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* Tagesarten spezial | * Tagesarten spezial | ||
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[[Kategorie: Schulungschecklisten]] | [[Kategorie: Schulungschecklisten]] |
Version vom 3. Mai 2021, 12:54 Uhr
Checkliste zur intensiven Schulung von Supervisoren (unabhängig von der Oberfläche)
Ablauf | |
Inhalt | Dauer |
1. Supervisorenschulung | 6 Stunden |
Übungstage | 3 Tage |
2. Supervisorenschulung | 6 Stunden |
Übungstage | 3 Tage |
Dienstplanschulung | 2,5 Stunden |
Ablauf
Folgender Ablauf ist geplant:
- I. Supervisorenschulung
- drei Übungstage
- II. Supervisorenschulung
- drei Übungstage
Anschließend folgt die Dienstplanschulung für die Dienstplanverantwortlichen.
Vorbereitung Kunde
Folgendes ist zur Supervisorenschulung mitzubringen:
- Betriebsorganisation: Namen der Planungseinheiten
- Berechtigungen: Benutzernamen
- Personaldaten
- Personalnummer
- Name
- Beschäftigungsausmaß
- Planungseinheit
- Eintritt
- Urlaubsanspruch (Resturlaub mit 31.01.2010)
- Dienste je Planungseinheit
- Dienstzeiten
- Dienstpläne von vereinbartem Zeitraum
- Vorletzte und letzte vollständige Abrechnungsperiode
- WICHTIG: Startwerte zu Beginn der vorletzten Abrechnungsperiode
- WICHTIG: Abrechnung jedes Mitarbeiters der letzten und vorletzten Abrechnungsperiode
SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV BASIS
Begrüßung
- Kurze Einleitung und Info über Alex (Seit 1993, ...)
- Ablauf
- 1. Schulung: Aufbau, Stammdaten, Dienstplanung
- 2. Schulung: Istzeiterfassung, Abrechnung, Reports
- Login erklären
- Benutzername + Passwort
Benutzeroberfläche
- Symbolleiste
- Passwort ändern
- Rückgängig/Wiederherstellen/Speichern
- Werkzeugleiste
- ist interaktiv und passt sich an den jeweiligen Programmpunkt an
- wegblenden und einblenden über Werkzeugleistensymbol
- Navigator
- zuletzt verwendet (20 Punkte)
- einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol bzw. X
- Automatisches Ausblenden über Pinnadel
- Navigatoransichten erklären
Planungseinheit
- Erklärung: Betriebsorganisation / Strukturierung in ALEX (Erklärung Grafik!)
- Anlage einer PE je Supervisor
- Startdatum
- Bereichszuordnung
- Vererbung erklären → auf Flipchart aufzeichnen
Berufsgruppen
- Anlage aller Berufsgruppen
- Vererbung erklären
- Achtung - NEUEINSTIEG notwendig damit jeder alle Berufsgruppen sieht
Dienstplan öffnen
- über Dienstplansuche
- Reiter erklären
- Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
- Dienstplan öffnen & wieder schließen
- über zuletzt verwendet öffnen
- Bildschirmaufbau erklären
- Namensspalte
- Kalenderzeile
- Summenspalten
- Legende
- Zellen optimale Breite
Personalanlage für 1 Planungseinheit
- Kalenderzeile - "Neues Personal"
- Erklärung: Stichtag - nicht verändern
- notwendige Stammdaten hinterlegen
- Unterschied Hinzufügen/Ausführen/Öffnen erklären (z.B. bei Hinterlegung der Berufsgruppe)
- Verweis (Klick mit Mausrad - Stammdaten Berufsgruppe öffnen)
- Anspruchszeilen anlegen
- Unterschied OK/Ausführen/Speichern
Ansprüche (Korrekturwert oder Startwert)
- Bei Korrekturwert: Wird im 1. Jahr die Zubuchung aliquotiert
- Bei Startwert: Wird im 1. Jahr nichts aliquotiert, da keine Zubuchung drinnen ist
Bei Änderung von Ein-/Austritt oder Beschäftigungsausmaß in einem Anspruchsjahr mit manueller Korrektur, können die Anspruchskonten falsche Werte enthalten
Dies betrifft im Besonderen das erste Anspruchsjahr in ALEX
Bildschirmeinstellungen
- Werkzeugleiste
- Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
- ein- / mehrzeilig
- Monitor
- Fadenkreuz (?)
- Benachbarte Wochen anzeigen
- Standard wiederherstellen
- Farben einstellen
- Arbeitsblatt
- Namensspalte
- Namensspalteneinstellungen
- Hinterlegung Systemeinstellungen
- Personal sortieren
- Balken verziehen
Dienste
- Anlage aller Dienste für 1 Planungseinheit
- Kontrolle Dienste durch "Dienstdauer"
- Achtung bei autom. Zeiterfassung
- Dienste kopieren
- Dienste auf andere PE kopieren
Statustreppe
- vollständig erklären anhand von Flipchart
- Wechsel in Planung
Dienstplanung
- Dienste eintragen
- an einem Tag
- an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
- zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
- 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
- Dienste löschen
- an einem Tag
- an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
- zurücklegen bzw. blauer Zeiger
- Kombidienst
- WZM anlegen (wenn notwendig)
- 1. volle Woche Dienste erfassen
- Muster übernehmen
- Planungscodes ganzer Tag
- an einem Tag
- an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
- zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
- löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
- 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
- Planungscodes stundenweise
- Texterfassung
- Poolzuteilungen
- Für einige Mitarbeiter wird nun die gesamte Planung erfasst
- STAPELGESCHICHTE - speichern / rückgängig / Objekte neu laden
Arbeitszeitgesetz-Prüfungen
- Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
- Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen
Summen
- Anlage div. Summenschemen
- Konten erklären
- Hinterlegung der Summenschemen auf System / Bereich (→ Vererbung)
Statustreppe
- vollständig erklären
- Statuswechsel Planung → Ist
Ausdrucke
- Stundennachweis
- für einen bzw. alle Mitarbeiter
- Dienstplan drucken
- Druckeinstellungen
- Anzahl Mitarbeiter pro Seite
- Summenschema hinterlegen
- Wochenausdruck
Jahresplan
- Jahresplan pro Mitarbeiter
- Zeitbereich einstellen
- nächsten öffnen
- Ausdruck
- Urlaubsplanung
- Jahresplan pro Station
- nächsten/vorherigen öffnen
- Summen erklären (immer aktives Monat)
- Ausdruck + Einstellungen
Benutzer / Berechtigungen
- Benutzer für Dienstplanschulung anlegen
- Erklärung Standardrolle vs. Kundenrolle
- Berechtigungen zuweisen (Suche Benutzer / Suche Planungseinheit Berechtigung)
- Benutzer sperren
Vormonatswerte setzen
- Korrekturwerte Ansprüche
- Kontrolle über Jahresplan
- Vormonatssalden
SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV AUFBAU
Begrüßung
- Ablauf
- Istzeiterfassung
- Abrechnung
- Reports
Offene Fragen
- Fragen auf Flipchart sammeln
Personal - spezial
- Personalsuche
- Beschäftigt JA/NEIN
- Austritt (über Monatsplan)
- Wiedereintritt (über Monatsplan)
- Stationswechsel (über Monatsplan)
- was ist passiert -> Personalstamm VERLAUF herzeigen
- Stationswechsel / Austritt im Personalstamm erfassen
- Verlauf erklären
- Zuname ändern
- Personalsuche nach beiden Namen
- Mutterschutz
- Personal-Liste "Karenziert"
Dienstplanung - IST
Istzeiterfassung
- Dienstwechsel
- Zusatzdienst am freien Tag
- Dienst löschen
- Abwesenheiten (Krankenstandstag)
- Abwesenheit über längeren Zeitraum (Krankenstandswoche)
- Plusstunden am Tag
- Minusstunden am Tag
- Stundenweise Abwesenheit Dienstende
- Stundenweise Abwesenheit während Dienst
- Unterschied Planungscode ganzer Tag / Kommt-/Geht
- Einsatz Rufbereitschaft
- vor / nach Mitternacht
- Summen besprechen
Spezielle Funktionen
- Texte erfassen
- Kommt/Geht Eintragen
- nächsten/vorherigen öffnen
Automatische Zeiterfassung
- Standeskontrolle
- schwarzes Fragezeichen
- oranges Fragezeichen
- grünes +
- Zeitstempel übernehmen
- Zeitstempel ausbessern
- Normale Stempelungen
- Geht ohne Kommt
- Kommt ohne Geht
- Einstempeln vor Dienstbeginn
- Ausstempeln nach Dienstende
- Einstempeln nach Dienstbeginn
- Ausstempeln vor Dienstende
- Arztbesuch in Arbeitszeit
- Mehrere Kommt-Zeiten für einen Tag
- Mehrere Geht-Zeiten für einen Tag
- Eine Kommt und 2 Geht-Stempelungen
- Stempelung an freiem Tag (= oranges Fragezeichen)
- keine Stempelung, aber geplanter Dienst (=schwarzes Fragezeichen)
Abrechnung + Umbuchungen
- Bestätigung Tages- und Wochenüberstunden
- Umbuchungen Ende Durchrechnungszeitraum
- Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
- Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
- Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern
- veränderte Summen / Werte lfd. besprechen
Lohnarten / Umschlüsselung
- Geschichte der Lohnüberleitung
- Anlage der benötigten Lohnarten
- Anlage der benötigten Umschlüsselungen
- Hinterlegung der Umschlüsselung beim bestehenden Mitarbeiter (Vererbung)
- Kontrolle der Lohnarten im Monatsplan
- Kontrolle der Lohnartenliste
Statustreppe
- Erklärung: vollständige Statustreppe anhand von Flipchart
- Monatsplan: Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen
Überleitung / Abnahme
- Erzeugen der Lohnartenliste / Schnittstelle
- ev. ABW - Schnittstelle erzeugen
- HAUSÜBUNG: Abnahme durch den Kunden aufgrund von Schnittstellenimport
- Kunde: Import Schnittstelle in LV - Testsystem
- Kunde: Zeitnahe Rückmeldung an Bit Factory ob LV - Schnittstelle funktioniert
Vererbung
- Vererbung im Detail
- I.Beispiel: Parameter wird von System vererbt, soll bei einem Mitarbeiter verändert werden
- II.Beispiel: Parameter wurde auf Mitarbeiterebene gesetzt, nun ist wieder Einstellung von System gewünscht
- Verlauf -> Vererbung sichtbar
Suchabfagen / Ansichten
- Personalsuche -> Ansichten umstellen
- Personal nach Name / Personalnummer suchen
- neue Ansicht anlegen -> Mitarbeiterkonrolle (Alle wichtigen Parameter)
- Suche neu aufmachen und angelegte Ansicht auswählen
- Hinweis: Funktionalität bei allen Suchabfragen gleich
- Filteroptionen Personal
- Personal nach Stammplanungseinheit
- Personal nach Berufsgruppe
- Karenziert
- Filteroptionen Dienste
- Dienst nach Planungseinheit
- Filter Monatsplan
- Monatsplan von/bis
- Filter Benutzer
- Benutzer für Berechtigung
Protokollierung
- Änderungen am Tag
- Personal -> Protokoll für Objekt
- was ist bei diesem Personal geändert worden
- Planungseinheit -> Protokoll für Objekt
- Statuswechsel
- Benutzer -> Protokoll für Benutzer
- was hat dieser Benutzer gemacht?
Reports
- Besetzungsreports (kurz herzeigen)
- Von/bis-Report
- Konto-Reports
- Zeitkontostand Monat
Objekte löschen
- Mitarbeiter löschen
- Suche mit "gelöschten Objekten"
Systemeinstellungen
- Tagesarten spezial
Abschluss
- Hilfe (Symbolleiste)
- Termine vereinbaren: Telefontermin
- Zusammenfassung Aufgaben für Kunde