Supervisorenschulung

Checkliste zur intensiven Schulung von Supervisoren (unabhängig von der Oberfläche)

Ablauf
Inhalt	Dauer
1. Supervisorenschulung	6 Stunden
Übungstage	3 Tage
2. Supervisorenschulung	6 Stunden
Übungstage	3 Tage
Dienstplanschulung	2,5 Stunden

Ablauf

Folgender Ablauf ist geplant:

• I. Supervisorenschulung
• drei Übungstage
• II. Supervisorenschulung
• drei Übungstage

Anschließend folgt die Dienstplanschulung für die Dienstplanverantwortlichen.

Vorbereitung Kunde

Folgendes ist zur Supervisorenschulung mitzubringen:

• Betriebsorganisation: Namen der Planungseinheiten
• Berechtigungen: Benutzernamen
• Personaldaten
  • Personalnummer
  • Name
  • Beschäftigungsausmaß
  • Planungseinheit
  • Eintritt
  • Urlaubsanspruch (Resturlaub mit 31.01.2010)
• Dienste je Planungseinheit
• Dienstzeiten
• Dienstpläne von vereinbartem Zeitraum
• Vorletzte und letzte vollständige Abrechnungsperiode
• WICHTIG: Startwerte zu Beginn der vorletzten Abrechnungsperiode
• WICHTIG: Abrechnung jedes Mitarbeiters der letzten und vorletzten Abrechnungsperiode

SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV BASIS

Begrüßung

• Kurze Einleitung und Info über Alex (Seit 1993, ...)
• Ablauf
  • 1. Schulung: Aufbau, Stammdaten, Dienstplanung
  • 2. Schulung: Istzeiterfassung, Abrechnung, Reports
• Login erklären
  • Benutzername + Passwort

Benutzeroberfläche

• Symbolleiste
  • Passwort ändern
  • Rückgängig/Wiederherstellen/Speichern
• Werkzeugleiste
  • ist interaktiv und passt sich an den jeweiligen Programmpunkt an
  • wegblenden und einblenden über Werkzeugleistensymbol
• Navigator
  • zuletzt verwendet (20 Punkte)
  • einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol bzw. X
  • Automatisches Ausblenden über Pinnadel
  • Navigatoransichten erklären

Planungseinheit

• Erklärung: Betriebsorganisation / Strukturierung in ALEX (Erklärung Grafik!)
• Anlage einer PE je Supervisor
  • Startdatum
  • Bereichszuordnung
• Vererbung erklären → auf Flipchart aufzeichnen

Berufsgruppen

• Anlage aller Berufsgruppen
• Vererbung erklären
• Achtung - NEUEINSTIEG notwendig damit jeder alle Berufsgruppen sieht

Dienstplan öffnen

• über Dienstplansuche
• Reiter erklären
• Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
• Dienstplan öffnen & wieder schließen
• über zuletzt verwendet öffnen
• Bildschirmaufbau erklären
  • Namensspalte
  • Kalenderzeile
  • Summenspalten
  • Legende
    • Zellen optimale Breite

Personalanlage für 1 Planungseinheit

• Kalenderzeile - "Neues Personal"
• Erklärung: Stichtag - nicht verändern
• notwendige Stammdaten hinterlegen
• Unterschied Hinzufügen/Ausführen/Öffnen erklären (z.B. bei Hinterlegung der Berufsgruppe)
• Verweis (Klick mit Mausrad - Stammdaten Berufsgruppe öffnen)
• Anspruchszeilen anlegen
• Unterschied OK/Ausführen/Speichern

Ansprüche (Korrekturwert oder Startwert)

• Bei Korrekturwert: Wird im 1. Jahr die Zubuchung aliquotiert
• Bei Startwert: Wird im 1. Jahr nichts aliquotiert, da keine Zubuchung drinnen ist

Bei Änderung von Ein-/Austritt oder Beschäftigungsausmaß in einem Anspruchsjahr mit manueller Korrektur, können die Anspruchskonten falsche Werte enthalten

Dies betrifft im Besonderen das erste Anspruchsjahr in ALEX

Bildschirmeinstellungen

• Werkzeugleiste
  • Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
  • ein- / mehrzeilig
• Monitor
  • Fadenkreuz (?)
  • Benachbarte Wochen anzeigen
  • Standard wiederherstellen
  • Farben einstellen
• Arbeitsblatt
  • Namensspalte
  • Namensspalteneinstellungen
    • Hinterlegung Systemeinstellungen
    • Personal sortieren
• Balken verziehen

Dienste

• Anlage aller Dienste für 1 Planungseinheit
• Kontrolle Dienste durch "Dienstdauer"
  • Achtung bei autom. Zeiterfassung
• Dienste kopieren
• Dienste auf andere PE kopieren

Statustreppe

• vollständig erklären anhand von Flipchart
• Wechsel in Planung

Dienstplanung

• Dienste eintragen
  • an einem Tag
  • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
  • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
  • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
• Dienste löschen
  • an einem Tag
  • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
  • zurücklegen bzw. blauer Zeiger
• Kombidienst
• WZM anlegen (wenn notwendig)
  • 1. volle Woche Dienste erfassen
  • Muster übernehmen
• Planungscodes ganzer Tag
  • an einem Tag
  • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
  • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
  • löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
  • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
• Planungscodes stundenweise
• Texterfassung
• Poolzuteilungen
• Für einige Mitarbeiter wird nun die gesamte Planung erfasst
• STAPELGESCHICHTE - speichern / rückgängig / Objekte neu laden

Arbeitszeitgesetz-Prüfungen

• Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
• Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen

Summen

• Anlage div. Summenschemen
• Konten erklären
• Hinterlegung der Summenschemen auf System / Bereich (→ Vererbung)

Statustreppe

• vollständig erklären
• Statuswechsel Planung → Ist

Ausdrucke

• Stundennachweis
  • für einen bzw. alle Mitarbeiter
• Dienstplan drucken
• Druckeinstellungen
  • Anzahl Mitarbeiter pro Seite
  • Summenschema hinterlegen
• Wochenausdruck

Jahresplan

• Jahresplan pro Mitarbeiter
  • Zeitbereich einstellen
  • nächsten öffnen
  • Ausdruck
  • Urlaubsplanung
• Jahresplan pro Station
  • nächsten/vorherigen öffnen
  • Summen erklären (immer aktives Monat)
  • Ausdruck + Einstellungen

Benutzer / Berechtigungen

• Benutzer für Dienstplanschulung anlegen
  • Erklärung Standardrolle vs. Kundenrolle
  • Berechtigungen zuweisen (Suche Benutzer / Suche Planungseinheit Berechtigung)
• Benutzer sperren

Vormonatswerte setzen

• Korrekturwerte Ansprüche
  • Kontrolle über Jahresplan
• Vormonatssalden

SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV AUFBAU

Begrüßung

• Ablauf
  • Istzeiterfassung
  • Abrechnung
  • Reports

Offene Fragen

• Fragen auf Flipchart sammeln

Personal - spezial

• Personalsuche
  • Beschäftigt JA/NEIN
• Austritt (über Monatsplan)
• Wiedereintritt (über Monatsplan)
• Stationswechsel (über Monatsplan)
  • was ist passiert -> Personalstamm VERLAUF herzeigen
• Stationswechsel / Austritt im Personalstamm erfassen
• Verlauf erklären
• Zuname ändern
  • Personalsuche nach beiden Namen
• Mutterschutz
  • Personal-Liste "Karenziert"

Dienstplanung - IST

Istzeiterfassung

• Dienstwechsel
• Zusatzdienst am freien Tag
• Dienst löschen
• Abwesenheiten (Krankenstandstag)
• Abwesenheit über längeren Zeitraum (Krankenstandswoche)
• Plusstunden am Tag
• Minusstunden am Tag
• Stundenweise Abwesenheit Dienstende
• Stundenweise Abwesenheit während Dienst
• Unterschied Planungscode ganzer Tag / Kommt-/Geht
• Einsatz Rufbereitschaft
  • vor / nach Mitternacht
• Summen besprechen

Spezielle Funktionen

• Texte erfassen
• Kommt/Geht Eintragen
• nächsten/vorherigen öffnen

Automatische Zeiterfassung

• Standeskontrolle
  • schwarzes Fragezeichen
  • oranges Fragezeichen
  • grünes +
• Zeitstempel übernehmen
• Zeitstempel ausbessern
  • Normale Stempelungen
  • Geht ohne Kommt
  • Kommt ohne Geht
  • Einstempeln vor Dienstbeginn
  • Ausstempeln nach Dienstende
  • Einstempeln nach Dienstbeginn
  • Ausstempeln vor Dienstende
  • Arztbesuch in Arbeitszeit
  • Mehrere Kommt-Zeiten für einen Tag
  • Mehrere Geht-Zeiten für einen Tag
  • Eine Kommt und 2 Geht-Stempelungen
  • Stempelung an freiem Tag (= oranges Fragezeichen)
  • keine Stempelung, aber geplanter Dienst (=schwarzes Fragezeichen)

Abrechnung + Umbuchungen

• Bestätigung Tages- und Wochenüberstunden
• Umbuchungen Ende Durchrechnungszeitraum
  • Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
  • Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
  • Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern
• veränderte Summen / Werte lfd. besprechen

Lohnarten / Umschlüsselung

• Geschichte der Lohnüberleitung
• Anlage der benötigten Lohnarten
• Anlage der benötigten Umschlüsselungen
• Hinterlegung der Umschlüsselung beim bestehenden Mitarbeiter (Vererbung)
• Kontrolle der Lohnarten im Monatsplan
• Kontrolle der Lohnartenliste

Statustreppe

• Erklärung: vollständige Statustreppe anhand von Flipchart
• Monatsplan: Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen

Überleitung / Abnahme

• Erzeugen der Lohnartenliste / Schnittstelle
• ev. ABW - Schnittstelle erzeugen
• HAUSÜBUNG: Abnahme durch den Kunden aufgrund von Schnittstellenimport
  • Kunde: Import Schnittstelle in LV - Testsystem
  • Kunde: Zeitnahe Rückmeldung an Bit Factory ob LV - Schnittstelle funktioniert

Vererbung

• Vererbung im Detail
  • I.Beispiel: Parameter wird von System vererbt, soll bei einem Mitarbeiter verändert werden
  • II.Beispiel: Parameter wurde auf Mitarbeiterebene gesetzt, nun ist wieder Einstellung von System gewünscht
• Verlauf -> Vererbung sichtbar

Suchabfagen / Ansichten

• Personalsuche -> Ansichten umstellen
  • Personal nach Name / Personalnummer suchen
  • neue Ansicht anlegen -> Mitarbeiterkonrolle (Alle wichtigen Parameter)
  • Suche neu aufmachen und angelegte Ansicht auswählen
  • Hinweis: Funktionalität bei allen Suchabfragen gleich
• Filteroptionen Personal
  • Personal nach Stammplanungseinheit
  • Personal nach Berufsgruppe
  • Karenziert
• Filteroptionen Dienste
  • Dienst nach Planungseinheit
• Filter Monatsplan
  • Monatsplan von/bis
• Filter Benutzer
  • Benutzer für Berechtigung

Protokollierung

• Änderungen am Tag
• Personal -> Protokoll für Objekt
  • was ist bei diesem Personal geändert worden
• Planungseinheit -> Protokoll für Objekt
  • Statuswechsel
• Benutzer -> Protokoll für Benutzer
  • was hat dieser Benutzer gemacht?

Reports

• Besetzungsreports (kurz herzeigen)
• Von/bis-Report
• Konto-Reports
• Zeitkontostand Monat

Objekte löschen

• Mitarbeiter löschen
• Suche mit "gelöschten Objekten"

Systemeinstellungen

• Tagesarten spezial

Abschluss

• Hilfe (Symbolleiste)
• Termine vereinbaren: Telefontermin
• Zusammenfassung Aufgaben für Kunde