansicht auswählen
** Personal nach Name / Personalnummer suchen
**neue Ansicht anlegen → z.B. Mitarbeiterkontrolle
** neue Ansicht anlegen -> Mitarbeiterkonrolle (Alle wichtigen Parameter)
**Standardansicht auswählen (Werkzeugleiste)
** Suche neu aufmachen und angelegte Ansicht auswählen
**Hinweis: Funktionalität bei allen Suchabfragen gleich
** Hinweis: Funktionalität bei allen Suchabfragen gleich
*Filter Personal
* Filteroptionen Personal
**Personal nach Stammplanungseinheit
** Personal nach Stammplanungseinheit
**Personal nach Berufsgruppe
** Personal nach Berufsgruppe
**Karenziert
** Karenziert
*Filter Dienste
* Filteroptionen Dienste
**Dienst nach Planungseinheit
** Dienst nach Planungseinheit
*Filter Dienstplan
* Filter Monatsplan
**Dienstplan von/bis
** Monatsplan von/bis
*Filter Benutzer
* Filter Benutzer
**Berechtigungen
** Benutzer für Berechtigung


== Protokollierung==
==Protokollierung==
* Änderungen am Tag
* Personal -> Protokoll für Objekt
** was ist bei diesem Personal geändert worden
* Planungseinheit -> Protokoll für Objekt
** Statuswechsel
* Benutzer -> Protokoll für Benutzer
** was hat dieser Benutzer gemacht?


== [[SupervisorenWindows#Report|Reports]] ==
*Änderungen am Tag
* [[Reportschulung|Besetzungsreports]] (kurz herzeigen)
*Personal → Protokoll für Objekt
* [[Reportschulung|Von/bis-Report]]
**welche Stammdaten wurden bei diesem Personal verändert?
* [[Reportschulung|Konto-Reports]]
*Planungseinheit → Protokoll für Objekt
* [[Reportschulung|Zeitkontostand Monat]]
**wann wurde der Statuswechsel bei dieser Planungseinheit gemacht?
*Benutzer → Protokoll für Benutzer
**welche Änderungen hat dieser Benutzer durchgeführt?


==[[Reportschulung|Reports]]==


== Objekte löschen ==
*[[Reportschulung#Kontoreport|Konto-Reports]]
* Mitarbeiter löschen
**Anlage benötigter Reports
* Suche mit "gelöschten Objekten"
*[[Reportschulung#von.2Fbis_-_Report|Von/bis-Report]]
*[[Reportschulung#Besetzungsreport|Besetzungsreports]]


== Systemeinstellungen ==
==Abschluss==
* Tagesarten spezial


== Hilfe ==
*Hilfe (Systemmenü)
* Schulungsinhalte über Hilfe - Button
*Zusammenfassung Aufgaben für Kunde


[[Kategorie: Schulungschecklisten]]
[[Kategorie: Schulungschecklisten]]

Aktuelle Version vom 6. Februar 2023, 13:33 Uhr

Checkliste zur intensiven Schulung von Supervisoren (unabhängig von der Oberfläche)

Ablauf
Inhalt Dauer
Supervisorenschulung Basis 7 Stunden
Supervisorenschulung Aufbau 7 Stunden
Dienstplanschulung 4 Stunden

SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV BASIS

Begrüßung

  • Kurze Einleitung und Info über Alex® (Seit 1993, ...)
  • Ablauf
    • 1. Schulung: Aufbau, Stammdaten, Dienstplanung
    • 2. Schulung: Istzeiterfassung, Abrechnung, Reports
  • Login erklären
    • Benutzername + Passwort
  • Regelmäßig Up-To-Date bleiben:
    • Newsletter anmelden (jetzt)
    • Webinare (Übersicht zeigen)
    • Wiki mit Schulungsinhalten

Benutzeroberfläche

  • Systemmenü
    • Passwort ändern
    • Rückgängig/Wiederherstellen/Speichern
  • Werkzeugleiste
    • ist interaktiv und passt sich an den jeweiligen Programmpunkt an
  • Navigator
    • zuletzt verwendet (20 Punkte)
    • einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol bzw. X
    • Automatisches Ausblenden über Pinnadel (nur Windows)
    • Navigatoransichten erklären

Planungseinheit

  • Erklärung: Betriebsorganisation / Strukturierung in Alex® (Erklärung Grafik!)
    • Vererbung erklären
  • Übersicht aller Planungseinheiten zeigen (Planungseinheiten-Suche)
  • Stammdaten erklären
    • Startdatum
    • Bereichszuordnung
  • ev. Über-Planungseinheit anlegen

Berufsgruppen

  • Übersicht aller Berufsgruppen zeigen (Berufsgruppen-Suche)
  • Stammdaten erklären
    • Kurzzeichen + Farben für Ansicht im Dienstplan
  • Vererbung erklären

Dienstplan öffnen

  • über Dienstplansuche
  • Reiter erklären
  • Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
  • Dienstplan öffnen & wieder schließen
  • über zuletzt verwendet öffnen
  • Bildschirmaufbau erklären
    • Namensspalte
    • Kalenderzeile
    • Summenspalten
    • Legende
      • Zellen optimale Breite

Personalanlage

  • Kalenderzeile - "Neues Personal"
  • Erklärung: Stichtag - nicht verändern (IMMER 1. des Monats!)
  • notwendige Stammdaten hinterlegen
  • Unterschied Hinzufügen/Ausführen/Öffnen erklären (z.B. bei Hinterlegung der Berufsgruppe)
  • Verweis (Klick mit Mausrad - Stammdaten Berufsgruppe öffnen)
  • Anspruchszeilen anlegen
  • Unterschied OK/Ausführen/Speichern
  • Info an Kunde: Welche Stammdaten müssen bei den eingespielten Mitarbeitern noch erfasst werden? (Kartennummer, Mailadresse, spezielle Verträge,...)

→ Kunde legt Testmitarbeiter an

Bildschirmeinstellungen

  • Werkzeugleiste
    • Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
  • Balken verziehen
  • Monitor
    • Fadenkreuz (nur Windows)
    • Benachbarte Wochen anzeigen
    • Standard wiederherstellen
  • Namensspalte
    • Personal sortieren
    • Namensspalteneinstellungen
      • Hinterlegung Systemeinstellungen

Dienste

  • Anlage eines Dienstes vorzeigen + erklären
  • Dienste kopieren
  • Dienste auf andere PE kopieren
  • ev. Anlage spezielle Dienste (Rufbereitschaft, etc.)

→ Kunde legt mehrere Dienste an

Statustreppe

  • vollständig erklären anhand von Flipchart
  • Wechsel in Planung
  • Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig

Dienstplanung

  • Dienste eintragen
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
    • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
  • Dienste löschen
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger
  • Kombidienst
  • WZM anlegen (wenn notwendig)
  • Planungscodes ganzer Tag
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
    • löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
    • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
  • Planungscodes stundenweise
  • ev. Planungscodes durchgehen (Berechnung, Leseberechtigung, etc.)
  • Texterfassung
    • ev. Textkategorien
  • Poolzuteilungen
    • einen oder mehrere Tage über Dienstplan bzw. über Namensspalte

→ Kunde erfasst für ein paar Mitarbeiter die Planung

Speicherlogik

  • sperren / speichern / rückgängig / Objekte neu laden

Arbeitszeitgesetz-Prüfungen

  • Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
  • Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen

Summen

  • Anlage div. Summenschemen
    • Monatssummen (Planung/Abrechnung)
    • Tagessummen
    • Stundennachweis
  • Konten erklären
  • Hinterlegung der Summenschemen auf System / Bereich (→ Vererbung)

Statustreppe

  • Statuswechsel Planung → Ist

Ausdrucke

  • Stundennachweis
    • für einen bzw. alle Mitarbeiter
  • Dienstplan drucken
  • Druckeinstellungen
    • Anzahl Mitarbeiter pro Seite
    • Summenschema hinterlegen
  • Wochenausdruck

Jahresplan

  • Jahresplan pro Mitarbeiter
    • Zeitbereich einstellen
    • nächsten öffnen
    • Ausdruck
    • Urlaubsplanung
  • Jahresplan pro Station
    • nächsten/vorherigen öffnen
    • Summen erklären (immer aktives Monat)
    • Ausdruck + Einstellungen

Benutzer / Berechtigungen

  • Benutzer für Dienstplanschulung anlegen
    • Erklärung Standardrolle vs. Kundenrolle
    • Berechtigungen zuweisen (Suche Benutzer / Suche Planungseinheit Berechtigung)
  • Benutzer sperren

Vormonatswerte setzen

  • Korrekturwerte Ansprüche
    • Kontrolle über Jahresplan
  • Vormonatssalden

Abschluss

  • Hilfe (Systemmenü)
  • Zusammenfassung Aufgaben für Kunde

SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV AUFBAU

Begrüßung

  • Ablauf
    • Istzeiterfassung
    • Abrechnung
    • Reports

Offene Fragen

  • Fragen auf Flipchart sammeln

Personal - Detailfunktionen

  • Personalsuche
    • nach Name / Personalnummer
    • Beschäftigt JA/NEIN
  • Austritt
    • Rechtklick am letzten Beschäftigungstag - "Austritt"
  • Wiedereintritt
    • Kalenderzeile - "Wiedereintritt"
  • Wechsel Planungseinheit
    • "Personal auf anderen Plan wechseln" am letzten Tag auf dieser Planungseinheit
    • Kontrolle Verlauf von "Stamm-Planungseinheit" im Personalstamm
  • Verlauf erklären
  • Zuname ändern
    • Personalsuche nach beiden Namen
  • Mutterschutz / Inaktivzeiten
    • Personal-Liste "Karenziert"

Istzeiterfassung

  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • K/G Änderungen
    • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
    • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
    • Pause gearbeitet, Pause verlängern
  • Summen besprechen
  • Texterfassung
  • optional: Sonderabrechnung erfassen (Inanspruchnahmen, etc.)
  • nächsten / vorigen Monat öffnen
  • Einsatz Rufbereitschaft (optional)
    • vor / nach Mitternacht

Automatische Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • Standeskontrolle einschalten
    • Schwarzes Fragezeichen
    • Oranges Fragezeichen
    • Grünes Plus
      • ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
  • Stempelfehler bearbeiten
    • Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
    • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
  • Zeitstempel übernehmen
  • Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur

Abrechnung

  • Abrechnung gemeinsam besprechen
  • Besprechung Tages- und Wochenüberstunden
  • Umbuchungen Ende Durchrechnungszeitraum
    • Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
    • Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
    • Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern
  • veränderte Summen besprechen
  • Abschlussbuchungen besprechen/ausführen
  • Umbuchung in Konten zeigen
    • löschen der Umbuchung
  • Manuelle Auszahlungen aus Saldo

Lohnarten

  • Lohnüberleitung erklären
  • Anlage der Lohnarten
  • Anlage der Umschlüsselungen
  • Hinterlegung der Umschlüsselung beim bestehenden Mitarbeiter (Vererbung)
  • Kontrolle der Lohnarten im Dienstplan
  • Kontrolle der Lohnartenliste

Statustreppe

  • vollständig erklären anhand von Flipchart
  • Statuswechsel Ist → Abgeschlossen

Überleitung

  • Lohnartenexport
  • Abwesenheitsexport
    • Kurzzeichen bei Planungscodes hinterlegen
  • Files müssen von Kunde kontrolliert werden

Vererbung

  • Vererbung im Detail
    • 1.Beispiel: Parameter wird von System vererbt, soll bei einem Mitarbeiter verändert werden
    • 2.Beispiel: Parameter wurde auf Mitarbeiterebene gesetzt, nun ist wieder Einstellung von System gewünscht
  • Verlauf → Vererbung sichtbar

Suchabfragen / Ansichten

  • Ansichten Personal
    • andere Ansicht auswählen
    • neue Ansicht anlegen → z.B. Mitarbeiterkontrolle
    • Standardansicht auswählen (Werkzeugleiste)
    • Hinweis: Funktionalität bei allen Suchabfragen gleich
  • Filter Personal
    • Personal nach Stammplanungseinheit
    • Personal nach Berufsgruppe
    • Karenziert
  • Filter Dienste
    • Dienst nach Planungseinheit
  • Filter Dienstplan
    • Dienstplan von/bis
  • Filter Benutzer
    • Berechtigungen

Protokollierung

  • Änderungen am Tag
  • Personal → Protokoll für Objekt
    • welche Stammdaten wurden bei diesem Personal verändert?
  • Planungseinheit → Protokoll für Objekt
    • wann wurde der Statuswechsel bei dieser Planungseinheit gemacht?
  • Benutzer → Protokoll für Benutzer
    • welche Änderungen hat dieser Benutzer durchgeführt?

Reports

Abschluss

  • Hilfe (Systemmenü)
  • Zusammenfassung Aufgaben für Kunde
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