Kapazitätsabgleich

Kapazitätsabgleich

Unter dem Abgleich von Personalkapazitäten verstehen wir die Beantwortung der zentralen Frage:

Sind entsprechend der Personalbedarfsermittlung ausreichend Personalressourcen verfügbar?

Antwort auf diese Fragen liefert Alex^® mit dem Spezialwerkzeug "Besetzungsreport".

Die Bedarfs-, Besetzungs- und Budgetansicht im Monatsplan ist ein komplexes Werkzeug und dient zur

• Planung,
• Budgetierung und als
• Controllinginstrument

Wie wird's gemacht? Erfahren Sie mehr im Kapitel Besetzungs-Report.

Man kann Besetzungs-Reports individuell anpassen, um auf einen Blick die wesentlichen Informationen des Dienstplans herauszulesen:

• Wie viele Personen sind täglich im Nachtdienst?
• Wer ist im Nachtdienst?
• Wie viel Arbeitszeit wird auf dieser Planungseinheit täglich geleistet?
• Wie viel von dieser Zeit ist effektive Arbeitszeit (also ohne Besprechungen, Fortbildungen etc.)
• Wie viele Mitarbeiter von einer oder mehreren bestimmten Berufsgruppen sind im Tagdienst?
• Wie viel Arbeitszeit leisten diese Berufsgruppen je Tag?
• Werden meine Budgets eingehalten?

Weiters kann man noch

• Besetzungen mit einem definierten Bedarf abgleichen und
• Unterbesetzungen hervorheben
• Qualifikationen berücksichtigen
• Ersatzvorschläge für Unterbesetzungen (qualifiziertes Personal) anzeigen lassen
• Einsatzanfragen an die Mitarbeiter versenden, welche diesen Dienst oder die Aufgabe übernehmen könnten.

Besetzungs-Reports zeigen standardmäßig für

• alle Dienste und
• alle Aufgaben
• bei wie vielen Mitarbeitern diese
• je Tag eingetragen sind

Standardbesetzungsansicht mit allen Diensten und Aufgaben

Beispiel für einen Besetzungs-Report mit Überblick über die wichtigsten Eckdaten

Dieses Beispiel zeigt: Arbeitszeit in Stunden insgesamt Wer macht den Nachtdienst (Rotes Fragezeichen, wenn keiner eingeteilt) Wie viele Mitarbeiter sind im Tagdienst? Wie viele Diplomierte sind im Tagdienst?

Hier einige Beispiele - durch die umfangreiche Parameterisierungsmöglichkeit sind (fast) keine Grenzen gesetzt:

• Besetzungsansichten in der Pflege

Allgemeines & Besetzungsansicht

Ein bestehender Besetzungsreport kann entweder über den Navigator aufgerufen werden:

Besetzungsreport aufrufen

oder im Dienstplan unter dem Planungsfenster angezeigt werden.

• Standardmäßig werden hier alle Dienste und Aufgaben angezeigt, diese Anzeige kann auch individuell gestaltet werden durch die Auswahl von selbst angelegten Besetzungsreports
• Standardmäßig wird täglich die Anzahl der jeweiligen Dienstkürzel angezeigt. Ist ein Bedarf definiert, wird die Differenz zu diesem Bedarf angezeigt
• diese Standardansicht kann jederzeit durch die Auswahl "Standard-Besetzungsansicht" im Kontextmenü wieder eingestellt werden.

Standard-Besetzungsansicht im Dienstplan

Besetzungs-Report (in diesem Fall mit Konten aus Kombi-Projekten)
Besetzungs-Report im Dienstplan eingeblendet	der gleiche Besetzungs-Report direkt ausgeführt

Auswahl eines bestehenden Besetzungsreports im Monatsplan

Ein bestehender Besetzungsreport kann im Monatsplan im Kontextmenü (Rechte-Maus-Klick auf irgendeine Zeilenbeschriftung des momentan ausgewählten Besetzungsreports) mittels "Auswählen" eingeblendet werden.

Auswahlmöglichkeiten im Kontextmenü

Anzeigeoptionen

Die Anzeigeoptionen werden hier im Detail beschrieben.

Namen anzeigen

Im Besetzungs-Report können die Namen der Mitarbeiter angezeigt werden. Somit ist beispielsweise auf einen Blick ersichtlich, wer den Nachtdienst macht.

Bedarfsanzeige mit Namen

Hier kann zwischen der Anzeige von Kurznamen / Nachname / Nachname + Vorname gewählt werden.

Tipp aus der Praxis: im Feld Kurzname kann beim Mitarbeiter beispielsweise auch die Durchwahl erfasst werden, damit diese hier im BInsetzungsreport angezeigt wird.

Eine detailliertere Beschreibung zu den Auswahlmöglichkeiten für "Namen anzeigen" ist hier zu finden.

Bedarf hinterlegen und anzeigen

Für jede als Projekt eingefügte Zeile im Besetzungs-Report kann ein Bedarf definiert werden.

Es kann der gewünschte Bedarf, die tatsächliche Besetzung oder die Differenz angezeigt werden.

Standardmäßig wird immer die Differenz angezeigt.

In diesem Besetzungsreport wurde für den Nachtdienst ein Bedarf von 1 jeden Tag definiert.

Das gleiche Kombi-Projekt wurde im Besetzungs-Report dreimal eingefügt und jeweils mit Zählart "Bedarf", "Ist" und "Differenz" angezeigt, um diesen Unterschied in der Zählart zu verdeutlichen:

Zählart "Bedarf", "Ist" und "Differenz"

Weitere Informationen zu dieser Ansichtsoption sind hier zu finden.

Links

• Praxisbeispiel
  • Besetzungsansichten in der Pflege
  • Aufgabenplanung für Ärzte in Kliniken
  • Aufgabenplanung im Call Center
  • Aufgabenplanung in Gesundheitszentren
  • Aufgabenplanung in der Industrie
  • Aufgabenplanung in Radiologiezentren
  • Aufgabenplanung in Sozialbetrieben
• Verwandte Themen
  • Besetzungsanforderung (für den Kapazitätsabgleich zu bestimmten Uhrzeiten)
  • Ersatzvorschlag
  • Einsatzmanagement (Einsatzanfragen an die Mitarbeiter versenden)
  • Wunschdienstplanung (hier werden Besetzungs-Reports für die maximale Anzahl an Diensten, welche zu vergeben sind, verwendet)

• Parametrierung