Supervisorenschulung

Checkliste zur intensiven Schulung von Supervisoren (unabhängig von der Oberfläche)

Ablauf
Inhalt	Dauer
Supervisorenschulung Basis	7 Stunden
Supervisorenschulung Aufbau	7 Stunden
Dienstplanschulung	4 Stunden

SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV BASIS

Begrüßung

• Kurze Einleitung und Info über Alex^® (Seit 1993, ...)
• Ablauf
  • 1. Schulung: Aufbau, Stammdaten, Dienstplanung
  • 2. Schulung: Istzeiterfassung, Abrechnung, Reports
• Login erklären
  • Benutzername + Passwort
• Regelmäßig Up-To-Date bleiben:
  • Newsletter anmelden (jetzt)
  • Webinare (Übersicht zeigen)
  • Wiki mit Schulungsinhalten

Benutzeroberfläche

• Systemmenü
  • Passwort ändern
  • Rückgängig/Wiederherstellen/Speichern
• Werkzeugleiste
  • ist interaktiv und passt sich an den jeweiligen Programmpunkt an
• Navigator
  • zuletzt verwendet (20 Punkte)
  • einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol bzw. X
  • Automatisches Ausblenden über Pinnadel (nur Windows)
  • Navigatoransichten erklären

Planungseinheit

• Erklärung: Betriebsorganisation / Strukturierung in Alex^® (Erklärung Grafik!)
  • Vererbung erklären
• Übersicht aller Planungseinheiten zeigen (Planungseinheiten-Suche)
• Stammdaten erklären
  • Startdatum
  • Bereichszuordnung
• ev. Über-Planungseinheit anlegen

Berufsgruppen

• Übersicht aller Berufsgruppen zeigen (Berufsgruppen-Suche)
• Stammdaten erklären
  • Kurzzeichen + Farben für Ansicht im Dienstplan
• Vererbung erklären

Dienstplan öffnen

• über Dienstplansuche
• Reiter erklären
• Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
• Dienstplan öffnen & wieder schließen
• über zuletzt verwendet öffnen
• Bildschirmaufbau erklären
  • Namensspalte
  • Kalenderzeile
  • Summenspalten
  • Legende
    • Zellen optimale Breite

Personalanlage

• Kalenderzeile - "Neues Personal"
• Erklärung: Stichtag - nicht verändern (IMMER 1. des Monats!)
• notwendige Stammdaten hinterlegen
• Unterschied Hinzufügen/Ausführen/Öffnen erklären (z.B. bei Hinterlegung der Berufsgruppe)
• Verweis (Klick mit Mausrad - Stammdaten Berufsgruppe öffnen)
• Anspruchszeilen anlegen
• Unterschied OK/Ausführen/Speichern
• Info an Kunde: Welche Stammdaten müssen bei den eingespielten Mitarbeitern noch erfasst werden? (Kartennummer, Mailadresse, spezielle Verträge,...)

→ Kunde legt Testmitarbeiter an

Bildschirmeinstellungen

• Werkzeugleiste
  • Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
• Balken verziehen
• Monitor
  • Fadenkreuz (nur Windows)
  • Benachbarte Wochen anzeigen
  • Standard wiederherstellen
• Namensspalte
  • Personal sortieren
  • Namensspalteneinstellungen
    • Hinterlegung Systemeinstellungen

Dienste

• Anlage eines Dienstes vorzeigen + erklären
• Dienste kopieren
• Dienste auf andere PE kopieren
• ev. Anlage spezielle Dienste (Rufbereitschaft, etc.)

→ Kunde legt mehrere Dienste an

Statustreppe

• vollständig erklären anhand von Flipchart
• Wechsel in Planung
• Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig

Dienstplanung

• Dienste eintragen
  • an einem Tag
  • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
  • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
  • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
• Dienste löschen
  • an einem Tag
  • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
  • zurücklegen bzw. blauer Zeiger
• Kombidienst
• WZM anlegen (wenn notwendig)
  • Wochenzeitmodell-Editor oder Muster übernehmen
• Planungscodes ganzer Tag
  • an einem Tag
  • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
  • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
  • löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
  • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
• Planungscodes stundenweise
• ev. Planungscodes durchgehen (Berechnung, Leseberechtigung, etc.)
• Texterfassung
  • ev. Textkategorien
• Poolzuteilungen
  • einen oder mehrere Tage über Dienstplan bzw. über Namensspalte

→ Kunde erfasst für ein paar Mitarbeiter die Planung

Speicherlogik

• sperren / speichern / rückgängig / Objekte neu laden

Arbeitszeitgesetz-Prüfungen

• Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
• Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen

Summen

• Anlage div. Summenschemen
  • Monatssummen (Planung/Abrechnung)
  • Tagessummen
  • Stundennachweis
• Konten erklären
• Hinterlegung der Summenschemen auf System / Bereich (→ Vererbung)

Statustreppe

• Statuswechsel Planung → Ist

Ausdrucke

• Stundennachweis
  • für einen bzw. alle Mitarbeiter
• Dienstplan drucken
• Druckeinstellungen
  • Anzahl Mitarbeiter pro Seite
  • Summenschema hinterlegen
• Wochenausdruck

Jahresplan

• Jahresplan pro Mitarbeiter
  • Zeitbereich einstellen
  • nächsten öffnen
  • Ausdruck
  • Urlaubsplanung
• Jahresplan pro Station
  • nächsten/vorherigen öffnen
  • Summen erklären (immer aktives Monat)
  • Ausdruck + Einstellungen

Benutzer / Berechtigungen

• Benutzer für Dienstplanschulung anlegen
  • Erklärung Standardrolle vs. Kundenrolle
  • Berechtigungen zuweisen (Suche Benutzer / Suche Planungseinheit Berechtigung)
• Benutzer sperren

Vormonatswerte setzen

• Korrekturwerte Ansprüche
  • Kontrolle über Jahresplan
• Vormonatssalden

Abschluss

• Hilfe (Systemmenü)
• Zusammenfassung Aufgaben für Kunde

SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV AUFBAU

Begrüßung

• Ablauf
  • Istzeiterfassung
  • Abrechnung
  • Reports

Offene Fragen

• Fragen auf Flipchart sammeln

Personal - Detailfunktionen

• Personalsuche
  • nach Name / Personalnummer
  • Beschäftigt JA/NEIN
• Austritt
  • Rechtklick am letzten Beschäftigungstag - "Austritt"
• Wiedereintritt
  • Kalenderzeile - "Wiedereintritt"
• Wechsel Planungseinheit
  • "Personal auf anderen Plan wechseln" am letzten Tag auf dieser Planungseinheit
  • Kontrolle Verlauf von "Stamm-Planungseinheit" im Personalstamm
• Verlauf erklären
• Zuname ändern
  • Personalsuche nach beiden Namen
• Mutterschutz / Inaktivzeiten
  • Personal-Liste "Karenziert"

Istzeiterfassung

• Dienst ändern
• Zusatzdienst
• Dienst löschen
• Planungscode eintragen
  • ganzer Tag / stundenweise
• K/G Änderungen
  • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
  • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
  • Pause gearbeitet, Pause verlängern
• Summen besprechen
• Texterfassung
• optional: Sonderabrechnung erfassen (Inanspruchnahmen, etc.)
• nächsten / vorigen Monat öffnen
• Einsatz Rufbereitschaft (optional)
  • vor / nach Mitternacht

Automatische Zeiterfassung

• Umrandungen erklären
• Dienst ändern
• Zusatzdienst
• Dienst löschen
• Planungscode eintragen
  • ganzer Tag / stundenweise
• Standeskontrolle einschalten
  • Schwarzes Fragezeichen
  • Oranges Fragezeichen
  • Grünes Plus
    • ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
• Stempelfehler bearbeiten
  • Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
  • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
• Zeitstempel übernehmen
• Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur

Abrechnung

• Abrechnung gemeinsam besprechen
• Besprechung Tages- und Wochenüberstunden
• Umbuchungen Ende Durchrechnungszeitraum
  • Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
  • Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
  • Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern

• veränderte Summen besprechen
• Abschlussbuchungen besprechen/ausführen
• Umbuchung in Konten zeigen
  • löschen der Umbuchung
• Manuelle Auszahlungen aus Saldo

Lohnarten

• Lohnüberleitung erklären
• Anlage der Lohnarten
• Anlage der Umschlüsselungen
• Hinterlegung der Umschlüsselung beim bestehenden Mitarbeiter (Vererbung)
• Kontrolle der Lohnarten im Dienstplan
• Kontrolle der Lohnartenliste

Statustreppe

• vollständig erklären anhand von Flipchart
• Statuswechsel Ist → Abgeschlossen

Überleitung

• Lohnartenexport
• Abwesenheitsexport
  • Kurzzeichen bei Planungscodes hinterlegen
• Files müssen von Kunde kontrolliert werden

Vererbung

• Vererbung im Detail
  • 1.Beispiel: Parameter wird von System vererbt, soll bei einem Mitarbeiter verändert werden
  • 2.Beispiel: Parameter wurde auf Mitarbeiterebene gesetzt, nun ist wieder Einstellung von System gewünscht
• Verlauf → Vererbung sichtbar

Suchabfragen / Ansichten

• Ansichten Personal
  • andere Ansicht auswählen
  • neue Ansicht anlegen → z.B. Mitarbeiterkontrolle
  • Standardansicht auswählen (Werkzeugleiste)
  • Hinweis: Funktionalität bei allen Suchabfragen gleich
• Filter Personal
  • Personal nach Stammplanungseinheit
  • Personal nach Berufsgruppe
  • Karenziert
• Filter Dienste
  • Dienst nach Planungseinheit
• Filter Dienstplan
  • Dienstplan von/bis
• Filter Benutzer
  • Berechtigungen

Protokollierung

• Änderungen am Tag
• Personal → Protokoll für Objekt
  • welche Stammdaten wurden bei diesem Personal verändert?
• Planungseinheit → Protokoll für Objekt
  • wann wurde der Statuswechsel bei dieser Planungseinheit gemacht?
• Benutzer → Protokoll für Benutzer
  • welche Änderungen hat dieser Benutzer durchgeführt?

Reports

• Konto-Reports
  • Anlage benötigter Reports
• Von/bis-Report
• Besetzungsreports

Abschluss

• Hilfe (Systemmenü)
• Zusammenfassung Aufgaben für Kunde