Supervisorenschulung - Planung mit Aufgaben

Checkliste zur Schulung der Supervisoren bei Planung mit Aufgaben

I. SUPERVISORENSCHULUNG

• Regelmäßig Up-To-Date bleiben:
  • Newsletter anmelden (jetzt)
  • Webinare (Übersicht zeigen)
  • Wiki mit Schulungsinhalten

Benutzeroberfläche

• Systemmenü
• Werkzeugleiste
• Navigator mit Navigatorpunkten (Zuletzt verwendet / Ansichten)
• Arbeitsblatt
• Passwort ändern!

Planungseinheit

• Erklärung: Betriebsorganisation / Strukturierung in ALEX (Erklärung Grafik!)
• Anlage einer PE je Supervisor
  • Startdatum
  • Bereichzuordnung
• Vererbung kurz erklären -> auf Flipchart aufzeichnen

Berufsgruppen

• Anlage aller Berufsgruppen
• Vererbung
• Achtung - NEUEINSTIEG in ALEX notwendig damit jeder alle Berufsgruppen sieht

Monatsplan öffnen

• Monatsplan über Navigator
• Karteiblatt mit Monat, Status, Planungseinheit erklären
• Bildschirmaufbau erklären
  • Namensspalte
  • Kalenderzeilen
  • Summenspalten
  • Legende: Planungscodes / Dienste / Sonderabrechnungen
• Reiter über x schließen
• Zuletzt verwendet

Personalanlage

• Anlage der Mitarbeiter der Planungseinheit
• Erklärung: Stichtag (fixieren) -> IMMER 1.d.Monats
• Berufsgruppe hinterlegen:
  • Hinzufügen/Ausführen/Öffnen erklären
  • Verweis (mittlere Maustaste)
• ACHTUNG erst am Schluss "Beschäftigt ab" definieren
• Soll-Parameter
• Ansprüche hinterlegen
• Unterschied OK / Ausführen / Speichern

Ansprüche (Korrekturwert oder Startwert)

• Bei Korrekturwert: Wird im 1. Jahr die Zubuchung aliquotiert
• Bei Startwert: Wird im 1. Jahr nichts aliquotiert, da keine Zubuchung drinnen ist

Bei Änderung von Ein-/Austritt oder Beschäftigungsausmaß in einem Anspruchsjahr mit manueller Korrektur, können die Anspruchskonten falsche Werte enthalten

Dies betrifft im Besonderen das erste Anspruchsjahr in ALEX

Bildschirmeinstellungen

• Dienstplanansicht
  • Monatsansicht
  • Wochenansicht (vom Monat auf Woche)
  • Tagesansicht (vom Monat/Woche auf Tag)
• Zellen größer / kleiner
• Zellen Schmaler/Breiter
• Zellen Höher / Niedriger
• Balken verziehen
• Plan Ein- / Mehrzeilig
• Fadenkreuz
• Benachbarte Wochen
• Farben einstellen
• Namensspalteneinstellungen
  • Hinterlegung der Einstellungen auf System
• Mitarbeiter sortieren -> Wird dann in DP-Schulung gemacht

Statustreppe

• Erklärung: vollständige Statustreppe anhand von Flipchart
• Monatsplan: Statuswechsel nicht erzeugt --> Planung
• Besprechen: nun werden Summen gerechnet

Dienstplanung

• Eintrag Dienste / Planungscodes
• Löschen von Diensten / Planungscodes / Aufgaben
• Planungscodes durchgehen
• Aufgaben
• Wochenzeitmodelle
• Texterfassung
  • ev. Textkategorien
• Für einige Mitarbeiter wird nun die gesamte Planung erfasst
• STAPELGESCHICHTE - speichern / rückgängig / Objekte neu laden
• Arbeitszeitgesetz
• Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen
• Poolzuteilungen

Summen

• Besprechung der Summen
• Anlage div. Summenschemen
• Hinterlegung der Summenschemen auf System / Bereich (--> Vererbung)

Statustreppe

• Erklärung: vollständige Statustreppe anhand von PPP
• Monatsplan: Statuswechsel Planung --> Ist

Ausdrucke

• Monatsplanausdruck
  • Einstellungen besprechen -> für DP-Schulung wichtig
• Einzelplan
• Stundennachweis

Jahresplan

• Jahresplan pro Mitarbeiter
  • Zeitbereich einstellen
  • nächsten öffnen
  • Ausdruck
• Jahresplan pro Station
  • nächsten/vorherigen öffnen
  • Summen erklären (immer aktives Monat)
  • Ausdruck + Einstellungen

Benutzer / Berechtigungen

• bestehende Supervisoren umbenennen
• Benutzer für Dienstplanschulung anlegen
  • Erklärung Standardrolle vs. Kundenrolle
  • Berechtigungen zuweisen (Suche Benutzer / Suche Planungseinheit Berechtigung)
• Benutzer sperren

Vormonatswerte setzen

• Korrekturwerte Ansprüche
  • Kontrolle über Jahresplan
• Vormonatssalden

II. SUPERVISORENSCHULUNG

Fragerunde

• welche Fragen haben sich ergeben?
• Sammlung auf Flipchart
• Themenkreise bilden

Personal - spezial

• Personalsuche
  • Beschäftigt JA/NEIN
• Austritt (über Monatsplan)
• Wiedereintritt (über Monatsplan)
• Stationswechsel (über Monatsplan)
  • was ist passiert -> Personalstamm VERLAUF herzeigen
• Stationswechsel / Austritt im Personalstamm erfassen
• Verlauf erklären
• Zuname ändern
  • Personalsuche nach beiden Namen
• Mutterschutz
  • Personal-Liste "Karenziert"

Dienstplanung - IST

Istzeiterfassung

• Dienstwechsel
• Zusatzdienst am freien Tag
• Dienst löschen
• Abwesenheiten (Krankenstandstag)
• Abwesenheit über längeren Zeitraum (Krankenstandswoche)
• Plusstunden am Tag
• Minusstunden am Tag
• Stundenweise Abwesenheit Dienstende
• Stundenweise Abwesenheit während Dienst
• Unterschied Planungscode ganzer Tag / Kommt-/Geht
• Einsatz Rufbereitschaft
  • vor / nach Mitternacht
• Summen besprechen

Spezielle Funktionen

• Texte erfassen
• Kommt/Geht Eintragen
• nächsten/vorherigen öffnen

Automatische Zeiterfassung

• Standeskontrolle
  • schwarzes Fragezeichen
  • oranges Fragezeichen
  • grünes +
• Zeitstempel übernehmen
• Zeitstempel ausbessern
  • Normale Stempelungen
  • Geht ohne Kommt
  • Kommt ohne Geht
  • Einstempeln vor Dienstbeginn
  • Ausstempeln nach Dienstende
  • Einstempeln nach Dienstbeginn
  • Ausstempeln vor Dienstende
  • Arztbesuch in Arbeitszeit
  • Mehrere Kommt-Zeiten für einen Tag
  • Mehrere Geht-Zeiten für einen Tag
  • Eine Kommt und 2 Geht-Stempelungen
  • Stempelung an freiem Tag (= oranges Fragezeichen)
  • keine Stempelung, aber geplanter Dienst (=schwarzes Fragezeichen)

Abrechnung + Umbuchungen

• Bestätigung Tages- und Wochenüberstunden
• Umbuchungen Ende Durchrechnungszeitraum
  • Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
  • Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
  • Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern
• veränderte Summen / Werte lfd. besprechen

Lohnarten / Umschlüsselung

• Geschichte der Lohnüberleitung
• Anlage der benötigten Lohnarten
• Anlage der benötigten Umschlüsselungen
• Hinterlegung der Umschlüsselung beim bestehenden Mitarbeiter (Vererbung)
• Kontrolle der Lohnarten im Monatsplan
• Kontrolle der Lohnartenliste

Statustreppe

• Erklärung: vollständige Statustreppe anhand von Flipchart
• Monatsplan: Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen

Überleitung / Abnahme

• Erzeugen der Lohnartenliste / Schnittstelle
• ev. ABW - Schnittstelle erzeugen
• HAUSÜBUNG: Abnahme durch den Kunden aufgrund von Schnittstellenimport
  • Kunde: Import Schnittstelle in LV - Testsystem
  • Kunde: Zeitnahe Rückmeldung an Bit Factory ob LV - Schnittstelle funktioniert

Vererbung

• Vererbung im Detail
  • I.Beispiel: Parameter wird von System vererbt, soll bei einem Mitarbeiter verändert werden
  • II.Beispiel: Parameter wurde auf Mitarbeiterebene gesetzt, nun ist wieder Einstellung von System gewünscht
• Verlauf -> Vererbung sichtbar

Suchabfagen / Ansichten

• Personalsuche -> Ansichten umstellen
  • Personal nach Name / Personalnummer suchen
  • neue Ansicht anlegen -> Mitarbeiterkonrolle (Alle wichtigen Parameter)
  • Suche neu aufmachen und angelegte Ansicht auswählen
  • Hinweis: Funktionalität bei allen Suchabfragen gleich
• Filteroptionen Personal
  • Personal nach Stammplanungseinheit
  • Personal nach Berufsgruppe
  • Karenziert
• Filteroptionen Dienste
  • Dienst nach Planungseinheit
• Filter Monatsplan
  • Monatsplan von/bis
• Filter Benutzer
  • Benutzer für Berechtigung

Protokollierung

• Änderungen am Tag
• Personal -> Protokoll für Objekt
  • was ist bei diesem Personal geändert worden
• Planungseinheit -> Protokoll für Objekt
  • Statuswechsel
• Benutzer -> Protokoll für Benutzer
  • was hat dieser Benutzer gemacht?

Reports

• Besetzungsreports (kurz herzeigen)
• Von/bis-Report
• Konto-Reports
• Zeitkontostand Monat

Objekte löschen

• Mitarbeiter löschen
• Suche mit "gelöschten Objekten"

Systemeinstellungen

• Tagesarten spezial

Hilfe

• Schulungsinhalte über Hilfe - Button