Indikatoren

Indikatoren

Praxisbeispiele

Indikatoren sind eine Programmfunktion für die Überwachung festgelegter Ober- und Untergrenzen für Zeitkonten.

Werden solche Grenzen über- bzw. unterschritten, erfolgt wahlweise eine Kombination von:

• farblich hervorgehobener Kontowerte
• verhindern des Statuswechsels durch Anzeige eines ungeklärten Zustands
• erzeugen von Warn- bzw. Fehlermeldungen
• ermöglichen von Umbuchungen

Anwendungsmöglichkeiten

• Obergrenzen Überstunden
• Untergrenzen Minusstunden
• Ober-/Untergrenzen geleisteter Nachtdienste
• Bandbreitenberechnung in der PLANUNG

Konten, für welche Signalfarben eingestellt werden, müssen in den verwendeten Summenspaltenansichten eingeblendet sein!

Funktionsbeschreibung

Abgreifen der Steuerdaten

Steuerdaten Planungseinheit

Welche "Indikatoren" verwendet werden,

• bestimmt zuerst der vererbt setzbare Parameter "Indikatoren für Monatsabrechnung", der auf der Personaleinheit abgegriffen wird.
• Bei diesem Parameter kann eine Indikatorsammlung hinterlegt werden
• In einer Indikatorsammlung können ein oder mehrere Indikatoren hinterlegt werden

Indikatorsammlung

Farbliche Hervorhebung von Kontowerten

Wenn

• eine definierte Obergrenze des Indikatorkontos überschritten wird oder
• eine definierte Untergrenze des Indikatorkontos unterschritten wird oder
• das hinterlegte kundenspezifische Konto der spez. Regelung den Wert 1 hat,

dann wird

• in der jeweiligen Zeile des betroffenen Mitarbeiters die Spalte des Indikatorkontos
• mit der gewählten Hintergrundfarbe hinterlegt,
• sofern sich der Plan in einem Status befindet, welcher beim Parameter "Planstatus" ausgewählt wurde
  • Im Planstatus 'nicht erzeugt' werden keine Indikatorfarben angezeigt, auch wenn "jeder Status" gewählt wurde

Indikatoren heben Werte in den Summenspalten farblich hervor
Parametrierung Obergrenze	Parametrierung spez. Regelung	Ergebnis in den Summenspalten

Die Ober-/ oder Untergrenze wird wie folgt berechnet:

• der Grundwert wird
• bei Auswahl von "Grundwert aliquot" = JA mit dem Beschäftigungsausmaß des Mitarbeiters aliquotiert
• zu diesem Wert wird der Zusatzwert (ohne Aliquotierung) dazugezählt

In der folgenden Tabelle werden einige Berechnungsbeispiele veranschaulicht:

Berechnung der Grenze
Parametrierung	Grenze für Vollzeit	Grenze für Teilzeit 50%
	190	190
	190	95
	190	120

Anmerkung: Das Indikatorkonto kann auch aus einer Zeitkontosammlung kommen, diese muss beim Parameter " 'Indikatorkonto' aus Zeitkontosammlung/Spezifikation" hinterlegt werden, der Parameter "Indikatorkonto" bleibt in diesem Fall frei.

Verhindern von Statuswechsel

Schwerer Fehler beim Statuswechsel

Wurde bei der Fehlerstufe die Option "Schwerer Fehler" ausgewählt, so kann der Status nicht gewechselt werden, sofern eine Grenze über- bzw. unterschritten wurde und es erscheint eine Fehlermeldung beim Statuswechsel.

In welchem Status diese Prüfung erfolgt, hängt vom Parameter "Planstatus" ab.

Wurde bei der Fehlerstufe die Option "Warnung" ausgewählt, so kann der Status zwar gewechselt werden, es erscheint jedoch im Fall einer Grenzüber- oder -unterschreitung vorher noch die Abfrage: "Plan Bezeichnung trotz der Warnungen abschließen?"

Achtung: "schwerer Fehler" bzw. "Warnung" bedeuten in diesem Fall nicht, dass ein rotes X oder ein gelbes Dreieck in der Namensspalte angezeigt wird!

Hinweis: Wunschplaner könnten diese "schweren Fehler" von einem Indikator ebenfalls speichern.

Erzeugen von Meldungen

Anzeige von Meldungen

Wurde "Ergebnismeldung anzeigen" ausgewählt, so werden Grenzüber- oder -unterschreitungen

• durch ein blaues Rufzeichen in der Namensspalte angezeigt und
• im Meldungsfenster wird das Konto und der aktuelle Wert in der Kategorie "Ergebnis nicht vollständig bearbeitet" angeführt
• sofern sich der Plan in einem Status befindet, welcher beim Parameter "Planstatus" ausgewählt wurde.
  • Im Planstatus 'nicht erzeugt' werden keine Symbole in der Namensspalte angezeigt, auch wenn "jeder Status" gewählt wurde

Umbuchungen einschränken

Umbuchungen einschränken

Wird "Umbuchungen einschränken" ausgewählt, so werden die Umbuchungsmöglichkeiten (z. B. Auszahlen oder Verfallen lassen) erst dann angezeigt, wenn der Grenzwert erreicht wird.

Werden Umbuchungen über die Spaltenüberschrift (z. B. Alle Auszahlen oder Alle Verfallen lassen) ausgeführt, so werden diese Umbuchungen nur bei jenen Mitarbeitern durchgeführt, welche den Grenzwert erreicht haben.

Anmerkung: sobald der Grenzwert erreicht wird, kann allerdings jeglicher Wert von diesem Konto umgebucht werden, auch wenn man dadurch unter den Grenzwert kommt.

Indikatoren übersteuern mit Sonderabrechnung

Sonderabrechnung setzen

Pro angelegtem Indikator wird nach dem "Dienst neu starten" automatisch eine eigene Sonderabrechnung erstellt.

Mithilfe dieser Sonderabrechnungen kann pro Monat für einzelne Mitarbeiter die Indikatorgrenze aufgehoben werden.

• Um diese Sonderabrechnung zu verwenden, muss diese über "verwendete Werkzeuge" freigeschalten werden.
• Über die speziellen Monatswerte kann nun "Indikator ignorieren" für einzelne Mitarbeiter gesetzt werden.
  • Der Name dieser Sonderabrechnung entspricht der Bezeichnung des Indikators + 'ignorieren'

Wird die Sonderabrechnung für einen Mitarbeiter gesetzt, wird

• die Summenspalte NICHT farblich hinterlegt
• ein blaues Rufzeichen in der Namensspalte angezeigt (weil eine Sonderabrechnung hinterlegt wurde - nicht wegen der Überschreitung!)
• KEINE Meldung im Meldungsfenster angezeigt

• der Statuswechsel durch eine Über- oder Unterschreitung der Grenze NICHT verhindert
  

Leseberechtigung Indikator

Die Sonderabrechnung kann mit einer Leseberechtigung versehen werden. Dies muss jedoch direkt beim Indikator eingestellt werden, nicht bei der Sonderabrechnung! Hierfür lässt sich über den Parameter "Leseberechtigung Extra" eine Berechtigung oder Rolle hinterlegen, die am Benutzer benötigt wird, um die Sonderabrechnung einzutragen.

Parametrierungsrichtlinien

Parameter Bezeichnung:

Die Bezeichnung wird automatisch nach "Ausführen" erstellt : "Indikator" + Kurzbezeichnung des hinterlegten Indikatorkontos Diese sollte nicht gänzlich abgeändert werden, sie kann jedoch ergänzt werden. (z. B.: Indikator MTtl Obergrenze)

Beispiele

Beispiel 1 - Obergrenze von Totalstunden

Ausgangssituation

Vollzeitmitarbeiter dürfen bis zu einer Grenze von maximal 190 Stunden pro Monat verplant werden.

Für Teilzeit gilt diese Grenze aliquot, bei 50%-Teilzeitbeschäftigung dürfen somit maximal 95 Stunden pro Monat verplant werden.

Gewünscht ist bei Überschreitung der Grenze:

• das Konto "MTtl" (Monats-Bilanz Total) wird rot hinterlegt
• kein Statuswechsel ins "Ist" möglich

Auf dem Plan (siehe Bild unten) sind vier Mitarbeiter, die Teilzeit-Mitarbeiter sind alle mit 50 % angestellt:

Auer - Vollzeit - 188 h im Konto "MTtl"

Dachs - Vollzeit - 192 h im Konto "MTtl"

Bauer - Teilzeit - 92 h im Konto "MTtl"

Eder - Teilzeit - 96 h im Konto "MTtl"

Die Mitarbeiter Dachs und Eder überschreiten die definierte Planungsobergrenze, also sollen diese farblich hervorgehoben werden.

Der Statuswechsel soll in diesem Fall nicht möglich sein.

Ausgangslage

Parametrierung

Beim Indikator wird folgendes hinterlegt:

• Indikatorkonto: Monats-Bilanz Total (MTtl)
• Fehlerstufe: Schwerer Fehler
• Planstatus: nur Status 'Planung'
• Ergebnismeldung anzeigen = JA
• Hintergrundfarbe = rot
• Grenztyp = Obergrenze
  • Grundwert = 190
  • Grundwert aliquot = JA

Parametrierung Indikator Obergrenze

Dieser Indikator wird in einer Indikatorsammlung hinterlegt:

Indikatorsammlung

Die Indikatorsammlung wird auf der Planungseinheit hinterlegt:

Steuerdaten Planungseinheit

Ergebnis

In diesem Beispiel überschreitet der Vollzeit-Mitarbeiter Dachs die Obergrenze von 190 h, er hat 192 h im Konto "MTtl".

Der Teilzeit-Mitarbeiter (50%) Eder überschreitet ebenfalls die Obergrenze von 95 h, er hat 96 h im Konto "MTtl".

Im Status "Planung" wird bei diesen beiden Mitarbeitern nun in den Summenspalten beim Konto "MTtl" die rote Hintergrundfarbe angezeigt, weil die Obergrenze überschritten wurde.

Weiters sind diese beiden Mitarbeiter in der Namensspalte durch ein blaues Rufzeichen markiert und im Meldungsfenster wird für diese beiden Mitarbeiter angezeigt: "Ergebnis nicht vollständig bearbeitet: Monats-Bilanz Total (MTtl) = 192,00" (bzw. 96,00)

Ergebnis

Wird versucht, den Status von "Planung" ins "Ist" zu bringen, dann erscheint folgende Fehlermeldung und der Status kann nicht gewechselt werden:

Schwerer Fehler beim Statuswechsel

Datenbank für Beispiel 1

DokuDB Indikatoren Obergrenze aliquot

Beispiel 2 - mehrstufige Warnung bei zu hohen Salden

Ausgangssituation

• Die Mitarbeiter sollen nur max. ein Wochensoll an Zeitguthaben mitnehmen ins nächste Monat.
• Bei Vollzeit ist diese Grenze 40 h, bei Teilzeit aliquot.

• Die Mitarbeiter haben Einsicht in ihren Plan, die Farbe dient als Hinweis dafür, dass sie Zeitausgleich beantragen sollten.

Gewünscht ist bei Überschreitung der Grenze:

• das Konto "DRZ V g." wird färbig hinterlegt
  • über 20 h soll der Saldo (Konto "DRZ V g.") gelb werden
  • über 30 h : orange
  • über 40 h : rot
  • für Teilzeit gelten diese Grenzen aliquot
    • Beispiel 50%: 10 h : gelb / 15 h : orange /20 h : rot
• der Statuswechsel soll auch bei Überschreitung möglich sein
• es sollen keine Meldungen im Meldungsfenster aufscheinen

Auf dem dargestellten Plan (siehe Bild unten) sind acht Mitarbeiter, die Teilzeit-Mitarbeiter sind alle mit 50 % angestellt.

Bei den Mitarbeitern Bauer/Dachs/Eder sowie Huber/Imker/Junker soll die Summenspalte "DRZ V g." in gelb / orange / rot hervorgehoben werden.

Ausgangslage

Parametrierung

Es werden drei neue Indikatoren angelegt :

Beim Indikator "rot - 40" wird folgendes hinterlegt:

• Indikatorkonto: DRZ-Bilanz Vorschau gesamt (DRZ V g.)
• Fehlerstufe: Info
• Planstatus: jeder Status
• Ergebnismeldung anzeigen = NEIN
• Hintergrundfarbe = rot
• Grenztyp = Obergrenze
  • Grundwert = 40
  • Grundwert aliquot = JA

Indikator: rot

Beim Indikator "orange - 30" wird folgendes hinterlegt:

• Hintergrundfarbe = orange
• Grenztyp = Obergrenze
  • Grundwert = 30
  • Grundwert aliquot = JA
• die restlichen Parameter gleich wie beim Indikator "rot - 40"

Indikator: orange

Beim Indikator "gelb - 20" wird folgendes hinterlegt:

• Hintergrundfarbe = gelb
• Grenztyp = Obergrenze
  • Grundwert = 20
  • Grundwert aliquot = JA
• die restlichen Parameter gleich wie beim Indikator "rot - 40"

Indikator: gelb

Anmerkung: in diesem Fall ist die Reihenfolge der Anlage sehr wichtig: ein Wert über 40 ist zugleich auch über 30 und über 20 und löst somit eigentlich alle drei Farben aus. Die Indikatoren werden in der Reihenfolge ihrer Anlage abgearbeitet und derjenige, welche zuerst angelegt wurde, wird somit angezeigt (rot). (= Der Indikator mit der kleinsten internen ID wird angezeigt)

Diese Indikatoren werden in einer Indikatorsammlung hinterlegt:

Indikatorsammlung

Die Indikatorsammlung wird auf der Planungseinheit hinterlegt:

Steuerungsdaten Planungseinheit

Ergebnis

Auf dem dargestellten Plan wird nun die Summenspalte "DRZ V g." färbig hinterlegt.

Bei den Vollzeitmitarbeitern Bauer / Dachs / Eder jeweils in gelb / orange / rot, da sie die Grenzen von 20 / 30 / 40 Stunden überschreiten.

Bei den Teilzeitmitarbeitern werden diese Grenzen mit ihrem Beschäftigungsausmaß aliquotiert.

Die Mitarbeiter in diesem Beispiel haben alle 50 %, somit sind die Grenzen 20 / 15 / 10 Stunden.

Bei den Teilzeitmitarbeitern Huber / Imker / Junker werden deshalb die Summen im "DRZ V g." jeweils in gelb / orange / rot hinterlegt.

Es werden aber aufgrund der Überschreitungen, wie gewünscht, keine Meldungen oder Symbole in der Namensspalte angezeigt und auch der Planstatus könnte von Planung auf Ist bzw. von Ist auf Abgeschlossen gewechselt werden.

Ergebnis mit mehrstufigen Indikatoren

Datenbank für Beispiel 2

DokuDB Indikatoren mehrstufig

Beispiel 3 - Umbuchen erst ab Grenze

Ausgangssituation

• In diesem Beispiel darf aus dem Konto *S100% (Zeitguthaben 100%) erst umgebucht werden, wenn eine Grenze von mindestens 40 Stunden erreicht wurden.
• Für Teilzeit soll diese Grenze aliquot gelten.

Gewünscht ist bei Überschreitung der Grenze:

• das Konto "*S100%" wird grün hinterlegt
  • für Teilzeit gelten diese Grenzen aliquot
• solange die Grenze nicht erreicht ist, sollen die Umbuchungsmöglichkeiten am Konto *S100% beim Mitarbeiter nicht angezeigt werden
• wird die Umbuchung auf dem Konto *S100% über die Spaltenüberschrift für alle Mitarbeiter ausgewählt, so soll diese Umbuchung nur für Mitarbeiter durchgeführt werden, welche diese Grenze erreicht haben.

Auf dem dargestellten Plan (siehe Bild unten) sind vier Mitarbeiter, die Teilzeit-Mitarbeiter sind alle mit 50 % angestellt.

Die Mitarbeiter Auer und Bauer haben die Grenze nicht erreicht:

• bei ihnen sollen die Umbuchungen für das Konto *S100% deshalb nicht angezeigt werden
• bei Auswahl über die Spaltenüberschrift *S100% sollen keine Umbuchungen bei diesen Mitarbeitern durchgeführt werden

Die Mitarbeiter Dachs und Eder haben die Grenze erreicht:

• bei ihnen sollen die Umbuchungen für das Konto *S100% angezeigt werden
• bei Auswahl über die Spaltenüberschrift *S100% sollen die Umbuchungen bei diesen Mitarbeitern durchgeführt werden

Ausgangslage

Parametrierung

Es werden ein neuer Indikator angelegt :

Beim Indikator "Indikator *S100%" wird folgendes hinterlegt:

• Indikatorkonto: Zeitguthaben 100% (*S100%)
• Fehlerstufe: Info
• Planstatus: nur Status 'Ist'
• Umbuchungen einschränken = JA
• Ergebnismeldung anzeigen = NEIN
• Hintergrundfarbe = grün
• Grenztyp = Obergrenze
  • Grundwert = 40
  • Grundwert aliquot = JA

Indikator *S100%

Dieser Indikator wird in einer Indikatorsammlung hinterlegt:

Indikatorsammlung

Die Indikatorsammlung wird auf der Planungseinheit hinterlegt:

Steuerungsdaten Planungseinheit

Ergebnis

Auf dem dargestellten Plan wird bei den beiden Mitarbeitern Dachs und Eder, welche die Grenze überschreiten, die Summenspalte "*S100%" grün hinterlegt.

Für diese beiden Mitarbeiter werden die Umbuchungsmöglichkeiten angezeigt.

Für jene Mitarbeiter, welche die Grenze nicht erreichen (Auer und Bauer) werden die Umbuchungsmöglichkeiten nicht angezeigt:

Kontextmenü beim Konto *S100%
Mitarbeiter über Grenze	Mitarbeiter unter Grenze

Wird bei der Spaltenüberschrift *S100% - Alle Auszahlen ausgewählt, so wird die Auszahlung nur bei den Mitarbeitern Dachs und Eder, welcher über der Grenze waren, durchgeführt.

Es werden alle Stunden ausgezahlt, die Mitarbeiter haben jetzt beide 0 Stunden im "*S100%":

Ergebnis mit mehrstufigen Indikatoren

Datenbank für Beispiel 3

DokuDB Indikatoren Auszahlen mit Grenze

Links

• Videomitschnitt vom Webinar
• Parametrierung
• Praxisbeispiele

Bit Factory interne Zusatzinfos

• Indikatoren Abrechnungszeitraum