Supervisorenschulung Web Großbetriebe

Folgender Ablauf ist geplant:

  • I. Supervisorenschulung
  • Übungstage
  • II. Supervisorenschulung
  • Übungstage

Anschließend folgt die Basisschulung für die Dienstplanverantwortlichen.

VORBEREITUNG Kunde

Folgendes ist zur Supervisorenschulung mitzubringen:

  • Betriebsorganisation: Namen der Planungseinheiten
  • Berechtigungen: Benutzernamen
  • Personaldaten
    • Personalnummer
    • Name
    • Beschäftigungsausmaß
    • Planungseinheit
    • Eintritt
    • Urlaubsanspruch (Resturlaub mit 31.01.2010)
  • Dienste je Planungseinheit
  • Dienstzeiten
  • Dienstpläne von vereinbartem Zeitraum
  • Vorletzte und letzte vollständige Abrechnungsperiode
  • WICHTIG: Startwerte zu Beginn der vorletzten Abrechnungsperiode
  • WICHTIG: Abrechnung jedes Mitarbeiters der letzten und vorletzten Abrechnungsperiode

I. SUPERVISORENSCHULUNG WEB - Großkunden

Einstieg: Benutzer 'Supervisor1' bis 'SupervisorX'

Benutzeroberfläche

  • Systemmenü
  • Werkzeugleiste
    • angepasst an den jeweiligen Programmpunkt
  • Navigator mit Navigatorpunkten
    • zuletzt verwendet
    • einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol
    • Normalansicht / Stammdatenansicht / Anpassungsansicht
    • die zuletzt eingestellte Ansicht wird beim Benutzer gespeichert
  • Arbeitsblatt
  • Passwort ändern! --> Achtung! Jeder muss sich Namen von Benutzer merken!!
  • aus Alex aussteigen über Systemmenü
    • Unterschied erklären: Ausstieg über "x" und über Symbol im Systemmenü

Planungseinheit

  • Erklärung: Betriebsorganisation / Strukturierung in ALEX (Erklärung Grafik!)
  • Aufteilung der Planungseinheiten --> Flipchart (je Supervisor eine PE)
  • Wechsel der Ansicht auf Stammdatenansicht (Wiederholung der Ansichten)
  • Anlage einer PE je Supervisor (Definition Startdatum: Beginn der vorletzten Abrechnungsperiode)
  • Öffnen des Monatsplans mittels Werkzeugleiste
  • Erklärung
    • Arbeitsblatt im Monatsplan
    • Planungscodes / Sonderabrechnungen mittels Tooltip
  • EXKURS: Speichern

Personalanlage

  • Anlage der Mitarbeiter der Planungseinheit
    • Achtung bei Personalimport: Mitarbeiter der max. 8 Piloteinrichtungen dürfen nicht über Schnittstelle importiert werden!!!
  • Erklärung: Stichtag (fixieren, Verlauf)
  • Parameter in Gruppe "Allgemein" und "Soll" besprechen
  • EXKURS: Ausführen / OK
  • Besprechen: Sollstunden in Summenspalte
  • Namensspalteneinstellungen im Dienstplan
  • Hinweis auf Mitarbeiter sortieren, wobei es dann tatsächlich von den Planungsverantwortlichen gemacht werden soll

Dienste

  • Anlage aller Dienste für diese Planungseinheit

Dienstplanung

  • Bildschirmeinstellungen
    • Zellen größer / kleiner
    • Zellen breiter / schmäler
    • ein- / mehrzeilig
    • Benachbarte Wochen anzeigen
    • erweiterte Einstellungen (Farbeinstellung)
  • Eintrag Dienste / Planungscodes
  • Löschen von Diensten / Planungscodes / Farbmakierungen
  • Erklärung: Standardsummen
  • Erfassung Spezielle Monatswerte
  • Besprechung der Summen
  • Für einige Mitarbeiter wird nun die gesamte Planung erfasst
    • bei mehrmonatigem DRZ: weniger Mitarbeiter, jedoch gesamten DRZ erfassen um eine gemeinsame Abrechnung zu ermöglichen
  • Folgemonat öffnen und Dienst eintragen --> keine Summen --> Erklärung Status nicht erzeugt
    • unabhängig ob ein- oder mehrmonatiger DRZ!!

Statustreppe

  • Erklärung: vollständige Statustreppe
  • Monatsplan: Statuswechsel Planung --> Ist

Istzeitenerfassung

  • Besprechung von Dienstplanabweichungen
    • Zusatzdienst
    • Dienst löschen
    • geplanten Dienst durch anderen ersetzen
    • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
    • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
    • Pause gearbeitet
    • Pause verlängern
    • Dienst fällt durch Krankenstand / Urlaub aus - Planungscodes hinterlegen
    • Besprechung nach Dienstende
    • Besprechung am freien Tag --> kopieren
    • Besprechung während Dienst
    • Besprechung vor Dienstbeginn
    • Dienstkombination (max. mit zwei Diensten möglich / Kombinationsdienst direkt anlegen)
    • Diensttausch vs. Dienstverschiebung
    • Einsatz in der Rufbereitschaft oder Hausbereitschaft
    • Umbuchungen von Tages- / Wochenüberstunden
  • veränderte Summen / Werte lfd. besprechen
  • Farbmarkierung anlegen (wenn bei Dienstplanung noch nicht benötigt)
  • Wochenzeitmodelle anlegen und zuordnen
    • WZM beenden bei 2. SV-Schulung
  • Kopierfunktion
  • Texte erfassen
  • Ausdruck
  • Stundennachweis (Einstellung der Summen)
  • nächsten / vorigen Monat öffnen
  • Jahresplan öffnen (vorigen / nächsten / Zeitbereiche umstellen)
  • Poolzuteilungen über den Dienstplan, über das Arbeitsblatt, über den Personalstamm
    • Poolzuteilungen beenden bei 2. SV-Schulung

Automatische Zeiterfassung

  • Istzeitenerfassung
    • Normale Stempelungen
    • Geht ohne Kommt
    • Kommt ohne Geht
    • Einstempeln vor Dienstbeginn
    • Ausstempeln nach Dienstende
    • Einstempeln nach Dienstbeginn
    • Ausstempeln vor Dienstende
    • Stempelung an freiem Tag
    • Arztbesuch in Arbeitszeit
    • Mehrere Kommt-Zeiten für einen Tag
    • Mehrere Geht-Zeiten für einen Tag
    • Eine Kommt und 2 Geht-Stempelungen
  • Standeskontrolle
  • Erfassung und Übernahme von Zeitstempelungen
    • Über Personalsuche
    • In den Summenspalten

Abrechnung

  • Umbuchungen Ende Durchrechnungszeitraum
    • Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern
    • Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
    • Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
  • veränderte Summen / Werte lfd. besprechen
  • Auswahl bestehender Summenschemen

Lohnarten / Umschlüsselung

  • Geschichte der Lohnüberleitung
  • Anlage der benötigten Lohnarten
  • Anlage der benötigten Umschlüsselungen
  • Hinterlegung der Umschlüsselung beim bestehenden Mitarbeiter
  • Kontrolle der Lohnarten im Monatsplan
  • Kontrolle der Lohnartenliste

Statustreppe

  • Erklärung: vollständige Statustreppe anhang von Flipchart
  • Monatsplan: Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen

Pause

  • Zwischendurch (bei Bedarf) Pausen
    • Bei Pausenbeginn: Ausstieg aus Alex (Speichern)
    • Nach der Pause: Wiedereinstieg in Alex (Wiederholung: Einstieg, Monatsplan öffnen über Navigator)
  • EXKURS: sobald einige Mitarbeiter angelegt wurden --> gegenseitiges Sperren & Freigabe

II. SUPERVISORENSCHULUNG WEB - Großkunden

Einstieg: Benutzer 'Supervisor1' bis 'SupervisorX'

Wiederholung und Ergänzungen zur I. Supervisorenschulung

  • Personal
    • Wiederholung der I. Supervisorenschulung
    • NEU: Stationswechsel / Austritt im Personalstamm erfassen
    • NEU: Poolzuteilung beenden
  • Geschäftsfälle und Funktionen im Monatsplan
    • Wiederholung der I. Supervisorenschulung
    • NEU: Stationswechsel / Austritt direkt im Monatsplan
    • NEU: Wochenzeitmodell beenden
    • NEU: Poolzuteilung beenden

Überleitung / Abnahme

  • Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen (Grafik: Statustreppe)
  • Erzeugen der Lohnartenliste / Schnittstelle oder Report
  • ev. ABW - Schnittstelle erzeugen
  • HAUSÜBUNG: Abnahme durch den Kunden aufgrund von Schnittstellenimport
    • Kunde: Import Schnittstelle in LV - Testsystem
    • Kunde: Zeitnahe Rückmeldung an Bit Factory ob LV - Schnittstelle funktioniert

Arbeitszeitgesetze

  • Systemeinstellungen
    • Arbeitszeitgesetzeinstellungen --> EXKURS zu Vererbung
  • Meldungsfenster und Symbol in der Namensspalte besprechen

Vererbung

  • Vererbung im Detail
    • Tagesarten Spezial (z.B.: Feiertagsvertrag für evangelische Mitarbeiter)
  • I.Beispiel: Parameter wird von System vererbt, soll bei einem Mitarbeiter verändert werden
  • II.Beispiel: Parameter wurde auf Mitarbeiterebene gesetzt, nun ist wieder Einstellung von System gewünscht

Ansprüche

  • Anspruchssatz bei Mitarbeiter
  • Erfassung Startwert mittels Sonderabrechnung
  • Kontrolle im Jahresplan (Summenschema)

Suchabfagen / Ansichten

  • Personal nach Name / Personalnummer suchen
  • Personal nach Stammplanungseinheit
  • Hinweis: Funktionalität bei allen Suchabfragen gleich
  • Anlage einer eigenen Ansicht für Personal oder Dienste

Benutzer / Berechtigungen

  • bestehende Supervisoren umbenennen
  • Benutzer für Dienstplanschulung anlegen
  • Erklärung Standardrolle vs. Kundenrolle
  • Berechtigungen zuweisen (Suche Benutzer / Suche Planungseinheit Berechtigung)
  • Benutzer sperren

Protokollierung

  • Änderungen am Tag

Systemeinstellungen

  • Spezielle Tage

Reports

Kontoreport

Besetzungsreport

Von/Bis - Report

Zeitkontostand Monat

Sonstiges

  • Mutterschutz / Karenzierung