Supervisorenschulung

ABLAUF

Folgender Ablauf ist geplant:

• I. Supervisorenschulung
• drei Übungstage
• II. Supervisorenschulung
• drei Übungstage

Anschließend folgt die Basisschulung für die Dienstplanverantwortlichen.

VORBEREITUNG Kunde

Folgendes ist zur Supervisorenschulung mitzubringen:

• Betriebsorganisation: Namen der Planungseinheiten
• Berechtigungen: Benutzernamen
• Personaldaten
  • Personalnummer
  • Name
  • Beschäftigungsausmaß
  • Planungseinheit
  • Eintritt
  • Urlaubsanspruch (Resturlaub mit 31.01.2010)
• Dienste je Planungseinheit
• Dienstzeiten
• Dienstpläne von vereinbartem Zeitraum
• Vorletzte und letzte vollständige Abrechnungsperiode
• WICHTIG: Startwerte zu Beginn der vorletzten Abrechnungsperiode
• WICHTIG: Abrechnung jedes Mitarbeiters der letzten und vorletzten Abrechnungsperiode

I. SUPERVISORENSCHULUNG

Einstieg: Benutzer 'Supervisor1' bis 'SupervisorX'

Benutzeroberfläche

• Systemmenü
  • noch kein Hinweis auf das Speichersymbol, da sie es noch nicht sehen
• Werkzeugleiste
  • ist interaktiv und passt sich an den jeweiligen Programmpunkt an
  • Gruppe
  • wegblenden und einblenden über Werkzeugleistensymbol
• Navigator mit Navigatorpunkten (Zuletzt verwendet / Ansichten)
  • wegblenden über x
  • einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol
  • Automatisches Ausblenden über Pinnadel
  • Normalansicht / Stammdatenansicht / Anpassungsansicht
  • die zuletzt eingestellt Ansicht wird beim Benutzer gespeichert
• Arbeitsblatt
• Passwort ändern! --> Achtung! Jeder muss sich Namen von Benutzer merken!!

Planungseinheit

• Erklärung: Betriebsorganisation / Strukturierung in ALEX (Erklärung Grafik!)
• Anlage einer PE je Supervisor (Achtung Startdatum, Bereich)
• Vererbung kurz erklären -> auf Flipchart aufzeichnen

Berufsgruppen

• Anlage aller Berufsgruppen
• Vererbung
• Achtung - NEUEINSTIEG in ALEX notwendig damit jeder alle Berufsgruppen sieht

Monatsplan öffnen

• Monatsplan über Navigator
• Karteiblatt mit Monat, Status, Planungseinheit erklären
• Bildschirmaufbau erklären
  • Namensspalte
  • Kalenderzeilen
  • Summenspalten
  • Legende: Planungscodes / Dienste / Sonderabrechnungen
• Reiter über x schließen
• Zuletzt verwendet

Personalanlage

• Anlage der Mitarbeiter der Planungseinheit
• Erklärung: Stichtag (fixieren) -> IMMER 1.d.Monats
• Berufsgruppe hinterlegen:
  • Hinzufügen/Ausführen/Öffnen erklären
  • Verweis (mittlere Maustaste)
• ACHTUNG erst am Schluss "Beschäftigt ab" definieren
• Soll-Parameter
• Ansprüche hinterlegen
• EXKURS: Ausführen / OK

Bildschirmeinstellungen

• Zellen Größer / Kleiner
• Zellen Schmaler/Breiter
• Balken verziehen
• Plan Ein- / Mehrzeilig
• Fadenkreuz
• Benachbarte Wochen
• Farben einstellen
• Namensspalteneinstellungen
  • Hinterlegung der Einstellungen auf System
• Mitarbeiter sortieren -> Wird dann in DP-Schulung gemacht

Dienste

• Anlage aller Dienste für diese Planungseinheit
• Kontrolle Dienste durch "Dienstdauer"
• Achtung bei autom. Zeiterfassung

Statustreppe

• Erklärung: vollständige Statustreppe anhand von Flipchart
• Monatsplan: Statuswechsel nicht erzeugt --> Planung
• Besprechen: nun werden Summen gerechnet

Dienstplanung

• Eintrag Dienste / Planungscodes
• Löschen von Diensten / Planungscodes / Farbmarkierungen
• Planungscodes durchgehen
• Farbmarkierungen
• Wochenzeitmodelle
• Texterfassung
  • ev. Textkategorien
• Für einige Mitarbeiter wird nun die gesamte Planung erfasst
• STAPELGESCHICHTE - speichern / rückgängig / Objekte neu laden
• Arbeitszeitgesetz
• Poolzuteilungen

Summen

• Besprechung der Summen
• Anlage div. Summenschemen
• Hinterlegung der Summenschemen auf System / Bereich (--> Vererbung)

Statustreppe

• Erklärung: vollständige Statustreppe anhand von PPP
• Monatsplan: Statuswechsel Planung --> Ist

Ausdrucke

• Monatsplanausdruck
  • Einstellungen besprechen -> für DP-Schulung wichtig
• Einzelplan
• Stundennachweis

Jahresplan

• Jahresplan pro Mitarbeiter
  • Zeitbereich einstellen
  • nächsten öffnen
  • Ausdruck
• Jahresplan pro Station
  • nächsten/vorherigen öffnen
  • Summen erklären (immer aktives Monat)
  • Ausdruck + Einstellungen

Benutzer / Berechtigungen

• bestehende Supervisoren umbenennen
• Benutzer für Dienstplanschulung anlegen
  • Erklärung Standardrolle vs. Kundenrolle
  • Berechtigungen zuweisen (Suche Benutzer / Suche Planungseinheit Berechtigung)
• Benutzer sperren

II. SUPERVISORENSCHULUNG

Fragerunde

• welche Fragen haben sich ergeben?
• Sammlung auf Flipchart
• Themenkreise bilden

Personal - spezial

• Personalsuche
  • Beschäftigt JA/NEIN
• Austritt (über Monatsplan)
• Wiedereintritt (über Monatsplan)
• Stationswechsel (über Monatsplan)
  • was ist passiert -> Personalstamm VERLAUF herzeigen
• Stationswechsel / Austritt im Personalstamm erfassen
• Verlauf erklären
• Zuname ändern
  • Personalsuche nach beiden Namen
• Mutterschutz
  • Personal-Liste "Karenziert"

Dienstplanung - IST

• Dienstwechsel
• Zusatzdienst am freien Tag
• Dienst löschen
• Abwesenheiten (Krankenstandstag)
• Abwesenheit über längeren Zeitraum (Krankenstandswoche)
• Plusstunden am Tag
• Minusstunden am Tag
• Stundenweise Abwesenheit Dienstende
• Stundenweise Abwesenheit während Dienst
• Unterschied Planungscode ganzer Tag / Kommt-/Geht
• Einsatz Rufbereitschaft
  • vor / nach Mitternacht
• Summen besprechen

Spezielle Funktionen

• Texte erfassen
• Kommt/Geht Eintragen
• nächsten/vorherigen öffnen

Automatische Zeiterfassung

• Standeskontrolle
  • schwarzes Fragezeichen
  • oranges Fragezeichen
  • grünes +
• Zeitstempel übernehmen
• Zeitstempel ausbessern
  • Normale Stempelungen
  • Geht ohne Kommt
  • Kommt ohne Geht
  • Einstempeln vor Dienstbeginn
  • Ausstempeln nach Dienstende
  • Einstempeln nach Dienstbeginn
  • Ausstempeln vor Dienstende
  • Stempelung an freiem Tag
  • Arztbesuch in Arbeitszeit
  • Mehrere Kommt-Zeiten für einen Tag
  • Mehrere Geht-Zeiten für einen Tag
  • Eine Kommt und 2 Geht-Stempelungen

Abrechnung

• Umbuchungen Ende Durchrechnungszeitraum
  • Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
  • Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
  • Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern
• veränderte Summen / Werte lfd. besprechen

Lohnarten / Umschlüsselung

• Geschichte der Lohnüberleitung
• Anlage der benötigten Lohnarten
• Anlage der benötigten Umschlüsselungen
• Hinterlegung der Umschlüsselung beim bestehenden Mitarbeiter
• Kontrolle der Lohnarten im Monatsplan
  • nächsten öffnen bis Ende Durchrechnungszeitraum
• Kontrolle der Lohnartenliste

Statustreppe

• Erklärung: vollständige Statustreppe anhand von Flipchart
• Monatsplan: Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen

Überleitung / Abnahme

• Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen (Grafik: Statustreppe)
• Erzeugen der Lohnartenliste / Schnittstelle
• ev. ABW - Schnittstelle erzeugen
• HAUSÜBUNG: Abnahme durch den Kunden aufgrund von Schnittstellenimport
  • Kunde: Import Schnittstelle in LV - Testsystem
  • Kunde: Zeitnahe Rückmeldung an Bit Factory ob LV - Schnittstelle funktioniert

Arbeitszeitgesetze

• Systemeinstellungen
  • Arbeitszeitgesetzeinstellungen --> EXKURS zu Vererbung
• Meldungsfenster und Symbol in der Namensspalte besprechen

Vererbung

• Vererbung im Detail
  • Tagesarten Spezial (z.B.: Feiertagsvertrag für evangelische Mitarbeiter)
• I.Beispiel: Parameter wird von System vererbt, soll bei einem Mitarbeiter verändert werden
• II.Beispiel: Parameter wurde auf Mitarbeiterebene gesetzt, nun ist wieder Einstellung von System gewünscht

Ansprüche

• Anspruchssatz bei Mitarbeiter
• Erfassung Startwert mittels Sonderabrechnung
• Kontrolle im Jahresplan (Summenschema)

Suchabfagen / Ansichten

• Personal nach Name / Personalnummer suchen
• Personal nach Stammplanungseinheit
• Hinweis: Funktionalität bei allen Suchabfragen gleich
• Anlage einer eigenen Ansicht für Personal oder Dienste

Drag&Drop

• Dienste kopieren / verschieben
• Umschlüsselungen hinterlegen
  • Hinweis: Vervollständigung der Lohnarten und Umschlüsselungen

Protokollierung

• Änderungen am Tag

Reports

• Standardkontoreports
• Besetzungsreports bei Bedarf
• von/bis - Reports
• Zeitkontostand Monat