Checkliste zur intensiven Schulung von Supervisoren (unabhängig von der Oberfläche)

Ablauf
Inhalt	Dauer
1. Supervisorenschulung	6 Stunden
Übungstage	3 Tage
2. Supervisorenschulung	6 Stunden
Übungstage	3 Tage
Dienstplanschulung	2,5 Stunden

Ablauf

Folgender Ablauf ist geplant:

I. Supervisorenschulung
drei Übungstage
II. Supervisorenschulung
drei Übungstage

Anschließend folgt die Dienstplanschulung für die Dienstplanverantwortlichen.

Vorbereitung Kunde

Folgendes ist zur Supervisorenschulung mitzubringen:

Betriebsorganisation: Namen der Planungseinheiten
Berechtigungen: Benutzernamen
Personaldaten
- Personalnummer
- Name
- Beschäftigungsausmaß
- Planungseinheit
- Eintritt
- Urlaubsanspruch (Resturlaub mit 31.01.2010)
Dienste je Planungseinheit
Dienstzeiten
Dienstpläne von vereinbartem Zeitraum
Vorletzte und letzte vollständige Abrechnungsperiode
WICHTIG: Startwerte zu Beginn der vorletzten Abrechnungsperiode
WICHTIG: Abrechnung jedes Mitarbeiters der letzten und vorletzten Abrechnungsperiode

SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV BASIS

Begrüßung

Kurze Einleitung und Info über Alex (Seit 1993, ...)
Ablauf
- 1. Schulung: Aufbau, Stammdaten, Dienstplanung
- 2. Schulung: Istzeiterfassung, Abrechnung, Reports
Login erklären
- Benutzername + Passwort

Benutzeroberfläche

Symbolleiste
- Passwort ändern
- Rückgängig/Wiederherstellen/Speichern
Werkzeugleiste
- ist interaktiv und passt sich an den jeweiligen Programmpunkt an
- wegblenden und einblenden über Werkzeugleistensymbol
Navigator
- zuletzt verwendet (20 Punkte)
- einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol bzw. X
- Automatisches Ausblenden über Pinnadel
- Navigatoransichten erklären

Planungseinheit

Erklärung: Betriebsorganisation / Strukturierung in ALEX (Erklärung Grafik!)
Anlage einer PE je Supervisor
- Startdatum
- Bereichszuordnung
Vererbung erklären → auf Flipchart aufzeichnen

Berufsgruppen

Anlage aller Berufsgruppen
Vererbung erklären
Achtung - NEUEINSTIEG notwendig damit jeder alle Berufsgruppen sieht

Dienstplan öffnen

über Dienstplansuche
Reiter erklären
Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
Dienstplan öffnen & wieder schließen
über zuletzt verwendet öffnen
Bildschirmaufbau erklären
- Namensspalte
- Kalenderzeile
- Summenspalten
- Legende
  - Zellen optimale Breite

Personalanlage für 1 Planungseinheit

Kalenderzeile - "Neues Personal"
Erklärung: Stichtag - nicht verändern
notwendige Stammdaten hinterlegen
Unterschied Hinzufügen/Ausführen/Öffnen erklären (z.B. bei Hinterlegung der Berufsgruppe)
Verweis (Klick mit Mausrad - Stammdaten Berufsgruppe öffnen)
Anspruchszeilen anlegen
Unterschied OK/Ausführen/Speichern

Ansprüche (Korrekturwert oder Startwert)

Bei Korrekturwert: Wird im 1. Jahr die Zubuchung aliquotiert
Bei Startwert: Wird im 1. Jahr nichts aliquotiert, da keine Zubuchung drinnen ist

Bei Änderung von Ein-/Austritt oder Beschäftigungsausmaß in einem Anspruchsjahr mit manueller Korrektur, können die Anspruchskonten falsche Werte enthalten

Dies betrifft im Besonderen das erste Anspruchsjahr in ALEX

Bildschirmeinstellungen

Werkzeugleiste
- Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
- ein- / mehrzeilig
Monitor
- Fadenkreuz (?)
- Benachbarte Wochen anzeigen
- Standard wiederherstellen
- Farben einstellen
Arbeitsblatt
- Namensspalte
- Namensspalteneinstellungen
  - Hinterlegung Systemeinstellungen
  - Personal sortieren
Balken verziehen

Dienste

Anlage aller Dienste für 1 Planungseinheit
Kontrolle Dienste durch "Dienstdauer"
- Achtung bei autom. Zeiterfassung
Dienste kopieren
Dienste auf andere PE kopieren

Statustreppe

vollständig erklären anhand von Flipchart
Wechsel in Planung

Dienstplanung

Dienste eintragen
- an einem Tag
- an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
- zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
- 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
Dienste löschen
- an einem Tag
- an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
- zurücklegen bzw. blauer Zeiger
Kombidienst
WZM anlegen (wenn notwendig)
- 1. volle Woche Dienste erfassen
- Muster übernehmen
Planungscodes ganzer Tag
- an einem Tag
- an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
- zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
- löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
- 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
Planungscodes stundenweise
Texterfassung
Poolzuteilungen
Für einige Mitarbeiter wird nun die gesamte Planung erfasst
STAPELGESCHICHTE - speichern / rückgängig / Objekte neu laden

Arbeitszeitgesetz-Prüfungen

Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen

Summen

Anlage div. Summenschemen
Konten erklären
Hinterlegung der Summenschemen auf System / Bereich (→ Vererbung)

Statustreppe

vollständig erklären
Statuswechsel Planung → Ist

Ausdrucke

Stundennachweis
- für einen bzw. alle Mitarbeiter
Dienstplan drucken
Druckeinstellungen
- Anzahl Mitarbeiter pro Seite
- Summenschema hinterlegen
Wochenausdruck

Jahresplan

Jahresplan pro Mitarbeiter
- Zeitbereich einstellen
- nächsten öffnen
- Ausdruck
- Urlaubsplanung
Jahresplan pro Station
- nächsten/vorherigen öffnen
- Summen erklären (immer aktives Monat)
- Ausdruck + Einstellungen

Benutzer / Berechtigungen

Benutzer für Dienstplanschulung anlegen
- Erklärung Standardrolle vs. Kundenrolle
- Berechtigungen zuweisen (Suche Benutzer / Suche Planungseinheit Berechtigung)
Benutzer sperren

Vormonatswerte setzen

Korrekturwerte Ansprüche
- Kontrolle über Jahresplan
Vormonatssalden

Abschluss

Hilfe (Symbolleiste)
Zusammenfassung Aufgaben für Kunde

SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV AUFBAU

Begrüßung

Ablauf
- Istzeiterfassung
- Abrechnung
- Reports

Offene Fragen

Fragen auf Flipchart sammeln

Personal - spezial

Personalsuche
- Beschäftigt JA/NEIN
Austritt
- Rechtklick am letzten Beschäftigungstag - "Austritt"
Wiedereintritt
- Kalenderzeile - "Wiedereintritt"
Stationswechsel
- "Personal auf anderen Plan wechseln" am letzten Tag auf dieser Planungseinheit
- Kontrolle Verlauf von "Stamm-Planungseinheit" im Personalstamm
Stationswechsel / Austritt im Personalstamm erfassen (?)
Verlauf erklären
Zuname ändern
- Personalsuche nach beiden Namen
Mutterschutz / Inaktivzeiten
- Personal-Liste "Karenziert"

Dienstplanung - IST

Istzeiterfassung

Dienstwechsel
Zusatzdienst am freien Tag
Dienst löschen
Abwesenheiten (Krankenstandstag)
Abwesenheit über längeren Zeitraum (Krankenstandswoche)
Plusstunden am Tag
Minusstunden am Tag
Stundenweise Abwesenheit Dienstende
Stundenweise Abwesenheit während Dienst
Unterschied Planungscode ganzer Tag / Kommt-/Geht
Einsatz Rufbereitschaft
- vor / nach Mitternacht
Summen besprechen

Spezielle Funktionen

Texte erfassen
Kommt/Geht Eintragen
nächsten/vorherigen öffnen

Automatische Zeiterfassung

Standeskontrolle
- schwarzes Fragezeichen
- oranges Fragezeichen
- grünes +
Zeitstempel übernehmen
Zeitstempel ausbessern
- Normale Stempelungen
- Geht ohne Kommt
- Kommt ohne Geht
- Einstempeln vor Dienstbeginn
- Ausstempeln nach Dienstende
- Einstempeln nach Dienstbeginn
- Ausstempeln vor Dienstende
- Arztbesuch in Arbeitszeit
- Mehrere Kommt-Zeiten für einen Tag
- Mehrere Geht-Zeiten für einen Tag
- Eine Kommt und 2 Geht-Stempelungen
- Stempelung an freiem Tag (= oranges Fragezeichen)
- keine Stempelung, aber geplanter Dienst (=schwarzes Fragezeichen)

Abrechnung + Umbuchungen

Bestätigung Tages- und Wochenüberstunden
Umbuchungen Ende Durchrechnungszeitraum
- Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
- Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
- Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern
veränderte Summen / Werte lfd. besprechen

Lohnarten / Umschlüsselung

Geschichte der Lohnüberleitung
Anlage der benötigten Lohnarten
Anlage der benötigten Umschlüsselungen
Hinterlegung der Umschlüsselung beim bestehenden Mitarbeiter (Vererbung)
Kontrolle der Lohnarten im Monatsplan
Kontrolle der Lohnartenliste

Statustreppe

Erklärung: vollständige Statustreppe anhand von Flipchart
Monatsplan: Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen

Überleitung / Abnahme

Erzeugen der Lohnartenliste / Schnittstelle
ev. ABW - Schnittstelle erzeugen
HAUSÜBUNG: Abnahme durch den Kunden aufgrund von Schnittstellenimport
- Kunde: Import Schnittstelle in LV - Testsystem
- Kunde: Zeitnahe Rückmeldung an Bit Factory ob LV - Schnittstelle funktioniert

Vererbung

Vererbung im Detail
- I.Beispiel: Parameter wird von System vererbt, soll bei einem Mitarbeiter verändert werden
- II.Beispiel: Parameter wurde auf Mitarbeiterebene gesetzt, nun ist wieder Einstellung von System gewünscht
Verlauf -> Vererbung sichtbar

Suchabfagen / Ansichten

Personalsuche -> Ansichten umstellen
- Personal nach Name / Personalnummer suchen
- neue Ansicht anlegen -> Mitarbeiterkonrolle (Alle wichtigen Parameter)
- Suche neu aufmachen und angelegte Ansicht auswählen
- Hinweis: Funktionalität bei allen Suchabfragen gleich
Filteroptionen Personal
- Personal nach Stammplanungseinheit
- Personal nach Berufsgruppe
- Karenziert
Filteroptionen Dienste
- Dienst nach Planungseinheit
Filter Monatsplan
- Monatsplan von/bis
Filter Benutzer
- Benutzer für Berechtigung

Protokollierung

Änderungen am Tag
Personal -> Protokoll für Objekt
- was ist bei diesem Personal geändert worden
Planungseinheit -> Protokoll für Objekt
- Statuswechsel
Benutzer -> Protokoll für Benutzer
- was hat dieser Benutzer gemacht?

Reports

Objekte löschen

Mitarbeiter löschen
Suche mit "gelöschten Objekten"

Systemeinstellungen

Tagesarten spezial

Abschluss

Hilfe (Symbolleiste)
Termine vereinbaren: Telefontermin
Zusammenfassung Aufgaben für Kunde