Supervisorenschulung Fortgeschrittene

ABLAUF

Diese Checkliste kann verwendet werden wenn den Usern das Programm bereits vertraut ist und ein neuer Teilbereich in Alex aufgenommen wird.

Folgender Ablauf ist geplant:

• I. Supervisorenschulung (Dauer 2 Tage)
• anschließend: drei Übungstage
• II. Supervisorenschulung (Dauer 2 Tage)
• anschließend: drei Übungstage

VORBEREITUNG Kunde

Folgendes ist zur Supervisorenschulung mitzubringen:

• Betriebsorganisation: Namen der Planungseinheiten
• Berechtigungen: Benutzernamen
• Personaldaten
  • Personalnummer
  • Name
  • Beschäftigungsausmaß
  • Planungseinheit
  • Eintritt
  • Urlaubsanspruch (Resturlaub mit 31.01.2010)
• Dienste je Planungseinheit
• Dienstzeiten
• Dienstpläne von vereinbartem Zeitraum
• Vorletzte und letzte vollständige Abrechnungsperiode
• WICHTIG: Startwerte zu Beginn der vorletzten Abrechnungsperiode
• WICHTIG: Abrechnung jedes Mitarbeiters der letzten und vorletzten Abrechnungsperiode

I. SUPERVISORENSCHULUNG

Dauer: 2 Tage

Der unten angeführte Ablauf wird zwei Tage lang immer wieder durchgeführt

Einstieg: Benutzer 'Supervisor1' bis 'SupervisorX'

Benutzeroberfläche / Systemaufbau

• Symbolleiste für den Schnellzugriff
• Multifunktionsleiste
• Navigator (Zuletzt verwendet, Ansichten)
• Arbeitsblatt
• Passwort ändern (todo)

Planungseinheit

• Erklärung: Betriebsorganisation / Strukturierung in ALEX (Erklärung Grafik!)
• Aufteilung der Planungseinheiten (je 2 Supervisoren eine PE)
• Wechsel der Ansicht auf Stammdatenansicht (Wiederholung der Ansichten)
• Anlage einer PE je Supervisor (Definition Stichtag: Beginn der vorletzten Abrechnungsperiode)
• Statusübersicht (Beginn der vorletzten Abrechnungsperiode)
• Öffnen des Monatsplans mittels Verweise
• Erklärung
  • Arbeitsblatt im Monatsplan
  • Planungscodes / Sonderabrechnungen mittels Tooltip

Personalanlage

• Anlage des obersten Mitarbeiters der Planungseinheit (Abteilungsleiter)
  • Achtung bei Personalimport: Mitarbeiter der max. 8 Piloteinrichtungen dürfen nicht über Schnittstelle importiert werden!!!
• Erklärung: Stichtag (fixieren, Verlauf)
• Berufsgruppen aus Personalbearbeitungsmaske anlegen (Abklärung zwischen "Schulungsteams")
• EXKURS: Speichern / Objekte neu laden --> Berufsgruppe steht jedem zur Verfügung
• Erklärung: Auswahl - Verweis
• Parameter in Gruppe "Allgemein" besprechen (Soll - Parameter)
• EXKURS: Ausführen / OK
• Namensspalteneinstellungen

Statustreppe

• Erklärung: vollständige Statustreppe anhand von PPP
• Monatsplan: Statuswechsel nicht erzeugt --> Planung
• Besprechen: Sollstunden in Summenspalte

Dienste

• Anlage der für diesen Mitarbeiter benötigten Dienste

Dienstplanung

• Eintrag Dienste / Planungscodes
  • Bei Durchrechnungszeitraum mit 3 Monaten bereits Jahresplan verwenden
• Löschen von Diensten / Planungscodes / Farbmarkierungen
• Erklärung: Standardsummen
• Erfassung Spezielle Monatswerte
• Besprechung der Summen

Statustreppe

• Erklärung: vollständige Statustreppe anhand von PPP
• Monatsplan: Statuswechsel Planung --> Ist

Istzeitenerfassung / Abrechnung

• Auswahl bestehender Summenschemen
• Besprechung der Summen
• eine Ist - Zeit des angelegten Mitarbeiters erfassen
  • Planungscodes hinterlegen
  • veränderte Summen / Werte besprechen
• Wiederholung der Schritte: weitere Ist - Zeiten erfassen
• Umbuchungen am Ende des DRZ durchführen

Lohnarten / Umschlüsselung

• Geschichte der Lohnüberleitung
• Anlage der benötigten Lohnarten
• Anlage der benötigten Umschlüsselungen
• Hinterlegung der Umschlüsselung beim bestehenden Mitarbeiter
• Kontrolle der Lohnarten im Monatsplan
  • nächsten öffnen bis Ende Durchrechnungszeitraum
• Kontrolle der Lohnartenliste

Statustreppe

• Erklärung: vollständige Statustreppe anhang von Flipchart
• Monatsplan: Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen

Wiederholung

• Monatsplan: Statuswechsel Abgeschlossen --> Ist --> Planung
• Wiederholung des gesamten Ablaufs beim nächsten Mitarbeiter!

• Zwischendurch
• Pausen
  • Bei Pausenbeginn: Ausstieg aus Alex (Speichern)
  • Nach der Pause: Wiedereinstieg in Alex (Wiederholung: Einstieg, Monatsplan öffnen über Navigator)
• EXKURS: sobald einige Mitarbeiter angelegt wurden --> gegenseitiges Sperren & Freigabe

II. SUPERVISORENSCHULUNG

Dauer: 2 Tage

Einstieg: Benutzer 'Supervisor1' bis 'SupervisorX'

Geschäftsfälle und Funktionen im Monatsplan

• Besprechung von Dienstplanabweichungen
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • geplanten Dienst durch anderen ersetzen
  • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
  • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
  • Pause gearbeitet
  • Pause verlängern
  • Dienst fällt durch Krankenstand / Urlaub aus
  • Besprechung nach Dienstende
  • Besprechung am freien Tag --> kopieren
  • Besprechung während Dienst
  • Besprechung vor Dienstbeginn
  • Dienstkombination (max. mit zwei Diensten möglich / Kombinationsdienst direkt anlegen)
  • Diensttausch vs. Dienstverschiebung
  • Einsatz in der Rufbereitschaft oder Hausbereitschaft
  • Umbuchungen am Tag / Woche / Ende Durchrechnungszeitraum
    • Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
    • Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
    • Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern
• Farbmarkierung anlegen (wenn bei Dienstplanung noch nicht benötigt)
• Wochenzeitmodelle anlegen und zuordnen
• Kopierfunktion
• Texte erfassen
• Ausdruck
• Stundennachweis (Einstellung der Summen)
• nächsten / vorigen Monat öffnen
• Jahresplan öffnen (vorigen / nächsten / Zeitbereiche umstellen)
• Poolzuteilungen über den Monatsplan, über das Arbeitsblatt, über den Personalstamm.

Überleitung / Abnahme

• Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen (Grafik: Statustreppe)
• Erzeugen der Lohnartenliste / Schnittstelle
• ev. ABW - Schnittstelle erzeugen
• HAUSÜBUNG: Abnahme durch den Kunden aufgrund von Schnittstellenimport
  • Kunde: Import Schnittstelle in LV - Testsystem
  • Kunde: Zeitnahe Rückmeldung an Bit Factory ob LV - Schnittstelle funktioniert

Reports

• Standardkontoreports
• Besetzungsreports bei Bedarf

Arbeitszeitgesetze

• Systemeinstellungen
  • Arbeitszeitgesetzeinstellungen --> EXKURS zu Vererbung
• Meldungsfenster und Symbol in der Namensspalte besprechen

Vererbung

• Vererbung im Detail
  • Tagesarten Spezial (z.B.: Feiertagsvertrag für evangelische Mitarbeiter)

Ansprüche

• Anspruchssatz bei Mitarbeiter
• Erfassung Startwert mittels Sonderabrechnung
• Kontrolle im Jahresplan (Summenschema)

Suchabfagen

• Personal nach Name / Personalnummer suchen
• Personal nach Stammplanungseinheit
• Hinweis: Funktionalität bei allen Suchabfragen gleich

Benutzer / Berechtigungen

• bestehende Supervisoren umbenennen
• Benutzer für Dienstplanschulung anlegen
• Erklärung Standardrolle vs. Kundenrolle
• Berechtigungen zuweisen
• Benutzer sperren

Stationswechsel / Austritt

• Wechsel über Personalbearbeitungsmaske (Verlauf)
• Wechsel im Monatsplan

Bildschirmeinstellungen

• Kommt / Geht - Fenster nur auf Wunsch
• Farben einstellen
• Benachbarte Wochen anzeigen
• Ein- / mehrzeilig
• Namensspalteneinstellungen

Drag&Drop

• Dienste kopieren / verschieben
• Umschlüsselungen hinterlegen
  • Hinweis: Vervollständigung der Lohnarten und Umschlüsselungen

Protokollierung

• Änderungen am Tag