Supervisorenschulung

ABLAUF

Folgender Ablauf ist geplant:

  • I. Supervisorenschulung
  • drei Übungstage
  • II. Supervisorenschulung
  • drei Übungstage

Anschließend folgt die Basisschulung für die Dienstplanverantwortlichen.

VORBEREITUNG Kunde

Folgendes ist zur Supervisorenschulung mitzubringen:

  • Betriebsorganisation: Namen der Planungseinheiten
  • Berechtigungen: Benutzernamen
  • Personaldaten
    • Personalnummer
    • Name
    • Beschäftigungsausmaß
    • Planungseinheit
    • Eintritt
    • Urlaubsanspruch (Resturlaub mit 31.01.2010)
  • Dienste je Planungseinheit
  • Dienstzeiten
  • Dienstpläne von vereinbartem Zeitraum
  • Vorletzte und letzte vollständige Abrechnungsperiode
  • WICHTIG: Startwerte zu Beginn der vorletzten Abrechnungsperiode
  • WICHTIG: Abrechnung jedes Mitarbeiters der letzten und vorletzten Abrechnungsperiode

I. SUPERVISORENSCHULUNG

Einstieg: Benutzer 'Supervisor1' bis 'SupervisorX'

Benutzeroberfläche

  • Systemmenü
    • noch kein Hinweis auf das Speichersymbol, da sie es noch nicht sehen
  • Werkzeugleiste
    • ist interaktiv und passt sich an den jeweiligen Programmpunkt an
    • Gruppe
    • wegblenden und einblenden über Werkzeugleistensymbol
  • Navigator mit Navigatorpunkten (Zuletzt verwendet / Ansichten)
    • wegblenden über x
    • einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol
    • Automatisches Ausblenden über Pinnadel
    • Normalansicht / Stammdatenansicht / Anpassungsansicht
    • die zuletzt eingestellt Ansicht wird beim Benutzer gespeichert
  • Arbeitsblatt
  • Passwort ändern! --> Achtung! Jeder muss sich Namen von Benutzer merken!!

Planungseinheit

  • Erklärung: Betriebsorganisation / Strukturierung in ALEX (Erklärung Grafik!)
  • Anlage einer PE je Supervisor (Achtung Startdatum, Bereich)
  • Vererbung kurz erklären -> auf Flipchart aufzeichnen

Berufsgruppen

  • Anlage aller Berufsgruppen
  • Vererbung
  • Achtung - NEUEINSTIEG in ALEX notwendig damit jeder alle Berufsgruppen sieht

Monatsplan öffnen

  • Monatsplan über Navigator
  • Karteiblatt mit Monat, Status, Planungseinheit erklären
  • Bildschirmaufbau erklären
    • Namensspalte
    • Kalenderzeilen
    • Summenspalten
    • Legende: Planungscodes / Dienste / Sonderabrechnungen
  • Reiter über x schließen
  • Zuletzt verwendet

Personalanlage

  • Anlage der Mitarbeiter der Planungseinheit
  • Erklärung: Stichtag (fixieren)
  • Berufsgruppe hinterlegen:
    • Hinzufügen/Ausführen/Öffnen erklären
    • Verweis (mittlere Maustaste)
  • Soll-Parameter
  • Ansprüche hinterlegen
  • EXKURS: Ausführen / OK

Bildschirmeinstellungen

  • Zellen Größer / Kleiner
  • Zellen Schmaler/Breiter
  • Balken verziehen
  • Plan Ein- / Mehrzeilig
  • Fadenkreuz
  • Namensspalteneinstellungen im Dienstplan
  • Mitarbeiter sortieren -> Wird dann in DP-Schulung gemacht

Dienste

  • Anlage aller Dienste für diese Planungseinheit
  • Kontrolle Dienste durch "Dienstdauer"

Statustreppe

  • Erklärung: vollständige Statustreppe anhand von Flipchart
  • Monatsplan: Statuswechsel nicht erzeugt --> Planung
  • Besprechen: nun werden Summen gerechnet

Dienstplanung

  • Eintrag Dienste / Planungscodes
  • Löschen von Diensten / Planungscodes / Farbmarkierungen
  • Planungscodes durchgehen
  • Farbmarkierungen
  • Wochenzeitmodelle
  • Texterfassung
    • ev. Textkategorien
  • Für einige Mitarbeiter wird nun die gesamte Planung erfasst

Summen

  • Besprechung der Summen
  • Anlage div. Summenschemen

Statustreppe

  • Erklärung: vollständige Statustreppe anhand von PPP
  • Monatsplan: Statuswechsel Planung --> Ist

Ausdrucke

  • Monatsplanausdruck
    • Einstellungen besprechen -> für DP-Schulung wichtig
  • Einzelplan
  • Stundennachweis

Jahresplan

  • Jahresplan pro Mitarbeiter
    • Zeitbereich einstellen
    • nächsten öffnen
    • Ausdruck
  • Jahresplan pro Station
    • nächsten/vorherigen öffnen
    • Summen erklären (immer aktives Monat)
    • Ausdruck + Einstellungen

Istzeitenerfassung

  • Auswahl bestehender Summenschemen
  • Besprechung der Summen
  • Besprechung von Dienstplanabweichungen
    • Zusatzdienst
    • Dienst löschen
    • geplanten Dienst durch anderen ersetzen
    • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
    • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
    • Pause gearbeitet
    • Pause verlängern
    • Dienst fällt durch Krankenstand / Urlaub aus - Planungscodes hinterlegen
    • Besprechung nach Dienstende
    • Besprechung am freien Tag --> kopieren
    • Besprechung während Dienst
    • Besprechung vor Dienstbeginn
    • Dienstkombination (max. mit zwei Diensten möglich / Kombinationsdienst direkt anlegen)
    • Diensttausch vs. Dienstverschiebung
    • Einsatz in der Rufbereitschaft oder Hausbereitschaft
    • Umbuchungen von Tages- / Wochenüberstunden
  • veränderte Summen / Werte lfd. besprechen
  • Farbmarkierung anlegen (wenn bei Dienstplanung noch nicht benötigt)
  • Wochenzeitmodelle anlegen und zuordnen
  • Kopierfunktion
  • Texte erfassen
  • Ausdruck
  • Stundennachweis (Einstellung der Summen)
  • nächsten / vorigen Monat öffnen
  • Jahresplan öffnen (vorigen / nächsten / Zeitbereiche umstellen)
  • Poolzuteilungen über den Monatsplan, über das Arbeitsblatt, über den Personalstamm.

Automatische Zeiterfassung

  • Istzeitenerfassung
    • Normale Stempelungen
    • Geht ohne Kommt
    • Kommt ohne Geht
    • Einstempeln vor Dienstbeginn
    • Ausstempeln nach Dienstende
    • Einstempeln nach Dienstbeginn
    • Ausstempeln vor Dienstende
    • Stempelung an freiem Tag
    • Arztbesuch in Arbeitszeit
    • Mehrere Kommt-Zeiten für einen Tag
    • Mehrere Geht-Zeiten für einen Tag
    • Eine Kommt und 2 Geht-Stempelungen
  • Standeskontrolle
  • Erfassung und Übernahme von Zeitstempelungen
    • Über Personalsuche
    • In den Summenspalten

Abrechnung

  • Umbuchungen Ende Durchrechnungszeitraum
    • Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
    • Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
    • Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern
  • veränderte Summen / Werte lfd. besprechen

Lohnarten / Umschlüsselung

  • Geschichte der Lohnüberleitung
  • Anlage der benötigten Lohnarten
  • Anlage der benötigten Umschlüsselungen
  • Hinterlegung der Umschlüsselung beim bestehenden Mitarbeiter
  • Kontrolle der Lohnarten im Monatsplan
  • Kontrolle der Lohnartenliste

Statustreppe

  • Erklärung: vollständige Statustreppe anhand von Flipchart
  • Monatsplan: Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen

Pause

  • Zwischendurch (bei Bedarf) Pausen
    • Bei Pausenbeginn: Ausstieg aus Alex (Speichern)
    • Nach der Pause: Wiedereinstieg in Alex (Wiederholung: Einstieg, Monatsplan öffnen über Navigator)
  • EXKURS: sobald einige Mitarbeiter angelegt wurden --> gegenseitiges Sperren & Freigabe

II. SUPERVISORENSCHULUNG

Einstieg: Benutzer 'Supervisor1' bis 'SupervisorX'

Wiederholung und Ergänzungen zur I. Supervisorenschulung

  • Personal
    • Wiederholung der I. Supervisorenschulung
    • NEU: Stationswechsel / Austritt im Personalstamm erfassen
  • Geschäftsfälle und Funktionen im Monatsplan
    • Wiederholung der I. Supervisorenschulung
    • NEU: Bildschirmeinstellungen
      • Kommt / Geht - Fenster nur auf Wunsch
      • Farben einstellen
      • Benachbarte Wochen anzeigen
      • Ein-/Mehrzeilig
      • Namensspalteneinstellungen
    • NEU: Stationswechsel / Austritt direkt im Monatsplan

Überleitung / Abnahme

  • Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen (Grafik: Statustreppe)
  • Erzeugen der Lohnartenliste / Schnittstelle
  • ev. ABW - Schnittstelle erzeugen
  • HAUSÜBUNG: Abnahme durch den Kunden aufgrund von Schnittstellenimport
    • Kunde: Import Schnittstelle in LV - Testsystem
    • Kunde: Zeitnahe Rückmeldung an Bit Factory ob LV - Schnittstelle funktioniert

Arbeitszeitgesetze

  • Systemeinstellungen
    • Arbeitszeitgesetzeinstellungen --> EXKURS zu Vererbung
  • Meldungsfenster und Symbol in der Namensspalte besprechen

Vererbung

  • Vererbung im Detail
    • Tagesarten Spezial (z.B.: Feiertagsvertrag für evangelische Mitarbeiter)
  • I.Beispiel: Parameter wird von System vererbt, soll bei einem Mitarbeiter verändert werden
  • II.Beispiel: Parameter wurde auf Mitarbeiterebene gesetzt, nun ist wieder Einstellung von System gewünscht

Ansprüche

  • Anspruchssatz bei Mitarbeiter
  • Erfassung Startwert mittels Sonderabrechnung
  • Kontrolle im Jahresplan (Summenschema)

Suchabfagen / Ansichten

  • Personal nach Name / Personalnummer suchen
  • Personal nach Stammplanungseinheit
  • Hinweis: Funktionalität bei allen Suchabfragen gleich
  • Anlage einer eigenen Ansicht für Personal oder Dienste

Drag&Drop

  • Dienste kopieren / verschieben
  • Umschlüsselungen hinterlegen
    • Hinweis: Vervollständigung der Lohnarten und Umschlüsselungen

Benutzer / Berechtigungen

  • bestehende Supervisoren umbenennen
  • Benutzer für Dienstplanschulung anlegen
  • Erklärung Standardrolle vs. Kundenrolle
  • Berechtigungen zuweisen (Suche Benutzer / Suche Planungseinheit Berechtigung)
  • Benutzer sperren

Protokollierung

  • Änderungen am Tag

Reports

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