ABLAUF
Folgender Ablauf ist geplant:
- I. Supervisorenschulung
- drei Übungstage
- II. Supervisorenschulung
- drei Übungstage
Anschließend folgt die Basisschulung für die Dienstplanverantwortlichen.
VORBEREITUNG Kunde
Folgendes ist zur Supervisorenschulung mitzubringen:
- Betriebsorganisation: Namen der Planungseinheiten
- Berechtigungen: Benutzernamen
- Personaldaten
- Personalnummer
- Name
- Beschäftigungsausmaß
- Planungseinheit
- Eintritt
- Urlaubsanspruch (Resturlaub mit 31.01.2010)
- Dienste je Planungseinheit
- Dienstzeiten
- Dienstpläne von vereinbartem Zeitraum
- Vorletzte und letzte vollständige Abrechnungsperiode
- WICHTIG: Startwerte zu Beginn der vorletzten Abrechnungsperiode
- WICHTIG: Abrechnung jedes Mitarbeiters der letzten und vorletzten Abrechnungsperiode
I. SUPERVISORENSCHULUNG
Einstieg: Benutzer 'Supervisor1' bis 'SupervisorX'
Benutzeroberfläche
- Systemmenü für den Schnellzugriff
- noch kein Hinweis auf das Speichersymbol, da sie es noch nicht sehen
- Werkzeugleiste
- ist interaktiv und passt sich an den jeweiligen Programmpunkt an
- Gruppe
- wegblenden und einblenden über Werkzeugleistensymbol
- Navigator mit Navigatorpunkten (Zuletzt verwendet / Ansichten)
- wegblenden über x
- einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol
- immer im Hintergrund
- bei Mausklick im Vordergrund
- Normalansicht / Stammdatenansicht / Anpassungsansicht
- die zuletzt eingestellt Ansicht wird beim Benutzer gespeichert
- Arbeitsblatt
- Passwort ändern! --> Achtung! Jeder muss sich Namen von Benutzer merken!!
Planungseinheit
- Erklärung: Betriebsorganisation / Strukturierung in ALEX (Erklärung Grafik!)
- Aufteilung der Planungseinheiten (je 2 Supervisoren eine PE)
- Wechsel der Ansicht auf Stammdatenansicht (Wiederholung der Ansichten)
- Anlage einer PE je Supervisor (Definition Stichtag: Beginn der vorletzten Abrechnungsperiode)
- Statusübersicht (Beginn der vorletzten Abrechnungsperiode)
- Öffnen des Monatsplans mittels Verweise
- Erklärung
- Arbeitsblatt im Monatsplan
- Planungscodes / Sonderabrechnungen mittels Tooltip
Personalanlage
- Anlage der Mitarbeiter der Planungseinheit
- Achtung bei Personalimport: Mitarbeiter der max. 8 Piloteinrichtungen dürfen nicht über Schnittstelle importiert werden!!!
- Erklärung: Stichtag (fixieren, Verlauf)
- Berufsgruppen aus Personalbearbeitungsmaske anlegen (Abklärung zwischen "Schulungsteams" --> Doppelanlage vermeiden)
- EXKURS: Speichern / Objekte neu laden --> Berufsgruppe steht jedem zur Verfügung
- Erklärung: Auswahl - Verweis
- Parameter in Gruppe "Allgemein" besprechen (Soll - Parameter)
- EXKURS: Ausführen / OK
- Namensspalteneinstellungen im Dienstplan
- Hinweis auf Mitarbeiter sortieren, wobei es dann tatsächlich von den Planungsverantwortlichen gemacht werden soll
Statustreppe
- Erklärung: vollständige Statustreppe anhand von PPP
- Monatsplan: Statuswechsel nicht erzeugt --> Planung
- Besprechen: Sollstunden in Summenspalte
Dienste
- Anlage aller Dienste für diese Planungseinheit
Dienstplanung
- Bildschirmeinstellungen
- Zellen größer / kleiner
- ein- / mehrzeilig
- Benachbarte Wochen anzeigen
- erweiterte Einstellungen (Farbeinstellung)
- Eintrag Dienste / Planungscodes
- Bei Durchrechnungszeitraum mit 3 Monaten bereits Jahresplan verwenden
- Löschen von Diensten / Planungscodes / Farbmarkierungen
- Erklärung: Standardsummen
- Erfassung Spezielle Monatswerte
- Besprechung der Summen
- Für einige Mitarbeiter wird nun die gesamte Planung erfasst
- bei mehrmonatigem DRZ: weniger Mitarbeiter, jedoch gesamten DRZ erfassen um eine gemeinsame Abrechnung zu ermöglichen
Statustreppe
- Erklärung: vollständige Statustreppe anhand von PPP
- Monatsplan: Statuswechsel Planung --> Ist
Istzeitenerfassung
- Auswahl bestehender Summenschemen
- Besprechung der Summen
- Besprechung von Dienstplanabweichungen
- Zusatzdienst
- Dienst löschen
- geplanten Dienst durch anderen ersetzen
- Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
- Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
- Pause gearbeitet
- Pause verlängern
- Dienst fällt durch Krankenstand / Urlaub aus - Planungscodes hinterlegen
- Besprechung nach Dienstende
- Besprechung am freien Tag --> kopieren
- Besprechung während Dienst
- Besprechung vor Dienstbeginn
- Dienstkombination (max. mit zwei Diensten möglich / Kombinationsdienst direkt anlegen)
- Diensttausch vs. Dienstverschiebung
- Einsatz in der Rufbereitschaft oder Hausbereitschaft
- Umbuchungen von Tages- / Wochenüberstunden
- veränderte Summen / Werte lfd. besprechen
- Farbmarkierung anlegen (wenn bei Dienstplanung noch nicht benötigt)
- Wochenzeitmodelle anlegen und zuordnen
- Kopierfunktion
- Texte erfassen
- Ausdruck
- Stundennachweis (Einstellung der Summen)
- nächsten / vorigen Monat öffnen
- Jahresplan öffnen (vorigen / nächsten / Zeitbereiche umstellen)
- Poolzuteilungen über den Monatsplan, über das Arbeitsblatt, über den Personalstamm.
Automatische Zeiterfassung
- Istzeitenerfassung
- Normale Stempelungen
- Geht ohne Kommt
- Kommt ohne Geht
- Einstempeln vor Dienstbeginn
- Ausstempeln nach Dienstende
- Einstempeln nach Dienstbeginn
- Ausstempeln vor Dienstende
- Stempelung an freiem Tag
- Arztbesuch in Arbeitszeit
- Mehrere Kommt-Zeiten für einen Tag
- Mehrere Geht-Zeiten für einen Tag
- Eine Kommt und 2 Geht-Stempelungen
- Standeskontrolle
- Erfassung und Übernahme von Zeitstempelungen
- Über Personalsuche
- In den Summenspalten
Abrechnung
- Umbuchungen Ende Durchrechnungszeitraum
- Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
- Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
- Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern
- veränderte Summen / Werte lfd. besprechen
Lohnarten / Umschlüsselung
- Geschichte der Lohnüberleitung
- Anlage der benötigten Lohnarten
- Anlage der benötigten Umschlüsselungen
- Hinterlegung der Umschlüsselung beim bestehenden Mitarbeiter
- Kontrolle der Lohnarten im Monatsplan
- nächsten öffnen bis Ende Durchrechnungszeitraum
- Kontrolle der Lohnartenliste
Statustreppe
- Erklärung: vollständige Statustreppe anhang von Flipchart
- Monatsplan: Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen
Pause
- Zwischendurch (bei Bedarf) Pausen
- Bei Pausenbeginn: Ausstieg aus Alex (Speichern)
- Nach der Pause: Wiedereinstieg in Alex (Wiederholung: Einstieg, Monatsplan öffnen über Navigator)
- EXKURS: sobald einige Mitarbeiter angelegt wurden --> gegenseitiges Sperren & Freigabe
II. SUPERVISORENSCHULUNG
Einstieg: Benutzer 'Supervisor1' bis 'SupervisorX'
Wiederholung und Ergänzungen zur I. Supervisorenschulung
- Personal
- Wiederholung der I. Supervisorenschulung
- NEU: Stationswechsel / Austritt im Personalstamm erfassen
- Geschäftsfälle und Funktionen im Monatsplan
- Wiederholung der I. Supervisorenschulung
- NEU: Bildschirmeinstellungen
- Kommt / Geht - Fenster nur auf Wunsch
- Farben einstellen
- Benachbarte Wochen anzeigen
- Ein-/Mehrzeilig
- Namensspalteneinstellungen
- NEU: Stationswechsel / Austritt direkt im Monatsplan
Überleitung / Abnahme
- Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen (Grafik: Statustreppe)
- Erzeugen der Lohnartenliste / Schnittstelle
- ev. ABW - Schnittstelle erzeugen
- HAUSÜBUNG: Abnahme durch den Kunden aufgrund von Schnittstellenimport
- Kunde: Import Schnittstelle in LV - Testsystem
- Kunde: Zeitnahe Rückmeldung an Bit Factory ob LV - Schnittstelle funktioniert
Arbeitszeitgesetze
- Systemeinstellungen
- Arbeitszeitgesetzeinstellungen --> EXKURS zu Vererbung
- Meldungsfenster und Symbol in der Namensspalte besprechen
Vererbung
- Vererbung im Detail
- Tagesarten Spezial (z.B.: Feiertagsvertrag für evangelische Mitarbeiter)
- I.Beispiel: Parameter wird von System vererbt, soll bei einem Mitarbeiter verändert werden
- II.Beispiel: Parameter wurde auf Mitarbeiterebene gesetzt, nun ist wieder Einstellung von System gewünscht
Ansprüche
- Anspruchssatz bei Mitarbeiter
- Erfassung Startwert mittels Sonderabrechnung
- Kontrolle im Jahresplan (Summenschema)
Suchabfagen / Ansichten
- Personal nach Name / Personalnummer suchen
- Personal nach Stammplanungseinheit
- Hinweis: Funktionalität bei allen Suchabfragen gleich
- Anlage einer eigenen Ansicht für Personal oder Dienste
Drag&Drop
- Dienste kopieren / verschieben
- Umschlüsselungen hinterlegen
- Hinweis: Vervollständigung der Lohnarten und Umschlüsselungen
Benutzer / Berechtigungen
- bestehende Supervisoren umbenennen
- Benutzer für Dienstplanschulung anlegen
- Erklärung Standardrolle vs. Kundenrolle
- Berechtigungen zuweisen (Suche Benutzer / Suche Planungseinheit Berechtigung)
- Benutzer sperren
Protokollierung
- Änderungen am Tag
