Supervisorenschulung: Unterschied zwischen den Versionen

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Checkliste zur intensiven Schulung von Supervisoren ('''unabhängig von der Oberfläche''')
Checkliste zur intensiven Schulung von Supervisoren ('''unabhängig von der Oberfläche''')


{| class="wikitable" border=1 style="border-collapse:collapse; border-color:#E8E8E8; vertical-align:top" cellspacing="50" cellpadding="5"  
{| class="wikitable" style="" border="1" cellspacing="50" cellpadding="5"  
|- style="background-color:#FFD317; text-align:center"
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|colspan="2" |'''Ablauf'''
| colspan="2" |'''Ablauf'''
|-
|-
|'''Inhalt'''
|'''Inhalt'''
|'''Dauer'''
|'''Dauer'''
|-style="vertical-align:top"
|- style="vertical-align:top"
|1. Supervisorenschulung Basis
|Supervisorenschulung Basis
|7 Stunden
|7 Stunden
|-
|-
|2. Supervisorenschulung Aufbau
|Supervisorenschulung Aufbau
|7 Stunden
|7 Stunden
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|}
|}


= '''SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV BASIS''' =
='''SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV BASIS'''=


==Begrüßung==
==Begrüßung==
* Kurze Einleitung und Info über Alex (Seit 1993, ...)
* Ablauf
** 1. Schulung: Aufbau, Stammdaten, Dienstplanung
** 2. Schulung: Istzeiterfassung, Abrechnung, Reports
* Login erklären
** Benutzername + Passwort


== Benutzeroberfläche ==
*Kurze Einleitung und Info über {{Alex}} (Seit 1993, ...)
*Ablauf
**1. Schulung: Aufbau, Stammdaten, Dienstplanung
**2. Schulung: Istzeiterfassung, Abrechnung, Reports
*Login erklären
**Benutzername + Passwort
*Regelmäßig Up-To-Date bleiben:
** Newsletter anmelden (jetzt)
** Webinare (Übersicht zeigen)
** Wiki mit Schulungsinhalten


* Symbolleiste
==Benutzeroberfläche==
** Passwort ändern
 
** Rückgängig/Wiederherstellen/Speichern
*Systemmenü
* Werkzeugleiste
**Passwort ändern
** ist interaktiv und passt sich an den jeweiligen Programmpunkt an
**Rückgängig/Wiederherstellen/Speichern
*Werkzeugleiste
**ist interaktiv und passt sich an den jeweiligen Programmpunkt an
*Navigator
*Navigator
** zuletzt verwendet (20 Punkte)
**zuletzt verwendet (20 Punkte)
** einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol bzw. X
**einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol bzw. X
** Automatisches Ausblenden über Pinnadel (nur Windows)
**Automatisches Ausblenden über Pinnadel (nur Windows)
** Navigatoransichten erklären
**Navigatoransichten erklären


== Planungseinheit ==
==Planungseinheit==
* Erklärung: Betriebsorganisation / Strukturierung in ALEX ([[SupervisorenWindows#Strukturierung_der_Organisation |Erklärung Grafik!]])
** Vererbung erklären
* Übersicht aller Planungseinheiten zeigen (Planungseinheiten-Suche)
* Stammdaten erklären
** Startdatum
** Bereichszuordnung
* ev. Über-Planungseinheit anlegen


== Berufsgruppen ==
*Erklärung: Betriebsorganisation / Strukturierung in {{Alex}} ([[SupervisorenWindows#Strukturierung_der_Organisation |Erklärung Grafik!]])
* Übersicht aller Berufsgruppen zeigen (Berufsgruppen-Suche)
**Vererbung erklären
* Stammdaten erklären
*Übersicht aller Planungseinheiten zeigen (Planungseinheiten-Suche)
** Kurzzeichen + Farben für Ansicht im Dienstplan
*Stammdaten erklären  
* Vererbung erklären
**Startdatum
**Bereichszuordnung
*ev. Über-Planungseinheit anlegen


== Dienstplan öffnen ==
==Berufsgruppen==
* über Dienstplansuche
* Reiter erklären
* Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
* Dienstplan öffnen & wieder schließen
* über zuletzt verwendet öffnen
* Bildschirmaufbau erklären
** Namensspalte
** Kalenderzeile
** Summenspalten
** Legende
*** Zellen optimale Breite


== Personalanlage ==
*Übersicht aller Berufsgruppen zeigen (Berufsgruppen-Suche)
* Kalenderzeile - "Neues Personal"
*Stammdaten erklären
* Erklärung: Stichtag - nicht verändern (IMMER 1. des Monats!)
**Kurzzeichen + Farben für Ansicht im Dienstplan
* notwendige Stammdaten hinterlegen
*Vererbung erklären
* Unterschied Hinzufügen/Ausführen/Öffnen erklären (z.B. bei Hinterlegung der Berufsgruppe)
 
* Verweis (Klick mit Mausrad - Stammdaten Berufsgruppe öffnen)
==Dienstplan öffnen==
* Anspruchszeilen anlegen
 
* Unterschied OK/Ausführen/Speichern
*über Dienstplansuche
* Info an Kunde: Welche Stammdaten müssen bei den eingespielten Mitarbeitern noch erfasst werden? (Kartennummer, Mailadresse, spezielle Verträge,...)
*Reiter erklären
*Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
*Dienstplan öffnen & wieder schließen
*über zuletzt verwendet öffnen
*Bildschirmaufbau erklären
**Namensspalte
**Kalenderzeile
**Summenspalten
**Legende
***Zellen optimale Breite
 
==Personalanlage==
 
*Kalenderzeile - "Neues Personal"
*Erklärung: Stichtag - nicht verändern '''(IMMER 1. des Monats!)'''
*notwendige Stammdaten hinterlegen
*Unterschied Hinzufügen/Ausführen/Öffnen erklären (z.B. bei Hinterlegung der Berufsgruppe)
*Verweis (Klick mit Mausrad - Stammdaten Berufsgruppe öffnen)
*Anspruchszeilen anlegen
*Unterschied OK/Ausführen/Speichern
*Info an Kunde: Welche Stammdaten müssen bei den eingespielten Mitarbeitern noch erfasst werden? (Kartennummer, Mailadresse, spezielle Verträge,...)


'''→ Kunde legt Testmitarbeiter an'''
'''→ Kunde legt Testmitarbeiter an'''


== Bildschirmeinstellungen ==
==Bildschirmeinstellungen==
* Werkzeugleiste
** Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
** ein- / mehrzeilig
* Balken verziehen
* Monitor
** Fadenkreuz (nur Windows)
** Benachbarte Wochen anzeigen
** Standard wiederherstellen
* Namensspalte
** Personal sortieren
** Namensspalteneinstellungen
*** Hinterlegung Systemeinstellungen


== Dienste ==
*Werkzeugleiste
* Anlage eines Dienstes vorzeigen + erklären
**Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
* Dienste kopieren
*Balken verziehen
* Dienste auf andere PE kopieren
*Monitor
* ev. Anlage spezielle Dienste (Rufbereitschaft, etc.)
**Fadenkreuz (nur Windows)
**Benachbarte Wochen anzeigen
**Standard wiederherstellen
*Namensspalte
**Personal sortieren
**Namensspalteneinstellungen
***Hinterlegung Systemeinstellungen
 
==Dienste==
 
*Anlage eines Dienstes vorzeigen + erklären
*Dienste kopieren
*Dienste auf andere PE kopieren
*ev. Anlage spezielle Dienste (Rufbereitschaft, etc.)


'''→ Kunde legt mehrere Dienste an'''
'''→ Kunde legt mehrere Dienste an'''


== [[Statustreppe]] ==
==[[Statustreppe]]==
* vollständig erklären anhand von Flipchart
 
* Wechsel in Planung
*vollständig erklären anhand von Flipchart
*Wechsel in Planung
*Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig
 
==Dienstplanung==
 
*Dienste eintragen
**an einem Tag
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
**3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
*Dienste löschen
**an einem Tag
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger
*Kombidienst
*WZM anlegen (wenn notwendig)
**[[Wochenzeitmodell_erstellen |Wochenzeitmodell-Editor]] oder [[Wochenzeitmodell_aus_Muster_übernehmen#Wochenzeitmodell_aus_eingetragenen_Diensten_.C3.BCbernehmen | Muster übernehmen]]
*Planungscodes ganzer Tag
**an einem Tag
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
**löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
**3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
*Planungscodes stundenweise
*ev. Planungscodes durchgehen (Berechnung, Leseberechtigung, etc.)
*Texterfassung
**ev. Textkategorien
*Poolzuteilungen
**einen oder mehrere Tage über Dienstplan bzw. über Namensspalte
 
'''→ Kunde erfasst für ein paar Mitarbeiter die Planung'''
 
==Speicherlogik==
 
*sperren / speichern / rückgängig / Objekte neu laden
 
==Arbeitszeitgesetz-Prüfungen==
 
*Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
*Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen
 
==Summen==
 
*Anlage div. Summenschemen
**Monatssummen (Planung/Abrechnung)
**Tagessummen
**Stundennachweis
*Konten erklären
*Hinterlegung der Summenschemen auf System / Bereich (→ Vererbung)
 
==[[Statustreppe]]==


== Dienstplanung ==
*Statuswechsel Planung → Ist
* Dienste eintragen
** an einem Tag
** an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
** zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
** 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
* Dienste löschen
** an einem Tag
** an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
** zurücklegen bzw. blauer Zeiger
* Kombidienst
* WZM anlegen (wenn notwendig)
** 1. volle Woche Dienste erfassen
** [[Wochenzeitmodell_aus_Muster_übernehmen#Wochenzeitmodell_aus_eingetragenen_Diensten_.C3.BCbernehmen | Muster übernehmen]]
* Planungscodes ganzer Tag
** an einem Tag
** an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
** zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
** löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
** 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
* Planungscodes stundenweise
* Texterfassung
* Poolzuteilungen
* Für einige Mitarbeiter wird nun die gesamte Planung erfasst
* STAPELGESCHICHTE - speichern / rückgängig / Objekte neu laden


== Arbeitszeitgesetz-Prüfungen==
==Ausdrucke==
* Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
* Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen


== Summen==
*Stundennachweis
* Anlage div. Summenschemen
**für einen bzw. alle Mitarbeiter
* Konten erklären
*Dienstplan drucken
* Hinterlegung der Summenschemen auf System / Bereich (→ Vererbung)
*Druckeinstellungen
**Anzahl Mitarbeiter pro Seite
**Summenschema hinterlegen
*Wochenausdruck


== [[Statustreppe]] ==
==Jahresplan==
* vollständig erklären
* Statuswechsel Planung → Ist


== Ausdrucke ==
*Jahresplan pro Mitarbeiter
* Stundennachweis
**Zeitbereich einstellen
** für einen bzw. alle Mitarbeiter
**nächsten öffnen
* Dienstplan drucken
**Ausdruck
* Druckeinstellungen
**Urlaubsplanung
** Anzahl Mitarbeiter pro Seite
*Jahresplan pro Station
** Summenschema hinterlegen
**nächsten/vorherigen öffnen
* Wochenausdruck
**Summen erklären (immer aktives Monat)
**Ausdruck + Einstellungen


== Jahresplan ==
==Benutzer / Berechtigungen==
* Jahresplan pro Mitarbeiter
** Zeitbereich einstellen
** nächsten öffnen
** Ausdruck
** Urlaubsplanung
* Jahresplan pro Station
** nächsten/vorherigen öffnen
** Summen erklären (immer aktives Monat)
** Ausdruck + Einstellungen


== Benutzer / Berechtigungen ==
*Benutzer für Dienstplanschulung anlegen
* Benutzer für Dienstplanschulung anlegen
**Erklärung Standardrolle vs. Kundenrolle
** Erklärung Standardrolle vs. Kundenrolle
**Berechtigungen zuweisen (Suche Benutzer / Suche Planungseinheit Berechtigung)
** Berechtigungen zuweisen (Suche Benutzer / Suche Planungseinheit Berechtigung)  
*[[SupervisorenWindows#Benutzer_f.C3.BCr_einen_Zeitbereich_sperren|Benutzer sperren]]
* [[SupervisorenWindows#Benutzer_f.C3.BCr_einen_Zeitbereich_sperren|Benutzer sperren]]


== Vormonatswerte setzen ==
==Vormonatswerte setzen==
* Korrekturwerte Ansprüche
** Kontrolle über Jahresplan
* Vormonatssalden


== Abschluss ==
*Korrekturwerte Ansprüche
* Hilfe (Symbolleiste)
**Kontrolle über Jahresplan
* Zusammenfassung Aufgaben für Kunde
*Vormonatssalden


= '''SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV AUFBAU''' =
==Abschluss==


== Begrüßung ==
*Hilfe (Systemmenü)
* Ablauf
*Zusammenfassung Aufgaben für Kunde
** Istzeiterfassung
** Abrechnung
** Reports


== Offene Fragen==
='''SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV AUFBAU'''=
* Fragen auf Flipchart sammeln


== Personal - spezial ==
==Begrüßung==
* Personalsuche
** Beschäftigt JA/NEIN
* Austritt
** Rechtklick am letzten Beschäftigungstag - "Austritt"
* Wiedereintritt
** Kalenderzeile - "Wiedereintritt"
* Stationswechsel
** "Personal auf anderen Plan wechseln" am letzten Tag auf dieser Planungseinheit
** Kontrolle Verlauf von "Stamm-Planungseinheit" im Personalstamm
* Stationswechsel / Austritt im Personalstamm erfassen (?)
* Verlauf erklären
* Zuname ändern
** Personalsuche nach beiden Namen
* Mutterschutz / Inaktivzeiten
** Personal-Liste "Karenziert"


== Istzeiterfassung ==
*Ablauf
* Dienst ändern
**Istzeiterfassung
* Zusatzdienst
**Abrechnung
* Dienst löschen
**Reports
* Planungscode eintragen
** ganzer Tag / stundenweise
* K/G Änderungen
** Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
** Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
** Pause gearbeitet, Pause verlängern
* Summen besprechen
* Texte erfassen
* optional: Sonderabrechnung erfassen (Inanspruchnahmen, etc.)
* nächsten / vorigen Monat öffnen
* Einsatz Rufbereitschaft (optional)
** vor / nach Mitternacht


== Automatische Zeiterfassung ==
==Offene Fragen==
* Umrandungen erklären
 
* Dienst ändern
*Fragen auf Flipchart sammeln
* Zusatzdienst
 
* Dienst löschen
==Personal - Detailfunktionen==
* Planungscode eintragen
 
** ganzer Tag / stundenweise
*Personalsuche
* Standeskontrolle einschalten
**nach Name / Personalnummer
** Schwarzes Fragezeichen
**Beschäftigt JA/NEIN
** Oranges Fragezeichen
*Austritt
** Grünes Plus
**Rechtklick am letzten Beschäftigungstag - "Austritt"
*** ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
*Wiedereintritt
* Stempelfehler bearbeiten
**Kalenderzeile - "Wiedereintritt"
** Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
*Wechsel Planungseinheit
** Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
**"Personal auf anderen Plan wechseln" am letzten Tag auf dieser Planungseinheit
**Kontrolle Verlauf von "Stamm-Planungseinheit" im Personalstamm
*Verlauf erklären
*Zuname ändern
**Personalsuche nach beiden Namen
*Mutterschutz / Inaktivzeiten
**Personal-Liste "Karenziert"
 
==Istzeiterfassung==
 
*Dienst ändern
*Zusatzdienst
*Dienst löschen
*Planungscode eintragen
**ganzer Tag / stundenweise
*K/G Änderungen
**Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
**Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
**Pause gearbeitet, Pause verlängern
*Summen besprechen
*Texterfassung
*optional: Sonderabrechnung erfassen (Inanspruchnahmen, etc.)
*nächsten / vorigen Monat öffnen
*Einsatz Rufbereitschaft (optional)
**vor / nach Mitternacht
 
==Automatische Zeiterfassung==
 
*Umrandungen erklären
*Dienst ändern
*Zusatzdienst
*Dienst löschen
*Planungscode eintragen
**ganzer Tag / stundenweise
*Standeskontrolle einschalten
**Schwarzes Fragezeichen
**Oranges Fragezeichen
**Grünes Plus
***ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
*Stempelfehler bearbeiten
**Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
**Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
*Zeitstempel übernehmen
*Zeitstempel übernehmen
* Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur
*Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur
 
==Abrechnung==
 
*Abrechnung gemeinsam besprechen
*Besprechung Tages- und Wochenüberstunden
*Umbuchungen Ende [[Durchrechnungszeitraum]]
**Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
**Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
**Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern
 
*veränderte Summen besprechen
*Abschlussbuchungen besprechen/ausführen
*Umbuchung in Konten zeigen
**löschen der Umbuchung
*Manuelle Auszahlungen aus Saldo
 
==Lohnarten==
 
*[[Lohnüberleitung|Lohnüberleitung erklären]]
*Anlage der Lohnarten
*Anlage der Umschlüsselungen
*Hinterlegung der Umschlüsselung beim bestehenden Mitarbeiter (Vererbung)
*Kontrolle der Lohnarten im Dienstplan
*Kontrolle der [[Lohnartenliste]]
 
==[[Statustreppe]]==
 
*vollständig erklären anhand von Flipchart
*Statuswechsel Ist → Abgeschlossen
 
==Überleitung==


== Abrechnung ==
*Lohnartenexport
* Abrechnung gemeinsam besprechen
*Abwesenheitsexport
* Bestätigung Tages- und Wochenüberstunden
**Kurzzeichen bei Planungscodes hinterlegen
* Umbuchungen Ende [[Durchrechnungszeitraum]]
*Files müssen von Kunde kontrolliert werden
** Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
** Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
** Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern
* veränderte Summen besprechen
* Umbuchung im D-Konto zeigen
** löschen der Umbuchung
* bei Bedarf Stunden auszahlen


== Lohnarten ==
==Vererbung==
* Geschichte der [[Lohnüberleitung]]
* Anlage der Lohnarten
* Anlage der Umschlüsselungen
* Hinterlegung der Umschlüsselung beim bestehenden Mitarbeiter (Vererbung)
* Kontrolle der Lohnarten im Dienstplan
* Kontrolle der [[Lohnartenliste]]


== [[Statustreppe]] ==
*Vererbung im Detail
* vollständig erklären anhand von Flipchart
**1.Beispiel: Parameter wird von System vererbt, soll bei einem Mitarbeiter verändert werden
* Statuswechsel Ist → Abgeschlossen
**2.Beispiel: Parameter wurde auf Mitarbeiterebene gesetzt, nun ist wieder Einstellung von System gewünscht
*Verlauf → Vererbung sichtbar


== Überleitung ==
==Suchabfragen / Ansichten==
* Erzeugen der Lohnartenliste / Lohnartenexport
* ev. Abwesenheitsexport
* Files müssen von Kunde kontrolliert werden (funktioniert Import im Lohnprogramm?)


== Vererbung ==
*Ansichten Personal
* Vererbung im Detail
**andere Ansicht auswählen
** 1.Beispiel: Parameter wird von System vererbt, soll bei einem Mitarbeiter verändert werden
**neue Ansicht anlegen → z.B. Mitarbeiterkontrolle
** 2.Beispiel: Parameter wurde auf Mitarbeiterebene gesetzt, nun ist wieder Einstellung von System gewünscht
**Standardansicht auswählen (Werkzeugleiste)
* Verlauf → Vererbung sichtbar
**Hinweis: Funktionalität bei allen Suchabfragen gleich
*Filter Personal
**Personal nach Stammplanungseinheit
**Personal nach Berufsgruppe
**Karenziert
*Filter Dienste
**Dienst nach Planungseinheit
*Filter Dienstplan
**Dienstplan von/bis
*Filter Benutzer
**Berechtigungen


== Suchabfagen / Ansichten ==
==Protokollierung==
* Personalsuche → Ansichten umstellen
** Personal nach Name / Personalnummer suchen
** neue Ansicht anlegen → Mitarbeiterkonrolle (alle wichtigen Parameter)
** Suche neu aufmachen und angelegte Ansicht auswählen
** Hinweis: Funktionalität bei allen Suchabfragen gleich
* Filteroptionen Personal
** Personal nach Stammplanungseinheit
** Personal nach Berufsgruppe
** Karenziert
* Filteroptionen Dienste
** Dienst nach Planungseinheit
* Filter Dienstplan
** Dienstplan von/bis
* Filter Benutzer
** Benutzer für Berechtigung


== Protokollierung==
*Änderungen am Tag
* Änderungen am Tag
*Personal → Protokoll für Objekt
* Personal → Protokoll für Objekt
**welche Stammdaten wurden bei diesem Personal verändert?
** welche Stammdaten wurden bei diesem Personal verändert?
*Planungseinheit → Protokoll für Objekt
* Planungseinheit → Protokoll für Objekt
**wann wurde der Statuswechsel bei dieser Planungseinheit gemacht?
** wann wurde der Statuswechsel bei dieser Planungseinheit gemacht?
*Benutzer → Protokoll für Benutzer
* Benutzer → Protokoll für Benutzer
**welche Änderungen hat dieser Benutzer durchgeführt?
** welche Änderungen hat dieser Benutzer durchgeführt?


== [[Reportschulung|Reports]] ==
==[[Reportschulung|Reports]]==
* [[Reportschulung#Besetzungsreport|Besetzungsreports]]
* [[Reportschulung#von.2Fbis_-_Report|Von/bis-Report]]
* [[Reportschulung#Kontoreport|Konto-Reports]]
* [[Zeitkontostand_Monat|Zeitkontostand Monat]]


== Objekte löschen ==
*[[Reportschulung#Kontoreport|Konto-Reports]]
* Mitarbeiter löschen
**Anlage benötigter Reports
* Suche mit "gelöschten Objekten"
*[[Reportschulung#von.2Fbis_-_Report|Von/bis-Report]]
*[[Reportschulung#Besetzungsreport|Besetzungsreports]]


== Systemeinstellungen ==
==Abschluss==
* Tagesarten spezial


== Abschluss ==
*Hilfe (Systemmenü)
* Hilfe (Symbolleiste)
*Zusammenfassung Aufgaben für Kunde
* Termine vereinbaren: Telefontermin
* Zusammenfassung Aufgaben für Kunde


[[Kategorie: Schulungschecklisten]]
[[Kategorie: Schulungschecklisten]]

Aktuelle Version vom 6. Februar 2023, 13:33 Uhr

Checkliste zur intensiven Schulung von Supervisoren (unabhängig von der Oberfläche)

Ablauf
Inhalt Dauer
Supervisorenschulung Basis 7 Stunden
Supervisorenschulung Aufbau 7 Stunden
Dienstplanschulung 4 Stunden

SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV BASIS

Begrüßung

  • Kurze Einleitung und Info über Alex® (Seit 1993, ...)
  • Ablauf
    • 1. Schulung: Aufbau, Stammdaten, Dienstplanung
    • 2. Schulung: Istzeiterfassung, Abrechnung, Reports
  • Login erklären
    • Benutzername + Passwort
  • Regelmäßig Up-To-Date bleiben:
    • Newsletter anmelden (jetzt)
    • Webinare (Übersicht zeigen)
    • Wiki mit Schulungsinhalten

Benutzeroberfläche

  • Systemmenü
    • Passwort ändern
    • Rückgängig/Wiederherstellen/Speichern
  • Werkzeugleiste
    • ist interaktiv und passt sich an den jeweiligen Programmpunkt an
  • Navigator
    • zuletzt verwendet (20 Punkte)
    • einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol bzw. X
    • Automatisches Ausblenden über Pinnadel (nur Windows)
    • Navigatoransichten erklären

Planungseinheit

  • Erklärung: Betriebsorganisation / Strukturierung in Alex® (Erklärung Grafik!)
    • Vererbung erklären
  • Übersicht aller Planungseinheiten zeigen (Planungseinheiten-Suche)
  • Stammdaten erklären
    • Startdatum
    • Bereichszuordnung
  • ev. Über-Planungseinheit anlegen

Berufsgruppen

  • Übersicht aller Berufsgruppen zeigen (Berufsgruppen-Suche)
  • Stammdaten erklären
    • Kurzzeichen + Farben für Ansicht im Dienstplan
  • Vererbung erklären

Dienstplan öffnen

  • über Dienstplansuche
  • Reiter erklären
  • Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
  • Dienstplan öffnen & wieder schließen
  • über zuletzt verwendet öffnen
  • Bildschirmaufbau erklären
    • Namensspalte
    • Kalenderzeile
    • Summenspalten
    • Legende
      • Zellen optimale Breite

Personalanlage

  • Kalenderzeile - "Neues Personal"
  • Erklärung: Stichtag - nicht verändern (IMMER 1. des Monats!)
  • notwendige Stammdaten hinterlegen
  • Unterschied Hinzufügen/Ausführen/Öffnen erklären (z.B. bei Hinterlegung der Berufsgruppe)
  • Verweis (Klick mit Mausrad - Stammdaten Berufsgruppe öffnen)
  • Anspruchszeilen anlegen
  • Unterschied OK/Ausführen/Speichern
  • Info an Kunde: Welche Stammdaten müssen bei den eingespielten Mitarbeitern noch erfasst werden? (Kartennummer, Mailadresse, spezielle Verträge,...)

→ Kunde legt Testmitarbeiter an

Bildschirmeinstellungen

  • Werkzeugleiste
    • Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
  • Balken verziehen
  • Monitor
    • Fadenkreuz (nur Windows)
    • Benachbarte Wochen anzeigen
    • Standard wiederherstellen
  • Namensspalte
    • Personal sortieren
    • Namensspalteneinstellungen
      • Hinterlegung Systemeinstellungen

Dienste

  • Anlage eines Dienstes vorzeigen + erklären
  • Dienste kopieren
  • Dienste auf andere PE kopieren
  • ev. Anlage spezielle Dienste (Rufbereitschaft, etc.)

→ Kunde legt mehrere Dienste an

Statustreppe

  • vollständig erklären anhand von Flipchart
  • Wechsel in Planung
  • Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig

Dienstplanung

  • Dienste eintragen
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
    • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
  • Dienste löschen
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger
  • Kombidienst
  • WZM anlegen (wenn notwendig)
  • Planungscodes ganzer Tag
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
    • löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
    • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
  • Planungscodes stundenweise
  • ev. Planungscodes durchgehen (Berechnung, Leseberechtigung, etc.)
  • Texterfassung
    • ev. Textkategorien
  • Poolzuteilungen
    • einen oder mehrere Tage über Dienstplan bzw. über Namensspalte

→ Kunde erfasst für ein paar Mitarbeiter die Planung

Speicherlogik

  • sperren / speichern / rückgängig / Objekte neu laden

Arbeitszeitgesetz-Prüfungen

  • Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
  • Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen

Summen

  • Anlage div. Summenschemen
    • Monatssummen (Planung/Abrechnung)
    • Tagessummen
    • Stundennachweis
  • Konten erklären
  • Hinterlegung der Summenschemen auf System / Bereich (→ Vererbung)

Statustreppe

  • Statuswechsel Planung → Ist

Ausdrucke

  • Stundennachweis
    • für einen bzw. alle Mitarbeiter
  • Dienstplan drucken
  • Druckeinstellungen
    • Anzahl Mitarbeiter pro Seite
    • Summenschema hinterlegen
  • Wochenausdruck

Jahresplan

  • Jahresplan pro Mitarbeiter
    • Zeitbereich einstellen
    • nächsten öffnen
    • Ausdruck
    • Urlaubsplanung
  • Jahresplan pro Station
    • nächsten/vorherigen öffnen
    • Summen erklären (immer aktives Monat)
    • Ausdruck + Einstellungen

Benutzer / Berechtigungen

  • Benutzer für Dienstplanschulung anlegen
    • Erklärung Standardrolle vs. Kundenrolle
    • Berechtigungen zuweisen (Suche Benutzer / Suche Planungseinheit Berechtigung)
  • Benutzer sperren

Vormonatswerte setzen

  • Korrekturwerte Ansprüche
    • Kontrolle über Jahresplan
  • Vormonatssalden

Abschluss

  • Hilfe (Systemmenü)
  • Zusammenfassung Aufgaben für Kunde

SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV AUFBAU

Begrüßung

  • Ablauf
    • Istzeiterfassung
    • Abrechnung
    • Reports

Offene Fragen

  • Fragen auf Flipchart sammeln

Personal - Detailfunktionen

  • Personalsuche
    • nach Name / Personalnummer
    • Beschäftigt JA/NEIN
  • Austritt
    • Rechtklick am letzten Beschäftigungstag - "Austritt"
  • Wiedereintritt
    • Kalenderzeile - "Wiedereintritt"
  • Wechsel Planungseinheit
    • "Personal auf anderen Plan wechseln" am letzten Tag auf dieser Planungseinheit
    • Kontrolle Verlauf von "Stamm-Planungseinheit" im Personalstamm
  • Verlauf erklären
  • Zuname ändern
    • Personalsuche nach beiden Namen
  • Mutterschutz / Inaktivzeiten
    • Personal-Liste "Karenziert"

Istzeiterfassung

  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • K/G Änderungen
    • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
    • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
    • Pause gearbeitet, Pause verlängern
  • Summen besprechen
  • Texterfassung
  • optional: Sonderabrechnung erfassen (Inanspruchnahmen, etc.)
  • nächsten / vorigen Monat öffnen
  • Einsatz Rufbereitschaft (optional)
    • vor / nach Mitternacht

Automatische Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • Standeskontrolle einschalten
    • Schwarzes Fragezeichen
    • Oranges Fragezeichen
    • Grünes Plus
      • ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
  • Stempelfehler bearbeiten
    • Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
    • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
  • Zeitstempel übernehmen
  • Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur

Abrechnung

  • Abrechnung gemeinsam besprechen
  • Besprechung Tages- und Wochenüberstunden
  • Umbuchungen Ende Durchrechnungszeitraum
    • Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
    • Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
    • Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern
  • veränderte Summen besprechen
  • Abschlussbuchungen besprechen/ausführen
  • Umbuchung in Konten zeigen
    • löschen der Umbuchung
  • Manuelle Auszahlungen aus Saldo

Lohnarten

  • Lohnüberleitung erklären
  • Anlage der Lohnarten
  • Anlage der Umschlüsselungen
  • Hinterlegung der Umschlüsselung beim bestehenden Mitarbeiter (Vererbung)
  • Kontrolle der Lohnarten im Dienstplan
  • Kontrolle der Lohnartenliste

Statustreppe

  • vollständig erklären anhand von Flipchart
  • Statuswechsel Ist → Abgeschlossen

Überleitung

  • Lohnartenexport
  • Abwesenheitsexport
    • Kurzzeichen bei Planungscodes hinterlegen
  • Files müssen von Kunde kontrolliert werden

Vererbung

  • Vererbung im Detail
    • 1.Beispiel: Parameter wird von System vererbt, soll bei einem Mitarbeiter verändert werden
    • 2.Beispiel: Parameter wurde auf Mitarbeiterebene gesetzt, nun ist wieder Einstellung von System gewünscht
  • Verlauf → Vererbung sichtbar

Suchabfragen / Ansichten

  • Ansichten Personal
    • andere Ansicht auswählen
    • neue Ansicht anlegen → z.B. Mitarbeiterkontrolle
    • Standardansicht auswählen (Werkzeugleiste)
    • Hinweis: Funktionalität bei allen Suchabfragen gleich
  • Filter Personal
    • Personal nach Stammplanungseinheit
    • Personal nach Berufsgruppe
    • Karenziert
  • Filter Dienste
    • Dienst nach Planungseinheit
  • Filter Dienstplan
    • Dienstplan von/bis
  • Filter Benutzer
    • Berechtigungen

Protokollierung

  • Änderungen am Tag
  • Personal → Protokoll für Objekt
    • welche Stammdaten wurden bei diesem Personal verändert?
  • Planungseinheit → Protokoll für Objekt
    • wann wurde der Statuswechsel bei dieser Planungseinheit gemacht?
  • Benutzer → Protokoll für Benutzer
    • welche Änderungen hat dieser Benutzer durchgeführt?

Reports

Abschluss

  • Hilfe (Systemmenü)
  • Zusammenfassung Aufgaben für Kunde
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