1 Abschlussbuchungen

Ausgangslage

Ungeklärter Zustand durch: Tagesüberstunden Wochenüberstunden Minus- /Plusstunden aus dem DRZ

Die Abschlussbuchungen sind eine Programmfunktion, die Bearbeitungsschritte zum Beheben ungeklärter Zustände ausführt. Diese Schritte können

• Markierungen von Tages- und Wochenüberstunden mit hinterlegten Planungscodes oder Fehlermarkierungen

sowie

• Umbuchungen für eingestellte Konten

sein. Die Abschlussbuchungen können nur im Status "IST" durchgeführt werden.

Mitarbeiter, deren ungeklärter Status anders als im hinterlegten Schema aufgelöst werden soll, sind vor Anstoßen der Abschlussbuchungen zu bearbeiten.

Sind alle ungeklärten Zustände aufgelöst, steht mit Wechsel auf den Status "ABGESCHLOSSEN" der Plan für die Lohnverrechnung bereit.

ACHTUNG:

Die Abschlussbuchungen führen nach jedem Arbeitsschritt eine Neuberechnung durch. Bei einer größeren Anzahl ungeklärter Zustände kann dieser Vorgang länger dauern. Im WebUI ist es in solchen Fällen zwingend nötig, die Abschlussbuchungen im Hintergrund auszuführen.

1.1 Aufruf der Funktion

Funktionsaufruf über die Summenspalten-Überschriften

Diese Funktion kann

• für alle Mitarbeiter aus der Summenüberschrift direkt aufgerufen werden
• für einen einzelnen Mitarbeiter in den Kontowerten angestoßen werden
• im Hintergrund ausgeführt werden
  • Freischalten dieser Funktion in den Systemeinstellungen - Abschlussbuchungen - "Geplante Abschlussbuchungen aktivieren".
  • in der Summenüberschrift "Für Abschlussbuchungen freigeben" wählen
  • Nach Beendigung der Ausführung wird eine E-Mail an die beim Benutzer hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet

Abschlussbuchungen im Hintergrund ausführen ermöglichen

"Für Abschlussbuchungen freigeben" sichtbar

1.2 Funktionsbeschreibung

Steuerdaten Personalstamm

1.2.1 Abgreifen der Steuerdaten

Welche "Abschlussbuchungs-Steuerdaten" verwendet werden

• bestimmt zuerst der vererbt setzbare Parameter "Abschlussbuchungen", der am Personal abgegriffen wird.
• Ist in den dort gefundenen Steuerdaten in Abschlussbuchungen für Kalendermonat für das anzuwendende Monat auf andere "Abschlussbuchungs-Steuerdaten" verwiesen, werden diese verwendet.

Abschlussbuchungen für Kalendermonat

Im Dezember werden andere Abschlussbuchungen herangezogen

1.2.2 Durchführung der Abschlussbuchungsschritte in festgelegter "Reihenfolge"

Buchungs-Typ	Parameter	Funktionsweise	Bemerkung	Behandlung Rumpfwoche
Tagesmarkierung	Planungscode für Tagesmarkierung	Tagesfehler-Stunden werden mit dem am Personal abgegriffenen, vererbt setzbaren "Planungscode für Tagesmarkierung" am DIENSTENDE markiert.	Tages-Überstunden am Dienstbeginn sind im Ausnahmefall VOR dem Ausführen der Abschlussbuchungen zu markieren.	Durch "Tages/Wochenfehler immer für komplette Woche" ="JA" wird diese Funktion auch auf die Tage der Rumpfwoche des nächsten Monats angewendet.
	Spezielle Fehlermarkierung	Die Spezielle Fehlermarkierung wird auf jeden Tag angewendet. Dabei wird geprüft, ob es an diesem Tag einen Fehler gibt, den die Fehlermarkierung beheben kann. Triff dies zu wird die Fehlermarkierung angewendet.	Alle Tagesüberstunden am Tagesbeginn markieren, kann mit Tagesfehlermarkierung umgesetzt werden.
	Planungscode für Wochenmarkierung	werden Wochenfehler-Stunden mit dem, am Personal abgegriffenen, vererbt setzbaren, "Planungscode für Wochenüberstunden", ab Sonntag 24:00 eingetragen.		Ist "Tages/Wochenfehler für komplette Woche" ="NEIN" wird in der letzten Woche nur ab Ultimo 24:00 markiert.
Wochenmarkierung	Spezielle Fehlermarkierung	Die Spezielle Fehlermarkierung wird für jede Woche angewendet. Dabei wird geprüft, ob es in dieser Woche einen Fehler gibt, den die Fehlermarkierung beheben kann. Triff dies zu wird die Fehlermarkierung angewendet.	Wochenfehlermarkierung gibt es nur durch kundenspezifische Plugins	Die Fehlermarkierung wird in der letzten Woche für die Rumpfwoche im aktuellen Monat aufgerufen.
DRZ Fehlermarkierung	Konto für Monatsmarkierung Planungscode für DRZ-Fehlermarkierung	Für den Wert "Konto für Monatsmarkierung" werden die Plusstunden zum im Status Planung eingetragenen Dienst im Durchrechnungszeitraum "von hinten" mit dem am Personal abgegriffen, vererbt setzbaren "Planungscode für DRZ Fehlermarkierung" markiert. Diese Funktion ist gedacht für eine Anwendung bei folgenden Konten: "D 100% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 100%)" "D 125% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 125%)" "D 150% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 150%)"	Im Gegensatz zur Methode "Monatsmarkierung" betrachtet die Methode "DRZ Fehlermarkierung" nicht nur den Monat, in dem die Funktion ausgeführt wird, sondern alle vergangenen Monate des Durchrechnungszeitraumes. PROBLEMATIK: Bei mehrmonatigen DRZ kann es vorkommen, dass Überstundenkandidaten in bereits abgeschlossenen Monaten mit dem Planungscode markiert werden müssen. Daher müssen alle Dienstpläne des DRZ vor Bewertung der Überstunden wieder in den Status IST zurückgesetzt werden. Eventuell kann es durch die Markierung mit dem Planungscode auch zu Änderungen in der Zulagenberechnung der vergangenen Monate kommen! Mehr Details zur Bewertungsmethode sind hier zu finden: Bewertungsmethode "DRZ-Überstunden markieren"	n/a
Umbuchung	Steuerdaten für Buchungstyp Umbuchung Umbuchungswert	Für das ausgewählte Konto wird die eingestellte Konto/Umbuchung immer durchgeführt, außer es ist nur Ende DRZ gewählt. Der umgebuchte Wert berechnet sich im einfachen Fall aus dem Wert des Kontos selbst nur wenn positiv außer Minus umbuchen, dann nur negative. oder es ist ein Umbuchungswert eingestellt. Dann kommt der umgebuchte Wert aus dem Konto Anfall bis zu einem Grenzwert auf Beschäftigungsgrad aliquotieren bewerteten Grenzwert Der so ermittelte Umbuchungswert wird dann mit Umbuchungsfaktor (optional) multipliziert.		n/a

1.3 Beispiele

• Beispiel 1 - Umbuchungen
• Beispiel 2 - Tagesmarkierung
• Beispiel 3 - Wochenmarkierung
• Beispiel 4 - Monatsmarkierung
• Beispiel 5 - DRZ Fehlermarkierung
• Beispiel 6 - Umbuchung mit Grenzwert
• Beispiel 7 - Spezielle Fehlermarkierung

1.3.1 Beispiel 6 - Umbuchung mit Grenzwert

1.3.1.1 Ausgangssituation

Die Mitarbeiter haben 50 h im *S100% (Zeitguthaben 100%).

In diesem Beispiel sollen die Mitarbeiter jeweils nur 40 Stunden im *S100% behalten, der Rest soll ausbezahlt werden.

Bei Teilzeit-Mitarbeitern gilt diese Grenze aliquot, d. h. Mitarbeiter Imglück darf nur 20 Stunden behalten.

Mitarbeiter haben 50 Stunden im Saldo 100%

1.3.1.2 Parametrierung

In den Abschlussbuchungen wird folgendes hinterlegt:

• Umbuchung "Zeitguthaben 100% auszahlen" mit Grenzwert 40 (Teilzeit aliquot)
  

Abschlussbuchungen Umbuchung mit Grenzwert

Der Grenzwert hat als Referenz das Konto *S100% (Zeitguthaben 100%), der Grenzwert von 40 Stunden wird für Teilzeitkräfte aliquotiert:

Parametrierung Grenzwert

Diese Abschlussbuchungen werden hinterlegt:

Hinterlegung der Abschlussbuchungen

1.3.1.3 Aufruf der Funktion

Die Funktion "Abschlussbuchungen" wird aufgerufen durch einen Rechte-Maus-Klick im Bereich der Spaltenüberschriften (egal welche) der Summenspalten + Auswahl "Abschlussbuchungen ausführen".

1.3.1.4 Ergebnis

Nach dem Ausführen der Abschlussbuchungen hat die Vollzeit-Mitarbeiterin Weitblick noch 40 Stunden, die 50%-Teilzeit-Kraft Imglück noch 20 Stunden im *S100%. Die restlichen Stunden wurden ausbezahlt und sind im Konto €100% ersichtlich:

Auszahlung der Stunden über dem Wochensoll

1.3.1.5 Datenbank für Beispiel 6

DokuDBAbschlussbuchungen Bsp 6

1.3.2 Beispiel 7 - Spezielle Fehlermarkierung

1.3.2.1 Ausgangssituation

Der Durchrechnungszeitraum ist in diesem Beispiel erst im Juni zu Ende. Deshalb führen die Werte im D 100% zu keinem ungeklärten Zustand.

Der ungeklärte Zustand ergibt sich aus den Tagesüberstunden.

Diese sind ersichtlich durch

• die rote Markierung am Tag unten
• Anzeige von schweren Fehlern in der Namensspalte
• Texte im Meldungsfenster

In diesem Beispiel sollen die Tagesüberstunden nach Lage ausbezahlt werden.

Die Tagesüberstunden sollen am Dienstbeginn markiert werden.

Dienstplan im ungeklärten Zustand - Tagesstundenfehler

1.3.2.2 Parametrierung

In den Abschlussbuchungen wird folgendes hinterlegt:

• Tagesmarkierung
• Spezielle Fehlermarkierung: Dienstbeginn: Überstunden auszahlen nach Lage

Abschlussbuchungen Dienstbeginn: Tagesüberstunden markieren

Diese Abschlussbuchungen werden hinterlegt:

Hinterlegung der Abschlussbuchungen

Die Tagesfehlermarkierung wird wie folgt eingestellt:

• Markierungsebene: Tagesmarkierung
• Planungscode: Überstunden nach Lage
• Markierungsbeginn: Dienstbeginn

Parametrierung Tagesfehlermarkierung

Der Planungscode "Überstunden auszahlen nach Lage" wird wie folgt eingestellt:

Parametrierung Planungscode

1.3.2.3 Aufruf der Funktion

• Rechter-Maus-Klick im Bereich der Spaltenüberschriften der Summenspalten
• Im Kontext-Menü die Auswahl "Abschlussbuchungen ausführen"

1.3.2.4 Ergebnis

Nach dem Ausführen der Abschlussbuchungen befindet sich der Dienstplan im geklärten Zustand. Alle Tagesüberstunden wurden nach Lage ausbezahlt, indem der Planungscode "Überstunden auszahlen nach Lage" am Beginn des Dienstes eingetragen wurde.

Der ursprünglich im Meldungsfenster angezeigte schwere Fehler: nicht bewertete Tagesüberstunden: 1 wird nun nicht mehr angezeigt.

Die 1 Stunde, welche zu dem Tagesüberstunden-Fehler führte, wird jetzt im Konto €150%g angezeigt, da diese Tagesüberstunde zur Gänze an einem Wochentag nach Ende der Nacht eingetragen wurde und somit mit 50% Zuschlag bewertet wurde.

Dienstplan im geklärten Zustand

1.3.2.5 Datenbank für Beispiel 7

DokuDBAbschlussbuchungen Bsp Fehlermarkierung

1.4 Bit Factory interne Zusatzinfos

• Konkrete Anwendungsfälle + Lösungsmöglichkeiten: (mehrmaliges Ausführen trotz Rollieren bzw. Saldo-Konten; Rollieren von Wochensoll)
• Parametrierung (! Seite wird zur Gänze wegfallen, ist nur noch provisorisch da)
• Issues: