Supervisorenschulung

Checkliste zur intensiven Schulung von Supervisoren (unabhängig von der Oberfläche)

Ablauf
Inhalt Dauer
1. Supervisorenschulung 6 Stunden
Übungstage 3 Tage
2. Supervisorenschulung 6 Stunden
Übungstage 3 Tage
Dienstplanschulung 2,5 Stunden

Ablauf

Folgender Ablauf ist geplant:

  • I. Supervisorenschulung
  • drei Übungstage
  • II. Supervisorenschulung
  • drei Übungstage

Anschließend folgt die Dienstplanschulung für die Dienstplanverantwortlichen.

Vorbereitung Kunde

Folgendes ist zur Supervisorenschulung mitzubringen:

  • Betriebsorganisation: Namen der Planungseinheiten
  • Berechtigungen: Benutzernamen
  • Personaldaten
    • Personalnummer
    • Name
    • Beschäftigungsausmaß
    • Planungseinheit
    • Eintritt
    • Urlaubsanspruch (Resturlaub mit 31.01.2010)
  • Dienste je Planungseinheit
  • Dienstzeiten
  • Dienstpläne von vereinbartem Zeitraum
  • Vorletzte und letzte vollständige Abrechnungsperiode
  • WICHTIG: Startwerte zu Beginn der vorletzten Abrechnungsperiode
  • WICHTIG: Abrechnung jedes Mitarbeiters der letzten und vorletzten Abrechnungsperiode

SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV BASIS

Begrüßung

  • Kurze Einleitung und Info über Alex (Seit 1993, ...)
  • Ablauf
    • 1. Schulung: Aufbau, Stammdaten, Dienstplanung
    • 2. Schulung: Istzeiterfassung, Abrechnung, Reports
  • Login erklären
    • Benutzername + Passwort

Benutzeroberfläche

  • Symbolleiste
    • Passwort ändern
    • Rückgängig/Wiederherstellen/Speichern
  • Werkzeugleiste
    • ist interaktiv und passt sich an den jeweiligen Programmpunkt an
    • wegblenden und einblenden über Werkzeugleistensymbol
  • Navigator
    • zuletzt verwendet (20 Punkte)
    • einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol bzw. X
    • Automatisches Ausblenden über Pinnadel
    • Navigatoransichten erklären

Planungseinheit

  • Erklärung: Betriebsorganisation / Strukturierung in ALEX (Erklärung Grafik!)
  • Anlage einer PE je Supervisor
    • Startdatum
    • Bereichszuordnung
  • Vererbung erklären → auf Flipchart aufzeichnen

Berufsgruppen

  • Anlage aller Berufsgruppen
  • Vererbung erklären
  • Achtung - NEUEINSTIEG notwendig damit jeder alle Berufsgruppen sieht

Dienstplan öffnen

  • über Dienstplansuche
  • Reiter erklären
  • Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
  • Dienstplan öffnen & wieder schließen
  • über zuletzt verwendet öffnen
  • Bildschirmaufbau erklären
    • Namensspalte
    • Kalenderzeile
    • Summenspalten
    • Legende
      • Zellen optimale Breite

Personalanlage für 1 Planungseinheit

  • Kalenderzeile - "Neues Personal"
  • Erklärung: Stichtag - nicht verändern
  • notwendige Stammdaten hinterlegen
  • Unterschied Hinzufügen/Ausführen/Öffnen erklären (z.B. bei Hinterlegung der Berufsgruppe)
  • Verweis (Klick mit Mausrad - Stammdaten Berufsgruppe öffnen)
  • Anspruchszeilen anlegen
  • Unterschied OK/Ausführen/Speichern

Ansprüche (Korrekturwert oder Startwert)

  • Bei Korrekturwert: Wird im 1. Jahr die Zubuchung aliquotiert
  • Bei Startwert: Wird im 1. Jahr nichts aliquotiert, da keine Zubuchung drinnen ist

Bei Änderung von Ein-/Austritt oder Beschäftigungsausmaß in einem Anspruchsjahr mit manueller Korrektur, können die Anspruchskonten falsche Werte enthalten

Dies betrifft im Besonderen das erste Anspruchsjahr in ALEX

Bildschirmeinstellungen

  • Werkzeugleiste
    • Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
    • ein- / mehrzeilig
  • Monitor
    • Fadenkreuz (?)
    • Benachbarte Wochen anzeigen
    • Standard wiederherstellen
    • Farben einstellen
  • Arbeitsblatt
    • Namensspalte
    • Namensspalteneinstellungen
      • Hinterlegung Systemeinstellungen
      • Personal sortieren
  • Balken verziehen

Dienste

  • Anlage aller Dienste für 1 Planungseinheit
  • Kontrolle Dienste durch "Dienstdauer"
    • Achtung bei autom. Zeiterfassung
  • Dienste kopieren
  • Dienste auf andere PE kopieren

Statustreppe

  • vollständig erklären anhand von Flipchart
  • Wechsel in Planung

Dienstplanung

  • Dienste eintragen
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
    • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
  • Dienste löschen
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger
  • Kombidienst
  • WZM anlegen (wenn notwendig)
  • Planungscodes ganzer Tag
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
    • löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
    • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
  • Planungscodes stundenweise
  • Texterfassung
  • Poolzuteilungen
  • Für einige Mitarbeiter wird nun die gesamte Planung erfasst
  • STAPELGESCHICHTE - speichern / rückgängig / Objekte neu laden

Arbeitszeitgesetz-Prüfungen

  • Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
  • Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen

Summen

  • Anlage div. Summenschemen
  • Konten erklären
  • Hinterlegung der Summenschemen auf System / Bereich (→ Vererbung)

Statustreppe

  • vollständig erklären
  • Statuswechsel Planung → Ist

Ausdrucke

  • Stundennachweis
    • für einen bzw. alle Mitarbeiter
  • Dienstplan drucken
  • Druckeinstellungen
    • Anzahl Mitarbeiter pro Seite
    • Summenschema hinterlegen
  • Wochenausdruck

Jahresplan

  • Jahresplan pro Mitarbeiter
    • Zeitbereich einstellen
    • nächsten öffnen
    • Ausdruck
    • Urlaubsplanung
  • Jahresplan pro Station
    • nächsten/vorherigen öffnen
    • Summen erklären (immer aktives Monat)
    • Ausdruck + Einstellungen

Benutzer / Berechtigungen

  • Benutzer für Dienstplanschulung anlegen
    • Erklärung Standardrolle vs. Kundenrolle
    • Berechtigungen zuweisen (Suche Benutzer / Suche Planungseinheit Berechtigung)
  • Benutzer sperren

Vormonatswerte setzen

  • Korrekturwerte Ansprüche
    • Kontrolle über Jahresplan
  • Vormonatssalden

Abschluss

  • Hilfe (Symbolleiste)
  • Zusammenfassung Aufgaben für Kunde

SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV AUFBAU

Begrüßung

  • Ablauf
    • Istzeiterfassung
    • Abrechnung
    • Reports

Offene Fragen

  • Fragen auf Flipchart sammeln

Personal - spezial

  • Personalsuche
    • Beschäftigt JA/NEIN
  • Austritt
    • Rechtklick am letzten Beschäftigungstag - "Austritt"
  • Wiedereintritt
    • Kalenderzeile - "Wiedereintritt"
  • Stationswechsel
    • "Personal auf anderen Plan wechseln" am letzten Tag auf dieser Planungseinheit
    • Kontrolle Verlauf von "Stamm-Planungseinheit" im Personalstamm
  • Stationswechsel / Austritt im Personalstamm erfassen (?)
  • Verlauf erklären
  • Zuname ändern
    • Personalsuche nach beiden Namen
  • Mutterschutz / Inaktivzeiten
    • Personal-Liste "Karenziert"

Istzeiterfassung

  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • K/G Änderungen
    • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
    • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
    • Pause gearbeitet, Pause verlängern
  • Summen besprechen
  • Texte erfassen
  • optional: Sonderabrechnung erfassen (Inanspruchnahmen, etc.)
  • nächsten / vorigen Monat öffnen
  • Einsatz Rufbereitschaft (optional)
    • vor / nach Mitternacht

Automatische Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • Standeskontrolle einschalten
    • Schwarzes Fragezeichen
    • Oranges Fragezeichen
    • Grünes Plus
      • ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
  • Stempelfehler bearbeiten
    • Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
    • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
  • Zeitstempel übernehmen
  • Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur

Abrechnung

  • Bestätigung Tages- und Wochenüberstunden
  • Umbuchungen Ende Durchrechnungszeitraum
    • Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
    • Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
    • Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern
  • veränderte Summen / Werte lfd. besprechen

Lohnarten

  • Geschichte der Lohnüberleitung
  • Anlage der Lohnarten
  • Anlage der Umschlüsselungen
  • Hinterlegung der Umschlüsselung beim bestehenden Mitarbeiter (Vererbung)
  • Kontrolle der Lohnarten im Dienstplan
  • Kontrolle der Lohnartenliste

Statustreppe

  • vollständig erklären anhand von Flipchart
  • Statuswechsel Ist → Abgeschlossen

Überleitung

  • Erzeugen der Lohnartenliste / Lohnartenexport
  • ev. Abwesenheitsexport
  • Files müssen von Kunde kontrolliert werden (funktioniert Import im Lohnprogramm?)

Vererbung

  • Vererbung im Detail
    • 1.Beispiel: Parameter wird von System vererbt, soll bei einem Mitarbeiter verändert werden
    • 2.Beispiel: Parameter wurde auf Mitarbeiterebene gesetzt, nun ist wieder Einstellung von System gewünscht
  • Verlauf → Vererbung sichtbar

Suchabfagen / Ansichten

  • Personalsuche → Ansichten umstellen
    • Personal nach Name / Personalnummer suchen
    • neue Ansicht anlegen → Mitarbeiterkonrolle (alle wichtigen Parameter)
    • Suche neu aufmachen und angelegte Ansicht auswählen
    • Hinweis: Funktionalität bei allen Suchabfragen gleich
  • Filteroptionen Personal
    • Personal nach Stammplanungseinheit
    • Personal nach Berufsgruppe
    • Karenziert
  • Filteroptionen Dienste
    • Dienst nach Planungseinheit
  • Filter Dienstplan
    • Dienstplan von/bis
  • Filter Benutzer
    • Benutzer für Berechtigung

Protokollierung

  • Änderungen am Tag
  • Personal → Protokoll für Objekt
    • welche Stammdaten wurden bei diesem Personal verändert?
  • Planungseinheit → Protokoll für Objekt
    • wann wurde der Statuswechsel bei dieser Planungseinheit gemacht?
  • Benutzer → Protokoll für Benutzer
    • welche Änderungen hat dieser Benutzer durchgeführt?

Reports

Objekte löschen

  • Mitarbeiter löschen
  • Suche mit "gelöschten Objekten"

Systemeinstellungen

  • Tagesarten spezial

Abschluss

  • Hilfe (Symbolleiste)
  • Termine vereinbaren: Telefontermin
  • Zusammenfassung Aufgaben für Kunde
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