Einsatzmanagement

Das Alex^® Einsatzmanagement bietet die Möglichkeit, offene Dienste und Aufgaben durch eigenes Personal zu besetzen. Dabei kommen verschiedene Alex^®-Tools zur Anwendung, um die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und dem dienstplanverantwortlichen Leitungspersonal zu steuern bzw. zu unterstützen.

Ziel ist es, Dienstausfälle (z. B. aus Krankheitsgründen) abteilungsintern oder abteilungsübergreifend nachzubesetzen.

Folgende Standardwerkzeuge kommen mit speziellen Erweiterungen zum Einsatz:

• Besetzungs-Report
• Ersatzvorschlag
• Personal-Cockpit

Der Ablauf stellt sich wie folgt dar:

1. Mit der Funktion "Ersatzvorschlag" existiert ein spezielles Auswahlverfahren zum Feststellen geeigneter Einspring-Mitarbeiter (AZG-Prüfung, Überstundenvermeidung, etc.); die Abteilungsleitung ermittelt auf der eigenen Abteilung jenes Personal, das einen Dienst/Aufgabe übernehmen kann.
2. Es erfolgt eine Mitteilung an die relevanten Mitarbeiter via E-Mail oder über das Personal-Cockpit auf dem Smartphone.
3. Der Mitarbeiter erhält eine Nachricht und kann entscheiden, ob der Dienst bzw. die Aufgabe übernommen wird oder nicht: Die Möglichkeit der Zu- oder Absage kann direkt aus der E-Mail oder App erfolgen - es erfolgt die entsprechende Antwort an den Dienstplaner per E-Mail.
4. Wurde der Dienst von einem Mitarbeiter übernommen, erhalten die anderen Mitarbeiter, an welche die Anfrage verschickt wurde, eine Mitteilung per E-Mail, dass dieser Dienst bereits vergeben wurde. In der App wird diese Einsatzanfrage dann nicht mehr angezeigt.

Voraussetzung ist ein Besetzungs-Report, dabei können individuell gestaltete Besetzungs-Reports oder auch die Standard-Besetzungsansicht verwendet werden.

Folgende Erweiterungen sind geplant:

• Poolfunktion implementieren: Mitarbeiter von anderen Abteilungen sollen in das Auswahlverfahren eingebunden werden.

Ersatzvorschlag

Mit der Option "Verfügbares Personal anzeigen" ermittelt Alex^® geeignete Vorschläge zur Deckung einer Unterbesetzung.

Verfügbare Mitarbeiter mit der erforderlichen Qualifikation werden angezeigt. Es ist ersichtlich,

1. wann der Mitarbeiter an diesem Tag Dienst hat
2. ob er eine Abwesenheit eingetragen hat
   

Im Kontextmenü "Verfügbares Personal anzeigen" auswählen

Einsatzanfrage versenden

• Auswahl der gewünschten Mitarbeiter im Auswahlfenster für "Verfügbares Personal"
• "Einsatzanfrage versenden" auswählen
• -> die gewählten Mitarbeiter sowie der ausführende Benutzer bekommen eine E-Mail

Gewünschtes Personal auswählen und "Einsatzanfrage versenden"

E-Mail-Versand

Es werden folgende E-Mails versendet:

• der Dienstplaner, welcher die Anfragen versendet hat, bekommt ein E-Mail zur Übersicht
• die Mitarbeiter bekommen ein E-Mail mit der Anfrage
  • aus diesem E-Mail heraus können sie den angefragten Dienst oder die Aufgabe übernehmen oder auch ablehnen.

E-Mail-Versand für Einsatzanfrage
an den Dienstplaner, welcher die Anfragen versendet hat	an die Mitarbeiter

Beim Mitarbeiter, welcher diese Einsatzanfrage annimmt, öffnet sich folgende Webseite zur Bestätigung:

Webseite bei Übernahme

Sollten noch weitere Mitarbeiter diese Einsatzanfrage übernehmen, so öffnet sich folgende Webseite zur Information:

Webseite, falls Dienst bereits von einem Kollegen übernommen wurde

Weiters werden bei Übernahme eines Dienstes auch der zuständige Dienstplaner sowie die Kollegen per E-Mail informiert.

E-Mail-Versand nach Übernahme
an den Dienstplaner, welcher die Anfragen versendet hat	an die Kollegen

Abgelehnte Einsatzanfragen

• Beim Mitarbeiter, welcher die Einsatzanfrage ablehnt, öffnet sich eine Webseite zur Bestätigung mit dem Text: "Sie haben >Dienstbezeichnung am Datum< abgelehnt."
• Der zuständige Dienstplaner bekommt eine E-Mail mit der Information, dass dieser Mitarbeiter die Anfrage abgelehnt hat.
• Abgelehnte Einsatzanfragen werden im Dienstplan durch ein färbiges Stricherl beim Dienst angezeigt
  • Voraussetzung: Bildschirmeinstellung "Aufgaben/Extras als Farbstreifen" = JA

Anzeige von abgelehnten Einsatzanfragen im Dienstplan

Personal Cockpit App

Im Personal Cockpit werden Einsatzanfragen wie folgt angezeigt:

Personal Cockpit

In diesem Beispiel sind zwei Einsatzanfragen zu sehen:

• ein Dienst 8S
• eine Aufgabe H1 von 8 - 12 Uhr

Einsatzanfragen können in der App abgelehnt oder angenommen werden. Der Benutzer, welcher die Einsatzanfrage verschickt hat, erhält auch in diesem Fall wieder ein E-Mail mit der Information.

Übersicht

Der Dienstplaner kann über den Navigator eine Übersicht aller Einsatzanfragen aufrufen:

Aufruf der Einsatzanfragen über den Navigator

Abgelehnte Einsatzanfragen sieht man in dieser Übersicht wie folgt:

Anzeige von abgelehnten Anträgen

in diesem Beispiel wurde die Anfrage von Herrn Steinbichler abgelehnt und ist noch offen

Bei einem Rechte-Maus-Klick auf eine Einsatzanfrage hat man die Möglichkeit, die Einsatzanfrage zu

• übernehmen
• ablehnen
• versenden

Bei Auswahl von "übernehmen" oder "ablehnen", kann ein Mitarbeiter ausgewählt werden, für den diese Einsatzanfrage manuell übernommen oder abgelehnt werden soll.

Bei Auswahl von "versenden", wird die Einsatzanfrage nochmals an alle Mitarbeiter versendet, an welche diese Einsatzanfrage ursprünglich versendet wurde (auch an jene, welche bereits abgelehnt haben).

Berechtigungen

Für das Versenden der Einsatzanfragen sind 2 Berechtigungen am Dienstplan notwendig:

• Einsatzanfrage anlegen
• Einsatzanfrage ändern

Diese sind in der Standardrolle "DIENSTPLAN BEARBEITEN" enthalten und müssen bei Bedarf in Kundenrollen hinterlegt werden.

Links

• stundenweise Einsatzanfragen
• Videomitschnitt vom Webinar

Bit Factory interne Zusatzinfos

• Aktivierung