Supervisorenschulung: Unterschied zwischen den Versionen

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= ABLAUF =
Checkliste zur intensiven Schulung von Supervisoren ('''unabhängig von der Oberfläche''')


Folgender Ablauf ist geplant:
{| class="wikitable" style="" border="1" cellspacing="50" cellpadding="5"
* I. Supervisorenschulung
|- style="background-color:#FFD317; text-align:center"
* drei Übungstage
| colspan="2" |'''Ablauf'''
* II. Supervisorenschulung
|-
* drei Übungstage
|'''Inhalt'''
Anschließend folgt die [[Basisschulung]] für die Dienstplanverantwortlichen.
|'''Dauer'''
|- style="vertical-align:top"
|Supervisorenschulung Basis
|7 Stunden
|-
|Supervisorenschulung Aufbau
|7 Stunden
|-
|[[Dienstplanschulung]]
|4 Stunden
|}


= VORBEREITUNG Kunde =
='''SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV BASIS'''=
Folgendes ist zur Supervisorenschulung mitzubringen:
* Betriebsorganisation: Namen der Planungseinheiten
* Berechtigungen: Benutzernamen
* Personaldaten
** Personalnummer
** Name
** Beschäftigungsausmaß
** Planungseinheit
** Eintritt
** Urlaubsanspruch (Resturlaub mit 31.01.2010)
* Dienste je Planungseinheit
* Dienstzeiten
* Dienstpläne von vereinbartem Zeitraum
* Vorletzte und letzte vollständige Abrechnungsperiode
* WICHTIG: Startwerte zu Beginn der vorletzten Abrechnungsperiode
* WICHTIG: Abrechnung jedes Mitarbeiters der letzten und vorletzten Abrechnungsperiode


= I. SUPERVISORENSCHULUNG =
==Begrüßung==


Einstieg: Benutzer 'Supervisor1' bis 'SupervisorX'
*Kurze Einleitung und Info über {{Alex}} (Seit 1993, ...)
*Ablauf
**1. Schulung: Aufbau, Stammdaten, Dienstplanung
**2. Schulung: Istzeiterfassung, Abrechnung, Reports
*Login erklären
**Benutzername + Passwort
*Regelmäßig Up-To-Date bleiben:
** Newsletter anmelden (jetzt)
** Webinare (Übersicht zeigen)
** Wiki mit Schulungsinhalten


== Benutzeroberfläche ==
==Benutzeroberfläche==


* Systemmenü für den Schnellzugriff
*Systemmenü
** noch kein Hinweis auf das Speichersymbol, da sie es noch nicht sehen
**Passwort ändern
* Werkzeugleiste
**Rückgängig/Wiederherstellen/Speichern
** ist interaktiv und passt sich an den jeweiligen Programmpunkt an
*Werkzeugleiste
** Gruppe
**ist interaktiv und passt sich an den jeweiligen Programmpunkt an
** wegblenden und einblenden über Werkzeugleistensymbol
*Navigator
* Navigator mit Navigatorpunkten (Zuletzt verwendet / Ansichten)
**zuletzt verwendet (20 Punkte)
** wegblenden über x
**einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol bzw. X
** einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol
**Automatisches Ausblenden über Pinnadel (nur Windows)
** immer im Hintergrund
**Navigatoransichten erklären
** bei Mausklick im Vordergrund
** Normalansicht / Stammdatenansicht / Anpassungsansicht
** die zuletzt eingestellt Ansicht wird beim Benutzer gespeichert
* Arbeitsblatt
* Passwort ändern! --> Achtung! Jeder muss sich Namen von Benutzer merken!!


== Planungseinheit ==
==Planungseinheit==
* Erklärung: Betriebsorganisation / Strukturierung in ALEX (Erklärung Grafik!)
* Aufteilung der Planungseinheiten (je 2 Supervisoren eine PE)
* Wechsel der Ansicht auf Stammdatenansicht (Wiederholung der Ansichten)
* Anlage einer PE je Supervisor (Definition Stichtag: Beginn der vorletzten Abrechnungsperiode)
* Statusübersicht (Beginn der vorletzten Abrechnungsperiode)
* Öffnen des Monatsplans mittels Verweise
* Erklärung
** Arbeitsblatt im Monatsplan
** Planungscodes / Sonderabrechnungen mittels Tooltip


== Personalanlage ==
*Erklärung: Betriebsorganisation / Strukturierung in {{Alex}} ([[SupervisorenWindows#Strukturierung_der_Organisation |Erklärung Grafik!]])
* Anlage der Mitarbeiter der Planungseinheit
**Vererbung erklären
** Achtung bei Personalimport: Mitarbeiter der max. 8 Piloteinrichtungen dürfen nicht über Schnittstelle importiert werden!!!
*Übersicht aller Planungseinheiten zeigen (Planungseinheiten-Suche)
* Erklärung: Stichtag (fixieren, Verlauf)
*Stammdaten erklären
* Berufsgruppen aus Personalbearbeitungsmaske anlegen (Abklärung zwischen "Schulungsteams" --> Doppelanlage vermeiden)
**Startdatum
* EXKURS: Speichern / Objekte neu laden --> Berufsgruppe steht jedem zur Verfügung
**Bereichszuordnung
* Erklärung: Auswahl - Verweis
*ev. Über-Planungseinheit anlegen
* Parameter in Gruppe "Allgemein" besprechen (Soll - Parameter)
* EXKURS: Ausführen / OK
* Namensspalteneinstellungen im Dienstplan
** Hinweis auf Mitarbeiter sortieren, wobei es dann tatsächlich von den Planungsverantwortlichen gemacht werden soll


== [[Statustreppe]] ==
==Berufsgruppen==
* Erklärung: vollständige [[Statustreppe]] anhand von PPP
* Monatsplan: Statuswechsel nicht erzeugt --> Planung
* Besprechen: Sollstunden in Summenspalte


== Dienste ==
*Übersicht aller Berufsgruppen zeigen (Berufsgruppen-Suche)
* Anlage aller Dienste für diese Planungseinheit
*Stammdaten erklären
**Kurzzeichen + Farben für Ansicht im Dienstplan
*Vererbung erklären


== Dienstplanung ==
==Dienstplan öffnen==
* Bildschirmeinstellungen
** Zellen größer / kleiner
** ein- / mehrzeilig
** Benachbarte Wochen anzeigen
** erweiterte Einstellungen (Farbeinstellung)
* Eintrag Dienste / Planungscodes
** Bei [[Durchrechnungszeitraum]] mit 3 Monaten bereits Jahresplan verwenden
* Löschen von Diensten / Planungscodes / Farbmarkierungen
* Erklärung: Standardsummen
* Erfassung Spezielle Monatswerte
* Besprechung der Summen
* Für einige Mitarbeiter wird nun die gesamte Planung erfasst
** bei mehrmonatigem DRZ: weniger Mitarbeiter, jedoch gesamten DRZ erfassen um eine gemeinsame Abrechnung zu ermöglichen


== [[Statustreppe]] ==
*über Dienstplansuche
* Erklärung: vollständige [[Statustreppe]] anhang von PPP
*Reiter erklären
* Monatsplan: Statuswechsel Planung --> Ist
*Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
*Dienstplan öffnen & wieder schließen
*über zuletzt verwendet öffnen
*Bildschirmaufbau erklären
**Namensspalte
**Kalenderzeile
**Summenspalten
**Legende
***Zellen optimale Breite


== Istzeitenerfassung ==
==Personalanlage==
* Auswahl bestehender Summenschemen
* Besprechung der Summen
* Besprechung von Dienstplanabweichungen
** Zusatzdienst
** Dienst löschen
** geplanten Dienst durch anderen ersetzen
** Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
** Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
** Pause gearbeitet
** Pause verlängern
** Dienst fällt durch Krankenstand / Urlaub aus - Planungscodes hinterlegen
** Besprechung nach Dienstende
** Besprechung am freien Tag --> kopieren
** Besprechung während Dienst
** Besprechung vor Dienstbeginn
** Dienstkombination (max. mit zwei Diensten möglich / Kombinationsdienst direkt anlegen)
** Diensttausch vs. Dienstverschiebung
** Einsatz in der [[Rufbereitschaften|Rufbereitschaft]] oder [[Hausbereitschaft]]
** Umbuchungen von Tages- / Wochenüberstunden
* veränderte Summen / Werte lfd. besprechen
* Farbmarkierung anlegen (wenn bei Dienstplanung noch nicht benötigt)
* Wochenzeitmodelle anlegen und zuordnen
* Kopierfunktion
* Texte erfassen
* Ausdruck
* Stundennachweis (Einstellung der Summen)
* nächsten / vorigen Monat öffnen
* Jahresplan öffnen (vorigen / nächsten / Zeitbereiche umstellen)
* Poolzuteilungen [[Kompaktübersicht_für_Dienstplanverantwortliche#Poolzuteilung_.C3.BCber_den_Monatsplan|über den Monatsplan]], [[Kompaktübersicht_für_Dienstplanverantwortliche#.C3.9Cber_das_Arbeitsblatt|über das Arbeitsblatt]], [[-|über den Personalstamm]].
== Automatische Zeiterfassung ==
* Istzeitenerfassung
**Normale Stempelungen
**Geht ohne Kommt
**Kommt ohne Geht
**Einstempeln vor Dienstbeginn
**Ausstempeln nach Dienstende
**Einstempeln nach Dienstbeginn
**Ausstempeln vor Dienstende
**Stempelung an freiem Tag
**Arztbesuch in Arbeitszeit
**Mehrere Kommt-Zeiten für einen Tag
**Mehrere Geht-Zeiten für einen Tag
**Eine Kommt und 2 Geht-Stempelungen
*[[Standeskontrolle]]
* Erfassung und Übernahme von Zeitstempelungen
** Über Personalsuche
** In den Summenspalten


== Abrechnung ==
*Kalenderzeile - "Neues Personal"
* Umbuchungen Ende [[Durchrechnungszeitraum]]
*Erklärung: Stichtag - nicht verändern '''(IMMER 1. des Monats!)'''
** Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
*notwendige Stammdaten hinterlegen
** Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
*Unterschied Hinzufügen/Ausführen/Öffnen erklären (z.B. bei Hinterlegung der Berufsgruppe)
** Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern
*Verweis (Klick mit Mausrad - Stammdaten Berufsgruppe öffnen)
* veränderte Summen / Werte lfd. besprechen
*Anspruchszeilen anlegen
*Unterschied OK/Ausführen/Speichern
*Info an Kunde: Welche Stammdaten müssen bei den eingespielten Mitarbeitern noch erfasst werden? (Kartennummer, Mailadresse, spezielle Verträge,...)


== Lohnarten / Umschlüsselung ==
'''→ Kunde legt Testmitarbeiter an'''
* Geschichte der [[Lohnüberleitung]]
* Anlage der benötigten Lohnarten
* Anlage der benötigten Umschlüsselungen
* Hinterlegung der Umschlüsselung beim bestehenden Mitarbeiter
* Kontrolle der Lohnarten im Monatsplan
** nächsten öffnen bis Ende [[Durchrechnungszeitraum]]
* Kontrolle der [[Lohnartenliste]]


== [[Statustreppe]] ==
==Bildschirmeinstellungen==
* Erklärung: vollständige [[Statustreppe]] anhang von Flipchart
* Monatsplan: Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen


== Pause ==
*Werkzeugleiste
* Zwischendurch (bei Bedarf) Pausen
**Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
** Bei Pausenbeginn: Ausstieg aus Alex (Speichern)
*Balken verziehen
** Nach der Pause: Wiedereinstieg in Alex (Wiederholung: Einstieg, Monatsplan öffnen über Navigator)
*Monitor
* EXKURS: sobald einige Mitarbeiter angelegt wurden --> gegenseitiges Sperren & Freigabe
**Fadenkreuz (nur Windows)
**Benachbarte Wochen anzeigen
**Standard wiederherstellen
*Namensspalte
**Personal sortieren
**Namensspalteneinstellungen
***Hinterlegung Systemeinstellungen


= II. SUPERVISORENSCHULUNG =
==Dienste==


Einstieg: Benutzer 'Supervisor1' bis 'SupervisorX'
*Anlage eines Dienstes vorzeigen + erklären
*Dienste kopieren
*Dienste auf andere PE kopieren
*ev. Anlage spezielle Dienste (Rufbereitschaft, etc.)


== Wiederholung und Ergänzungen zur I. Supervisorenschulung ==
'''→ Kunde legt mehrere Dienste an'''
* Personal
** Wiederholung der I. Supervisorenschulung
** NEU: Stationswechsel / Austritt im Personalstamm erfassen
* Geschäftsfälle und Funktionen im Monatsplan
** Wiederholung der I. Supervisorenschulung
** NEU: Bildschirmeinstellungen
*** Kommt / Geht - Fenster nur auf Wunsch
*** Farben einstellen
*** Benachbarte Wochen anzeigen
*** Ein-/Mehrzeilig
*** Namensspalteneinstellungen
** NEU: Stationswechsel / Austritt direkt im Monatsplan


== Überleitung / Abnahme ==
==[[Statustreppe]]==
* Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen (Grafik: [[Statustreppe]])
* Erzeugen der Lohnartenliste / Schnittstelle
* ev. ABW - Schnittstelle erzeugen
* HAUSÜBUNG: Abnahme durch den Kunden aufgrund von Schnittstellenimport
** Kunde: Import Schnittstelle in LV - Testsystem
** Kunde: Zeitnahe Rückmeldung an Bit Factory ob LV - Schnittstelle funktioniert


== Arbeitszeitgesetze ==
*vollständig erklären anhand von Flipchart
* Systemeinstellungen
*Wechsel in Planung
** Arbeitszeitgesetzeinstellungen --> EXKURS zu Vererbung
*Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig
* Meldungsfenster und Symbol in der Namensspalte besprechen


== Vererbung ==
==Dienstplanung==
* Vererbung im Detail
** Tagesarten Spezial (z.B.: Feiertagsvertrag für evangelische Mitarbeiter)
* I.Beispiel: Parameter wird von System vererbt, soll bei einem Mitarbeiter verändert werden
* II.Beispiel: Parameter wurde auf Mitarbeiterebene gesetzt, nun ist wieder Einstellung von System gewünscht


== Ansprüche ==
*Dienste eintragen
* Anspruchssatz bei Mitarbeiter
**an einem Tag
* Erfassung Startwert mittels Sonderabrechnung
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
* Kontrolle im Jahresplan (Summenschema)
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
**3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
*Dienste löschen
**an einem Tag
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger
*Kombidienst
*WZM anlegen (wenn notwendig)
**[[Wochenzeitmodell_erstellen |Wochenzeitmodell-Editor]] oder [[Wochenzeitmodell_aus_Muster_übernehmen#Wochenzeitmodell_aus_eingetragenen_Diensten_.C3.BCbernehmen | Muster übernehmen]]
*Planungscodes ganzer Tag
**an einem Tag
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
**löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
**3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
*Planungscodes stundenweise
*ev. Planungscodes durchgehen (Berechnung, Leseberechtigung, etc.)
*Texterfassung
**ev. Textkategorien
*Poolzuteilungen
**einen oder mehrere Tage über Dienstplan bzw. über Namensspalte


== Suchabfagen / Ansichten ==
'''→ Kunde erfasst für ein paar Mitarbeiter die Planung'''
* Personal nach Name / Personalnummer suchen
* Personal nach Stammplanungseinheit
* Hinweis: Funktionalität bei allen Suchabfragen gleich
* Anlage einer eigenen Ansicht für Personal oder Dienste


== Drag&Drop ==
==Speicherlogik==
* Dienste kopieren / verschieben
* Umschlüsselungen hinterlegen
** Hinweis: Vervollständigung der Lohnarten und Umschlüsselungen


== Benutzer / Berechtigungen ==
*sperren / speichern / rückgängig / Objekte neu laden
* bestehende Supervisoren umbenennen
* Benutzer für Dienstplanschulung anlegen
* Erklärung Standardrolle vs. Kundenrolle
* Berechtigungen zuweisen (Suche Benutzer / Suche Planungseinheit Berechtigung)
* [[Kompaktübersicht_für_Supervisoren#Benutzer_f.C3.BCr_einen_Zeitbereich_sperren|Benutzer sperren]]


== Protokollierung==
==Arbeitszeitgesetz-Prüfungen==
* Änderungen am Tag


== [[Kompaktübersicht_für_Supervisoren#Report|Reports]] ==
*Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
* [[Reportschulung|Standardkontoreports]]
*Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen
* [[Reportschulung|Besetzungsreports bei Bedarf]]
 
* [[Reportschulung|von/bis - Reports]]
==Summen==
* [[Reportschulung|Zeitkontostand Monat]]
 
*Anlage div. Summenschemen
**Monatssummen (Planung/Abrechnung)
**Tagessummen
**Stundennachweis
*Konten erklären
*Hinterlegung der Summenschemen auf System / Bereich (→ Vererbung)
 
==[[Statustreppe]]==
 
*Statuswechsel Planung → Ist
 
==Ausdrucke==
 
*Stundennachweis
**für einen bzw. alle Mitarbeiter
*Dienstplan drucken
*Druckeinstellungen
**Anzahl Mitarbeiter pro Seite
**Summenschema hinterlegen
*Wochenausdruck
 
==Jahresplan==
 
*Jahresplan pro Mitarbeiter
**Zeitbereich einstellen
**nächsten öffnen
**Ausdruck
**Urlaubsplanung
*Jahresplan pro Station
**nächsten/vorherigen öffnen
**Summen erklären (immer aktives Monat)
**Ausdruck + Einstellungen
 
==Benutzer / Berechtigungen==
 
*Benutzer für Dienstplanschulung anlegen
**Erklärung Standardrolle vs. Kundenrolle
**Berechtigungen zuweisen (Suche Benutzer / Suche Planungseinheit Berechtigung)
*[[SupervisorenWindows#Benutzer_f.C3.BCr_einen_Zeitbereich_sperren|Benutzer sperren]]
 
==Vormonatswerte setzen==
 
*Korrekturwerte Ansprüche
**Kontrolle über Jahresplan
*Vormonatssalden
 
==Abschluss==
 
*Hilfe (Systemmenü)
*Zusammenfassung Aufgaben für Kunde
 
='''SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV AUFBAU'''=
 
==Begrüßung==
 
*Ablauf
**Istzeiterfassung
**Abrechnung
**Reports
 
==Offene Fragen==
 
*Fragen auf Flipchart sammeln
 
==Personal - Detailfunktionen==
 
*Personalsuche
**nach Name / Personalnummer
**Beschäftigt JA/NEIN
*Austritt
**Rechtklick am letzten Beschäftigungstag - "Austritt"
*Wiedereintritt
**Kalenderzeile - "Wiedereintritt"
*Wechsel Planungseinheit
**"Personal auf anderen Plan wechseln" am letzten Tag auf dieser Planungseinheit
**Kontrolle Verlauf von "Stamm-Planungseinheit" im Personalstamm
*Verlauf erklären
*Zuname ändern
**Personalsuche nach beiden Namen
*Mutterschutz / Inaktivzeiten
**Personal-Liste "Karenziert"
 
==Istzeiterfassung==
 
*Dienst ändern
*Zusatzdienst
*Dienst löschen
*Planungscode eintragen
**ganzer Tag / stundenweise
*K/G Änderungen
**Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
**Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
**Pause gearbeitet, Pause verlängern
*Summen besprechen
*Texterfassung
*optional: Sonderabrechnung erfassen (Inanspruchnahmen, etc.)
*nächsten / vorigen Monat öffnen
*Einsatz Rufbereitschaft (optional)
**vor / nach Mitternacht
 
==Automatische Zeiterfassung==
 
*Umrandungen erklären
*Dienst ändern
*Zusatzdienst
*Dienst löschen
*Planungscode eintragen
**ganzer Tag / stundenweise
*Standeskontrolle einschalten
**Schwarzes Fragezeichen
**Oranges Fragezeichen
**Grünes Plus
***ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
*Stempelfehler bearbeiten
**Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
**Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
*Zeitstempel übernehmen
*Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur
 
==Abrechnung==
 
*Abrechnung gemeinsam besprechen
*Besprechung Tages- und Wochenüberstunden
*Umbuchungen Ende [[Durchrechnungszeitraum]]
**Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
**Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
**Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern
 
*veränderte Summen besprechen
*Abschlussbuchungen besprechen/ausführen
*Umbuchung in Konten zeigen
**löschen der Umbuchung
*Manuelle Auszahlungen aus Saldo
 
==Lohnarten==
 
*[[Lohnüberleitung|Lohnüberleitung erklären]]
*Anlage der Lohnarten
*Anlage der Umschlüsselungen
*Hinterlegung der Umschlüsselung beim bestehenden Mitarbeiter (Vererbung)
*Kontrolle der Lohnarten im Dienstplan
*Kontrolle der [[Lohnartenliste]]
 
==[[Statustreppe]]==
 
*vollständig erklären anhand von Flipchart
*Statuswechsel Ist → Abgeschlossen
 
==Überleitung==
 
*Lohnartenexport
*Abwesenheitsexport
**Kurzzeichen bei Planungscodes hinterlegen
*Files müssen von Kunde kontrolliert werden
 
==Vererbung==
 
*Vererbung im Detail
**1.Beispiel: Parameter wird von System vererbt, soll bei einem Mitarbeiter verändert werden
**2.Beispiel: Parameter wurde auf Mitarbeiterebene gesetzt, nun ist wieder Einstellung von System gewünscht
*Verlauf → Vererbung sichtbar
 
==Suchabfragen / Ansichten==
 
*Ansichten Personal
**andere Ansicht auswählen
**neue Ansicht anlegen → z.B. Mitarbeiterkontrolle
**Standardansicht auswählen (Werkzeugleiste)
**Hinweis: Funktionalität bei allen Suchabfragen gleich
*Filter Personal
**Personal nach Stammplanungseinheit
**Personal nach Berufsgruppe
**Karenziert
*Filter Dienste
**Dienst nach Planungseinheit
*Filter Dienstplan
**Dienstplan von/bis
*Filter Benutzer
**Berechtigungen
 
==Protokollierung==
 
*Änderungen am Tag
*Personal → Protokoll für Objekt
**welche Stammdaten wurden bei diesem Personal verändert?
*Planungseinheit → Protokoll für Objekt
**wann wurde der Statuswechsel bei dieser Planungseinheit gemacht?
*Benutzer → Protokoll für Benutzer
**welche Änderungen hat dieser Benutzer durchgeführt?
 
==[[Reportschulung|Reports]]==
 
*[[Reportschulung#Kontoreport|Konto-Reports]]
**Anlage benötigter Reports
*[[Reportschulung#von.2Fbis_-_Report|Von/bis-Report]]
*[[Reportschulung#Besetzungsreport|Besetzungsreports]]
 
==Abschluss==
 
*Hilfe (Systemmenü)
*Zusammenfassung Aufgaben für Kunde
 
[[Kategorie: Schulungschecklisten]]

Aktuelle Version vom 6. Februar 2023, 13:33 Uhr

Checkliste zur intensiven Schulung von Supervisoren (unabhängig von der Oberfläche)

Ablauf
Inhalt Dauer
Supervisorenschulung Basis 7 Stunden
Supervisorenschulung Aufbau 7 Stunden
Dienstplanschulung 4 Stunden

SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV BASIS

Begrüßung

  • Kurze Einleitung und Info über Alex® (Seit 1993, ...)
  • Ablauf
    • 1. Schulung: Aufbau, Stammdaten, Dienstplanung
    • 2. Schulung: Istzeiterfassung, Abrechnung, Reports
  • Login erklären
    • Benutzername + Passwort
  • Regelmäßig Up-To-Date bleiben:
    • Newsletter anmelden (jetzt)
    • Webinare (Übersicht zeigen)
    • Wiki mit Schulungsinhalten

Benutzeroberfläche

  • Systemmenü
    • Passwort ändern
    • Rückgängig/Wiederherstellen/Speichern
  • Werkzeugleiste
    • ist interaktiv und passt sich an den jeweiligen Programmpunkt an
  • Navigator
    • zuletzt verwendet (20 Punkte)
    • einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol bzw. X
    • Automatisches Ausblenden über Pinnadel (nur Windows)
    • Navigatoransichten erklären

Planungseinheit

  • Erklärung: Betriebsorganisation / Strukturierung in Alex® (Erklärung Grafik!)
    • Vererbung erklären
  • Übersicht aller Planungseinheiten zeigen (Planungseinheiten-Suche)
  • Stammdaten erklären
    • Startdatum
    • Bereichszuordnung
  • ev. Über-Planungseinheit anlegen

Berufsgruppen

  • Übersicht aller Berufsgruppen zeigen (Berufsgruppen-Suche)
  • Stammdaten erklären
    • Kurzzeichen + Farben für Ansicht im Dienstplan
  • Vererbung erklären

Dienstplan öffnen

  • über Dienstplansuche
  • Reiter erklären
  • Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
  • Dienstplan öffnen & wieder schließen
  • über zuletzt verwendet öffnen
  • Bildschirmaufbau erklären
    • Namensspalte
    • Kalenderzeile
    • Summenspalten
    • Legende
      • Zellen optimale Breite

Personalanlage

  • Kalenderzeile - "Neues Personal"
  • Erklärung: Stichtag - nicht verändern (IMMER 1. des Monats!)
  • notwendige Stammdaten hinterlegen
  • Unterschied Hinzufügen/Ausführen/Öffnen erklären (z.B. bei Hinterlegung der Berufsgruppe)
  • Verweis (Klick mit Mausrad - Stammdaten Berufsgruppe öffnen)
  • Anspruchszeilen anlegen
  • Unterschied OK/Ausführen/Speichern
  • Info an Kunde: Welche Stammdaten müssen bei den eingespielten Mitarbeitern noch erfasst werden? (Kartennummer, Mailadresse, spezielle Verträge,...)

→ Kunde legt Testmitarbeiter an

Bildschirmeinstellungen

  • Werkzeugleiste
    • Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
  • Balken verziehen
  • Monitor
    • Fadenkreuz (nur Windows)
    • Benachbarte Wochen anzeigen
    • Standard wiederherstellen
  • Namensspalte
    • Personal sortieren
    • Namensspalteneinstellungen
      • Hinterlegung Systemeinstellungen

Dienste

  • Anlage eines Dienstes vorzeigen + erklären
  • Dienste kopieren
  • Dienste auf andere PE kopieren
  • ev. Anlage spezielle Dienste (Rufbereitschaft, etc.)

→ Kunde legt mehrere Dienste an

Statustreppe

  • vollständig erklären anhand von Flipchart
  • Wechsel in Planung
  • Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig

Dienstplanung

  • Dienste eintragen
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
    • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
  • Dienste löschen
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger
  • Kombidienst
  • WZM anlegen (wenn notwendig)
  • Planungscodes ganzer Tag
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
    • löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
    • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
  • Planungscodes stundenweise
  • ev. Planungscodes durchgehen (Berechnung, Leseberechtigung, etc.)
  • Texterfassung
    • ev. Textkategorien
  • Poolzuteilungen
    • einen oder mehrere Tage über Dienstplan bzw. über Namensspalte

→ Kunde erfasst für ein paar Mitarbeiter die Planung

Speicherlogik

  • sperren / speichern / rückgängig / Objekte neu laden

Arbeitszeitgesetz-Prüfungen

  • Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
  • Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen

Summen

  • Anlage div. Summenschemen
    • Monatssummen (Planung/Abrechnung)
    • Tagessummen
    • Stundennachweis
  • Konten erklären
  • Hinterlegung der Summenschemen auf System / Bereich (→ Vererbung)

Statustreppe

  • Statuswechsel Planung → Ist

Ausdrucke

  • Stundennachweis
    • für einen bzw. alle Mitarbeiter
  • Dienstplan drucken
  • Druckeinstellungen
    • Anzahl Mitarbeiter pro Seite
    • Summenschema hinterlegen
  • Wochenausdruck

Jahresplan

  • Jahresplan pro Mitarbeiter
    • Zeitbereich einstellen
    • nächsten öffnen
    • Ausdruck
    • Urlaubsplanung
  • Jahresplan pro Station
    • nächsten/vorherigen öffnen
    • Summen erklären (immer aktives Monat)
    • Ausdruck + Einstellungen

Benutzer / Berechtigungen

  • Benutzer für Dienstplanschulung anlegen
    • Erklärung Standardrolle vs. Kundenrolle
    • Berechtigungen zuweisen (Suche Benutzer / Suche Planungseinheit Berechtigung)
  • Benutzer sperren

Vormonatswerte setzen

  • Korrekturwerte Ansprüche
    • Kontrolle über Jahresplan
  • Vormonatssalden

Abschluss

  • Hilfe (Systemmenü)
  • Zusammenfassung Aufgaben für Kunde

SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV AUFBAU

Begrüßung

  • Ablauf
    • Istzeiterfassung
    • Abrechnung
    • Reports

Offene Fragen

  • Fragen auf Flipchart sammeln

Personal - Detailfunktionen

  • Personalsuche
    • nach Name / Personalnummer
    • Beschäftigt JA/NEIN
  • Austritt
    • Rechtklick am letzten Beschäftigungstag - "Austritt"
  • Wiedereintritt
    • Kalenderzeile - "Wiedereintritt"
  • Wechsel Planungseinheit
    • "Personal auf anderen Plan wechseln" am letzten Tag auf dieser Planungseinheit
    • Kontrolle Verlauf von "Stamm-Planungseinheit" im Personalstamm
  • Verlauf erklären
  • Zuname ändern
    • Personalsuche nach beiden Namen
  • Mutterschutz / Inaktivzeiten
    • Personal-Liste "Karenziert"

Istzeiterfassung

  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • K/G Änderungen
    • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
    • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
    • Pause gearbeitet, Pause verlängern
  • Summen besprechen
  • Texterfassung
  • optional: Sonderabrechnung erfassen (Inanspruchnahmen, etc.)
  • nächsten / vorigen Monat öffnen
  • Einsatz Rufbereitschaft (optional)
    • vor / nach Mitternacht

Automatische Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • Standeskontrolle einschalten
    • Schwarzes Fragezeichen
    • Oranges Fragezeichen
    • Grünes Plus
      • ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
  • Stempelfehler bearbeiten
    • Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
    • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
  • Zeitstempel übernehmen
  • Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur

Abrechnung

  • Abrechnung gemeinsam besprechen
  • Besprechung Tages- und Wochenüberstunden
  • Umbuchungen Ende Durchrechnungszeitraum
    • Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
    • Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
    • Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern
  • veränderte Summen besprechen
  • Abschlussbuchungen besprechen/ausführen
  • Umbuchung in Konten zeigen
    • löschen der Umbuchung
  • Manuelle Auszahlungen aus Saldo

Lohnarten

  • Lohnüberleitung erklären
  • Anlage der Lohnarten
  • Anlage der Umschlüsselungen
  • Hinterlegung der Umschlüsselung beim bestehenden Mitarbeiter (Vererbung)
  • Kontrolle der Lohnarten im Dienstplan
  • Kontrolle der Lohnartenliste

Statustreppe

  • vollständig erklären anhand von Flipchart
  • Statuswechsel Ist → Abgeschlossen

Überleitung

  • Lohnartenexport
  • Abwesenheitsexport
    • Kurzzeichen bei Planungscodes hinterlegen
  • Files müssen von Kunde kontrolliert werden

Vererbung

  • Vererbung im Detail
    • 1.Beispiel: Parameter wird von System vererbt, soll bei einem Mitarbeiter verändert werden
    • 2.Beispiel: Parameter wurde auf Mitarbeiterebene gesetzt, nun ist wieder Einstellung von System gewünscht
  • Verlauf → Vererbung sichtbar

Suchabfragen / Ansichten

  • Ansichten Personal
    • andere Ansicht auswählen
    • neue Ansicht anlegen → z.B. Mitarbeiterkontrolle
    • Standardansicht auswählen (Werkzeugleiste)
    • Hinweis: Funktionalität bei allen Suchabfragen gleich
  • Filter Personal
    • Personal nach Stammplanungseinheit
    • Personal nach Berufsgruppe
    • Karenziert
  • Filter Dienste
    • Dienst nach Planungseinheit
  • Filter Dienstplan
    • Dienstplan von/bis
  • Filter Benutzer
    • Berechtigungen

Protokollierung

  • Änderungen am Tag
  • Personal → Protokoll für Objekt
    • welche Stammdaten wurden bei diesem Personal verändert?
  • Planungseinheit → Protokoll für Objekt
    • wann wurde der Statuswechsel bei dieser Planungseinheit gemacht?
  • Benutzer → Protokoll für Benutzer
    • welche Änderungen hat dieser Benutzer durchgeführt?

Reports

Abschluss

  • Hilfe (Systemmenü)
  • Zusammenfassung Aufgaben für Kunde
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