Supervisorenschulung

ABLAUF

Folgender Ablauf ist geplant:

• I. Supervisorenschulung
• drei Übungstage
• II. Supervisorenschulung
• drei Übungstage

Anschließend folgt die Basisschulung für die Dienstplanverantwortlichen.

VORBEREITUNG Kunde

Folgendes ist zur Supervisorenschulung mitzubringen:

• Betriebsorganisation: Namen der Planungseinheiten
• Berechtigungen: Benutzernamen
• Personaldaten
  • Personalnummer
  • Name
  • Beschäftigungsausmaß
  • Planungseinheit
  • Eintritt
  • Urlaubsanspruch (Resturlaub mit 31.01.2010)
• Dienste je Planungseinheit
• Dienstzeiten
• Dienstpläne von vereinbartem Zeitraum
• Vorletzte und letzte vollständige Abrechnungsperiode
• WICHTIG: Startwerte zu Beginn der vorletzten Abrechnungsperiode
• WICHTIG: Abrechnung jedes Mitarbeiters der letzten und vorletzten Abrechnungsperiode

I. SUPERVISORENSCHULUNG

Einstieg: Benutzer 'Supervisor1' bis 'SupervisorX'

Benutzeroberfläche

• Systemmenü für den Schnellzugriff
  • noch kein Hinweis auf das Speichersymbol, da sie es noch nicht sehen
• Werkzeugleiste
  • ist interaktiv und passt sich an den jeweiligen Programmpunkt an
  • Gruppe
  • wegblenden und einblenden über Werkzeugleistensymbol
• Navigator mit Navigatorpunkten (Zuletzt verwendet / Ansichten)
  • wegblenden über x
  • einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol
  • immer im Hintergrund
  • bei Mausklick im Vordergrund
  • Normalansicht / Stammdatenansicht / Anpassungsansicht
  • die zuletzt eingestellt Ansicht wird beim Benutzer gespeichert
• Arbeitsblatt
• Passwort ändern! --> Achtung! Jeder muss sich Namen von Benutzer merken!!

Planungseinheit

• Erklärung: Betriebsorganisation / Strukturierung in ALEX (Erklärung Grafik!)
• Aufteilung der Planungseinheiten (je 2 Supervisoren eine PE)
• Wechsel der Ansicht auf Stammdatenansicht (Wiederholung der Ansichten)
• Anlage einer PE je Supervisor (Definition Stichtag: Beginn der vorletzten Abrechnungsperiode)
• Statusübersicht (Beginn der vorletzten Abrechnungsperiode)
• Öffnen des Monatsplans mittels Verweise
• Erklärung
  • Arbeitsblatt im Monatsplan
  • Planungscodes / Sonderabrechnungen mittels Tooltip

Personalanlage

• Anlage der Mitarbeiter der Planungseinheit
  • Achtung bei Personalimport: Mitarbeiter der max. 8 Piloteinrichtungen dürfen nicht über Schnittstelle importiert werden!!!
• Erklärung: Stichtag (fixieren, Verlauf)
• Berufsgruppen aus Personalbearbeitungsmaske anlegen (Abklärung zwischen "Schulungsteams" --> Doppelanlage vermeiden)
• EXKURS: Speichern / Objekte neu laden --> Berufsgruppe steht jedem zur Verfügung
• Erklärung: Auswahl - Verweis
• Parameter in Gruppe "Allgemein" besprechen (Soll - Parameter)
• EXKURS: Ausführen / OK
• Namensspalteneinstellungen im Dienstplan
  • Hinweis auf Mitarbeiter sortieren, wobei es dann tatsächlich von den Planungsverantwortlichen gemacht werden soll

Statustreppe

• Erklärung: vollständige Statustreppe anhang von PPP
• Monatsplan: Statuswechsel nicht erzeugt --> Planung
• Besprechen: Sollstunden in Summenspalte

Dienste

• Anlage aller Dienste für diese Planungseinheit

Dienstplanung

• Bildschirmeinstellungen
  • Zellen größer / kleiner
  • ein- / mehrzeilig
  • Benachbarte Wochen anzeigen
  • erweiterte Einstellungen (Farbeinstellung)
• Eintrag Dienste / Planungscodes
  • Bei Durchrechnungszeitraum mit 3 Monaten bereits Jahresplan verwenden
• Löschen von Diensten / Planungscodes / Farbmarkierungen
• Erklärung: Standardsummen
• Erfassung Spezielle Monatswerte
• Besprechung der Summen
• Für einige Mitarbeiter wird nun die gesamte Planung erfasst
  • bei mehrmonatigem DRZ: weniger Mitarbeiter, jedoch gesamten DRZ erfassen um eine gemeinsame Abrechnung zu ermöglichen

Statustreppe

• Erklärung: vollständige Statustreppe anhang von PPP
• Monatsplan: Statuswechsel Planung --> Ist

Istzeitenerfassung

• Auswahl bestehender Summenschemen
• Besprechung der Summen
• Besprechung von Dienstplanabweichungen
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • geplanten Dienst durch anderen ersetzen
  • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
  • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
  • Pause gearbeitet
  • Pause verlängern
  • Dienst fällt durch Krankenstand / Urlaub aus - Planungscodes hinterlegen
  • Besprechung nach Dienstende
  • Besprechung am freien Tag --> kopieren
  • Besprechung während Dienst
  • Besprechung vor Dienstbeginn
  • Dienstkombination (max. mit zwei Diensten möglich / Kombinationsdienst direkt anlegen)
  • Diensttausch vs. Dienstverschiebung
  • Einsatz in der Rufbereitschaft oder Hausbereitschaft
  • Umbuchungen von Tages- / Wochenüberstunden
• veränderte Summen / Werte lfd. besprechen
• Farbmarkierung anlegen (wenn bei Dienstplanung noch nicht benötigt)
• Wochenzeitmodelle anlegen und zuordnen
• Kopierfunktion
• Texte erfassen
• Ausdruck
• Stundennachweis (Einstellung der Summen)
• nächsten / vorigen Monat öffnen
• Jahresplan öffnen (vorigen / nächsten / Zeitbereiche umstellen)
• Poolzuteilungen über den Monatsplan, über das Arbeitsblatt, über den Personalstamm.

Automatische Zeiterfassung

• Istzeitenerfassung
  • Normale Stempelungen
  • Geht ohne Kommt
  • Kommt ohne Geht
  • Einstempeln vor Dienstbeginn
  • Ausstempeln nach Dienstende
  • Einstempeln nach Dienstbeginn
  • Ausstempeln vor Dienstende
  • Stempelung an freiem Tag
  • Arztbesuch in Arbeitszeit
  • Mehrere Kommt-Zeiten für einen Tag
  • Mehrere Geht-Zeiten für einen Tag
  • Eine Kommt und 2 Geht-Stempelungen
• Standeskontrolle
• Erfassung und Übernahme von Zeitstempelungen
  • Über Personalsuche
  • In den Summenspalten

Abrechnung

• Umbuchungen Ende Durchrechnungszeitraum
  • Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
  • Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
  • Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern
• veränderte Summen / Werte lfd. besprechen

Lohnarten / Umschlüsselung

• Geschichte der Lohnüberleitung
• Anlage der benötigten Lohnarten
• Anlage der benötigten Umschlüsselungen
• Hinterlegung der Umschlüsselung beim bestehenden Mitarbeiter
• Kontrolle der Lohnarten im Monatsplan
  • nächsten öffnen bis Ende Durchrechnungszeitraum
• Kontrolle der Lohnartenliste

Statustreppe

• Erklärung: vollständige Statustreppe anhang von Flipchart
• Monatsplan: Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen

Pause

• Zwischendurch (bei Bedarf) Pausen
  • Bei Pausenbeginn: Ausstieg aus Alex (Speichern)
  • Nach der Pause: Wiedereinstieg in Alex (Wiederholung: Einstieg, Monatsplan öffnen über Navigator)
• EXKURS: sobald einige Mitarbeiter angelegt wurden --> gegenseitiges Sperren & Freigabe

II. SUPERVISORENSCHULUNG

Einstieg: Benutzer 'Supervisor1' bis 'SupervisorX'

Wiederholung und Ergänzungen zur I. Supervisorenschulung

• Personal
  • Wiederholung der I. Supervisorenschulung
  • NEU: Stationswechsel / Austritt im Personalstamm erfassen
• Geschäftsfälle und Funktionen im Monatsplan
  • Wiederholung der I. Supervisorenschulung
  • NEU: Bildschirmeinstellungen
    • Kommt / Geht - Fenster nur auf Wunsch
    • Farben einstellen
    • Benachbarte Wochen anzeigen
    • Ein-/Mehrzeilig
    • Namensspalteneinstellungen
  • NEU: Stationswechsel / Austritt direkt im Monatsplan

Überleitung / Abnahme

• Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen (Grafik: Statustreppe)
• Erzeugen der Lohnartenliste / Schnittstelle
• ev. ABW - Schnittstelle erzeugen
• HAUSÜBUNG: Abnahme durch den Kunden aufgrund von Schnittstellenimport
  • Kunde: Import Schnittstelle in LV - Testsystem
  • Kunde: Zeitnahe Rückmeldung an Bit Factory ob LV - Schnittstelle funktioniert

Arbeitszeitgesetze

• Systemeinstellungen
  • Arbeitszeitgesetzeinstellungen --> EXKURS zu Vererbung
• Meldungsfenster und Symbol in der Namensspalte besprechen

Vererbung

• Vererbung im Detail
  • Tagesarten Spezial (z.B.: Feiertagsvertrag für evangelische Mitarbeiter)
• I.Beispiel: Parameter wird von System vererbt, soll bei einem Mitarbeiter verändert werden
• II.Beispiel: Parameter wurde auf Mitarbeiterebene gesetzt, nun ist wieder Einstellung von System gewünscht

Ansprüche

• Anspruchssatz bei Mitarbeiter
• Erfassung Startwert mittels Sonderabrechnung
• Kontrolle im Jahresplan (Summenschema)

Suchabfagen / Ansichten

• Personal nach Name / Personalnummer suchen
• Personal nach Stammplanungseinheit
• Hinweis: Funktionalität bei allen Suchabfragen gleich
• Anlage einer eigenen Ansicht für Personal oder Dienste

Drag&Drop

• Dienste kopieren / verschieben
• Umschlüsselungen hinterlegen
  • Hinweis: Vervollständigung der Lohnarten und Umschlüsselungen

Benutzer / Berechtigungen

• bestehende Supervisoren umbenennen
• Benutzer für Dienstplanschulung anlegen
• Erklärung Standardrolle vs. Kundenrolle
• Berechtigungen zuweisen (Suche Benutzer / Suche Planungseinheit Berechtigung)
• Benutzer sperren

Protokollierung

• Änderungen am Tag

Reports

• Standardkontoreports
• Besetzungsreports bei Bedarf
• von/bis - Reports
• Zeitkontostand Monat