Supervisorenschulung

Checkliste zur intensiven Schulung von Supervisoren (unabhängig von der Oberfläche)

Ablauf
Inhalt Dauer
1. Supervisorenschulung 6 Stunden
Übungstage 3 Tage
2. Supervisorenschulung 6 Stunden
Übungstage 3 Tage
Dienstplanschulung 2,5 Stunden

Ablauf

Folgender Ablauf ist geplant:

  • I. Supervisorenschulung
  • drei Übungstage
  • II. Supervisorenschulung
  • drei Übungstage

Anschließend folgt die Dienstplanschulung für die Dienstplanverantwortlichen.

Vorbereitung Kunde

Folgendes ist zur Supervisorenschulung mitzubringen:

  • Betriebsorganisation: Namen der Planungseinheiten
  • Berechtigungen: Benutzernamen
  • Personaldaten
    • Personalnummer
    • Name
    • Beschäftigungsausmaß
    • Planungseinheit
    • Eintritt
    • Urlaubsanspruch (Resturlaub mit 31.01.2010)
  • Dienste je Planungseinheit
  • Dienstzeiten
  • Dienstpläne von vereinbartem Zeitraum
  • Vorletzte und letzte vollständige Abrechnungsperiode
  • WICHTIG: Startwerte zu Beginn der vorletzten Abrechnungsperiode
  • WICHTIG: Abrechnung jedes Mitarbeiters der letzten und vorletzten Abrechnungsperiode

SUPERVISORENSCHULUNG INTENSIV BASIS

Begrüßung

  • Kurze Einleitung und Info über Alex (Seit 1993, ...)
  • Ablauf
    • 1. Schulung: Aufbau, Stammdaten, Dienstplanung
    • 2. Schulung: Istzeiterfassung, Abrechnung, Reports
  • Login erklären
    • Benutzername + Passwort

Benutzeroberfläche

  • Symbolleiste
    • noch kein Hinweis auf das Speichersymbol, da sie es noch nicht sehen
  • Werkzeugleiste
    • ist interaktiv und passt sich an den jeweiligen Programmpunkt an
    • Gruppe
    • wegblenden und einblenden über Werkzeugleistensymbol
  • Navigator mit Navigatorpunkten (Zuletzt verwendet / Ansichten)
    • wegblenden über x
    • einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol
    • Automatisches Ausblenden über Pinnadel
    • Normalansicht / Stammdatenansicht / Anpassungsansicht
    • die zuletzt eingestellt Ansicht wird beim Benutzer gespeichert
  • Arbeitsblatt
  • Passwort ändern! --> Achtung! Jeder muss sich Namen von Benutzer merken!!

Planungseinheit

  • Erklärung: Betriebsorganisation / Strukturierung in ALEX (Erklärung Grafik!)
  • Anlage einer PE je Supervisor
    • Startdatum
    • Bereichzuordnung
  • Vererbung kurz erklären -> auf Flipchart aufzeichnen

Berufsgruppen

  • Anlage aller Berufsgruppen
  • Vererbung
  • Achtung - NEUEINSTIEG in ALEX notwendig damit jeder alle Berufsgruppen sieht

Monatsplan öffnen

  • Monatsplan über Navigator
  • Karteiblatt mit Monat, Status, Planungseinheit erklären
  • Bildschirmaufbau erklären
    • Namensspalte
    • Kalenderzeilen
    • Summenspalten
    • Legende: Planungscodes / Dienste / Sonderabrechnungen
  • Reiter über x schließen
  • Zuletzt verwendet

Personalanlage

  • Anlage der Mitarbeiter der Planungseinheit
  • Erklärung: Stichtag (fixieren) -> IMMER 1.d.Monats
  • Berufsgruppe hinterlegen:
    • Hinzufügen/Ausführen/Öffnen erklären
    • Verweis (mittlere Maustaste)
  • ACHTUNG erst am Schluss "Beschäftigt ab" definieren
  • Soll-Parameter
  • Ansprüche hinterlegen
  • Unterschied OK / Ausführen / Speichern

Ansprüche (Korrekturwert oder Startwert)

  • Bei Korrekturwert: Wird im 1. Jahr die Zubuchung aliquotiert
  • Bei Startwert: Wird im 1. Jahr nichts aliquotiert, da keine Zubuchung drinnen ist

Bei Änderung von Ein-/Austritt oder Beschäftigungsausmaß in einem Anspruchsjahr mit manueller Korrektur, können die Anspruchskonten falsche Werte enthalten

Dies betrifft im Besonderen das erste Anspruchsjahr in ALEX

Bildschirmeinstellungen

  • Zellen Größer / Kleiner
  • Zellen Schmaler/Breiter
  • Zellen Höher / Niedriger
  • Balken verziehen
  • Plan Ein- / Mehrzeilig
  • Fadenkreuz
  • Benachbarte Wochen
  • Farben einstellen
  • Namensspalteneinstellungen
    • Hinterlegung der Einstellungen auf System
  • Mitarbeiter sortieren -> Wird dann in DP-Schulung gemacht

Dienste

  • Anlage aller Dienste für diese Planungseinheit
  • Kontrolle Dienste durch "Dienstdauer"
    • Achtung bei autom. Zeiterfassung
  • Dienste kopieren
  • Dienste auf andere PE kopieren


Statustreppe

  • Erklärung: vollständige Statustreppe anhand von Flipchart
  • Monatsplan: Statuswechsel nicht erzeugt --> Planung
  • Besprechen: nun werden Summen gerechnet

Dienstplanung

  • Eintrag Dienste / Planungscodes
  • Löschen von Diensten / Planungscodes / Farbmarkierungen
  • Planungscodes durchgehen
  • Farbmarkierungen
  • Wochenzeitmodelle
  • Texterfassung
    • ev. Textkategorien
  • Für einige Mitarbeiter wird nun die gesamte Planung erfasst
  • STAPELGESCHICHTE - speichern / rückgängig / Objekte neu laden
  • Arbeitszeitgesetz
  • Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen
  • Poolzuteilungen

Summen

  • Besprechung der Summen
  • Anlage div. Summenschemen
  • Hinterlegung der Summenschemen auf System / Bereich (--> Vererbung)

Statustreppe

  • Erklärung: vollständige Statustreppe anhand von PPP
  • Monatsplan: Statuswechsel Planung --> Ist

Ausdrucke

  • Monatsplanausdruck
    • Einstellungen besprechen -> für DP-Schulung wichtig
  • Einzelplan
  • Stundennachweis

Jahresplan

  • Jahresplan pro Mitarbeiter
    • Zeitbereich einstellen
    • nächsten öffnen
    • Ausdruck
  • Jahresplan pro Station
    • nächsten/vorherigen öffnen
    • Summen erklären (immer aktives Monat)
    • Ausdruck + Einstellungen

Benutzer / Berechtigungen

  • bestehende Supervisoren umbenennen
  • Benutzer für Dienstplanschulung anlegen
    • Erklärung Standardrolle vs. Kundenrolle
    • Berechtigungen zuweisen (Suche Benutzer / Suche Planungseinheit Berechtigung)
  • Benutzer sperren

Vormonatswerte setzen

  • Korrekturwerte Ansprüche
    • Kontrolle über Jahresplan
  • Vormonatssalden

II. SUPERVISORENSCHULUNG

Fragerunde

  • welche Fragen haben sich ergeben?
  • Sammlung auf Flipchart
  • Themenkreise bilden

Personal - spezial

  • Personalsuche
    • Beschäftigt JA/NEIN
  • Austritt (über Monatsplan)
  • Wiedereintritt (über Monatsplan)
  • Stationswechsel (über Monatsplan)
    • was ist passiert -> Personalstamm VERLAUF herzeigen
  • Stationswechsel / Austritt im Personalstamm erfassen
  • Verlauf erklären
  • Zuname ändern
    • Personalsuche nach beiden Namen
  • Mutterschutz
    • Personal-Liste "Karenziert"

Dienstplanung - IST

Istzeiterfassung

  • Dienstwechsel
  • Zusatzdienst am freien Tag
  • Dienst löschen
  • Abwesenheiten (Krankenstandstag)
  • Abwesenheit über längeren Zeitraum (Krankenstandswoche)
  • Plusstunden am Tag
  • Minusstunden am Tag
  • Stundenweise Abwesenheit Dienstende
  • Stundenweise Abwesenheit während Dienst
  • Unterschied Planungscode ganzer Tag / Kommt-/Geht
  • Einsatz Rufbereitschaft
    • vor / nach Mitternacht
  • Summen besprechen

Spezielle Funktionen

  • Texte erfassen
  • Kommt/Geht Eintragen
  • nächsten/vorherigen öffnen

Automatische Zeiterfassung

  • Standeskontrolle
    • schwarzes Fragezeichen
    • oranges Fragezeichen
    • grünes +
  • Zeitstempel übernehmen
  • Zeitstempel ausbessern
    • Normale Stempelungen
    • Geht ohne Kommt
    • Kommt ohne Geht
    • Einstempeln vor Dienstbeginn
    • Ausstempeln nach Dienstende
    • Einstempeln nach Dienstbeginn
    • Ausstempeln vor Dienstende
    • Arztbesuch in Arbeitszeit
    • Mehrere Kommt-Zeiten für einen Tag
    • Mehrere Geht-Zeiten für einen Tag
    • Eine Kommt und 2 Geht-Stempelungen
    • Stempelung an freiem Tag (= oranges Fragezeichen)
    • keine Stempelung, aber geplanter Dienst (=schwarzes Fragezeichen)

Abrechnung + Umbuchungen

  • Bestätigung Tages- und Wochenüberstunden
  • Umbuchungen Ende Durchrechnungszeitraum
    • Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
    • Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
    • Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern
  • veränderte Summen / Werte lfd. besprechen

Lohnarten / Umschlüsselung

  • Geschichte der Lohnüberleitung
  • Anlage der benötigten Lohnarten
  • Anlage der benötigten Umschlüsselungen
  • Hinterlegung der Umschlüsselung beim bestehenden Mitarbeiter (Vererbung)
  • Kontrolle der Lohnarten im Monatsplan
  • Kontrolle der Lohnartenliste

Statustreppe

  • Erklärung: vollständige Statustreppe anhand von Flipchart
  • Monatsplan: Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen

Überleitung / Abnahme

  • Erzeugen der Lohnartenliste / Schnittstelle
  • ev. ABW - Schnittstelle erzeugen
  • HAUSÜBUNG: Abnahme durch den Kunden aufgrund von Schnittstellenimport
    • Kunde: Import Schnittstelle in LV - Testsystem
    • Kunde: Zeitnahe Rückmeldung an Bit Factory ob LV - Schnittstelle funktioniert

Vererbung

  • Vererbung im Detail
    • I.Beispiel: Parameter wird von System vererbt, soll bei einem Mitarbeiter verändert werden
    • II.Beispiel: Parameter wurde auf Mitarbeiterebene gesetzt, nun ist wieder Einstellung von System gewünscht
  • Verlauf -> Vererbung sichtbar

Suchabfagen / Ansichten

  • Personalsuche -> Ansichten umstellen
    • Personal nach Name / Personalnummer suchen
    • neue Ansicht anlegen -> Mitarbeiterkonrolle (Alle wichtigen Parameter)
    • Suche neu aufmachen und angelegte Ansicht auswählen
    • Hinweis: Funktionalität bei allen Suchabfragen gleich
  • Filteroptionen Personal
    • Personal nach Stammplanungseinheit
    • Personal nach Berufsgruppe
    • Karenziert
  • Filteroptionen Dienste
    • Dienst nach Planungseinheit
  • Filter Monatsplan
    • Monatsplan von/bis
  • Filter Benutzer
    • Benutzer für Berechtigung

Protokollierung

  • Änderungen am Tag
  • Personal -> Protokoll für Objekt
    • was ist bei diesem Personal geändert worden
  • Planungseinheit -> Protokoll für Objekt
    • Statuswechsel
  • Benutzer -> Protokoll für Benutzer
    • was hat dieser Benutzer gemacht?

Reports


Objekte löschen

  • Mitarbeiter löschen
  • Suche mit "gelöschten Objekten"

Systemeinstellungen

  • Tagesarten spezial

Hilfe

  • Schulungsinhalte über Hilfe - Button
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