1 Abschlussbuchungen

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{{AlexBildRechts|Ausgangslage |[[Datei:Abschlussbuchungen Ausgangslage mit TÜST und WÜST mit Auswahl Abschlussbuchungen.png|mini|center]]|[[Ungeklärter Zustand]] durch: <br>
* Tagesüberstunden
* Tagesüberstunden
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* Minus- /Plusstunden aus dem DRZ}}
* Minus- /Plusstunden aus dem DRZ}}


Die '''Abschlussbuchungen''' sind eine [[Programmfunktion]], die Bearbeitungsschritte zum Beheben [[Ungeklärter Zustand|ungeklärter Zustände]] ausführt. Diese Schritte können
Die '''Abschlussbuchungen'''<ref name="issue854">[https://github.com/bitfactory-software/alex/issues/854 #854] Abschlussbuchungen </ref> sind eine [[Programmfunktion]], die Bearbeitungsschritte zum Beheben [[Ungeklärter Zustand|ungeklärter Zustände]] ausführt. Diese Schritte können
*Markierungen von Tages- und Wochenüberstunden mit hinterlegten Planungscodes oder [[Fehlermarkierung|Fehlermarkierungen]]
*Markierungen von Tages- und Wochenüberstunden mit hinterlegten Planungscodes oder [[Fehlermarkierung|Fehlermarkierungen]]
sowie  
sowie  
* Umbuchungen für eingestellte Konten
* [[Umbuchung|Umbuchungen]] für eingestellte Konten
sein.
sein. Die Abschlussbuchungen können nur im Status "IST" durchgeführt werden.


Mitarbeiter, deren ungeklärter Status anders als im hinterlegten Schema aufgelöst werden soll, sind vor anstoßen der Abschlussbuchungen zu bearbeiten.
Mitarbeiter, deren ungeklärter Status anders als im hinterlegten Schema aufgelöst werden soll, sind vor Anstoßen der Abschlussbuchungen zu bearbeiten.


Sind alle [[Ungeklärter Zustand|ungeklärten Zustände]] aufgelöst, steht mit '''Abschluss''' des [[Statustreppe|Status "IST"]] der Plan für die Lohnverrechnung bereit.
Sind alle [[Ungeklärter Zustand|ungeklärten Zustände]] aufgelöst, steht mit '''Wechsel auf den''' [[Statustreppe|Status "ABGESCHLOSSEN"]] der Plan für die Lohnverrechnung bereit.


'''ACHTUNG:'''
'''ACHTUNG:'''


Nach jedem von den Abschlussbuchungen durchgeführten Arbeitsschritt, muss die Situation für den Mitarbeiter neu durchgerechnet werden. Dies kann, wenn viele Markierungen nötig sind, länger dauern. Im [[WebUI]] ist es in solchen Fällen zwingend nötig, die Abschlussbuchungen im Hintergrund auszuführen.
Die Abschlussbuchungen führen nach jedem Arbeitsschritt eine Neuberechnung durch. Bei einer größeren Anzahl ungeklärter Zustände kann dieser Vorgang länger dauern. Im [[WebUI]] ist es in solchen Fällen zwingend nötig, die Abschlussbuchungen im Hintergrund auszuführen.


==Aufruf der Funktion==
==Aufruf der Funktion==


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{{AlexBild|Funktionsaufruf über die Summenspalten-Überschriften|[[Datei:Abschlussbuchungen Funktionsaufruf Bsp 1.png|400px]]|}}
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Diese Funktion kann  
Diese Funktion kann  
* für alle Mitarbeiter aus der Summenüberschrift direkt aufgerufen werden
*für alle Mitarbeiter aus der Summenüberschrift direkt aufgerufen werden
* '''TODO:''' einzeln
*für einen einzelnen Mitarbeiter in den Kontowerten angestoßen werden
* '''TODO:''' Hintergrund
*im Hintergrund ausgeführt werden
**Freischalten dieser Funktion in den Systemeinstellungen - Abschlussbuchungen - "Geplante Abschlussbuchungen aktivieren".
**in der Summenüberschrift "Für Abschlussbuchungen freigeben" wählen
** Nach Beendigung der Ausführung wird eine E-Mail an die beim Benutzer hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet
 
{{AlexBild|Abschlussbuchungen im Hintergrund ausführen ermöglichen|[[Datei:Abschlussbuchungen-system.png]]|"Für Abschlussbuchungen freigeben" sichtbar}}


==Funktionsbeschreibung==
==Funktionsbeschreibung==
{{AlexBildRechts|Steuerdaten Personalstamm|[[Datei:Abschlussbuchungen Hinterlegung am Objekt.png|mini|center]]}}
===Abgreifen der Steuerdaten===


{{AlexBildRechts|Steuerdaten Personalstamm|[[Bild:Abschlussbuchungen.PNG|mini]]}}
Welche "Abschlussbuchungs-Steuerdaten" verwendet werden
 
* bestimmt zuerst der vererbt setzbare Parameter "Abschlussbuchungen", der am Personal abgegriffen wird.
Welche "Abschlussbuchungs-Steuerdaten" verwendet werden, bestimmt der vererbt setzbare Parameter "Abschlussbuchungen", der am Personal abgegriffen wird.  
* Ist in den dort gefundenen Steuerdaten in '''Abschlussbuchungen für Kalendermonat''' für das anzuwendende Monat auf andere  "Abschlussbuchungs-Steuerdaten" verwiesen, werden diese verwendet.
 
{{AlexBildRechts|Abschlussbuchungen für Kalendermonat|[[Datei:Abschlussbuchung Kalendermonat.png|mini|center]]|Im Dezember werden andere<br> Abschlussbuchungen  herangezogen}}
Für jeden Mitarbeiter werden die in diesen Steuerdaten festgelegten Schritte in "Reihenfolge"  durchgeführt.
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======Buchungs-Typ: Tagesmarkierung:======
 
Auf jeder Tag wird entweder
* die "Spezielle Fehlermarkierung" angewendet, wenn definiert. Sonst
* werden [[Tagesfehler]]-Stunden mit dem, am Personal abgegriffen, vererbt setzbaren "Planungscode für Tagesmarkierung", am DIENSTENDE markiert.
Tages-Überstunden am Dienstbeginn sind im Ausnahmefall VOR dem Ausführen der Abschlussbuchungen zu markieren.


Sollen generell alle Tagesüberstunden am Beginn markiert werden, ist dies über eine [[Tagesfehlermarkierung]] zu steuern.
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Durch "Tages/Wochenfehler immer für komplette Woche" ="JA" wird diese Funktion auch auf die Tage der [[Rumpfwoche|Rumpfwoche des nächsten Monats]] angewendet.
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{{AlexBildRechts|Steuerdaten Abschlussbuchungen|[[Datei:Abschlussbuchungen_mit_Umbuchungswert.PNG|mini]]|}}
===Durchführung der Abschlussbuchungsschritte in festgelegter "Reihenfolge"===


======Buchungs-Typ: Wochenmarkierung:======
{| class="wikitable" style=""
|+
!Buchungs-Typ
!Parameter
!Funktionsweise
!Bemerkung
!Behandlung [[Rumpfwoche]]
|-
| rowspan="2" |Tagesmarkierung
| style="vertical-align:top;text-align:left;" |{{AlexBild|Planungscode für Tagesmarkierung|[[Datei:Abschlussbuchungen_Bsp2_Parameter.jpg|mini|center]]}}
| style="vertical-align:top;text-align:left;" |[[Ungeklärter Zustand|Tagesfehler]]-Stunden werden mit dem am Personal abgegriffenen, vererbt setzbaren "Planungscode für Tagesmarkierung" am DIENSTENDE markiert.
| style="vertical-align:top;text-align:left;" |Tages-Überstunden am Dienstbeginn sind im Ausnahmefall VOR dem Ausführen der Abschlussbuchungen zu markieren.
| rowspan="2" |Durch "Tages/Wochenfehler immer für komplette Woche" ="JA" wird diese Funktion auch auf die Tage der [[Rumpfwoche|Rumpfwoche des nächsten Monats]] angewendet.
|-
|{{AlexBild|Spezielle Fehlermarkierung|[[Datei:Abschlussbuchungen Tagesüberstunden am Beginn Parameter.png|mini|center]]}}
|Die  [[Tagesfehlermarkierung:_Auswahlfeld_für_Planungscodes|Spezielle Fehlermarkierung]] wird auf jeden Tag angewendet. Dabei wird geprüft, ob es an diesem Tag einen Fehler gibt, den die Fehlermarkierung beheben kann. Trifft dies zu wird die Fehlermarkierung angewendet.
| style="vertical-align:top;text-align:left;" |Alle Tagesüberstunden am Tagesbeginn markieren, kann mit [[Tagesfehlermarkierung:_Auswahlfeld_für_Planungscodes|Tagesfehlermarkierung]] umgesetzt werden.
|-
|Wochenmarkierung
|{{AlexBild|Planungscode für Wochenmarkierung|[[Datei:Abschlussbuchungen_Bsp_3_Parameter_Planungseinheit.png|mini|center]]}}
|werden [[Wochenfehler]]-Stunden mit dem, am Personal abgegriffenen, vererbt setzbaren, "Planungscode für Wochenüberstunden", ab Sonntag 24:00 eingetragen.
|
| style="vertical-align:top;text-align:left;" |Ist "Tages/Wochenfehler für komplette Woche" ="NEIN" wird in der letzten Woche nur ab Ultimo 24:00 markiert. <ref name="issue6267">[https://github.com/bitfactory-software/alex/issues/6267 #6267] Tages/Wochenfehler in Rumpfwochen</ref>
|- style="height:25px;"
|
|{{AlexBild|Spezielle Fehlermarkierung|[[Datei:Abschlussbuchungen spezielle Wochenüberstunden Parameter.png|mini|center]]}}
|Die  Spezielle Fehlermarkierung wird für jede Woche angewendet. Dabei wird geprüft, ob es in dieser Woche einen Fehler gibt, den die Fehlermarkierung beheben kann. Trifft dies zu wird die Fehlermarkierung angewendet.
| style="vertical-align:top;text-align:left;" |Wochenfehlermarkierung gibt es nur durch kundenspezifische [[Plugin]]s
| style="vertical-align:top;text-align:left;" |Die Fehlermarkierung wird in der letzten Woche für die Rumpfwoche im aktuellen Monat aufgerufen.
|-
|Monatsmarkierung
| style="vertical-align:top;text-align:left;" |{{AlexBildRechts|Steuerdaten Personalstamm für Monatsmarkierung|[[Datei:Abschlussbuchungen_Bsp_4_-_Parameter_Planungseinheit.png|mini|center]]}}
|Für den Wert "Konto für Monatsmarkierung" werden die Tage des Monats "von hinten" mit dem am Personal abgegriffen, vererbt setzbaren, "Planungscode für Monatsmarkierung" markiert.


Für jede Woche wird entweder
''Diese Funktion ist gedacht für eine Anwendung bei folgenden Konten:''
* die "Spezielle Fehlermarkierung" angewendet, wenn definiert. Sonst
*''"'''D 100%''' (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 100%)"''
* werden [[Wochenfehler]]-Stunden mit dem, am Personal abgegriffen, vererbt setzbaren "Planungscode für Wochenüberstunden", ab Sonntag 24:00 eingetragen.
*''"'''D 125%''' (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 125%)"''
Ist "Tages/Wochenfehler für komplette Woche" ="NEIN" wird in der letzten Woche nur ab Ultimo 24:00 markiert.
*''"'''D 150%''' (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 150%)"''
|
|
|-
|DRZ Fehlermarkierung<ref name="Issue7294">[https://github.com/bitfactory-software/alex/issues/7294 #7294] DRZ-Fehlermarkierung </ref>
| style="vertical-align:top;text-align:left;" |{{AlexBild|Konto für Monatsmarkierung|[[Datei:Andi-In-Arbeit 1672064018482.png|mini|center]]}}


Möchte man in Ausnahmefällen die Wochen-Überstunden an einem anderen Tag eintragen, so sind diese manuell VOR dem Ausführen der Abschlussbuchungen einzutragen.
{{AlexBild|Planungscode für DRZ-Fehlermarkierung|[[Datei:Abschlussbuchungen_Parameter_Planungseinheit_DRZ_Fehlermarkierung.png|mini|center]]}}


Eine generell andere Markierungsvariante ist über eine speziell programmierte Wochenfehlermarkierungen umzusetzen.
| style="vertical-align:top;text-align:left;" |Für den Wert "Konto für Monatsmarkierung" werden die ''Plusstunden zum im Status Planung eingetragenen Dienst'' im Durchrechnungszeitraum "von hinten" mit dem am Personal abgegriffen, vererbt setzbaren "Planungscode für DRZ Fehlermarkierung" markiert.


======Buchungs-Typ: Monatsmarkierung:======
''Diese Funktion ist gedacht für eine Anwendung bei folgenden Konten:''


Für den Wert "Konto für Monatsmarkierung" werden die Tage des Monats "von hinten" mit dem am Personal abgegriffen, vererbt setzbaren "Planungscode für Monatsmarkierung" markiert.
*''"'''D 100%''' (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 100%)"''
*''"'''D 125%''' (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 125%)"''
*''"'''D 150%''' (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 150%)"''


''Diese Funktion ist nur auf den Konten  "DRZ-Bilanz Überstunden Rest 125%" oder "DRZ-Bilanz Überstunden Rest 150%" verfügbar.'' '''STIMMT DAS? WARUM?'''
|Im Gegensatz zur Methode "Monatsmarkierung" betrachtet die Methode "DRZ Fehlermarkierung" nicht nur den Monat, in dem die Funktion ausgeführt wird, sondern '''alle vergangenen Monate des Durchrechnungszeitraumes'''.
''muss nur beim Buchungstyp "Monatsmarkierung" ausgewählt werden. Kann entweder "DRZ-Bilanz Überstunden Rest 125%" oder "DRZ-Bilanz Überstunden Rest 150%" sein, auf allen anderen Konten ist diese Funktion nicht verfügbar.'' '''STIMMT DAS? WARUM?'''


======Buchungs-Typ: Umbuchung:======
'''PROBLEMATIK:''' <span style="color: rgb(0, 0, 0)">Bei mehrmonatigen DRZ kann es vorkommen, dass Überstundenkandidaten in bereits abgeschlossenen Monaten mit dem Planungscode markiert werden müssen. Daher müssen alle Dienstpläne des DRZ vor Bewertung der Überstunden wieder in den Status IST zurückgesetzt werden. Eventuell kann es durch die Markierung mit dem Planungscode auch zu Änderungen in der Zulagenberechnung der vergangenen Monate kommen!</span>


Das ausgewählte Konto wird die eingestellt [[Umbuchung]] durchgeführt.
Mehr Details zur Bewertungsmethode sind hier zu finden: [[Bewertungsmethoden DRZ (7up)#automatische .C3.9Cberstundenmarkierung|Bewertungsmethode "DRZ-Überstunden markieren"]]
Hier muss in der Spalte "Konto/Umbuchung" eine Umbuchung ausgewählt werden, welche automatisch ausgeführt werden soll.
|n/a
{{AlexBildRechts|Umbuchungswert|[[Datei:Umbuchungswert.PNG|mini]]|}}
|-
|Umbuchung
|
{{AlexBild|Steuerdaten für Buchungstyp '''Umbuchung'''|[[Datei:Abschlussbuchungen_mit_Umbuchungswert.PNG|mini]]|}}
{{AlexBild|Umbuchungswert|[[Datei:Umbuchungswert.PNG|mini]]|}}
| colspan="2" style="vertical-align:top;text-align:left;" |Für das ausgewählte Konto wird die eingestellte [[Umbuchung|Konto/Umbuchung]] immer durchgeführt, außer es ist '''nur Ende DRZ''' gewählt.


'''nur Ende DRZ''' wenn die Umbuchungen nicht in jedem Monat/jeder Woche durchzuführen ist.
Der '''umgebuchte Wert''' berechnet sich
*im einfachen Fall aus dem Wert des Kontos selbst
** nur wenn positiv
**außer '''Minus umbuchen''', dann nur negative.


Der '''umgebuchte Wert''' ist 
*im einfachen Fall der Wert des Kontos selbst, wenn positiv (Kann mit '''Minus umbuchen:''' geändert werde).
*oder es ist ein '''Umbuchungswert''' eingestellt. Dann kommt der '''umgebuchte Wert''' aus dem
*oder es ist ein '''Umbuchungswert''' eingestellt. Dann kommt der '''umgebuchte Wert''' aus dem
** Konto '''Anfall''' ein anders Konto welches für den Umbuchungswert relevant ist. Bis zu einem  
**Konto '''Anfall''' bis zu einem
**'''Grenzwert auf Beschäftigungsgrad aliquotieren''' bewerteten
**'''Grenzwert auf Beschäftigungsgrad aliquotieren''' bewerteten
**'''Grenzwert'''
**'''Grenzwert'''
**Der so ermittelte '''Umbuchungswert''' wird dann mit '''Umbuchungsfaktor (optional):''' multipliziert.
**Der so ermittelte '''Umbuchungswert''' wird dann mit '''Umbuchungsfaktor (optional)''' multipliziert.
{{AlexBildRechts|Umbuchungswert hinterlegt|[[Datei:Abschlussbuchungen_mit_Umbuchungswert.PNG|mini]]|}}
|n/a
 
|}
 
Details dazu wurden weiter oben bereits erläutert.
 
Der im obigen Beispiel angelegte Umbuchungswert wird dann in den Abschlussbuchungen wir folgt verwendet:
 
*'''Umbuchungswert (optional):''' hier kann der oben beschriebene Umbuchungswert hinterlegt werden, ab welchem die gewählte Umbuchung (Auszahlen/Verfallen lassen/Bestätigen) wirksam werden soll.
*'''Umbuchungsfaktor (optional):'''Faktor, welcher für den Wert der Umbuchung ab dem Umbuchungswert berücksichtig werden soll (z. B. bei Zeitguthaben 200%: 2,0).
 
<span><br /></span>
{{AlexBildRechts|Buchungstyp Monatsmarkierung|[[Bild:Abschluss_Monatsmarkierung.PNG|mini]]|}}
 
<span><br /></span>
Für den Mitarbeiter wird vererbt hinterlegt;
*welche Abschlussbuchungen auszuführen sind
*Planungscode, welcher bei der automatischen Markierung von Tagesüberstunden verwendet wird
*Planungscode, welcher bei der automatischen Markierung von Wochenüberstunden verwendet wird
*Planungscode, welcher bei der automatischen Markierung von [[Bewertungsmethoden_DRZ_(7up)#Monatsfehler-Stunden|Monatsfehler-Stunden]] verwendet wird
 
<span><br /></span>
 
===='''Tages/Wochenfehler immer für komplette Woche:'''====
Dieser Parameter wirkt sich auf monatsübergreifende Tages- und Wochenfehler aus und ist standardmäßig aktiviert. Ist dieser Parameter auf "JA" so werden folgende Behandlungen ausgelöst:
*Fallen in der Rumpfwoche Tages- und Wochenüberstunden an, so werden durch setzen des Parameters  alle Tagesüberstunden, auch die aus dem Folgemonat bearbeitet.
*Weiters werden auch die Wochenüberstunden in der Rumpfwoche markiert, wobei auch hier die letzten Stunden der Woche, welche ja in das Folgemonat fallen, markiert.
*Weiterführende Informationen dazu finden Sie [[Intern:Abschlussbuchungen/Parametrierung/Beispiele#Sonderfall Tages.2FWochen.C3.BCberstundenmarkierung in Rumpfwoche|hier]].
 
====='''Reihenfolge:'''=====
hier wird die Reihenfolge, in welcher die Buchungen durchgeführt werden sollen, eingegeben (Empfehlung: in 10er Schritten arbeiten, damit nachträgliche Änderungen leicht eingepflegt werden können)
=====''' Buchungstypen:'''=====
 
====Abschlussbuchungen für Kalendermonat====
Ab Version 2020.14 gibt es die Möglichkeit, für spezielle Kalendermonate andere Abschlussbuchungen zu definieren.
 
Beispiel: Es soll immer bestätigt werden, Ende Dezember sollen aber alle Stunden ausbezahlt werden.
 
Hierzu gibt es bei den Abschlussbuchungen die Möglichkeit auf andere Abschlussbuchungen zu referenzieren:
{{AlexBildRechts|Abschlussbuchungen nur für bestimmte Kalendermonate|[[Datei:Abschlussbuchung Kalendermonat.png|mini]]|im Dezember wird alles ausbezahlt}}
 
==LINKS==
 
*[[Abschlussbuchungen|Funktionsbeschreibung Abschlussbuchungen]]
*[[Intern:Abschlussbuchungen/Parametrierung/Beispiele|Konkrete Anwendungsfälle +  Lösungsmöglichkeiten:]] (mehrmaliges Ausführen trotz Rollieren bzw. Saldo-Konten; Rollieren von Wochensoll)
*
 
==ende==
 
<span><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>
Es gibt fünf Arten von Umbuchungsschritten:
 
* Umbuchungen auf einem Konto ausführen
 
* [[Tages bzw. Wochenüberstunden|Tagesüberstunden]] markieren mit einem Planungscode
* [[Tages bzw. Wochenüberstunden|Wochenüberstunden]] markieren mit einem Planungscode
* [[Monatsfehler-Stunden mit Planungscode markieren|Monatsüberstunden]] markieren mit einem Planungscode
* [[Bewertungsmethoden DRZ (7up)#automatische .C3.9Cberstundenmarkierung|DRZ-Überstunden]] markieren mit einem Planungscode
 
<span><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>
'''Umbuchungen''' auf einem Konto können von
 
* DRZ-Bilanz-Überstunden-Rest-Konten, Zeitguthaben-Konten oder anderen Salden
* eine der folgenden Aktionen auslösen:
** [[(Alle) Auszahlen|auszahlen]]
** Zuschlag auszahlen
** [[bestätigen]]
** [[(Alle) Rollieren|rollieren]]
** saldieren
** [[(Alle) Verfallen lassen|verfallen lassen]]
** ...
 
<span><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>
'''Tagesüberstunden''' fallen an, wenn ein Grenzwert am Tag überschritten wird (z. B.: mehr als 10 h am Tag). Tagesüberstunden werden durch einen roten Strich am Tag markiert und lösen einen schweren Fehler aus. Diese Tagesüberstunden müssen mit einem Planungscode markiert werden, damit die konkrete Lage dieser Überstunden festgelegt ist.
 
<span><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>
'''Wochenüberstunden''' fallen an, wenn ein Grenzwert in einer Kalenderwoche überschritten wird (z. B.: mehr als 50 h in der Woche). Wochenüberstunden werden durch einen roten Strich über der Kalenderwoche markiert und lösen einen schweren Fehler aus. Diese Wochenüberstunden müssen mit einem Planungscode markiert werden, damit die konkrete Lage dieser Überstunden festgelegt ist.
 
<span><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>
Fallen im Planungsintervall weitere Plusstunden an, so werden diese in den D-Konten angezeigt. Diese Stunden können entweder durch Umbuchungen (siehe oben) bearbeitet werden, in diesem Fall wird keine konkrete Lage dieser Stunden definiert.
 
Spielt allerdings die Lage dieser Stunden eine Rolle, so kann diese entweder durch eine '''Markierung der Monatsüberstunden''' mit einem ausgewählten Planungscode bei den letzten Stunden des Monats erfolgen oder durch eine '''Markierung der DRZ-Überstunden''' nur bei den letzten Stunden aus bestimmten Kandidaten für Überstunden.
 
Kandidaten für Überstunden werden standardmäßig durch einen Vergleich der Planung mit den Istzeiten berechnet. Alle ungeplanten Stunden werden zu Kandidaten. Die Berechnung der Kandidaten könnte auch aufgrund anderer Parameter erfolgen, mehr dazu [[Bewertungsmethoden DRZ (7up)#automatische .C3.9Cberstundenmarkierung - Variante: nur f.C3.BCr bestimmte Schemen.2BPlanungscodeumschl.C3.BCsselung|hier]].
 
==Ausgangslage==
Das folgende Beispiel zeigt einen Dienstplan am Ende eines Planungsintervalls.
 
Der Dienstplan ist in einem '''ungeklärten Zustand''', da noch offen ist, wie mit den Plus- und Minusstunden, welche im Planungsintervall angefallen sind, umzugehen ist.
 
Diese Plus- und Minusstunden wurden aufgrund der eingestellten Bewertungsparameter in folgende Konten aufgeteilt:
 
* D 100%
* D 125% bei Teilzeitkräften
* D 150% bei Vollzeitkräften
 
<span><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>
Der Zustand ist noch ungeklärt, da offen ist, ob man diese Stunden
 
* auszahlen
* Zuschlag auszahlen
* bestätigen
* rollieren
* verfallen lassen
 
möchte.{{AlexBild|Dienstplan am Monatsende VOR der Abrechnung|[[Datei:Abschlussbuchungen Ausgangslage.png]]|}}
 
Ohne Anwendung der Abschlussbuchungen sind folgende manuellen Schritte für die Abrechnung notwendig:
 
In diesem Beispiel sollen alle Zeitguthaben mit der Bewertung ins nächste Monat '''übertragen''' werden.
 
Die folgenden '''manuellen Eingriffe''' sind dafür notwendig:
*Rechte-Maus-Klick auf das Konto D-100%: alle negativen Bestätigen
*Rechte-Maus-Klick auf das Konto D-100%: alle positiven Bestätigen
*Rechte-Maus-Klick auf das Konto D-125%: alle Bestätigen
*Rechte-Maus-Klick auf das Konto D-150%: alle Bestätigen
Durch den Rechte-Maus-Klick auf die jeweilige Spaltenüberschrift wird diese Auswahl für alle Mitarbeiter am Plan ausgeführt.
 
Dies führt zu folgendem gewünschten Ergebnis:
 
{{AlexBild|Dienstplan am Monatsende VOR der Abrechnung|[[Datei:Abschlussbuchungen Ergebnis nach Abschlussbuchungen.png]]|}}
 
===Grenzen dieser manuellen Lösung===
Sind auf einem Plan Mitarbeiter mit unterschiedlichen Abrechnungsregelungen, wie z. B.:
 
*bei einem Teil sollen alle Stunden ausbezahlt werden
*bei einem Teil sollen alle Stunden gutgeschrieben werden
 
so müssen die Buchungen bei jedem Mitarbeiter in jeder betroffenen Spalte einzeln ausgeführt werden.
 
Im folgenden Beispiel werden die Stunden im D 150% '''nur für den Mitarbeiter Auer''' ausbezahlt, die Umbuchung muss in der Zeile des Mitarbeiters ausgewählt werden:
 
{{AlexBild|Abrechnung manuell bei einem Mitarbeiter erfassen|[[Datei:Abschlussbuchungen Beispiel auszahlen bei einem Mitarbeiter.png]]|}}
 
==<span> </span>Vorteile durch Abschlussbuchungen==
Durch Abschlussbuchungen können die oben ausgeführten manuellen Schritte automatisiert werden.
 
Es werden die Reihenfolge und die Art der Umbuchungen einmalig definiert und können dann mit nur einem Mausklick ausgeführt werden.
 
Dabei ist es möglich, Mitarbeitern am gleichen Stammplan unterschiedliche '''Abschlussbuchungen''' zu hinterlegen.
 
==Verwendung==
 
Wenn man die automatischen Abschlussbuchungen ausführen möchte, sollten zuerst alle manuellen Einträge fertiggestellt sein:
 
* Zeiten vollständig erfassen
*Tagesüberstunden am Dienstbeginn eintragen (automatisch werden diese am Dienstende eingetragen)
*Wochenüberstunden, welche nicht die letzten Stunden der Woche sind, eintragen (automatisch werden diese bei den letzten Stunden der Woche eingetragen)
*Manuelle Einträge bei Ausnahmen (z. B. Minus ausnahmsweise verfallen lassen statt bestätigen bei einem Mitarbeiter)
 
Anschließend kann die Abrechnung automatisiert durchgeführt werden:
 
Rechter Maus-Klick in irgendeine Überschrift in den Summenspalten: Abschlussbuchungen ausführen
 
<span><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>
{{AlexBild|Rechte-Maus-Klick auf eine Summenspaltenbeschriftung + Auswahl|[[Datei:Abschlussbuchungen ausfuehren WIN.png]]|}}
 
<span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><br />
 
==Abschlussbuchungen freigeben / im Hintergrund ausführen==
 
Abschlussbuchungen können auch im Hintergrund (vom serverdaemon) ausgeführt werden.
 
Dies ist für jene Pläne sinnvoll, bei denen die Abschlussbuchungen einige Minuten dauern (aufgrund von vielen Mitarbeitern, Tages- und Wochenüberstunden, etc...)
 
<span><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>
Im Monatsplan wird dazu die Option "Für Abschlussbuchungen freigeben" ausgewählt:


{{AlexBild|Abschlussbuchungen freigeben|[[Datei:Fuer Abschlussbuchungen freigeben WIN.png]]|}}
==Beispiele==


Danach muss '''GESPEICHERT''' werden!
* [[Abschlussbuchungen/Beispiel Umbuchungen|Beispiel 1 - Umbuchungen]]
* [[Abschlussbuchungen/Beispiel Tagesmarkierung|Beispiel 2 - Tagesmarkierung]]
* [[Abschlussbuchungen/Beispiel Wochenmarkierung|Beispiel 3 - Wochenmarkierung]]
* [[Abschlussbuchungen/Beispiel Monatsmarkierung|Beispiel 4 - Monatsmarkierung]]
* [[Abschlussbuchungen/Beispiel DRZ Fehlermarkierung|Beispiel 5 - DRZ Fehlermarkierung]]
* [[Abschlussbuchungen/Beispiel Umbuchung mit Grenzwert|Beispiel 6 - Umbuchung mit Grenzwert]]
* [[Abschlussbuchungen/Beispiel Spezielle Fehlermarkierung|Beispiel 7 - Spezielle Fehlermarkierung]]


Im Hintergrund werden jetzt die Abschlussbuchungen ausgeführt und eine E-Mail gesendet, sobald die Ausführung abgeschlossen ist (beim Benutzer muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein).
<span><span /><span /><br /></span>
== Konkrete Anwendungsfälle +  Lösungsmöglichkeiten ==


<span><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>
* [[Intern:Abschlussbuchungen/Beispiel Mehrmaliges Ausführen|Mehrmaliges Ausführen von Abschlussbuchungen]]
Aktiviert wird diese Funktion in den Systemeinstellungen - Abschlussbuchungen - "Geplante Abschlussbuchungen aktivieren", dann erst hat man die neue Auswahlmöglichkeit im Kontextmenü.
* [[Intern:Abschlussbuchungen/Beispiel Überstundenmarkierung in Rumpfwoche|Tages-/ Wochenüberstundenmarkierung in Rumpfwoche]]
* [[Intern:Abschlussbuchungen/Beispiel Alles über Wochensoll auszahlen|Rollieren und alles über Wochensoll auszahlen]]


{{AlexBild|Systemeinstellung: geplante Abschlussbuchungen aktivieren|[[Datei:Abschlussbuchungen-system.png]]|Damit die Option "Für Abschlussbuchungen freigeben" sichtbar ist}}
== Fußnoten ==


==Links==
*[[Abschlussbuchungen/Parametrierung|Parametrierung (! Seite wird zur Gänze wegfallen, ist nur noch provisorisch da)]]
* Issues:


*[[Abschlussbuchungen/Parametrierung|Parametrierung]]
[[Kategorie:Neu ab Version 2018.02]]
[[Kategorie:Neu ab Version 2018.02]]
[[Kategorie:V7 - Standardabrechnung (7up)]]
[[Kategorie:V7 - Standardabrechnung (7up)]]

Aktuelle Version vom 16. Oktober 2023, 11:22 Uhr

Ausgangslage
Abschlussbuchungen Ausgangslage mit TÜST und WÜST mit Auswahl Abschlussbuchungen.png
Ungeklärter Zustand durch:
  • Tagesüberstunden
  • Wochenüberstunden
  • Minus- /Plusstunden aus dem DRZ

Die Abschlussbuchungen[1] sind eine Programmfunktion, die Bearbeitungsschritte zum Beheben ungeklärter Zustände ausführt. Diese Schritte können

  • Markierungen von Tages- und Wochenüberstunden mit hinterlegten Planungscodes oder Fehlermarkierungen

sowie

sein. Die Abschlussbuchungen können nur im Status "IST" durchgeführt werden.

Mitarbeiter, deren ungeklärter Status anders als im hinterlegten Schema aufgelöst werden soll, sind vor Anstoßen der Abschlussbuchungen zu bearbeiten.

Sind alle ungeklärten Zustände aufgelöst, steht mit Wechsel auf den Status "ABGESCHLOSSEN" der Plan für die Lohnverrechnung bereit.

ACHTUNG:

Die Abschlussbuchungen führen nach jedem Arbeitsschritt eine Neuberechnung durch. Bei einer größeren Anzahl ungeklärter Zustände kann dieser Vorgang länger dauern. Im WebUI ist es in solchen Fällen zwingend nötig, die Abschlussbuchungen im Hintergrund auszuführen.

1.1 Aufruf der Funktion

Funktionsaufruf über die Summenspalten-Überschriften
Abschlussbuchungen Funktionsaufruf Bsp 1.png


Diese Funktion kann

  • für alle Mitarbeiter aus der Summenüberschrift direkt aufgerufen werden
  • für einen einzelnen Mitarbeiter in den Kontowerten angestoßen werden
  • im Hintergrund ausgeführt werden
    • Freischalten dieser Funktion in den Systemeinstellungen - Abschlussbuchungen - "Geplante Abschlussbuchungen aktivieren".
    • in der Summenüberschrift "Für Abschlussbuchungen freigeben" wählen
    • Nach Beendigung der Ausführung wird eine E-Mail an die beim Benutzer hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet
Abschlussbuchungen im Hintergrund ausführen ermöglichen
Abschlussbuchungen-system.png
"Für Abschlussbuchungen freigeben" sichtbar

1.2 Funktionsbeschreibung

Steuerdaten Personalstamm
Abschlussbuchungen Hinterlegung am Objekt.png

1.2.1 Abgreifen der Steuerdaten

Welche "Abschlussbuchungs-Steuerdaten" verwendet werden

  • bestimmt zuerst der vererbt setzbare Parameter "Abschlussbuchungen", der am Personal abgegriffen wird.
  • Ist in den dort gefundenen Steuerdaten in Abschlussbuchungen für Kalendermonat für das anzuwendende Monat auf andere "Abschlussbuchungs-Steuerdaten" verwiesen, werden diese verwendet.
Abschlussbuchungen für Kalendermonat
Abschlussbuchung Kalendermonat.png
Im Dezember werden andere
Abschlussbuchungen herangezogen










1.2.2 Durchführung der Abschlussbuchungsschritte in festgelegter "Reihenfolge"

Buchungs-Typ Parameter Funktionsweise Bemerkung Behandlung Rumpfwoche
Tagesmarkierung
Planungscode für Tagesmarkierung
Abschlussbuchungen Bsp2 Parameter.jpg
Tagesfehler-Stunden werden mit dem am Personal abgegriffenen, vererbt setzbaren "Planungscode für Tagesmarkierung" am DIENSTENDE markiert. Tages-Überstunden am Dienstbeginn sind im Ausnahmefall VOR dem Ausführen der Abschlussbuchungen zu markieren. Durch "Tages/Wochenfehler immer für komplette Woche" ="JA" wird diese Funktion auch auf die Tage der Rumpfwoche des nächsten Monats angewendet.
Spezielle Fehlermarkierung
Abschlussbuchungen Tagesüberstunden am Beginn Parameter.png
Die Spezielle Fehlermarkierung wird auf jeden Tag angewendet. Dabei wird geprüft, ob es an diesem Tag einen Fehler gibt, den die Fehlermarkierung beheben kann. Trifft dies zu wird die Fehlermarkierung angewendet. Alle Tagesüberstunden am Tagesbeginn markieren, kann mit Tagesfehlermarkierung umgesetzt werden.
Wochenmarkierung
Planungscode für Wochenmarkierung
Abschlussbuchungen Bsp 3 Parameter Planungseinheit.png
werden Wochenfehler-Stunden mit dem, am Personal abgegriffenen, vererbt setzbaren, "Planungscode für Wochenüberstunden", ab Sonntag 24:00 eingetragen. Ist "Tages/Wochenfehler für komplette Woche" ="NEIN" wird in der letzten Woche nur ab Ultimo 24:00 markiert. [2]
Spezielle Fehlermarkierung
Abschlussbuchungen spezielle Wochenüberstunden Parameter.png
Die Spezielle Fehlermarkierung wird für jede Woche angewendet. Dabei wird geprüft, ob es in dieser Woche einen Fehler gibt, den die Fehlermarkierung beheben kann. Trifft dies zu wird die Fehlermarkierung angewendet. Wochenfehlermarkierung gibt es nur durch kundenspezifische Plugins Die Fehlermarkierung wird in der letzten Woche für die Rumpfwoche im aktuellen Monat aufgerufen.
Monatsmarkierung
Steuerdaten Personalstamm für Monatsmarkierung
Abschlussbuchungen Bsp 4 - Parameter Planungseinheit.png
Für den Wert "Konto für Monatsmarkierung" werden die Tage des Monats "von hinten" mit dem am Personal abgegriffen, vererbt setzbaren, "Planungscode für Monatsmarkierung" markiert.

Diese Funktion ist gedacht für eine Anwendung bei folgenden Konten:

  • "D 100% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 100%)"
  • "D 125% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 125%)"
  • "D 150% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 150%)"
DRZ Fehlermarkierung[3]
Konto für Monatsmarkierung
Andi-In-Arbeit 1672064018482.png
Planungscode für DRZ-Fehlermarkierung
Abschlussbuchungen Parameter Planungseinheit DRZ Fehlermarkierung.png
Für den Wert "Konto für Monatsmarkierung" werden die Plusstunden zum im Status Planung eingetragenen Dienst im Durchrechnungszeitraum "von hinten" mit dem am Personal abgegriffen, vererbt setzbaren "Planungscode für DRZ Fehlermarkierung" markiert.

Diese Funktion ist gedacht für eine Anwendung bei folgenden Konten:

  • "D 100% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 100%)"
  • "D 125% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 125%)"
  • "D 150% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 150%)"
 Im Gegensatz zur Methode "Monatsmarkierung" betrachtet die Methode "DRZ Fehlermarkierung" nicht nur den Monat, in dem die Funktion ausgeführt wird, sondern alle vergangenen Monate des Durchrechnungszeitraumes.

PROBLEMATIK: Bei mehrmonatigen DRZ kann es vorkommen, dass Überstundenkandidaten in bereits abgeschlossenen Monaten mit dem Planungscode markiert werden müssen. Daher müssen alle Dienstpläne des DRZ vor Bewertung der Überstunden wieder in den Status IST zurückgesetzt werden. Eventuell kann es durch die Markierung mit dem Planungscode auch zu Änderungen in der Zulagenberechnung der vergangenen Monate kommen!

Mehr Details zur Bewertungsmethode sind hier zu finden: Bewertungsmethode "DRZ-Überstunden markieren"

n/a
Umbuchung
Steuerdaten für Buchungstyp Umbuchung
Abschlussbuchungen mit Umbuchungswert.PNG
Umbuchungswert
Umbuchungswert.PNG
Für das ausgewählte Konto wird die eingestellte Konto/Umbuchung immer durchgeführt, außer es ist nur Ende DRZ gewählt.

Der umgebuchte Wert berechnet sich

  • im einfachen Fall aus dem Wert des Kontos selbst
    • nur wenn positiv
    • außer Minus umbuchen, dann nur negative.
  • oder es ist ein Umbuchungswert eingestellt. Dann kommt der umgebuchte Wert aus dem
    • Konto Anfall bis zu einem
    • Grenzwert auf Beschäftigungsgrad aliquotieren bewerteten
    • Grenzwert
    • Der so ermittelte Umbuchungswert wird dann mit Umbuchungsfaktor (optional) multipliziert.
 n/a

1.3 Beispiele

1.4 Konkrete Anwendungsfälle + Lösungsmöglichkeiten

1.5 Fußnoten

  1. ↑ #854 Abschlussbuchungen
  2. ↑ #6267 Tages/Wochenfehler in Rumpfwochen
  3. ↑ #7294 DRZ-Fehlermarkierung
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